Instructions d’envoi de modèles Microsoft Office Word 2007

 Important    Cet article offre des instructions d’envoi et des pratiques recommandées aux partenaires Microsoft désireux de créer des modèles Microsoft Office Word 2007 qui répondent aux exigences de publication du site Web Modèles Microsoft Office Online. Certains conseils sont fournis, mais pour les informations sur les procédures et l’aide sur les différentes fonctionnalités, voir le site Web Aide et procédures Word 2007. Pour plus d’informations sur la création, la modification ou l’application de modèles, voir Définition d’un modèle

Un modèle Microsoft Office Word 2007 contient des exemples de contenu, de mise en forme ou d’objets qui permettent de créer un nouveau document rapidement et facilement.

Vous trouverez dans cet article des instructions pour créer des modèles Word 2007, les enregistrer, les partager et les mettre en forme. Ils seront ainsi faciles à utiliser et fonctionneront correctement lors de leur personnalisation, impression ou consultation sur d’autres ordinateurs.

Les instructions sont destinées à aider les partenaires Microsoft à satisfaire aux exigences de publication du site Web Modèles Microsoft Office Online, mais il se peut aussi que vous les trouviez utiles si vous voulez créer des modèles afin de les utiliser chez vous ou au travail.

 Conseil   Si vous souhaitez découvrir les nouveautés en matière de modèles Office Online, consultez le Blog sur les modèles.

Dans cet article


Avant de commencer

Si vous envisagez de créer un modèle, consultez les rubriques À lire avant de créer un modèle et Instructions de facilité d’utilisation (accessibilité) pour créer des modèles. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez partager vos modèles si vous êtes un partenaire Microsoft, en envoyant vos modèles à votre contact Microsoft.

Pour obtenir un résumé de ces instructions, voir l’Aide-mémoire pour créer des modèles Word 2007.

Conditions d’installation requises

Vérifiez que le système d’exploitation et les paramètres spécifiques à l’application qui sont configurés sur l’ordinateur que vous utilisez pour créer des modèles pour Office Online sont les suivants.

Conditions requises pour le système d’exploitation

  • Pour des raisons de sécurité, assurez-vous que les paramètres de sécurité recommandés sont activés pour votre système d’exploitation et que votre logiciel antivirus est à jour.
  • Assurez-vous que la langue dans laquelle vous créez votre modèle est la même que celle de votre système d’exploitation et de Word 2007.

Configuration requise Word 2007

  • Utilisez uniquement une nouvelle installation de Word 2007, sans compléments ou polices supplémentaires par exemple. Vous serez ainsi sûr que vos modèles pourront être utilisés sur la plupart des ordinateurs des clients.
  • Utilisez les options de marges et de mise en page par défaut de Word 2007. Ainsi, la plupart des clients pourront visualiser et imprimer vos modèles sans problème. Pour plus d’informations, voir Options de mise en page plus loin dans ce document.

Paramètres de localisation

Pour éviter tout problème d’outils et de processus lorsque vos modèles sont localisés dans d’autres langues, vérifiez que les données linguistiques, les actions et les informations confidentielles ne sont pas incorporées ou stockées dans vos modèles.

Ouvrez un nouveau document Word 2007, puis réalisez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Options Word, puis sur Options avancées.
  2. Sous Préserver la fidélité lors du partage du document, désactivez les options Incorporer les données linguistiques et Incorporer les actions. Vérifiez que ces options sont désactivées pour les entrées de liste Tous les nouveaux documents et Document actif.
  3. Dans le même document, sous Options Word, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.
  4. Cliquez sur Options de confidentialité, puis désactivez l’option Stocker un nombre aléatoire pour améliorer l’exactitude de la fusion.

Comment créer un modèle

Pour créer un modèle, enregistrez un nouveau document ou un document existant à l’un des formats de fichier de modèle Word 2007. Vous utiliserez généralement le format de modèle Word (fichier DOTX), sauf si votre modèle contient des macros. Dans ce cas, vous devez utiliser le format de modèle Word prenant en charge les macros (fichier DOTM).

