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S'applique à : Microsoft Office Word 2003
Avez-vous jamais reçu un document Microsoft Word 2002 contenant des douzaines de polices et de tailles de caractères différentes, puis essayé de le rendre plus homogène ? Vous a-t-on demandé un jour de réunir plusieurs documents créés par différentes personnes pour n'en faire qu'un seul ? Ou encore, vous êtes-vous incidemment trouvé face à un document contenant une multitude de formats différents? Si votre document ne contient pas deux paragraphes identiques, vous trouverez ci-après des méthodes qui pourront vous aider.
Contrôle du mode de collage du texteLa première des mesures s'appelle la prévention. Vous pouvez empêcher tout texte dont la mise en forme diffère de celle de votre document de s'insérer dans celui-ci lorsque vous effectuez des copier-coller à partir d'autres documents dont la mise en forme est différente de celle du texte de destination. Si votre document contient déjà des mises en forme hétérogènes, les autres méthodes décrites dans cet article vous aideront à résoudre ce problème. Si la mise en forme du texte est différente dans les documents, ou les autres ressources, à partir desquels vous le copiez, vous devez alors contrôler la mise en forme de ce texte au moment où vous le collez. Le bouton Options de Word 2002 vous permet de mettre en forme le texte collé à l'identique de celui qui existe déjà dans votre document, de manière à obtenir une cohérence dans l'ensemble du texte. Définition des options de mise en formeLe bouton Options apparaît sous la sélection collée une fois le texte collé. Ce bouton fait apparaître une liste qui vous permet de choisir comment le texte doit être collé dans le document. Les options disponibles dépendent du type de contenu à coller, du programme à partir duquel vous effectuez le collage et du format du texte dans lequel vous insérez l'élément que vous collez. Par exemple, si vous collez des éléments de liste à côté d'une autre liste, vous pouvez décider si vous voulez que le texte soit collé dans cette autre liste ou dans une nouvelle liste. Si vous collez un texte dans un paragraphe, vous pouvez choisir de conserver sa mise en forme initiale ou lui appliquer celle du texte environnant. Si vous collez des données à partir de Microsoft Excel, vous pouvez indiquer si vous voulez ou non lier ces données et les mettre en forme. Affichage et modification de la mise en forme et des stylesLa méthode suivante consiste à afficher et à modifier la mise en forme de votre document dans le volet Styles et mise en forme. À partir du volet, vous pouvez voir la mise en forme appliquée dans le document, sélectionner le texte avec la même mise en forme, puis réappliquer cette mise en forme ailleurs dans le document afin d'obtenir un aspect plus homogène. Pour ouvrir le volet, cliquez sur Styles et mise en forme dans la barre d'outils Mise en forme. Chaque fois que vous cliquez sur le texte dans le document, la description de sa mise en forme s'affiche dans le volet. Vous pouvez afficher différents types de mise en forme dans le volet. Deux paramètres sont particulièrement utiles pour homogénéiser votre document. Vous pouvez les régler par le biais de la zone Afficher. Le paramètre Mise en forme disponible vous permet de visualiser les différentes mises en forme disponibles dans le document. Cela comprend la mise en forme appliquée, les styles créés et les titres. Le paramètre Mise en forme en cours d'utilisation affiche uniquement la mise en forme active, c'est-à-dire celle appliquée à cette partie du document. Imaginons que vous receviez un document qui contient des disparités dans la mise en forme des paragraphes. Lorsque vous cliquez dans ce document, vous voyez que huit paragraphes utilisent la police de caractères Arial 11 points, cinq utilisent la police Times New Roman 10 points et deux la police Verdana 11 points. Pour tous ces paragraphes, vous aimeriez utiliser la police Arial 11 points, c'est-à-dire le style Normal, ou par défaut, appliqué à votre document. Malheureusement, les paragraphes concernés sont disséminés à travers le document et vous ne voulez pas perdre de temps à identifier la mise en forme de chaque paragraphe. Le volet Styles et mise en forme vous permet de sélectionner facilement le texte ayant la même mise en forme. Il suffit ensuite d'un simple clic pour sélectionner tout le texte utilisant la police Times New Roman 10 points, puis d'un autre clic pour lui appliquer le style de police de caractères par défaut Arial. À mesure que vous identifiez les mises en forme que vous ne voulez pas conserver et que vous les remplacez par le style par défaut Arial, vous remarquez que votre document devient plus homogène et que les descriptions de mise en forme affichées dans le volet sont moins nombreuses. Cette procédure vise à appliquer rapidement une mise en forme déjà utilisée dans un document.
Affichage des caractéristiques de la mise en formeLorsque vous travaillez sur votre document, vous souhaitez parfois connaître les caractéristiques de la mise en forme appliquée. Vous pouvez bien sûr pointer sur une description de mise en forme dans le volet Styles et mise en forme pour afficher une description, mais vous pouvez aussi afficher davantage d'informations en utilisant le volet Révéler la mise en forme. Le volet Révéler la mise en forme affiche de nombreuses informations sur le texte : la police utilisée, l'interlignage, les styles et la langue. Vous pouvez développer ou réduire ces caractéristiques pour afficher plus spécifiquement celles qui vous intéressent. Lorsque vous examinez les caractéristiques, vous pouvez double-cliquer sur les termes soulignés et colorés en bleu pour afficher des boîtes de dialogue qui vous permettent de modifier la mise en forme.
Comparaison de mises en forme prochesLe volet Révéler la mise en forme permet aussi de comparer des paragraphes ayant une mise en forme proche. Imaginons que vous travailliez sur un contrat juridique et que le texte d'un paragraphe ressemble à celui d'un autre paragraphe sans être exactement identique toutefois. Au lieu d'analyser en détail les deux paragraphes pour identifier leurs différences, vous pouvez rapidement comparer leurs mises en forme respectives.
Vous pouvez comparer deux sélections de texte pour savoir en quoi leurs propriétés de mise en forme sont différentes, en particulier, lorsque deux paragraphes ne sont pas identiques mais que vous ne savez pas exactement quelles sont leurs propriétés qui diffèrent.
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