Dans Microsoft Office 2003, la Gestion des droits relatifs à l'information (IRM) est une nouvelle fonctionnalité qui permet à des auteurs de spécifier qui est autorisé à accéder et à utiliser des documents ou des messages électroniques. Elle permet également d'empêcher l'impression, le transfert ou la copie d'informations sensibles par des personnes non autorisées. Une fois que l'accès à un document ou un message a été limité à l'aide de cette technologie, les limitations sont appliquées où que l'information se trouve, puisque l'autorisation d'accès à un message électronique ou à un document est stockée dans le document même.

La fonctionnalité IRM dans Office 2003 permet aux entreprises et aux travailleurs du savoir de répondre à deux besoins fondamentaux :

• Accès limité aux informations sensibles   La plupart des entreprises ont aujourd'hui recours aux pare-feu, aux connexions sécurisées et à d'autres technologies réseau pour protéger leur propriété intellectuelle. Ces technologies connaissent une limitation essentielle : une fois que des utilisateurs légitimes ont accès aux informations, ils peuvent les partager avec des personnes non autorisées et risquent ainsi de compromettre les stratégies de sécurité de l'entreprise. La fonctionnalité IRM permet d'empêcher tout accès non autorisé aux informations sensibles ainsi que la réutilisation de ces dernières.
• Confidentialité, contrôle et intégrité des informations  Les travailleurs de l'information ont souvent affaire à des informations confidentielles ou sensibles et comptent sur la discrétion de leurs interlocuteurs pour que ces informations ne quittent pas l'entreprise. La fonctionnalité IRM élimine le risque que ces informations confidentielles soient transférées, copiées ou imprimées, puisque ces fonctions sont désactivées dans les documents et les messages avec autorisations restreintes.

IRM dans Outlook 2003

La fonctionnalité IRM peut être utilisée dans Outlook 2003 pour empêcher le transfert, l'impression ou la copie de messages. Les messages avec autorisation restreinte sont automatiquement chiffrés avant d'être envoyés. Des restrictions sont automatiquement appliquées à tout document Office 2003 joint à un message avec autorisation restreinte, sauf si des restrictions ont déjà été définies pour cette pièce jointe, auquel cas les autorisations existantes prévalent.

IRM dans Word 2003, Excel 2003 et PowerPoint 2003

Les autorisations d'accès aux documents Office 2003 peuvent être accordées à des personnes ou à des groupes (l'attribution d'autorisations à des groupes requiert Active Directory pour le développement de groupes). Chaque utilisateur ou groupe peut recevoir un jeu d'autorisations en fonction des niveaux d'accès définis par les auteurs de documents : Lecture, Modification ou Contrôle total. Les auteurs de documents ont un accès avec Contrôle total. Tout comme les auteurs de documents, les personnes disposant d'autorisations Contrôle total peuvent choisir de limiter l'impression, définir des dates d'expiration, ainsi qu'autoriser d'autres utilisateurs ou modifier les autorisations d'utilisateurs existants. Une fois que l'autorisation relative à un document est arrivée à expiration pour les utilisateurs autorisés, ce document peut être ouvert uniquement par son auteur ou par des utilisateurs disposant d'autorisations Contrôle total sur ce document.

Si un document avec autorisation restreinte est transféré à une personne non autorisée, un message s'affiche avec l'adresse de messagerie de l'auteur du document pour que cette personne puisse demander l'autorisation d'ouvrir le document. Si l'auteur choisit de ne pas inclure d'adresse de messagerie, les utilisateurs non autorisés reçoivent simplement un message d'erreur.

Client Windows Rights Management

Pour bénéficier de cette nouvelle technologie, vous devez d'abord installer le client Windows Rights Management. Vous devrez disposer de droits d'administration pour installer ce client sur votre ordinateur et vous assurer qu'il fonctionne correctement.

Module complémentaire Gestion des droits pour Internet Explorer

Étant donné que les autorisations sont accordées dans un programme Office 2003, les documents Office 2003 avec autorisation restreinte peuvent uniquement être ouverts par Office 2003. Cependant, le Module complémentaire Gestion des droits pour Internet Explorer permet aux personnes autorisées qui ne disposent pas de Microsoft Office 2003 de lire le contenu avec autorisation restreinte.

Configuration serveur requise pour IRM

Microsoft Windows Server 2003 avec les services RMS (Windows Rights Management Services) est requis pour activer la fonctionnalité IRM dans Office 2003. Microsoft héberge également un service d'essai IRM gratuit pour les clients qui ne disposent pas de Windows Server 2003. Ce service permettra aux utilisateurs de partager des documents et des messages avec autorisation restreinte en utilisant Microsoft .NET Passport comme mécanisme d'authentification au lieu de Active Directory.

Pour plus d'informations sur Information Rights Management, visitez Microsoft TechNet.