Créer des étiquettes de publipostage dans Access

Microsoft Office Access 2007 vous propose différentes possibilités pour créer des étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. La solution la plus simple consiste à utiliser l’Assistant Étiquette pour créer et imprimer des étiquettes à partir d’un état de votre création. Par ailleurs, vous pouvez importer des données dans Access à partir d’autres sources, comme des classeurs Microsoft Office Excel 2007 et des listes de contacts Microsoft Office Outlook 2007, et « fusionner » ces données ou des tables Access existantes avec un document Microsoft Office Word 2007 pour finalement créer et imprimer des étiquettes sous Word.

Que voulez-vous faire ?


Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Dans Access, les étiquettes sont créées sous forme d’état dans un format de page réduit correspondant à la taille de l’étiquette souhaitée. Même si les étiquettes sont le plus souvent utilisées dans le cadre des publipostages, les données Access peuvent être imprimées sous forme d’étiquettes à des fins diverses. Dans le cas des étiquettes de publipostage, l’état obtient les données d’adresse des tables ou des requêtes contenant les adresses. L’impression de l’état produit une seule étiquette pour chaque adresse issue de la source d’enregistrement sous-jacente.

 Remarque   Les étapes indiquées dans cet article supposent que vous avez déjà créé une base de données Access qui contient des tables (ou liée à des tables) contenant les données qui doivent apparaître sur vos étiquettes. Vous trouverez un lien vers des informations supplémentaires sur la mise en route avec Access dans la section Voir aussi.

L’Assistant Étiquette vous pose une série de questions au sujet des étiquettes et des données que vous souhaitez y faire figurer. L’Assistant crée l’état, que vous pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette dans Access

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez ou ouvrez la table ou la requête qui doit servir de source d’enregistrement à vos étiquettes.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur ÉtiquettesImage du bouton.

Access démarre l’Assistant Étiquette.

Première page de l’Assistant Étiquette

  1. Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :
    • Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.
    • Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d’étiquettes souhaitez-vous ?.

Sinon, essayez de trouver un produit dont les valeurs indiquées dans les colonnes Dimensions et Nombre de front correspondent à vos étiquettes.

Si vous ne trouvez pas d’étiquette correspondante :    

  • Cliquez sur Personnaliser et sur Nouveau.

La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’affiche.

Page Nouvelle étiquette de l’Assistant Étiquette

  • Mesurez vos étiquettes et entrez les relevés dans les zones appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.
  • Attribuez un nom aux étiquettes personnalisées dans la zone de texte Nom étiquette, choisissez le type d’étiquette et l’orientation souhaités, puis cliquez sur OK.

Si vous souhaitez sélectionner une étiquette personnalisée que vous avez déjà créée :    

  • Cliquez sur Afficher tailles d’étiquettes personnalisées, puis cliquez sur l’étiquette personnalisée souhaitée.
  1. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d’étiquette, puis cliquez sur Suivant.
  2. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l’épaisseur et la couleur du texte de l’étiquette, puis cliquez sur Suivant.
  3. Dans la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage de l’Assistant, choisissez les champs qui doivent figurer sur vos étiquettes dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Étiquette prototype.

Ajout de champs à une étiquette dans l’Assistant Étiquette

  • Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette prototype, appuyez sur la touche Espace.
  • Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.
  • Pour naviguer entre les champs et les lignes, utilisez les touches fléchées.
  • Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur la touche Espace.
  • Pour ajouter du texte ou un signe de ponctuation supplémentaire (par exemple, une virgule après le nom de ville), placez le curseur à l’endroit où le texte doit apparaître, cliquez et commencez la saisie. Ce texte sera identique sur chaque étiquette.

 Remarque   Vous ne pouvez ajouter que les types de champs suivants à l’aide de l’Assistant Étiquette : Texte, Mémo, Numérique, Date/Heure, Monétaire, Oui/Non ou Pièce jointe. Pour ajouter des champs des types Objet OLE ou Lien hypertexte, ouvrez l’état avec étiquette en mode Création après avoir terminé l’Assistant Étiquette, puis utilisez le volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste de champs lorsque l’état est en mode Création, appuyez sur Alt+F8.

Dès lors que vous êtes satisfait de la disposition des champs sur l’étiquette, cliquez sur Suivant.

