S'applique à
Microsoft Excel 2002

Les classeurs partagés de Microsoft Excel offrent un moyen simple et efficace aux groupes d'utilisateurs de collaborer à une liste ou à tout autre projet reposant sur des données. Avec un classeur partagé, vous pouvez créer votre flux de travail autour de fonctionnalités familières de Microsoft Excel.

Les projets ainsi traités sont faciles à adapter à l'organisation du groupe. Contrairement à une base de données, un classeur partagé Excel n'exige pas qu'un seul utilisateur se charge de toutes les corvées administratives. Vous pouvez vous charger de l'octroi des autorisations et de l'administration du projet, ou bien partager de façon égale la gestion du classeur entre les membres du groupe de travail.

Cet article décrit les types de projets pour lesquels les classeurs partagés sont efficaces. Il décrit dans les grandes lignes la préparation et la gestion d'un classeur partagé.

Utilisation d'un classeur partagé

Les classeurs partagés conviennent parfaitement pour le suivi, la collecte et la synthèse de données, et la compilation de listes. Utilisez un classeur partagé lorsque vous souhaitez confier à chaque utilisateur une portion du classeur qu'il maintiendra à jour et lorsque tout le monde a besoin de voir ce que les autres font. Vous pouvez aussi autoriser les utilisateurs à ajouter des éléments à la fin d'une liste.

Voici un exemple de classeur partagé conçu pour un groupe de comptables travaillant sur les impayés.

Le chef comptable qui a créé ce classeur partagé travaille avec différents employés s'occupant des comptes de différentes régions. Dès qu'un employé détermine que des règlements n'ont pas été effectués, il peut ajouter une ligne à la feuille de calcul. Si un employé est chargé des comptes présentant des retards de paiement de 30 jours, il peut mettre à jour la colonne C lorsque des rappels sont envoyés et les règlements reçus. Un autre employé chargé du calendrier des paiements pour chaque client atteignant 90 jours de retard peut quant à lui s'occuper de la colonne E. Tout le monde peut ajouter des commentaires, identifiés par des triangles rouges dans la colonne A, afin de donner des informations d'état. Le chef comptable garde le classeur affiché à l'écran et surveille l'évolution du travail en se procurant régulièrement des mises à jour automatiques des modifications de chacun.

Le classeur partagé n'est pas toujours la meilleure solution. C'est le cas notamment pour des modèles de feuille de calcul complexes et volumineux où la structure et les formules changent souvent ou évoluent dans le temps. Des classeurs de ce type sont plus faciles à gérer s'il n'y a qu'un seul propriétaire, ou si les utilisateurs modifient et mettent à jour les informations à tour de rôle.

Préparation d'un classeur en vue de le partager

Lorsque vous élaborez un projet autour d'un classeur partagé, vous devez prendre en considération plusieurs points lors de la création et de la configuration de ce classeur.

Configurez les fonctionnalités qui ne peuvent pas être modifiées après le partage.

Plusieurs commandes et fonctionnalités de Microsoft Excel deviennent partiellement disponibles, voire indisponibles, une fois le classeur partagé. Ainsi, lorsque vous incluez un rapport de tableau croisé dynamique dans le classeur, vous devez effectuer toutes les modifications de mise en page et de personnalisation sur ce rapport avant de partager le classeur. En effet, une fois que le classeur est partagé, les utilisateurs peuvent consulter le rapport mais ne peuvent plus le modifier. De la même façon, toute mise en forme conditionnelle ou règle de validation de données que vous définissez avant de partager le classeur restent valides, mais vous ne pouvez plus en modifier les paramètres. Pour connaître la liste des fonctionnalités à définir avant de partager le classeur, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur les fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans les classeurs partagés.

Déterminez combien de données de suivi conserver.

Excel permet de faire le suivi de chaque modification apportée à un classeur partagé, y compris le nom de l'auteur de la modification et le type de changement effectué. Lors de la suppression d'informations, le suivi des modifications enregistre une copie des données supprimées de sorte que vous puissiez les récupérer si besoin est. Par défaut, Microsoft Excel conserve 30 jours de modifications dans un historique et supprime les informations datant de plus de 30 jours dès qu'un utilisateur referme le classeur partagé.

Vous pouvez spécifier une durée plus longue. Toutefois, la taille du classeur risque d'augmenter considérablement au fil du temps et celui-ci sera alors plus long à s'ouvrir et à s'enregistrer. Une autre solution s'offre à vous : archiver régulièrement les informations relatives aux modifications ou, si vous n'avez pas besoin d'un suivi des modifications ou si vous n'utilisez pas ces informations au bout d'un certain temps d'utilisation partagée du classeur, désactiver cette fonctionnalité. Pour plus d'informations sur les autres solutions relatives au suivi des modifications, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel sur le suivi des modifications.

Décidez si vous voulez limiter les accès utilisateur.