Pour en savoir plus sur la création et l’enregistrement de modèles, lisez Créer un nouveau modèle sur le site Web Aide et procédures Word 2007 ou exécutez ce qui suit :

  1. Ouvrez le document que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle ou ouvrez un nouveau document.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer sous.
  3. Accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le modèle, puis tapez un nom de fichier.
  4. Cliquez sur la zone Type de fichier et sélectionnez Modèle Word (ou sélectionnez Modèle Word prenant en charge les macros si vous avez ajouté des macros ou envisagez de le faire).
  5. Pour que Word 2007 génère automatiquement une image miniature de la première page du modèle, sélectionnez la case à cocher Enregistrer la miniature. Lorsque vous avez utilisé le modèle, l’image est affichée dans le volet Nouveau document sous Modèles récemment utilisés. Vous pourrez ainsi retrouver le modèle plus rapidement la prochaine fois que vous voudrez l’utiliser pour créer un nouveau document.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour ouvrir un document basé sur votre nouveau modèle, accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le modèle, puis double-cliquez sur le nom du fichier. Si vous préférez sélectionner et appliquer un modèle après avoir ouvert un nouveau document dans Word, enregistrez les modèles à l’emplacement réservé par défaut aux modèles sur votre ordinateur.

Vous pouvez ainsi les utiliser dans Mes modèles du volet Nouveau document. Sous Windows Vista, l’emplacement réservé par défaut aux modèles est C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles. Sous Windows XP, il se trouve sous C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Microsoft\Modèles.

Modifier un modèle

Vous pouvez enregistrer un document en tant que modèle à tout moment et le mettre à jour quand vous le souhaitez. Toutefois, après avoir créé le fichier de modèle, veillez à ouvrir le modèle, et non un document basé sur le modèle, pour y apporter des modifications. Procédure :

  1. Pour ouvrir un modèle, utilisez l’une des procédures suivantes :
    • Ouvrez Word 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Ouvrir. Accédez à l’emplacement où le modèle est stocké, sélectionnez le modèle, puis cliquez sur Ouvrir.
    • Accédez à l’emplacement où le modèle est stocké, cliquez avec le bouton droit sur le nom de fichier du modèle, puis cliquez sur Ouvrir.

 Remarque   Il peut s’agir d’un emplacement réseau, si le modèle est partagé sur un réseau, ou d’un dossier sur votre ordinateur, tel que le dossier Documents. Pour modifier un modèle qui apparaît dans le volet Nouveau document, sous Mes modèles, accédez à l’emplacement réservé par défaut aux modèles sur votre ordinateur. Sous Windows Vista, l’emplacement réservé par défaut aux modèles est C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles. Sous Windows XP, il se trouve sous C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Microsoft\Modèles.

  1. Modifiez et enregistrez le modèle.

Empêcher la modification d’un modèle (mode lecture seule)

Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes modifient un modèle, vous pouvez définir les propriétés du fichier sur « Lecture seule » au lieu de « Lecture-écriture » en réalisant les étapes suivantes :

  1. Accédez à l’emplacement où le modèle est stocké.

 Remarque   Il peut s’agir d’un emplacement réseau, si le modèle est partagé sur un réseau, ou d’un dossier sur votre ordinateur, tel que le dossier Documents. Pour modifier un modèle qui apparaît dans le volet Nouveau document, sous Mes modèles, accédez à l’emplacement réservé par défaut aux modèles sur votre ordinateur. Sous Windows Vista, l’emplacement réservé par défaut aux modèles est C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles. Sous Windows XP, il se trouve sous C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Microsoft\Modèles.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de fichier du modèle, puis cliquez sur Propriétés.
  2. Sous l’onglet Général en regard de l’option Attributs, sélectionnez la case à cocher Lecture seule, puis cliquez sur OK.
  3. Pour savoir si un modèle est en lecture seule, vérifiez que le titre est suivi de la mention (lecture seule) lorsque vous ouvrez le modèle. La mention (lecture seule) n’apparaît pas à l’emplacement où vous avez stocké le modèle. Elle apparaît uniquement après le titre lorsque vous ouvrez le modèle.

