Microsoft Office 365 offre un espace de stockage dans le Cloud pour vos documents afin que vous puissiez y accéder à tout moment, où que vous soyez. En outre, avec Microsoft Office Web Apps, vous pouvez lire ou même modifier des documents professionnels importants lorsque vous n’avez pas sous la main un ordinateur avec une version récente de Microsoft Office.
Tout ce dont vous avez besoin pour être productif est une connexion Internet ou Smartphone à votre site d’équipe Office 365.
Votre site d’équipe se compose d’une bibliothèque permettant de stocker et de partager vos documents. Vous pouvez l’utiliser pour tous vos documents ou bien en personnaliser une pour pouvoir gérer un certain type de document. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de communiqués de presse qui peuvent être triés ou filtrés selon certaines propriétés associées aux documents, telles que la date de publication ou le sujet.
Pour plus d’informations sur les bibliothèques SharePoint, notamment sur les bibliothèques de documents, voir Introduction aux bibliothèques. Veillez à suivre les liens dans la section Voir aussi pour obtenir des instructions sur la création et la personnalisation des bibliothèques (en créant ou modifiant des colonnes, lesquelles stockent les propriétés des documents).
Si vous créez une bibliothèque personnalisée, vous pouvez la configurer de manière à ce que la commande Nouveau document ouvre un modèle personnalisé, comme par exemple un communiqué de presse contenant du texte réutilisable. Si la personne qui crée le document ne dispose pas d’une version récente d’Office (Office 2003 ou ultérieur), SharePoint ouvre le nouveau document dans Office Web Apps. Pour savoir comment définir le modèle, voir Définir un modèle de fichier pour une bibliothèque de documents ou de formulaires.
Votre document professionnel peut déjà se trouver sur votre ordinateur ou vous pouvez en créer un à partir d’un modèle. Par exemple, voici le modèle de communiqué de presse qui est utilisé dans la vidéo : Communiqué de presse (thème Élégant). Recherchez un modèle répondant à vos besoins en cliquant sur Fichier et sur Nouveau dans votre programme Office, ou en recherchant dans Modèles sur Office.com.
Pour placer votre document dans la bibliothèque, à laquelle vous pouvez accéder dans Office Web Apps, voir Utilisation d’Office Web Apps dans SharePoint.
Si vous créez un document à partir d’un modèle et que vous souhaitez procéder ainsi pour tous les nouveaux documents de la bibliothèque, veuillez suivre la procédure ci-dessous :
- Ouvrez un nouveau document dans votre programme Office (Word, Excel ou PowerPoint) : sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez le modèle de votre choix.
- Personnalisez le contenu de sorte que le document puisse servir de base à tous les documents de ce type. Par exemple, dans un modèle de communiqué de presse, incluez les coordonnées de votre société, la phrase « Pour parution immédiate », ainsi que tout autre texte standard.
- Enregistrez le document dans un emplacement que vous pourrez facilement retenir tel que votre Bureau.
- Stockez une copie du document dans le dossier Formulaires associé à la bibliothèque et modifiez les paramètres de la bibliothèque de sorte que celle-ci ouvre une copie du document lorsque la commande Nouveau document est utilisée. Pour obtenir des instructions, voir Spécifier un modèle de fichier personnalisé pour une bibliothèque de documents ou de formulaires.
Pour obtenir des informations sur l’accès à vos documents en utilisant votre smartphone, voir :
Autres actions possibles