  1. Dans la page suivante, vous pouvez choisir les champs en fonction desquels vos étiquettes seront triées. Par exemple, vous pouvez choisir d’effectuer un tri par code postal dans le cas d’un publipostage à grande échelle. Sélectionnez les champs de tri souhaités dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier sur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Définition de l’ordre de tri dans l’Assistant Étiquette

  1. Dans la dernière page, attribuez un nom aux étiquettes, puis cliquez sur Terminer.

Dernière page de l’Assistant Étiquette

Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu’elles seront imprimées dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur l’étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière ou utiliser le contrôle de zoom dans la barre d’état.

Commande de zoom

Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche l’état des étiquettes en mode Création.

Personnaliser l’aspect de l’étiquette

Si les étiquettes résultantes n’ont pas l’aspect que vous attendiez, vous pouvez personnaliser leur mise en page en ouvrant l’état en mode Création et en apportant vos modifications. Lorsque vous travaillez sur des étiquettes, il est généralement plus facile d’utiliser le mode Création, car vous bénéficiez d’une plus grande précision en terme de mise en page. Pour apprécier les résultats des modifications que vous avez apportées en mode Création, passez en mode Aperçu avant impression.

Si vos données ne s’alignent pas correctement sur les étiquettes

Dans bon nombre de cas, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs de mise en page des étiquettes en effectuant des ajustements en mode Création. Vous pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille des étiquettes en modifiant la largeur ou la hauteur de la section Détail.

Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode CréationImage du bouton dans le menu contextuel qui s’affiche.

Si vous devez modifier les marges ou l’espacement entre les étiquettes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en page pendant que vous êtes en mode Création.

Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur ColonnesImage du bouton. La boîte de dialogue Mise en page s’affiche avec l’onglet Colonnes sélectionné.

Onglet Colonnes de la boîte de dialogue Mise en page

Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte de dialogue Mise en page :

Section Option Description
Paramètres de la grille Nombre de colonnes Cette valeur doit être égale au nombre d’étiquettes présentes sur la page.
  Espacement de lignes Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace vertical entre les lignes des étiquettes.
  Espacement de colonnes Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace horizontal entre les colonnes des étiquettes.
Taille des colonnes Largeur

Tenez compte du paramétrage des marges et de l’espacement de colonnes lors de la définition de cette valeur.

Vous pouvez vérifier et ajuster les marges en cliquant sur Options d’impression dans la boîte de dialogue Mise en page.

  Hauteur Permet d’ajuster la hauteur de chaque étiquette, si nécessaire.
  Comme section Détail Lorsque cette case à cocher est activée, la largeur et la hauteur des colonnes est identique à la largeur et la hauteur de la section Détail en mode Création.
Format des colonnes Vers la bas, ensuite vers la droite Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment dans la première colonne, puis dans la deuxième, et ainsi de suite.
  Vers la droite, ensuite vers le bas Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment sur la première ligne, puis sur la deuxième, et ainsi de suite.

 Remarque   Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Mise en page en mode Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, vous pouvez apprécier l’effet de votre nouveau paramétrage sur les étiquettes.

Avant d’atteindre un alignement optimal de vos données sur les étiquettes, vous devrez peut-être faire des essais, notamment dans le cas des étiquettes à plusieurs colonnes en feuille à feuille. Un état d’étiquettes se compose de plusieurs zones, chacune occupant de l’espace. Par exemple, il y a les étiquettes elles-mêmes, l’espace entre les étiquettes, et l’espace occupé par les marges des pages. Ainsi, si votre feuille d’étiquettes affiche une largeur de 21,59 cm et que vous utilisez une marge de 0,64 cm à gauche et à droite, il ne vous restera que 20,23 cm d’espace disponible (21,5 moins 1,27). Si vous concevez un état pour deux colonnes d’étiquettes et que vous utilisez un espacement de 0,65 cm entre les étiquettes (paramètre Espacement de colonnes dans la boîte de dialogue Mise en page), vous ne disposerez plus que de 19,68 cm pour les étiquettes elles-mêmes. Par conséquent, la largeur de la section Détail ne doit pas dépasser 9,84 cm (19,68 / 2 colonnes) pour que les données s’affichent intégralement. Le même principe s’applique sur le plan vertical (vous devez tenir compte des marges du haut et du bas et de l’espacement des lignes au moment d’ajuster la hauteur de vos étiquettes).

Si les paramètres de la boîte de dialogue Mise en page et/ou la largeur des contrôles dans la structure de l’état font que certaines informations manquent lors de l’impression ou de l’aperçu de la page, Access affiche le message « Il est possible que certaines données ne soient pas affichées ». Cela indique sûrement que vous devez ajuster les paramètres de mise en page et peut-être même la taille des contrôles dans la structure de votre état. Si vous obtenez ce message, essayez l’une des opérations suivantes :

  • Réduisez la largeur des contrôles dans la section Détail de sorte qu’ils s’intègrent dans l’espace calculé disponible pour une étiquette unique. Voir l’exemple précédent dans cette colonne pour savoir comment calculer l’espace disponible.
  • Réduisez la taille des marges des pages dans la boîte de dialogue Mise en page. Cela augmentera l’espace disponible pour les données de vos étiquettes.