 Important   Si vous décidez de modifier le modèle ultérieurement, pensez à désactiver les propriétés en lecture seule avant de commencer. Sinon, Word vous demandera d’enregistrer le fichier sous un nom différent.

Afficher les modèles dans le volet Nouveau document de Word 2007, sous Mes modèles

Vous pouvez enregistrer un modèle à l’emplacement de votre choix sur votre ordinateur ou sur un réseau auquel vous avez accès. Vous pourrez alors ouvrir de nouveaux documents basés sur le modèle à partir de cet emplacement, en double-cliquant sur le modèle.

Vous pouvez également ouvrir un nouveau document et lui appliquer le modèle, via Mes modèles dans le volet Nouveau document de Word 2007. Cela vous évite d’accéder à l’emplacement où vous avez stocké le modèle chaque fois que vous souhaitez l’utiliser pour créer un nouveau document.

Pour pouvoir sélectionner un modèle dans Mes modèles, vous devez d’abord l’ajouter à l’emplacement réservé par défaut aux modèles sur votre ordinateur. Procédure :

  1. Accédez au dossier ou à l’emplacement où le modèle est stocké.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de fichier du modèle, puis cliquez sur Copier pour créer une copie du modèle, ou sur Couper pour déplacer le modèle sans conserver de copie.
  3. Accédez à l’emplacement réservé par défaut aux modèles sur votre ordinateur :
    • Sous Windows Vista, l’emplacement réservé par défaut aux modèles est C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles.
    • Sous Windows XP, il se trouve sous C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Microsoft\Modèles.
  4. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier par défaut, puis cliquez sur Coller.
  5. Pour savoir si votre modèle peut être utilisé à partir du volet Nouveau document, ouvrez Word, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Nouveau.
  6. Sous Modèles, cliquez sur Mes modèles pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau. Votre modèle s’affiche maintenant sous l’onglet Mes modèles.

 Remarque   Si vous copiez le modèle au lieu de le déplacer vers l’emplacement réservé par défaut aux modèles, veillez à traiter les deux copies du modèle lorsque vous apportez des modifications.

Pour afficher les modèles de réseau dans le volet Nouveau document Word 2007

Lorsque vous distribuez ou gérez des modèles sur un réseau, ces derniers sont disponibles dans le volet Nouveau document de Word 2007. Il n’est plus nécessaire d’accéder à l’emplacement du réseau où sont stockés les modèles.

Procédure pour afficher les modèles de réseau de Word 2007 :

  1. Ouvrez Word, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Word.
  2. Cliquez sur Options avancées, faites défiler jusqu’à la section Général, puis cliquez sur Emplacement des fichiers.
  3. Cliquez sur Modèles groupe de travail, puis sur Modifier.
  4. Accédez au partage réseau où sont stockés vos modèles, puis cliquez sur OK.

Cliquez sur Mes modèles dans la fenêtre du nouveau document pour faire apparaître les modèles stockés sur le lecteur réseau. Ils apparaissent toutefois avec les modèles stockés dans l’emplacement réservé par défaut sur l’ordinateur de l’utilisateur.

(Sous Windows Vista, l’emplacement réservé par défaut aux modèles est C:\Utilisateurs\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles. Sous Windows XP, il se trouve sous C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Microsoft\Modèles.)

 Conseil   Vérifiez que toutes les personnes ayant besoin des modèles ont accès au lecteur réseau et que l’emplacement est sécurisé et fiable. Vous devrez peut-être aussi définir les propriétés du dossier réseau ou les propriétés du fichier de modèle en lecture seule pour éviter toute modification accidentelle.

