Une page d’accès aux données est connectée à l’un des deux types de sources de données suivants : une base de données Microsoft Access (base de données Microsoft Access : collection de données et d'objets (tels que des tables, des requêtes ou des formulaires) qui est associée à une rubrique ou un objectif donné. Le moteur de base de données Microsoft Jet gère les données.) ou une base de données Microsoft SQL Server (base de données Microsoft SQL Server : base de données dans Microsoft SQL Server. Elle est composée de tables, de vues, d'index, de procédures stockées et de déclencheurs.). Pour que la page d’accès aux données fonctionne correctement lorsqu’elle est envoyée par message électronique, la base de données source doit se trouver sur un serveur partagé ou un ordinateur partagé, afin que les utilisateurs puissent afficher et agir sur la page.

Avant de créer la page, ouvrez la base de données Microsoft Access (base de données Microsoft Access : collection de données et d'objets (tels que des tables, des requêtes ou des formulaires) qui est associée à une rubrique ou un objectif donné. Le moteur de base de données Microsoft Jet gère les données.) en utilisant un chemin d’accès UNC (Universal Naming Convention) (convention d'affectation de noms (UNC) : convention de dénomination de fichiers qui fournit un moyen de situer un fichier quelle que soit la machine où il se trouve. Plutôt que de spécifier une lettre de lecteur et un chemin d'accès, un nom UNC utilise la syntaxe \\serveur\partage\chemin\nom_fichier.) dans la zone Nom de fichier de la boîte de dialogue Ouvrir (Menu Fichier, commande Ouvrir). Ainsi, la source de données de la page est définie à partir d’un chemin d’accès UNC au lieu d’une lettre d’unité affectée à un lecteur réseau mappé dans l’Explorateur Windows. La lettre de l'unité peut varier d'un ordinateur à l'autre, ou n'être pas toujours définie, tandis qu'un chemin UNC constitue une manière fiable et cohérente de localiser la page.

Lorsque vous créez la page, vous devez l’enregistrer à l’aide d’un chemin d’accès UNC dans la zone Nom de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer en tant que page d'accès aux données. L’enregistrement de votre page à l’aide d’un chemin d’accès UNC contribue à vous protéger lorsque vous envoyez un pointeur vers la page par message électronique.

Pour renforcer encore la sécurité de vos pages, placez la base de données Microsoft Access (base de données Microsoft Access : collection de données et d'objets (tels que des tables, des requêtes ou des formulaires) qui est associée à une rubrique ou un objectif donné. Le moteur de base de données Microsoft Jet gère les données.) ou la base de données Microsoft SQL Server (base de données Microsoft SQL Server : base de données dans Microsoft SQL Server. Elle est composée de tables, de vues, d'index, de procédures stockées et de déclencheurs.) sur le même serveur Web (serveur Web : ordinateur qui héberge des pages Web et répond aux demandes émanant des navigateurs. Également appelé serveur HTTP, un serveur Web stocke des fichiers dont l'URL commence par http://.) que la page d’accès aux données.

Remarque  Vous ne pouvez pas copier ou créer une base de données Access dans un dossier situé sous Favoris réseau.

En fonction des paramètres du niveau de sécurité de Microsoft Internet Explorer sur l’ordinateur de destination, trois événements peuvent se produire lorsque le destinataire ouvre un message électronique contenant une page d’accès aux données : la page est automatiquement désactivée, il est demandé au destinataire si l’accès aux données doit être autorisé, ou alors la page est automatiquement activée.

Si vous utilisez un intranet d’entreprise, vous pouvez publier vos pages à partir d’un site Web situé sur une zone de sécurité approuvée. Cela permet de résoudre les problèmes causés par les paramètres de sécurité de Internet Explorer sur l’ordinateur de destination, tout en améliorant les performances de vos pages. Pour plus d’informations sur les niveaux de sécurité et les zones de sécurité, consultez l’aide de Internet Explorer. Pour toute question relative à la sécurité spécifique aux pages de votre site, consultez votre administrateur système.

