Avec Microsoft Office 365, vous pouvez créer des projets, travailler simultanément sur les mêmes fichiers et effectuer le suivi de votre avancement de manière rapide et efficace, tout ceci sans entraver le travail de vos collègues.
En quoi cela peut-il aider ? Imaginez que vous avez un projet de grande envergure à réaliser, par exemple une demande de subvention, et que votre équipe doit rassembler toutes les données, rédiger la proposition, la peaufiner et la soumettre dans les délais, sous peine de ne pas bénéficier de cette source de financement potentielle.
Vous pouvez créer une feuille de suivi dans Microsoft Excel ou travailler à partir d’un modèle.
Vous pouvez ajouter des affectations (les tâches qui doivent être effectuées et qui va les effectuer) et une planification (délais dans lesquels ces tâches doivent être effectuées).
Vous pouvez établir des liens vers des informations importantes.
Vous pouvez également configurer une mesure d’état (telle que Non démarré, En cours ou Achevé). Un codage par couleur, par exemple rouge-jaune-vert, vous permet de voir en un coup d’œil l’état de chaque tâche.
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour rendre le codage de couleur automatique.
Une fois votre feuille de suivi configurée, vous pouvez l’enregistrer dans la Bibliothèque de documents sur votre site d’équipe Office 365 de sorte que tous les membres de votre équipe puissent la visualiser et la mettre à jour.
Configurez une alerte afin d’être informé chaque fois que l’un des membres de votre équipe modifie la feuille de suivi.
Envoyez du courrier électronique à vos collègues afin de leur indiquer l’emplacement où ils peuvent mettre à jour la feuille de suivi.
Ils peuvent utiliser Microsoft Excel Web App pour mettre à jour la feuille de suivi et travailler tous dessus simultanément.
Ils peuvent obtenir rapidement des réponses à leurs questions en accédant à Microsoft Lync Online.
Les membres de votre équipe peuvent également télécharger les documents qu’ils créent dans la Bibliothèque de documents et ajouter des liens vers la feuille de suivi, de sorte que tout le monde puisse rapidement accéder à chaque composant du projet.
Vous pouvez vérifier l’avancement du projet chaque fois que vous êtes en ligne, y compris depuis votre téléphone.
Office 365 peut vous aider à rationaliser vos processus et à accélérer l’exécution des tâches, ce qui vous permet d’axer votre attention sur la qualité.
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