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Utiliser les thèmes, les styles et la mise en forme

Les thèmes permettent aux clients de modifier plus facilement l’aspect d’un modèle tout en conservant l’intégrité de la conception originale. En utilisant les thèmes disponibles sur l’onglet Mise en page du ruban, y compris les thèmes téléchargés depuis le site Web Modèles Microsoft Office Online, les clients peuvent modifier les polices et les couleurs d’un modèle en quelques clics.

Si vous n’êtes pas familier des thèmes ou de leur fonctionnement, commencez par lire Billet du blog Modèles : Définition des thèmes. Pour voir comment un modèle associé à un thème fonctionne, téléchargez le modèle Réception de donation et appliquez différents thèmes à partir de l’onglet Mise en page du ruban.

Comment concevoir un modèle associé à un thème ?

Pour créer un modèle associé à un thème, vous devez d’abord configurer des styles qui utilisent des couleurs et des combinaisons de polices de thème, puis appliquer ces styles à l’ensemble du texte et des objets du modèle. Cela peut vous épargner des problèmes de mise en forme et de mise en page lorsque des clients modifient le contenu d’un modèle pour en faire un usage personnel, par exemple, en ajoutant des lignes de texte ou en modifiant des images.

Les styles doivent utiliser des polices (titre) et (corps), à partir de combinaisons de polices prédéfinies dans Word 2007 ou de combinaisons de polices que vous avez vous-même créées à l’aide des options Polices de l’onglet Mise en page. Vous pouvez mettre en forme des styles à l’aide de vos options de mise en forme supplémentaires favorites. Vous pouvez également créer votre propre palette de couleurs de thème à l’aide des options Couleurs de l’onglet Mise en page.

 Important   Pour plus d’informations sur la création, l’application et la modification de styles dans Word 2007, voir le site Web Aide et procédure de Word 2007. Vous trouverez ci-dessous des instructions pour utiliser les styles, les thèmes et les polices dans un modèle.

Styles

La fenêtre Styles se trouve sous l’onglet Accueil du ruban de Word 2007. Appliquez les styles à l’ensemble du texte et des objets d’un modèle, notamment aux images et aux formes. Cependant, pour certains objets, tels que les formes, les formes automatiques et les Contrôles de contenu, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur l’objet pour rechercher des options de mise en forme supplémentaires.

  • Appliquez les styles à l’ensemble du texte dans un modèle, en vérifiant qu’ils contiennent toutes les mises en forme de police, de paragraphe et de liste.
  • Utilisez les couleurs et les polices de titre ou de corps de thème uniquement dans vos styles ; si vous le souhaitez, vous pouvez créer vos propres palettes de couleurs et vos combinaisons de polices de thème pour un modèle à l’aide des options Polices et Couleurs de l’onglet Mise en page du ruban.
  • Pour modifier l’apparence du texte ou des objets, modifiez le style qui y est associé dans le modèle au lieu de modifier manuellement le contenu du modèle.
  • Pour une utilisation optimale, essayez d’utiliser ou de modifier les styles par défaut dans le document, puis créez de nouveaux styles selon vos besoins.
  • Lorsque vous créez de nouveaux styles, veillez à ce que le nom du style corresponde explicitement à son emploi dans le modèle. Dans un prospectus pour un événement, par exemple, vous pouvez créer et appliquer un nouveau style au texte de l’espace réservé aux noms des sponsors. Le nom de style recommandé dans ce cas serait « Sponsor de l’événement » ou « Nom du sponsor de l’événement ».
  • Pour que vos styles soient accessibles plus rapidement aux clients qui veulent les appliquer ou les modifier après avoir ouvert le modèle, ouvrez le volet Styles. Configurez ensuite les options pour afficher les styles utilisés ou les styles du document actif. Supprimez tous les styles que vous créez ou modifiez mais que vous n’utilisez pas dans le modèle.