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de protection de Microsoft Excel pour déterminer qui peut accéder à quelles zones d'un classeur partagé et quelles fonctionnalités sont accessibles, mais vous devez définir la protection avant de partager le classeur. Si vous ne protégez pas un classeur partagé, n'importe qui peut annuler les modifications d'un tiers, mettre fin au partage et modifier le classeur individuellement, ce qui déconnecte les autres utilisateurs et supprime tout historique des modifications. Vous pouvez omettre la protection dans des projets où les utilisateurs partagent des tâches administratives.

Pour un classeur partagé, la protection s'applique par couche. Vous appliquez d'abord la protection de feuille de calcul souhaitée, puis vous protégez le classeur, et enfin vous protégez le partage et le suivi des modifications. Une fois que le classeur est protégé, vous ne pouvez plus modifier la protection de feuille de calcul. Et une fois que le partage et le suivi des modifications sont protégés, vous ne pouvez plus modifier la protection du classeur ni des feuilles de calcul.

La protection de feuille de calcul permet d'accorder différents accès pour chaque utilisateur, par nom. Vous pouvez ainsi autoriser un utilisateur à modifier uniquement les plages que vous désignez, ou bien autoriser les utilisateurs à exécuter certains types de commandes et pas d'autres. La protection au niveau du classeur affecte tous les utilisateurs et détermine si des feuilles peuvent être insérées, supprimées, masquées ou réaffichées. La protection du partage évite que le classeur soit retiré du partage et empêche la suppression de l'historique des modifications.

Pour obtenir des détails sur le rôle de chaque type de protection et sur la manière de définir la protection, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur la protection.

Fournissez des instructions aux utilisateurs.

Vous pouvez placer des informations sur l'utilisation du classeur partagé directement dans la feuille de calcul, là où les utilisateurs les trouveront facilement. Vous pouvez utiliser des commentaires, des zones de texte ou des fonctionnalités telles que la validation des données pour fournir des instructions indiquant quels types de données vous attendez ainsi que l'emplacement souhaité.

Voici un exemple d'instructions fournies dans un commentaire.

Choisissez un emplacement accessible avec suffisamment d'espace.

Lorsque vous partagerez le classeur, vous devez l'enregistrer sur un serveur réseau ou tout autre emplacement où les utilisateurs concernés pourront l'ouvrir. Ne stockez pas le classeur partagé sur un serveur Web. Les utilisateurs ne pourront pas le modifier à cet emplacement (les classeurs partagés sont enregistrés au format Microsoft Excel, et non HTML). Si vous prévoyez un suivi des modifications, assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace pour le fichier au fur et à mesure que l'historique accumule les modifications.

Prévoyez des copies de sauvegarde.

Bien que le suivi des modifications puisse écarter le risque de perdre des données, aucune précaution ne peut remplacer la sauvegarde du classeur. N'oubliez pas de créer des copies de sauvegarde du classeur partagé comme vous le feriez pour n'importe quel autre classeur dans le cadre d'une utilisation normale.

Gestion d'un classeur partagé

L'administration d'un classeur partagé commence par l'enseignement à votre groupe d'utilisateurs des bases du travail en commun dans le classeur, puis la surveillance et la gestion des problèmes concernant des modifications en conflit ou des déconnexions.

Ce que vous devez dire aux utilisateurs à propos de leur travail dans le classeur

Les utilisateurs ne doivent pas oublier d'enregistrer le classeur pour que les autres personnes voient leurs modifications et qu'eux-mêmes voient celles des autres. Ils peuvent également personnaliser plusieurs aspects du classeur partagé : effectuer des enregistrements et des mises à jour automatiquement à des intervalles définis par eux, conserver leurs propres paramètres de filtre et d'impression ou utiliser ceux établis pour le classeur partagé, ou encore afficher ou masquer le surlignage identifiant leurs modifications et celles effectuées par les autres. Les utilisateurs peuvent consulter l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur la modification des classeurs partagés et consulter la rubrique « Modifier un classeur partagé ».

Si votre société dispose de plusieurs versions de Microsoft Excel, assurez-vous que tous les utilisateurs qui prévoient de travailler sur le classeur partagé possèdent Excel 97 ou ultérieur pour Microsoft Windows ou Excel 98 ou ultérieur pour Macintosh.

Traitement des conflits et des modifications indésirables

Lorsque deux utilisateurs qui travaillent en même temps veulent enregistrer des modifications affectant la même cellule, l'un de ces utilisateurs voit s'afficher la boîte de dialogue Résolution des conflits et il doit choisir quelle modification garder dans le classeur. Il peut être utile de fournir des informations supplémentaires sur la manière d'éviter ces conflits ou de les résoudre.

Tous les utilisateurs du classeur partagé ont le même degré d'autorité pour résoudre les conflits. Si vous effectuez le suivi des modifications, vous saurez comment est survenu le conflit en affichant la feuille de calcul Historique. Pour plus d'informations sur la gestion des conflits, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur la résolution des conflits, puis cliquez sur la rubrique « À propos de la résolution des modifications contradictoires dans les classeurs partagés ».