Microsoft Access peut utiliser trois méthodes pour envoyer une page d’accès aux données dans un message électronique.

• Dans le corps du message, sous forme de copie du code source HTML de la page
• Dans le corps du message, sous forme de pointeur vers le fichier HTML associé à la page
• Sous forme de pièce jointe d’un message, incluant une copie du fichier HTML associé à la page

Dans le message électronique, la copie du code source HTML d’une page n’a pas du tout le même aspect qu’un pointeur vers cette page. La copie contient toutes les balises et objets HTML nécessaires pour afficher la page. Le pointeur contient certaines balises HTML ainsi que le chemin d’accès absolu  —une URL (Universal Resource Locator) (adresse URL (Uniform Resource Locator) : adresse qui spécifie un protocole (tel que HTTP ou FTP) et l'emplacement d'un objet, d'un document, d'une page World Wide Web ou d'une autre destination sur Internet ou un intranet, par exemple : http://www.microsoft.com/.) ou un chemin d’accès UNC (Universal Naming Convention) (convention d'affectation de noms (UNC) : convention de dénomination de fichiers qui fournit un moyen de situer un fichier quelle que soit la machine où il se trouve. Plutôt que de spécifier une lettre de lecteur et un chemin d'accès, un nom UNC utilise la syntaxe \\serveur\partage\chemin\nom_fichier.)— vers la page.

Il vaut mieux éviter d’envoyer une copie du code source HTML d’une page car Microsoft Outlook n’autorise pas les utilisateurs à se connecter aux données via des domaines, à moins que le destinataire ou l’administrateur système n’ait modifié les paramètres de zone de sécurité par défaut de Internet Explorer. L’envoi d’un pointeur à une page d’accès aux données présuppose que cette page et la source de données à laquelle la page se connecte sont situées sur un serveur ou un partage public. Cela permet de réduire les problèmes de croisement de domaines pour Microsoft Outlook.

L’envoi d’un pointeur au lieu d’une copie de la page d'accès aux données représente également une mesure de sécurité, car cela réduit le risque de voir des utilisateurs malveillants intercepter la copie du code source HTML d’une page envoyée à un utilisateur, pour la modifier de manière à accéder frauduleusement à une base de données d’entreprise.

La meilleure façon d’envoyer une page d’accès aux données consiste à envoyer un pointeur vers cette page dans le corps du message électronique. Pour envoyer un pointeur, effectuez l'une des actions suivantes :

• Enregistrez la page d'accès aux données dans un dossier sous Favoris réseau ou sur un serveur Web, de telle sorte que l’emplacement de la page corresponde à une URL.
• Enregistrez la page sur un ordinateur partagé en utilisant un chemin d’accès UNC.

Dans tous les cas, Access utilise la balise HTML <IFRAME> pour envoyer un pointeur vers la page d’accès aux données. Ce pointeur représente soit l’URL soit le chemin d’accès UNC menant à la page d’accès aux données.

Lorsque vous créez votre message électronique, Access présente des boîtes de dialogue de confirmation pour vous aider à effectuer le meilleur choix.

Pour contribuer à maintenir la sécurité lorsque vous envoyez une page, envoyez un pointeur vers cette page en l’adressant d'abord à vous-même, puis ouvrez le message électronique. Dans la fenêtre du message, cliquez avec le bouton droit sur la page d’accès aux données, puis cliquez sur Afficher la source. Si le texte HTML ressemble au code suivant, vous envoyez effectivement un pointeur vers la page (et non une copie du code source HTML) :

<HTML><BODY STYLE="OVERFLOW:HIDDEN" BOTTOMMARGIN=0
LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>
<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100% WIDTH=100%
SRC="http://NWWeb/Northwind pages/View Products.htm"></IFRAME>
</BODY><HTML>