Supprimer les modifications et les commentaires dans un document

Dans cet article


Mes modifications sont visibles

Votre collègue joint à un message électronique un document que vous trouvez intéressant et que vous souhaitez utiliser comme point de départ pour un autre document. Vous l’enregistrez sous un autre nom et l’adaptez à vos besoins. Il ne vous vient pas à l’esprit que votre collègue ait pu laisser des commentaires dans le document d’origine, car vous ne les voyez pas dans l’exemplaire qu’il vous a envoyé.

Vous êtes prêt à transmettre le document à vos clients mais souhaitez leur transmettre votre version du document et non une accumulation du document d’origine, des commentaires de votre collègue et de vos mises à jour.

Ou bien, vous avez utilisé la fonctionnalité Suivi des modifications dans Word pour conserver une trace des modifications que vous avez apportées à votre CV. Maintenant, vous souhaitez envoyer le CV à un employeur potentiel, qui ne doit voir que le résultat de vos modifications et non toute la démarche que vous avez suivie pour y arriver.

Dans un cas comme dans l’autre, vous êtes très surpris lorsque le destinataire trouve votre document difficile à lire avec toutes ces ratures, ces traits de soulignement et ces bulles en marge des pages. Regardez ce paragraphe dans votre CV : trois points différents apparaissent barrés. De plus, vos aptitudes que vous souhaitez mettre en avant dans cette version de votre CV apparaissent soulignées. Vous risquez fort de ne pas décrocher le poste !

Document contenant des marques de révision

Ce texte ne se trouvait pas dans le document lorsque vous l’avez envoyé. Comment Word l’a-t-il trouvé et affiché ? Que pouvez-vous faire pour que Word se comporte normalement ?

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Fonctionnalité Suivi des modifications

Sans vous en apercevoir, vous travaillez dans Word avec la fonctionnalité Suivi des modifications ou Commentaires activée. En règle générale, lorsque Word assure le suivi des modifications, les marges présentent les suppressions dans des bulles et les insertions sous la forme de texte souligné. Les suppressions, autant que les commentaires (ou annotations), sont aussi affichées entre les lignes.

Il existe différentes façons de masquer les marques de révision ou les commentaires. Cependant, toutes les modifications faites avec la fonctionnalité Suivi des modifications activée, et tous les commentaires insérés, restent partie intégrante du document tant qu’elles n’ont pas été acceptées ou refusées (supprimés, dans le cas de commentaires).

 Remarque    Masquer ne revient pas à supprimer les marques de révision ou les commentaires existants dans le document. En revanche, masquer des marques de révision vous permet d’afficher le document sans devoir parcourir le texte barré, le texte souligné et les bulles.

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Comment vérifier les marques de révision et les commentaires dans un document ?

Word 2010 fournit une fonctionnalité appelée Inspecteur de document qui vous permet de vérifier les marques de révision, les commentaires, le texte masqué et toutes les informations personnelles dans tout type de document. Pour vérifier un document, effectuez les opérations suivantes :

  1. Ouvrez le document pour lequel vous souhaitez inspecter les marques de révision et les commentaires.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  3. Cliquez sur Informations, sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.
  4. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, cliquez sur Inspecter.
  5. Examinez les résultats de l’inspection. Si l’Inspecteur de document trouve des commentaires et des marques de révision, vous êtes invité à cliquer sur Supprimer tout en regard de Commentaires, révisions, versions et annotations.
  6. Cliquez sur Réinspecter ou Fermer.

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Comment se débarrasser des marques de révision et des commentaires ?

Pour vous débarrasser des marques de révision et des commentaires, acceptez ou refusez-les. Dans le cas de commentaires, supprimez-les. Voici comment :

  1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche en regard de Afficher les marques.
    Liste d’options Afficher les marques
  2. Assurez-vous qu’une coche apparaît à côté de chacun des éléments suivants :
  • Commentaires
  • Encre
  • Insertions et suppressions
  • Mise en forme
  • Relecteurs (pointez sur Relecteurs, puis assurez-vous que l’option Tous les relecteurs est sélectionnée).

