Quel format de fichier dois-je utiliser dans Access 2010 ?

Microsoft Access 2010 utilise par défaut l’extension de format de fichier .accdb introduite dans Access 2007. Access continue d’offrir une prise en charge partielle du format de fichier utilisé dans les versions antérieures d’Access. Cet article explique pourquoi il est préférable d’utiliser le nouveau format de fichier chaque fois que cela est possible, et pourquoi vous serez peut-être parfois amené à utiliser le format de fichier des versions antérieures. De même, vous apprendrez explicitement à convertir une base de données dans le nouveau format de fichier.

Dans cet article


Le nouveau format de fichier (.accdb)

Access 2010 fait appel à un format de fichier qui prend en charge diverses améliorations du produit. Lorsque vous créez une nouvelle base de données, celle-ci utilise par défaut le nouveau format de fichier et reçoit l’extension de fichier .accdb.

Dans la mesure du possible, vous avez tout intérêt à utiliser le nouveau format de fichier, car celui-ci prend en charge de nouvelles fonctionnalités, notamment les champs à plusieurs valeurs et les pièces jointes. En outre, si vous souhaitez convertir votre base de données de bureau en une base de données Web à l’aide des services Access, le fichier de base de données de bureau doit être au format .accdb.

Toutefois, le nouveau format de fichier ne peut ni être ouvert, ni être lié avec les versions antérieures d’Access, et il ne prend en charge ni la réplication, ni la sécurité au niveau utilisateur. Si vous avez besoin d’utiliser la base de données avec des versions antérieures d’Access, ou si vous devez utiliser la réplication ou la sécurité au niveau utilisateur, vous devez utiliser le format de fichier des versions antérieures.

Fonctionnalités fournies par le format de fichier .accdb

  • Publication sur le Web avec les services Access    

Si vous disposez d’un serveur exécutant les services Access, composant de SharePoint Server, vous pouvez publier un format de fichier .accdb sur le Web, sous réserve de certaines restrictions liées à la compatibilité. Certains paradigmes et fonctionnalités liés à la conception ne sont pas identiques pour les bases de données Web et pour les bases de données de bureau : certaines bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web sans que leur conception soit préalablement modifiée.

Après avoir publié une base de données sur le Web, vous pouvez toujours ouvrir le fichier .accdb pour apporter des modifications à la conception, puis synchroniser ces modifications avec la version publiée. Les utilisateurs peuvent utiliser la base de données Web publiée dans un navigateur, sans qu’Access soit installé.

  • Champs à valeurs multiples    

Supposons que vous deviez attribuer une tâche à l’un de vos employés, mais que vous trouviez plus judicieux de l’attribuer à plusieurs personnes. Dans Access 2010, vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs dans lequel les noms des employés pourront être sélectionnés ou entrés dans une zone prévue à cet effet.

Lorsque vous cliquez sur la zone, les cases à cocher activées correspondent aux éléments sélectionnés. Les employés sélectionnés sont stockés dans le champ à plusieurs valeurs et sont séparés par des virgules (par défaut) lorsqu’ils sont affichés.

Le but des champs à plusieurs valeurs est de faciliter la sélection et le stockage de plusieurs choix, sans qu’il soit nécessaire de créer une conception de base de données plus élaborée. De même, les champs à plusieurs valeurs sont importants pour l’intégration à Microsoft SharePoint Foundation, car les listes SharePoint prennent également en charge les champs à plusieurs valeurs.

  • Type de données Pièce jointe    

Grâce au nouveau type de données Pièce jointe, vous pouvez stocker en toute facilité tous les types de documents et de fichiers binaires dans votre base de données, sans que cela n’entraîne une augmentation excessive de la taille physique de la base de données. Les pièces jointes sont automatiquement compressées, le cas échéant, pour optimiser l’utilisation de l’espace. Vous pouvez joindre un document Word à un enregistrement ou enregistrer une série d’images numériques. Vous pouvez même conserver plusieurs pièces jointes attachées à un enregistrement unique.