 Remarque   Pour un contrôle plus précis des styles affichés dans le volet Office Styles et de leur ordre d’affichage, ouvrez le volet Office Styles, puis cliquez sur le bouton Gérer les styles (pointez sur les boutons pour que leurs noms s’affichent). Dans la boîte de dialogue Gérer les styles, cliquez sur l’onglet Recommander, puis utilisez les options de configuration fournies.

 Remarque   Pour réutiliser plus facilement les styles dans plusieurs documents, importez ou exportez des styles à partir d’autres modèles à l’aide du bouton Importer/Exporter sous l’onglet Recommander, que vous trouverez à l’aide des étapes ci-dessus.

  • Si vous souhaitez que les clients puissent trouver et utiliser plus rapidement vos styles, ouvrez le volet Styles à partir de l’onglet Accueil, cliquez avec le bouton droit sur chaque style, puis cliquez sur Ajouter à la galerie de styles rapides.

Thèmes

  • Pour concevoir des modèles associés à un thème, associez tous les styles à un jeu de couleurs et à une combinaison de polices (polices de titre et de corps du texte). Pour ouvrir le volet Styles, sous l’onglet Accueil du ruban de Word 2007, cliquez sur la flèche dans l’angle inférieur droit de la section Styles.
  • Dans le volet Styles ou la galerie de styles rapides, cliquez avec le bouton droit sur les styles existants pour les modifier ou créez de nouveaux styles à l’aide des couleurs et des polices (titre) et (corps) (combinaisons de polices) de thème.
  • Vous pouvez utiliser les jeux de couleurs et les combinaisons de polices fournis avec Word 2007 ou vous pouvez créer et appliquer les vôtres. Pour créer de nouvelles combinaisons de polices et couleurs de thème, utilisez les options de la section Thèmes sous l’onglet Mise en page.
  • Lorsque vous mettez en forme les lignes et les couleurs de remplissage des formes et des formes automatiques, appliquez uniquement les couleurs de thème, et non les couleurs standard. Vous pouvez généralement accéder aux options de mise en forme en cliquant avec le bouton droit sur un objet. Des onglets de mise en forme sont aussi affichés automatiquement dans le ruban chaque fois que vous sélectionnez un objet.

Polices

  • Utilisez uniquement les polices fournies avec votre version de Windows et de Microsoft Office System. Vous les trouverez si vous utilisez une nouvelle installation de Word 2007 sur laquelle vous n’avez pas installé de polices supplémentaires pour Windows ou pour d’autres programmes de Microsoft Office. Si vous téléchargez et appliquez des polices supplémentaires, il se peut que les clients qui n’ont pas installé ces polices ne puissent pas imprimer ou afficher vos modèles.
  • Associez toutes les polices que vous utilisez dans le modèle à un style et modifiez le texte en mettant en forme le style uniquement. Ne modifiez pas manuellement la présentation du texte d’un modèle.
  • Utilisez des polices de titre et de corps de texte dans vos styles en les sélectionnant parmi les polices prédéfinies pour le thème actif du modèle. Ces options de police figurent dans la boîte de dialogue Modifier les styles en haut de la liste déroulante de mise en forme sous « Police du titre » et « Police du corps du texte », respectivement. Vous pouvez également créer des combinaisons de polices à l’aide de l’option Polices sous l’onglet Mise en page du ruban.
  • Pour modifier ou appliquer une couleur de police, modifiez le style que vous avez associé à la police et choisissez parmi les couleurs de thème uniquement. N’appliquez pas une couleur de police manuellement dans un modèle. Vous pouvez choisir parmi les palettes de couleurs de police dans Word 2007 ou créer des palettes de couleurs de police personnalisées.

