Vidéo : Introduction à l’interface utilisateur Access 2010

Access 2010 propose une nouvelle interface utilisateur qui organise les commandes liés aux fichiers, et propose une meilleure continuité avec les autres programmes Office. Regardez la vidéo pour découvrir le mode Backstage Microsoft Office.

Contenu de la vidéo


Vue d’ensemble du mode Backstage

La plupart des commandes du ruban Access concernent l’utilisation des enregistrements et objets d’une base de données. En revanche, le mode Backstage contient principalement les commandes relatives au fichier de base de données lui-même. Le mode Backstage apparaît lorsque vous ouvrez Access 2010 pour la première fois. Si une base de données est déjà ouverte, le mode Backstage est accessible en cliquant sur l’onglet Fichier. À tout instant, vous pouvez cliquer sur Fichier ou appuyer sur ÉCHAP pour revenir dans l’espace de travail de la base de données.

Volet de navigation

Le côté gauche du mode Backstage contient les commandes liées aux fichiers les plus couramment utilisées, comme illustré dans le tableau suivant :

Commande Description

Enregistrer

Enregistre la base de données ouverte.

Enregistrer l’objet sous

Enregistre l’objet sélectionné sous un autre objet ou un autre type d’objet.

Enregistrer la base de données sous

Enregistre la base de données comme base de données Access 2010, sous un nom différent.

 Remarque    Pour enregistrer une base de données sous un format de fichier antérieur à Access 2010, utilisez les commandes de la page Enregistrer et publier, sous Enregistrer la base de données sous.

Ouvrir

Permet de rechercher une base de données et de l’ouvrir.

Fermer la base de données/Fermer l’application Web

Ferme la base de données ou application Web ouverte.


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Informations

 Remarque    Cette page n’est disponible que lorsqu’une base de données est ouverte.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Fichier alors qu’une base de données est ouverte, Access affiche par défaut la page Informations. Selon le type de base de données ouverte, les commandes suivantes sont présentes sur la page :

Commande Description

Activer le contenu

Si la base de données provient d’une source fiable, cliquez sur ce bouton pour activer tout le contenu actif, tel que le code VBA, que contient la base de données.

Publier sur Access Services.

Ce bouton n’est présent que si la base de données contient un ou plusieurs objets Web compatibles. S’il est disponible, cliquez dessus pour démarrer la publication de la base de données sur un serveur SharePoint.

Compacter et réparer

Effectue les tâches de maintenance sur votre base de données pour réduire la taille de fichier et détecter les problèmes.

Chiffrer avec mot de passe

Permet de restreindre l’accès à la base de données en exigeant un mot de passe avant de l’utiliser. Si le format de fichier est Access 2007 ou version ultérieure, le fichier de base de données est également chiffré.
Revenir au document (image miniature) Ferme le mode Backstage et revient à l’espace de travail de la base de données.

Afficher et modifier les propriétés de la base de données.

Ouvre la boîte de dialogue des propriétés de la base de données, dans laquelle vous pouvez consulter ou modifier des informations supplémentaires relatives au fichier de base de données.

Synchroniser tout

Si la base de données est une application Web qui a été publiée sur un serveur SharePoint, la page Informations propose un bouton Synchroniser tout, qui permet d’envoyer les modifications vers ou depuis le serveur.

Afficher la table du journal de l'application

Si la base de données est une application Web qui a été publiée sur un serveur SharePoint, la page Informations propose un bouton Afficher la table du journal de l'application, qui ouvre une table contenant les informations sur les erreurs qui se sont produites pendant les opérations de publication ou de synchronisation.


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Récent

La page Récent affiche la liste des dernières bases de données que vous avez utilisées. Cette liste varie au fil du temps en fonction des bases de données que vous ouvrez.

Épingler une base de données en haut de la liste Bases de données récentes

Pour « épingler » une base de données en haut de la liste afin qu’elle soit toujours accessible :

  • Cliquez sur l’icône en forme d’épingle située à côté du nom de la base de données.

Définir le nombre de bases de données affichées dans la liste Bases de données récentes

Il est possible de contrôler le nombre de bases de données récemment utilisées affichées dans la liste Bases de données récentes.

  1. Sous l’onglet Fichier, sous Aide, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur Paramètres du client, puis, sous Affichage, entrez une valeur dans la zone Afficher ce nombre de documents récents. Le nombre maximal autorisé est 50.
  3. Afficher la liste des bases de données récentes dans le volet de navigation Backstage (juste sous la commande Fermer la base de données)

Afficher la liste des bases de données récentes dans le volet de navigation Backstage

Pour accéder plus rapidement aux bases de données les plus récemment utilisées, vous pouvez afficher la liste des bases de données récentes dans le volet de navigation Backstage (juste sous la commande Fermer la base de données).

  1. Activez la case à cocher Accédez rapidement à ce nombre de bases de données récentesen bas de la page Récent.
  2. Entrez le nombre de bases de données récentes que vous voulez afficher dans le volet de navigation. Ce nombre ne peut pas excéder le nombre de bases de données récentes affichées dans la page Récent elle-même (voir la procédure précédente pour plus d’informations sur la définition de cette valeur).

