Il est possible de lier une plage de cellules, un tableau Excel, un rapport de tableau ou graphique croisé dynamique, un fichier texte et une requête Web à une source de données (source de données : ensemble d’informations « sources » stockées qui sont utilisées pour établir la connexion à une base de données. Une source de données peut contenir le nom et l’emplacement d’un serveur de base de données, le nom du lecteur de base de données, ainsi que les informations nécessaires à la base de données pour votre connexion.) externe. Vous pouvez actualiser les données afin de les mettre à jour à partir de cette source externe. Chaque fois que vous exécutez cette opération, vous obtenez la dernière version des informations de la source de données, y compris les modifications apportées.
Sécurité Il se peut que les connexions aux données externes soient actuellement désactivées sur votre ordinateur. Pour actualiser les données à l’ouverture d’un classeur, vous devez activer les connexions de données à l’aide de la barre Centre de gestion de la confidentialité ou placer le classeur dans un emplacement approuvé.
Pour plus d’informations, voir Ajouter, supprimer ou modifier un emplacement approuvé pour vos fichiers, Ajouter, supprimer ou afficher un éditeur approuvé et Afficher mes options et paramètres dans le Centre de gestion de la confidentialité.
Que voulez-vous faire ?
Actualiser les données de Microsoft Query, de l’Assistant Connexion de données ou d’une requête Web
Effectuez l’une des actions suivantes :
- Pour actualiser une connexion de données spécifique dans le classeur, cliquez sur une cellule incluse dans la page de données externes. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard d’Actualiser tout, puis cliquez sur Actualiser.
- Pour actualiser toutes les connexions de données du classeur, cliquez sur Actualiser tout sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions.
Remarque Si plusieurs classeurs sont ouverts, vous devez répéter l’opération dans chacun d’eux.
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Actualiser les données d’un fichier texte importé
- Sélectionnez la feuille de calcul qui contient le fichier texte importé.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Actualiser.
- Dans la boîte de dialogue Importation de fichier texte, sélectionnez le fichier texte, puis cliquez sur Importer.
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Actualiser un fichier de cube hors connexion
L’actualisation d’un fichier de cube hors connexion (fichier de cube hors connexion : fichier que vous créez sur votre disque dur ou en partage réseau pour stocker des données sources OLAP d’un rapport de tableau ou graphique croisé dynamique. Les fichiers de cube hors connexion permettent de continuer à travailler lorsque vous êtes déconnecté du serveur OLAP.), qui le recrée avec les données les plus récentes provenant du cube serveur, peut prendre beaucoup de temps et requiert beaucoup d’espace disque temporaire. Commencez ce processus à un moment où vous n’avez pas besoin d’accéder immédiatement à d’autres fichiers et vérifiez que vous disposez d’un espace disque suffisant pour réenregistrer le fichier.
- Cliquez sur le rapport de tableau croisé dynamique basé sur le fichier de cube hors connexion.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Actualiser.
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Actualiser les données d’un fichier XML importé
- Dans la feuille de calcul, sélectionnez le mappage XML à actualiser en cliquant sur la cellule mappée correspondante.
- Si l’onglet Développeur n’est pas disponible, affichez-le de la manière suivante :
- Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options.
- Cliquez sur Personnaliser le Ruban, puis sous Onglets principaux, activez la case à cocher Développeur.
- Cliquez sur OK.
- Sous l’onglet Développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Actualiser les données.
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Actualiser automatiquement des données quand un classeur est ouvert
Vous pouvez actualiser une plage de données externes automatiquement lorsque vous ouvrez le classeur. Il est éventuellement possible d’enregistrer le classeur sans enregistrer les données externes, afin de limiter la taille du fichier du classeur.
- Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Propriétés de connexion.
- Cliquez sur l’onglet Utilisation.
- Sous Contrôle de l’actualisation, activez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier.
- Si vous voulez enregistrer le classeur et la définition de requête mais pas les données externes, activez la case à cocher Supprimer les données de la plage de données externe avant d’enregistrer le classeur.