Vous pouvez aussi utiliser le suivi des modifications pour identifier et annuler les modifications effectuées par erreur ou que vous ne souhaitez pas garder. Supposons par exemple que l'employé prénommé Roger ait supprimé des entrées dans un classeur d'impayés pour mardi, jour où le règlement a été reçu, au lieu de marquer ces entrées en indiquant que le paiement a été reçu et d'attendre les chèques pour solder le compte bancaire. En tant que chef de Roger, vous pourriez utiliser le suivi des modifications pour restituer les entrées supprimées. Affichez la feuille de calcul Historique, filtrez-la pour extraire toutes les modifications effectuées par cet employé le jour de la réception, puis cherchez les suppressions.

Une fois que vous avez trouvé les données supprimées, vous pouvez les copier depuis la colonne Ancienne Valeur pour la remettre dans la feuille de calcul. Pour plus d'informations sur l'affichage et l'utilisation de la feuille de calcul Historique, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur l'historique des modifications.

Traitement du problème des utilisateurs déconnectés

Un utilisateur peut à tout moment déconnecter un autre utilisateur d'un classeur partagé. Les utilisateurs peuvent aussi se trouver déconnectés à cause de problèmes d'accès au serveur ou au réseau. L'utilisateur ainsi déconnecté ne peut pas enregistrer les modifications en cours dans le classeur partagé. Toutefois, si le suivi des modifications est activé, il peut enregistrer le classeur sous un autre nom puis fusionner les modifications dans le classeur partagé original. Les utilisateurs qui souhaitent utiliser hors connexion une copie d'un classeur partagé peuvent utiliser la même méthode pour fusionner leurs modifications avec le classeur d'origine.

Pour plus d'informations sur la fusion des modifications dans un classeur partagé, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur la fusion des classeurs.

Surveillance de la progression

Vous pouvez savoir qui est actuellement en train de modifier un classeur partagé et utiliser des mises à jour automatiques de façon à effectuer le suivi des modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Options de partage du fichier (menu Outils, commande Partager le classeur) d'un classeur ouvert, l'onglet Modification répertorie tous les utilisateurs qui travaillent actuellement sur le classeur. Utilisez la section Mise à jour des modifications de l'onglet Avancé pour obtenir des mises à jour périodiques aussi souvent que vous le souhaitez. N'oubliez pas que seules seront visibles les modifications enregistrées par les utilisateurs (Excel n'affiche pas les modifications non encore enregistrées).

Utilisation du classeur hors connexion pour des interventions de maintenance

Vous devrez parfois annuler le partage d'un classeur afin de le restructurer, de modifier des paramètres et d'utiliser des commandes qui ne sont disponibles que lorsque le classeur n'est pas partagé, ou d'accorder des autorisations à de nouveaux utilisateurs en intervenant sur les paramètres de protection. Lorsque vous mettez fin à cet état de partage, vous déconnectez tous les utilisateurs travaillant actuellement sur le classeur et vous supprimez définitivement l'historique des modifications. Comme l'historique des modifications est supprimé, les utilisateurs déconnectés ne seront pas en mesure de fusionner leurs modifications avec l'original, même si vous réactivez le partage.

Par conséquent, vous planifierez et établirez le calendrier des maintenances afin de ne pas perturber le travail des utilisateurs. Vous vous assurerez que tous les utilisateurs ont bien réintégré leurs modifications et refermé le classeur, puis vous copierez ou imprimerez l'historique des modifications si vous gérez le suivi des modifications, avant de mettre fin au partage. Pour plus d'informations, interrogez l'Aide intuitive de Microsoft Excel 2002 sur l'arrêt du partage.

Que faire si le projet dépasse la capacité du classeur partagé ?

Au fil du temps, si vous conservez systématiquement l'historique des modifications, le classeur partagé risque de devenir très volumineux et donc très lent à charger. Si votre feuille de calcul perd de son efficacité à cause de sa taille et que la recherche d'informations et les opérations de maintenance deviennent trop longues, si la gestion des accès utilisateurs prend trop de temps compte tenu du nombre de personnes travaillant sur le classeur ou si vous êtes constamment amené ou d'autres utilisateurs sont constamment amenés à résoudre des conflits, pensez à convertir le classeur en base de données Microsoft Access. Microsoft Access est un bon choix pour toute liste de classeurs dont la maintenance est rendue ardue par sa taille et sa complexité. Access offre, en effet, de puissantes fonctions de prise en charge multi-utilisateur et de sécurité susceptibles de vous aider à garantir l'exactitude et l'intégrité des données. Access est conçu pour permettre l'organisation de grands volumes de données pour des opérations de stockage et d'extraction optimales.

< Retour au début >