Mise en forme des paragraphes et des caractères

  • Appliquez une mise en forme de paragraphe, notamment des paramètres de retraits, de tabulations, d’interlignes et de pagination, en mettant en forme les styles. Pour plus d’informations sur l’insertion de sauts de page, voir Sauts de page dans Options de mise en page plus loin dans ce document.
  • Ne mettez pas en forme manuellement les paragraphes d’un modèle et n’ajoutez pas d’interligne manuellement en insérant des marques de paragraphe.
  • Dans Word 2007, vous pouvez également créer des styles pour les caractères qui apparaîtront dans un paragraphe. Certains clients peuvent avoir des difficultés à utiliser les styles. C’est pourquoi nous recommandons d’utiliser une mise en forme au niveau des paragraphes uniquement et d’appliquer les styles de caractères avec précaution. Si vous créez des styles de caractères, assurez-vous qu’ils portent un libellé indiquant clairement leur utilisation dans le modèle et dans un paragraphe.
  • Pour vérifier que les styles sont appliqués correctement, qu’il s’agisse de styles de paragraphe ou de caractères, affichez les marques de paragraphe dans le modèle et modifiez les espaces réservés et le texte d’exemple.

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Insérer des zones de texte et des tableaux

Cette section présente les options couramment utilisées de l’onglet Insertion du ruban de Word 2007.

Zones de texte

Pour insérer une zone de texte, sous l’onglet Insertion, cliquez sur Zone de texte, puis sur Dessiner une zone de texte. Faites glisser votre curseur pour obtenir la taille et la forme désirées, puis cliquez sur l’onglet Format du ruban. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit sur la zone de texte pour trouver les options de mise en forme telles que les couleurs, les contours, les effets de remplissage, la mise en page et l’habillage du texte.

Les zones de texte peuvent être utiles pour :

  • positionner du texte ou des images à un endroit donné sur une page ;
  • permettre aux clients de déplacer ou de redimensionner les éléments d’un modèle, tels que des graphiques ou du texte ;
  • afficher des images comme arrière-plans transparents. Dans Word 2007, vous pouvez définir une image comme arrière-plan transparent en insérant une zone de texte ou une forme et en la remplissant avec une image (n’insérez pas ou n’incorporez pas l’image), à l’aide des paramètres Effets de remplissage et Transparence. Pour rechercher ces paramètres, cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte ou sur la forme, puis sélectionnez l’option de menu Format de la zone de texte ou Format de la forme automatique.
  • déplacer du texte entre plusieurs zones d’une ou de plusieurs pages, par exemple entre les sections d’un bulletin d’information de plusieurs pages.

Instructions d’utilisation des zones de texte :

  • En règle générale, n’utilisez pas de zones de texte dans les modèles dont le contenu peut être facilement géré à l’aide de texte ou de tableaux incorporés, par exemple, dans des lettres commerciales ou dans un CV.
  • Utilisez les contrôles du contenu, qui peuvent disparaître lorsque vous saisissez du texte, pour mettre en forme et afficher un espace réservé ou un texte d’exemple dans une zone de texte. Pour plus d’informations, voir Contrôles de contenu plus loin dans ce document.
  • Par défaut, les zones de texte ne sont pas redimensionnées automatiquement pour s’adapter au texte ou aux images. À moins que la taille de la zone de texte soit importante pour la conception du modèle, mettez la zone de texte en forme pour qu’elle soit redimensionnée automatiquement. Pensez à utiliser un contrôle d’image pour insérer des images. Pour plus d’informations, voir Contrôles de contenu et Insérer des images, des formes et des graphiques SmartArt.
  • Mettez en forme le positionnement de chaque zone de texte par rapport à la page. Vous garantirez ainsi l’intégrité de la conception si les clients modifient l’orientation de la page ou les marges du modèle.
  • Appliquez les styles au contenu de chaque zone de texte, en vérifiant qu’ils contiennent non seulement une mise en forme de paragraphe mais aussi des couleurs et des polices associées à un thème.
  • Si vous insérez une image d’espace réservé pour un logo dans une zone de texte, vérifiez que les bordures de la zone de texte sont désactivées. Dans ce cas aussi, pensez à utiliser un contrôle d’image. Pour plus d’informations, voir Contrôles de contenu.
  • Si vous repositionnez une zone de texte pendant le test ou le développement d’un modèle, tous les paramètres précédents de positionnement horizontal et vertical seront perdus. Il vaut mieux confirmer que les zones de texte sont positionnées par rapport à la page juste avant d’enregistrer et d’envoyer le modèle.
  • Si un modèle inclut également des tableaux ou du texte et des images incorporés, nous vous recommandons de tester toutes les zones de texte en ajoutant ou en supprimant du texte, ou en repositionnant et redimensionnant les graphiques. Vous pourrez ainsi vérifier que vos zones de texte fonctionnent comme prévu, surtout en relation avec d’autres objets ou éléments, lorsque les clients modifient un modèle.