  • Intégration améliorée à SharePoint et Outlook    

Par le passé, les fichiers Access au format .mdb étaient bloqués par SharePoint ou Outlook en raison du code dangereux qu’une base de données Access était susceptible de contenir. Dans Access 2010, le code peut être examiné et désactivé en cas de risque. Cela ouvre la voie à une intégration plus complète des bases de données Access à SharePoint ou Outlook.

  • Suivi de l’historique d’un champ Mémo    

Les champs Mémo s’avèrent utiles pour stocker de grandes quantités d’informations. Désormais, dans Access 2007, vous pouvez définir une propriété (AjouterUniquement) destinée à conserver l’historique de toutes les modifications apportées à un champ Mémo, que vous pouvez consulter. Cela vous permettra de prendre connaissance des modifications à tout moment. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonction de version dans Windows SharePoint Services 3.0, afin que vous puissiez utiliser Access pour assurer un suivi des modifications dans plusieurs lignes d’un champ texte stocké dans une liste SharePoint (à condition que l’option Ajouter des modifications à un texte existant soit définie sur Oui pour ce champ).

  • Chiffrement amélioré    

Vous pouvez choisir de définir le mot de passe de votre base de données et de chiffrer le contenu de celle-ci. Lorsque vous faites cela au moyen d’Access 2007 et d’un fichier basé sur le nouveau format de fichier, Access chiffre les données à l’aide de l’API de chiffrement Windows. Des outils de chiffrement tiers peuvent également être utilisés.

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Le format de fichier des versions antérieures (.mdb)

Les versions d’Access antérieures à Office Access 2007 prennent en charge les formats de fichier ayant pour extension .mdb. Dans Access 2010, vous pouvez toujours ouvrir les fichiers .mdb. Si le fichier est stocké dans le format de fichier Access 2002-2003 ou Access 2000, vous pouvez l’ouvrir et l’utiliser dans Access 2010 comme vous le faites habituellement. Toutefois, vous ne pouvez pas tirer parti des nouvelles fonctionnalités, qui requièrent le format de fichier .accdb.

Si le fichier est stocké dans le format de fichier Access 95 ou Access 97, lorsque vous l’ouvrez pour la première fois dans Access 2010, Access vous propose de mettre à niveau la base de données vers le format de fichier actuellement défini comme format de fichier par défaut (il s’agit généralement du format de fichier .accdb, à moins que vous ou un administrateur ayez modifié ce paramètre). Si vous ne prévoyez pas d’utiliser la base de données avec des versions d’Access antérieures à Access 2007, ni de la partager avec d’autres utilisateurs disposant de versions d’Access antérieures à Access 2007, et si vous n’utilisez pas la réplication ou la sécurité au niveau utilisateur, vous avez tout intérêt à mettre à niveau la base de données vers le nouveau format de fichier .accdb. Une fois la base de données mise à niveau vers le format de fichier .accdb, vous ne pourrez plus ouvrir la base de données dans une version d’Access antérieure à Access 2007.

Si le fichier est stocké dans le format Access 95 ou Access 97 et que vous renoncez à une mise à niveau vers le format .accdb, vous ne pourrez pas apporter de modifications à la conception. Vous pourrez afficher les objets et apporter des modifications à vos données via Access 2010, mais vous ne pourrez pas apporter de modifications à la conception.

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Conversion dans le nouveau format de fichier

Pour convertir explicitement une base de données Access dans le nouveau format de fichier .accdb, vous devez d’abord ouvrir la base de données, puis l’enregistrer au format de fichier .accdb.

 Important   La procédure suivante concerne les fichiers créés dans Access 97, Access 2000, Access 2002 ou Access 2003.

Pour commencer, ouvrez votre base de données :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  1. Sur la gauche, cliquez sur Ouvrir.
  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données que vous voulez convertir.

À présent, convertissez votre base de données :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  1. Sur la gauche, cliquez sur Partager.
  2. Sous Enregistrer toute la base de données, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
  3. Sur la droite, sous Types de fichiers de base de données, cliquez sur Base de données Access.
  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier ou utilisez celui qui est fourni.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Une copie de la base de données est créée au format de fichier .accdb.

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S'applique à :
Access 2010