Imprimer les étiquettes

  1. Ouvrez l’état dans n’importe quel mode d’affichage (ou sélectionnez l’état dans le volet de navigation).
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Imprimer.Image du bouton

Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.

  1. Sélectionnez les options appropriées telles que le choix de l’imprimante, la plage d’impression et le nombre de copies.
  2. Cliquez sur OK.

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Conseils et astuces pour créer des étiquettes

  • Sélectionner les adresses à imprimer    Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les adresses de la source d’enregistrement sous-jacente, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionner des adresses en spécifiant un ou plusieurs critères    Créez une requête Paramètre et définissez-la comme source d’enregistrement de l’état d’étiquettes. Lorsque vous ouvrez l’état, la requête vous invite à spécifier les critères d’extraction des enregistrements. Les enregistrements qui correspondent à vos critères sont alors extraits et mis à disposition de l’état d’étiquettes.

Si vous utilisez Word pour créer et imprimer les adresses, définissez la requête Paramètre comme source de données lors de la l’opération de fusion.

  • Sélectionner des adresses en parcourant les enregistrements d’adresses     Si vous souhaitez parcourir votre liste d’adresses et sélectionner celles pour lesquelles vous souhaitez imprimer des étiquettes, procédez comme suit :
    1. En mode Création, ajoutez un champ Oui/Non nommé ImprimerEtiquette à la table d’adresses sous-jacente. Lorsque vous basculerez en mode Feuille de données, dans la colonne ImprimerEtiquette, vous remarquerez la présence d’une case à cocher sur chaque ligne.
    2. À l’aide de l’Assistant Requête simple, créez une requête qui inclue tous les champs d’adresse et le champ ImprimerEtiquette.
    3. Ouvrez la requête en mode Création puis, dans la cellule Critères du champ ImprimerEtiquette, tapez Oui. La requête n’extrait alors que les adresses que vous souhaitez imprimer.
    4. Attribuez à la propriété Source de l’état d’étiquettes le nom de la requête.
    5. Avant d’imprimer les étiquettes, ouvrez la table en mode Feuille de données et activez les cases à cocher correspondant aux adresses que vous souhaitez imprimer. Désactivez les cases à cocher correspondant aux adresses que vous ne souhaitez pas imprimer. Ensuite, ouvrez l’état et imprimez-le.
  • Imprimer les adresses directement sur les enveloppes    Plutôt que d’imprimer les adresses sur les étiquettes et d’appliquer les étiquettes imprimées sur les enveloppes, vous pouvez imprimer les adresses directement sur les enveloppes. Pour imprimer une étiquette sur une enveloppe, vous devez définir une étiquette personnalisée. À l’étape 1 de l’Assistant, lorsque vous êtes invité à spécifier les détails de l’étiquette, cliquez sur Personnaliser et suivez les instructions de l’étape 4. Pensez à définir le paramètre Type d’étiquette sur Feuille à feuille.

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Imprimer des données Access à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage de Word

Si vos adresses sont stockées dans Access mais que vous souhaitez les exporter dans Word pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de fusion et publipostage pour mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage de Word.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui contient les données à imprimer.
  2. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Plus, puis sur Fusion avec Microsoft Office Word.

L’Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word démarre.

  1. Si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos données à ce dernier, cliquez sur Attacher vos données à un document Microsoft Word existant. Sinon, cliquez sur Créer un nouveau document et y attacher vos données.
  2. Cliquez sur OK.

Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft Word existant, la boîte de dialogue Sélectionnez le document Microsoft Word s’ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. Le document s’ouvre alors dans Word.

Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s’ouvre en affichant un document vierge.

  1. Dans Word, suivez les instructions fournies dans le volet Fusion et publipostage. Pour plus d’informations sur l’Assistant Fusion et publipostage de Word, voir l’aide de Word.

 Remarque   Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que soit leur emplacement de stockage. À partir de Word, vous pouvez vous connecter à des listes d’adresses stockées dans divers programmes, tels que Microsoft Excel, Outlook et Access. Au demeurant, si vous ne disposez pas de liste d’adresses, vous pouvez en créer une dans Word et imprimer des étiquettes. Pour plus d’informations, voir l’aide de Word.

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S'applique à :
Access 2007