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Nouveau

La page Nouveau explique comment créer une base de données (ex nihilo ou à partir d’un modèle). Ou, dans la partie supérieure du volet de navigation, vous pouvez cliquer sur Ouvrir pour ouvrir une base de données existante.

Créer une base de données vide

Lors de la création d’une base de données vide avec Access 2010, vous avez le choix entre créer une base de données client ou une base de données Web. Une base de données client constitue le type standard de base de données dont les utilisateurs des versions antérieures d’Access sont familiers, tandis qu’une base de données Web est conçue pour être compatible avec la nouvelle fonctionnalité Publier sur Access Services. Si vous avez accès à un serveur SharePoint qui exécute Access Services, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour créer et déployer une base de données Access Web que les autres personnes peuvent utiliser dans un navigateur Web standard, même si Access n’est pas installé sur leurs ordinateurs.

Utilisez la procédure suivante pour créer une base de données vide :

  1. Dans la page Nouveau, cliquez sur Base de données vide pour créer une base de données client, ou Base de données Web vide pour créer une base de données Web.
  2. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier.
  3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton Parcourir situé à côté de la zone Nom de fichier et recherchez l’emplacement où la base de données sera enregistrée.
  4. Cliquez sur Créer.

Créer une base de données à partir d’un modèle

Access 2010 contient un certain nombre de modèles de bases de données qui sont installés en même temps que l’application. Il s’agit aussi bien de bases de données clients que de bases de données Web. Pour sélectionner l’un des modèles :

  1. Dans la page Nouveau, cliquez sur Exemples de modèles.

    Access affiche les modèles qui sont inclus dans l’application.Tout modèle comportant les mots « Base de données Web » dans le titre est conçu pour être compatible avec la fonctionnalité Publier sur Access Services.
  2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
  3. Le cas échéant, entrez un nouveau nom dans la zone Nom de fichier ou cliquez sur le bouton Parcourir à côté de la zone Nom de fichier, puis recherchez l’emplacement où la base de données sera enregistrée.
  4. Cliquez sur Créer.

    Access crée la nouvelle base de données et l’ouvre. Vous pouvez commencer à utiliser la base de données telle quelle ou la modifier pour l’adapter à vos besoins.

Bien d’autres modèles sont disponibles sur le site Web Office. Pour rechercher un modèle, entrez un mot clé dans la zone Rechercher des modèles sur Office.com, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Lorsque vous trouvez un modèle que vous voulez utiliser, suivez les étapes 2 à 4 de la procédure précédente pour créer une base de données à partir de ce modèle.

 Conseil    Utilisez les boutons de navigation en haut de la page Nouveau pour vous déplacer vers l’avant ou vers l’arrière, ou pour accéder directement à l’écran Accueil.

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Imprimer

 Remarque    Cette page n’est disponible que lorsqu’une base de données est ouverte. En outre, un objet doit être ouvert ou sélectionné avant que les commandes ne puissent être disponibles.

La page Imprimer comporte trois commandes pour imprimer l’objet actuellement sélectionné.

Commande Description

Impression rapide

Envoie l’objet directement vers l’imprimante par défaut sans d’abord ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.

Imprimer

Ouvre la boîte de dialogue Imprimer de telle sorte que vous puissiez sélectionner l’imprimante, le nombre d’exemplaires et autres options, avant de déclencher l’impression.

Aperçu avant impression

Affiche l’objet en cours dans un volet ou une fenêtre d’aperçu. Dans Aperçu avant impression, vous pouvez définir les marges, la mise en page et autres options avant de lancer l’impression. Vous pouvez aussi exporter les données de l’objet vers d’autres formats de fichier, tels que Microsoft Excel, ou créer un document PDF ou XPS.


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Enregistrer et publier

 Remarque    Cette page n’est disponible que lorsqu’une base de données est ouverte.

La page Enregistrer et publier contient les commandes pour enregistrer la base de données ou l’objet en cours, ainsi que pour déployer et sauvegarder la base de données en cours.

Enregistrer la base de données sous

Cette section de la page Enregistrer et publier contient les commandes pour enregistrer la base de données en cours sous différents formats de fichier Access, y compris ceux des versions antérieures (.mdb), et en tant que modèle (.accdt).

La sous-section Avancé contient les commandes permettant de déployer et sauvegarder la base de données en cours. Pour plus d’informations, consultez les articles Méthodes pour partager une base de données Access et Protéger vos données avec la fonction de sauvegarde et de restauration.

Enregistrer l’objet sous

Si un objet est sélectionné ou ouvert, vous pouvez utiliser les commandes de cette section pour l’enregistrer comme nouvel objet, ou pour publier l’objet comme fichier PDF ou XPS.

Publier sur Access Services.

Cette section propose une vue d’ensemble et les commandes relatives à la publication et à la synchronisation de la base de données en cours comme application Web sur un serveur SharePoint.

Pour plus d’informations sur la fonctionnalité de publication sur Access Services, voir l’article Créer une base de données Access à partager sur le Web (éventuellement en anglais).

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Aide

La page Aide contient les boutons qui permettent d’accéder à l’aide et au support technique, d’ouvrir la boîte de dialogue Options Access ou de rechercher les mises à jour Office. Cette page comporte aussi les informations de licence et de version de votre version Access.

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