Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, il se peut que vous ne souhaitiez pas fusionner les informations provenant de tous les enregistrements de ce fichier dans vos documents de base.
Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments dans votre fichier de données, procédez comme suit :
- Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.
- Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Sélectionner des enregistrements individuels Cette méthode est la plus pratique si votre liste n'est pas trop longue. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.
Si vous souhaitez inclure uniquement certains enregistrements dans votre fusion, vous pouvez désactiver la case à cocher située dans la ligne d'en-tête et sélectionner uniquement les enregistrements souhaités. De même, si vous souhaitez inclure la majorité des éléments de la liste, activez cette même case à cocher puis désactivez les cases à cocher correspondant aux enregistrements à exclure.
- Trier les enregistrements Cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. La liste est triée dans l'ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne pour trier la liste dans l'ordre alphabétique décroissant (Z à A).
Pour effectuer un processus de tri plus complexe, cliquez sur Trier dans la section Affiner la liste de destinataires et définissez vos préférences de tri sous l'onglet Trier les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de tri si vous souhaitez afficher la liste des destinataires par ordre alphabétique des noms de famille au sein de chaque code postal, et trier les codes postaux par ordre numérique.
- Filtrer les enregistrements Cette fonctionnalité est pratique si la liste contient des enregistrements que vous ne souhaitez pas afficher ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements.
Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :
- Sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Filtrer.
- Sous l'onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier, choisissez le critère de tri à utiliser.
Par exemple, pour générer des copies de votre document de base uniquement pour les adresses qui ont l'Australie pour pays ou région, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison, et Australie dans la liste Comparer à.
- Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur Et ou sur Ou et spécifiez des critères supplémentaires.
Par exemple, pour créer des copies de votre document de base uniquement pour les sociétés situées à Munich, filtrez les enregistrements dont le champ Ville contient Munich et dont le champ Nom de la société est renseigné. Si vous utilisez Ou plutôt que Et dans ce filtre, votre processus de fusion et publipostage incluera toutes les adresses à Munich, ainsi que toutes les adresses comportant un nom de société, indépendamment de la ville.
Remarque Si vous avez installé un logiciel de validation d'adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.