Remarque Pour actualiser les données à l’ouverture d’un classeur dans le cas d’un rapport de tableau croisé dynamique, vous pouvez également activer la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier de la section Données de tableau croisé dynamique située sous l’onglet Données de la boîte de dialogue Options du tableau croisé dynamique.
Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des rapports de tableau croisé dynamique et des rapports de graphique croisé dynamique.
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Actualiser automatiquement des données à intervalles réguliers
- Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Propriétés de connexion.
- Cliquez sur l’onglet Utilisation.
- Activez la case à cocher Actualiser toutes les, puis spécifiez le nombre de minutes souhaité entre les actualisations.
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Utiliser un mot de passe pour l’actualisation d’une plage de données externe
Les mots de passe stockés ne sont pas chiffrés et sont donc déconseillés. Si vous devez utiliser un mot de passe (mot de passe : façon de limiter l’accès à un classeur, une feuille de calcul ou une partie de feuille de calcul. Les mots de passe Microsoft Excel peuvent comporter jusqu’à 255 lettres, chiffres, espaces et symboles. Vous devez différencier les majuscules des minuscules lors de la frappe des mots de passe.) pour vous connecter à votre source de données, vous pouvez exiger que les utilisateurs saisissent ce mot de passe pour pouvoir actualiser la plage de données externe. La procédure suivante ne s’applique pas aux données extraites d’un fichier texte (.txt) ou d’une requête Web (.iqy).
Utilisez un mot de passe fort qui associe des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles n’associent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Le mot de passe doit contenir au moins 8 caractères. S’il contient plus de 13 caractères, c’est mieux. Pour plus d’informations, voir Protéger ses informations personnelles avec des mots de passe forts.
Il est très important de ne pas oublier votre mot de passe. Si cela se produit, Microsoft ne pourra pas le récupérer. Stockez les mots de passe que vous écrivez dans un endroit sûr, éloigné des informations qu’ils sont censés protéger.
- Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Propriétés de connexion.
- Cliquez sur l’onglet Définition.
- Désactivez la case à cocher Enregistrer le mot de passe.
Remarque Excel ne vous demande le mot de passe qu’une fois par session, lors de la première actualisation de la plage de données externes. Au démarrage suivant, Excel vous invite de nouveau à spécifier le mot de passe si vous ouvrez le classeur qui contient la requête et essayez d’effectuer une actualisation.
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Exécuter une requête en arrière-plan ou lors d’une attente
L’exécution d’une requête en arrière-plan offre l’avantage de pouvoir continuer à utiliser Excel au cours du processus.
Remarque Vous ne pouvez pas exécuter une requête OLAP en arrière-plan.
- Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.
- Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur la flèche en regard de Actualiser, puis cliquez sur Propriétés de connexion.
- Cliquez sur l’onglet Utilisation.
- Activez la case à cocher Activer l’actualisation en arrière-plan pour exécuter la requête en arrière-plan. Désactivez-la pour exécuter la requête pendant une attente.
Remarque Lors de l’enregistrement d’une macro (macro : action ou ensemble d’actions que vous pouvez utiliser pour automatiser des tâches. Les macros sont enregistrées dans le langage de programmation Visual Basic pour Applications.) qui comprend une requête, Excel n’exécute pas la requête en arrière-plan. Pour modifier la macro enregistrée afin que la requête s’exécute en arrière-plan, modifiez la macro dans Visual Basic Editor (Visual Basic Editor : environnement dans lequel vous écrivez du nouveau code et des nouvelles procédures Visual Basic pour Applications ou modifiez du code et des procédures existants. Visual Basic Editor contient un ensemble complet d’outils de débogage qui permet de rechercher dans votre code les problèmes de syntaxe, d’exécution et de logique.). Remplacez la méthode d’actualisation de l’objet QueryTable « BackgroundQuery := False » par « BackgroundQuery := True ». Pour plus d’informations sur la modification de macros, voir l’aide de Visual Basic pour Applications.
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Contrôler l’état d’une opération d’actualisation ou annuler une actualisation
Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
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