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Bien que vous puissiez créer des listes élément par élément sur votre site Web basé sur SharePoint™ Team Services de Microsoft en utilisant un navigateur Web, il existe une méthode plus rapide, surtout pour une liste volumineuse : créez-la dans une feuille de calcul Microsoft Excel 2002 puis importez cette feuille de calcul sur votre site Web d'équipe Microsoft SharePoint.

Remarque  Bien que vous puissiez aussi exporter des listes d'un site Web d'équipe vers Excel, sachez que vous ne pouvez pas les réimporter directement. Vous devez en effet supprimer la liste originale avant de réimporter la vôtre, comme s'il s'agissait d'une nouvelle liste.

Mise en forme de la feuille de calcul pour Microsoft SharePoint Team Services

Lors de la création de la feuille de calcul, n'oubliez pas qu'elle doit s'afficher sous forme d'une liste sur le site Web d'équipe.

Utilisez la première ligne de la feuille de calcul pour les titres des colonnes   Si le format de la première ligne n'est pas le même que pour les autres lignes, la première rangée de cellules affichera les titres des colonnes sur le site Web d'équipe. Par exemple, choisissez un format de texte pour les cellules de la première ligne et un format numérique pour la deuxième ligne, ou bien mettez le texte en gras dans la première ligne et utilisez du texte normal dans toutes les autres lignes.

Remarque  Si toutes les lignes utilisent le même format, SharePoint Team Services les réserve pour les éléments de la liste et il définit des titres de colonne tels que Champ 1, Champ 2, etc. Si les deux premières lignes possèdent le même format, mais que ce dernier n'est pas le même que dans la troisième ligne, SharePoint Team Services combine dans chaque colonne le contenu des deux premières lignes pour déterminer les titres des colonnes.

Placez les colonnes dans l'ordre où vous les voulez dans le mode par défaut de la liste   Vous pouvez modifier l'ordre des colonnes dans le navigateur, mais c'est plus simple d'importer la feuille de calcul telle que vous souhaitez l'afficher.

Triez les éléments dans l'ordre où vous les voulez dans le mode par défaut de la liste   Ainsi, vous n'aurez pas besoin de personnaliser le mode par défaut dans le navigateur. Les membres de l'équipe peuvent trier la liste selon leurs besoins et vous pouvez créer des affichages personnalisés pour proposer différents ordres de tri.

Choisissez le format texte pour les nombres d'un type particulier   Pour des données numériques qui ne représentent pas de quantité, par exemple des dates, des numéros de téléphone ou des codes postaux, choisissez un format texte. Sinon, un symbole de groupement apparaît dans les nombres : par exemple 2 002 au lieu de l'année 2002.

N'utilisez pas de cellules fusionnées   Lorsque vous importez une feuille de calcul qui comporte des cellules fusionnées, SharePoint Team Services crée une nouvelle cellule vide pour compenser la cellule manquante. Si les cellules sont fusionnées sur les colonnes de la ligne des titres, SharePoint Team Services crée une nouvelle colonne et lui affecte un titre, par exemple Champ1. Si les cellules sont fusionnées dans les lignes, SharePoint Team Services crée un nouvel élément dans la liste, par exemple sous le nom « (sans titre) ».

Enregistrer la feuille de calcul en tant que classeur ou page Web

Une fois que vous avez créé la feuille de calcul, enregistrez-la sur le disque dur ou sur un emplacement partagé du réseau local (LAN). Vous pouvez l'enregistrer en tant que classeur (fichier .xls) ou en tant que page Web. Toutefois, si vous optez pour une page Web, enregistrez uniquement la feuille et n'activez pas l'interactivité.

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer en tant que page Web.
2. Cliquez sur Sélection : Feuille, puis dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le fichier.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Sur le site Web d'équipe, importez la feuille de calcul

Dans un navigateur Web, ouvrez votre site Web d'équipe SharePoint et créez une nouvelle liste en important la feuille de calcul que vous venez de créer.

1. Dans le site Web d'équipe, sur la barre de liens située en haut, cliquez sur Créer.
2. Sur la page Créer une page, cliquez sur Importer la feuille de calcul.
3. Dans la zone Nom, tapez le nom de la liste. Ce champ est obligatoire.
4. Dans la zone Description, tapez une description de la liste. Ce champ est facultatif.
5. Dans la section Importer à partir de la feuille de calcul, cliquez sur Parcourir pour rechercher la feuille de calcul contenant la liste à importer, puis cliquez sur Ouvrir.
6. Sous Navigation, cliquez sur Oui si vous voulez afficher dans la barre Lancement rapide un lien hypertexte pointant vers cette liste.
7. Cliquez sur Importer.
8. Dans la boîte de dialogue Importer dans la liste SharePoint, spécifiez les colonnes et les lignes à importer.

   Comment ?

   1. Cliquez sur la zone Plage de sélection pour sélectionner une plage de cellules à importer, puis faites glisser le curseur sur les zones de la feuille de calcul que vous souhaitez importer.
   2. Si la feuille de calcul utilise des noms pour représenter des cellules, dans la zone Type de plage, cliquez sur Plage nommée, puis cliquez sur le nom dans la zone Plage de sélection.
9. Cliquez sur Importer.

   Une page sur laquelle apparaît le mode par défaut de votre nouvelle liste est ajoutée au site Web d'équipe et un lien hypertexte pointant vers la nouvelle liste s'affiche sur la page Listes ainsi que sur la barre Lancement rapide si vous avez sélectionné Oui à l'étape 6.

Faire des aller et retour

Lorsque la liste se trouve sur le site Web d'équipe, les membres de l'équipe peuvent y ajouter des éléments à l'aide de leur navigateur Web. Toutefois, pour effectuer des modifications à grande échelle, ils préféreront peut-être enregistrer la liste sur un disque dur, travailler dessus, puis la réimporter sur le site.

Pour enregistrer une liste SharePoint Team Services sur un disque dur

1. Sur le site Web d'équipe, allez à la liste à enregistrer et sur la page où se trouve cette liste, cliquez sur Exporter.
2. Lorsque vous êtes invité à enregistrer le fichier ou à l'ouvrir depuis son emplacement actuel, ouvrez le fichier depuis son emplacement actuel.
3. Excel ouvre la liste sous la forme d'une requête Web, sur une feuille dans un nouveau classeur.
4. Apportez les modifications souhaitées à la feuille.
5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous et enregistrez le fichier en tant que classeur (.xls) ou en tant que page Web.

   Remarque  Si vous enregistrez le fichier en tant que page Web, enregistrez uniquement la feuille (et non le classeur entier) et n'activez pas l'interactivité.

Pour réimporter la liste

1. Sur le site Web d'équipe, supprimez la liste originale.

   Comment ?

   1. Dans la liste originale, cliquez sur Modifier les paramètres et les colonnes.
   2. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Supprimer cette liste.
2. Importez la liste corrigée, comme expliqué précédemment sous « Sur le site Web d'équipe, importez la feuille de calcul ».