Si un élément n’est pas coché, cliquez dessus pour le sélectionner.

  1. Dans le groupe Modifications de l’onglet Révision, cliquez sur Suivant ou sur Précédent.
    Groupe Modifications

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :
  • Dans le groupe Modifications, cliquez sur Accepter.
  • Dans le groupe Modifications, cliquez sur Refuser.
  • Dans le groupe Commentaires, cliquez sur Supprimer.
  1. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que toutes les marques de révision dans le document aient été acceptées ou refusées et que tous les commentaires aient été supprimés.

 Remarques 

  • Si vous souhaitez accepter toutes les modifications en une seule fois, cliquez sur Accepter puis sur Accepter toutes les modifications dans le document.
  • Si vous souhaitez refuser toutes les modifications en une seule fois, cliquez sur Refuser puis sur Refuser toutes les modifications dans le document.
  • Pour retirer tous les commentaires, supprimez-les. Dans Commentaires, cliquez sur la flèche en regard de Supprimer, puis sur Supprimer tous les commentaires du document.

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Comment ces marques de révision et ces commentaires sont-ils arrivés là ?

Vous avez sans doute pensé avoir supprimé les commentaires ou les marques de révision, ou encore avoir reçu le document de quelqu’un d’autre sans réaliser qu’il en contenait. Comment Word stocke-t-il ces éléments sans que vous en soyez conscient ?

Vous, ou l’expéditeur du document, pouvez avoir masqué les marques de révision ou les commentaires pour faciliter la lecture du document. Toutefois, masquer les marques de révision ne les supprime pas. Elles resteront dans le document tant que vous ne procédez pas à l’opération de suppression. En fonction de votre version de Word et des paramètres utilisés, les marques de révision ou les commentaires peuvent réapparaître à l’ouverture du document.

Pour que les marques de révision et les commentaires disparaissent, acceptez ou refusez les marques de révision et supprimez les commentaires avant de partager le document avec d’autres personnes.

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Comment rechercher des modifications et des commentaires masqués

Il existe plusieurs façons de masquer des marques de révision et des commentaires, ce qui peut vous amener à penser que le document n’en comporte pas.

  • Afficher pour la révision    Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, la zone Afficher pour la révision indique votre mode d’affichage. Elle fournit également des options supplémentaires pour l’affichage de votre document. Si vous cliquez sur Final ou Original, les marques de révision et les commentaires sont masqués. Pour les afficher, sélectionnez Final : Afficher les marques ou Original : Afficher les marques.

    Afficher pour la révision dans le groupe Suivi
  • Afficher les marques    Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, vous pouvez utiliser la liste Afficher les marques pour masquer des commentaires et des marques de révision. Les éléments cochés dans Afficher les marques sont affichés ; les éléments non cochés sont masqués. Pour afficher un élément, comme les Insertions et suppressions, cliquez dessus dans le menu Afficher les marques.
    Liste d’options Afficher les marques

Pourquoi Microsoft Office Word affiche les marques de révision et les commentaires par défaut

Pour vous empêcher de distribuer par inadvertance les documents qui contiennent des marques de révision et des commentaires, Word les affiche par défaut. Final avec marques est l’option par défaut dans la zone Afficher pour la révision.

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Puis-je avoir le choix entre les deux ?

Si vous souhaitez conserver les marques de révision ou les commentaires dans un document et partager ce dernier sans que les autres les voient, la meilleure solution est de conserver deux exemplaires séparés du même document.

Créez une copie publique à distribuer et gardez une copie privée pour vous-même. Dans la version publique du document, acceptez ou refusez toutes les marques de révision et supprimez tous les commentaires, comme le décrit cet article. Dans la version privée du document, vous pouvez laisser en place les marques de révision et les commentaires.

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S'applique à :
Word 2010