Création d'un formulaire de saisie de données à l'aide de l'Assistant Modèle

S'applique à
Microsoft Excel 2002

L'Assistant Modèle de Microsoft Excel 2002 est une macro complémentaire téléchargeable qui permet de configurer une base de données pour stocker les données entrées à partir d'un formulaire Excel. Vous pouvez télécharger la macro complémentaire Assistant Modèle d'Excel 2002 à partir de Téléchargements sur le site Microsoft Office Online. Suivez les instructions de la page de téléchargement afin de télécharger le programme de la macro complémentaire, tmplwiz.exe, et la charger dans Excel.

Après avoir chargé la macro complémentaire, la commande Assistant Modèle est ajoutée au menu Données dans Excel. Vous pouvez ensuite utiliser cet Assistant avec n'importe quel formulaire de feuille de calcul comportant des cellules destinées à la saisie de données.

À partir du classeur que vous créez, l'Assistant crée un modèle que vous pouvez utiliser comme base pour d'autres classeurs similaires et il lie les cellules que vous spécifiez à des champs d'une base de données qu'il crée pour vous. Lorsque vous créez un nouveau classeur à partir du modèle, entrez les données dans les cellules liées à la base de données, puis enregistrez votre classeur. Excel crée un nouvel enregistrement dans la base de données contenant les données entrées dans le formulaire.

Supposons, par exemple, que vous souhaitiez suivre les accidents du travail survenus sur plusieurs sites de fabrication. Commencez par créer un rapport d'accident sur une feuille de calcul. Utilisez ensuite l'Assistant Modèle pour créer un modèle à partir de ce formulaire et liez-le à une base de données. Lorsque des employés complètent un nouveau rapport d'accident basé sur le modèle, puis qu'ils enregistrent le formulaire, ils créent simultanément un rapport imprimable et l'enregistrement correspondant dans la base de données.

AfficherCréation de la base de données et ajout de données

Lorsque vous utilisez l'Assistant Modèle, il crée un modèle (*.xlt) et une base de données à partir d'un classeur Excel. Chaque fois que vous entrez des données dans le modèle, elles sont copiées dans la base de données. Si vous possédez d'autres classeurs comportant des données que vous souhaitez inclure dans la base de données, l'Assistant Modèle peut ajouter ces données automatiquement si elles sont organisées comme le modèle lié à la base de données.

Par exemple, si vous indiquez dans l'Assistant Modèle que les données de la cellule D4 de la feuille Données_personnelles sont liées au champ ID Employé de la base de données, tous les classeurs existants qui contiennent des données que vous souhaitez ajouter à la base de données doivent également contenir le numéro d'employé dans la cellule D4 de la feuille Données_personnelles.

Types de bases de données

La base de données que crée automatiquement l'Assistant peut être un classeur Excel. Elle peut être également une base de données Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE ou Paradox pour laquelle vous aurez installé le pilote ODBC nécessaire. Stockez la base de données sur un emplacement réseau auquel tous les utilisateurs du formulaire ont accès.

Créer un formulaire de saisie de données pour ajouter des enregistrements à une base de données

  1. Ouvrez le classeur dans lequel vous allez entrer les données à copier dans une base de données.
  2. Saisissez le texte devant servir d'étiquette dans les cellules situées au-dessus ou à gauche de chaque cellule où vous souhaitez que des données soient entrées dans la feuille de calcul. Ces étiquettes serviront de noms de champs dans la base de données.
  3. Dans le menu Données, cliquez sur Assistant Modèle.
  4. Suivez les étapes indiquées par l'Assistant. Pour obtenir de l'aide sur une étape, cliquez sur le bouton Aide situé dans la fenêtre de l'Assistant.

 Remarques 

  • Si vous intégrez des enregistrements de classeurs existants lorsque vous créez la base de données à l'étape 4 de l'Assistant Modèle, les emplacements de données dans les classeurs existants doivent correspondre aux emplacements des champs de données dans le modèle. Par exemple, si vous indiquez que les données de la cellule D4 de la feuille Données_personnelles sont liées au champ ID Employé de la base de données, tous les classeurs doivent contenir le numéro d'employé dans la cellule D4 de la feuille Données_personnelles.
  • Si les emplacements de données ne concordent pas, l'Assistant peut ajouter des enregistrements incomplets ou vides à la base de données.
  • Si vous sélectionnez dBASE ou Microsoft FoxPro comme type de base de données à l'étape 2 de l'Assistant Modèle, sélectionnez uniquement le dossier contenant la base de données. N'entrez pas de nom de fichier dans la zone Emplacement et nom de la base de données. Sinon, un message « Erreur inattendue » s'affiche lorsque vous sélectionnez la base de données.
  • Pour que le modèle soit disponible pour tous les utilisateurs, stockez-le sur un emplacement réseau accessible à tous. Créez ensuite un raccourci vers le modèle, et invitez les utilisateurs à copier ce raccourci dans leur dossier Templates.

AfficherMise à jour des enregistrements d'une base de données et création de rapports

Vous pouvez utiliser votre programme de base de données comme avec n'importe quelle base de données et créer des rapports à partir des données enregistrées. Pour modifier les données d'un enregistrement, vous pouvez ouvrir de nouveau la copie enregistrée du formulaire associé à cet enregistrement et la modifier. Si vous supprimez la copie du formulaire, l'enregistrement correspondant est conservé dans la base de données et toute mise à jour ultérieure de l'enregistrement peut être effectuée à partir du programme de base de données. Vous pouvez supprimer l'enregistrement comme vous le feriez pour tout enregistrement dans ce type de base de données.

Modifier un enregistrement dans une base de données créée avec l'Assistant Modèle

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  2. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le dossier contenant la copie enregistrée du formulaire qui est associé à l'enregistrement de base de données que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur le classeur contenant le formulaire, puis sur Ouvrir.
  4. Modifiez toutes les informations souhaitées dans le formulaire.
  5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  6. Indiquez si vous souhaitez mettre à jour l'enregistrement existant ou créer un nouvel enregistrement, puis cliquez sur OK. Vous pouvez aussi poursuivre sans mettre les enregistrements à jour.

 Remarques 

  • Si vous ne disposez pas de la copie enregistrée du formulaire pour l'enregistrement que vous souhaitez modifier ou n'êtes pas sûr de savoir quel classeur est associé à l'enregistrement, utilisez votre programme de base de données pour modifier l'enregistrement à partir de la base de données elle-même.
  • Si la base de données ne contient pas encore d'enregistrements, l'option de mise à jour de l'enregistrement existant n'est pas disponible.