Tableaux

Pour insérer un tableau, sous l’onglet Insertion, cliquez sur Tableau. Sélectionnez ensuite le nombre de lignes et de colonnes dont vous avez besoin. Cliquez n’importe où dans le tableau, puis sur les onglets Création ou Disposition dans le ruban (ou cliquez sur l’icône de tableau qui apparaît dans l’angle supérieur gauche pour sélectionner tout le tableau, puis cliquez avec le bouton droit) pour trouver les options de mise en forme telles que la disposition, les bordures et la trame de fond.

Les tableaux peuvent être utiles pour :

  • mettre en page du texte, des formes et des images, les uns par rapport aux autres, par exemple dans un prospectus contenant des images et des exemples ou du texte d’espace réservé sur les détails d’un événement ;
  • limiter ou non l’espace que peuvent utiliser les clients pour insérer du texte ou des images, tout en conservant la conception dans son intégrité. Par exemple, vous pouvez limiter l’espace à utiliser pour le titre d’un bulletin d’informations et la photo qui l’accompagne mais autoriser une quantité illimitée de texte dans une colonne ou un article.
  • contenir des blocs de construction (lorsqu’ils sont ajoutés à la galerie de composants QuickPart). Cela permet de garantir que le positionnement et la mise en forme des images, des formes ou du texte restent cohérents lorsque les clients modifient le modèle. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau pour élaborer un modèle de CV, puis créer des blocs de construction permettant d’ajouter des entrées dans les sections Formation et Expérience professionnelle. Ainsi, les clients peuvent insérer facilement le composant QuickPart approprié (bloc de construction) dans la cellule de tableau et modifier le texte sans devoir appliquer les styles ou la mise en forme.

Instructions d’utilisation des tableaux :

  • Utilisez les cellules de tableau principalement pour définir les retraits et aligner les informations associées.
  • Limitez l’interaction des clients avec les tableaux, en indiquant clairement où ils doivent ajouter ou modifier le contenu. Pour du texte, par exemple, vous pouvez utiliser un style différent pour chaque type d’information. Dans un bulletin d’informations, vous pouvez placer le titre et le corps du texte dans des cellules séparées. Dans une carte de vœux, vous pouvez placer une image et la formule de vœux dans des cellules séparées.
  • Mettez en forme le positionnement des tableaux par rapport à la page. Si la position absolue d’un tableau est importante pour la conception, vérifiez également que vous avez défini l’alignement horizontal et vertical approprié.
  • Si la taille du tableau est importante pour la conception, mettez en forme la taille des lignes et des colonnes du tableau afin que les clients ne puissent pas déplacer par inadvertance le tableau sur une autre page ou sur une autre zone du modèle.
  • Répétez les lignes de titre, si cela s’avère approprié pour la conception et si le texte du tableau peut s’étendre sur plusieurs pages.
  • Pour éviter que les clients entrent du texte dans des zones du modèle qui ne sont pas conçues à cet effet, hors d’un tableau par exemple, n’autorisez pas l’habillage du texte autour des tableaux. Cela peut aussi empêcher les utilisateurs de supprimer un tableau pour afficher du texte sans habillage.
  • Si un modèle contient des tableaux ainsi que des zones de texte, des graphiques incorporés ou du texte, testez si le tableau se comporte comme prévu lorsque vous ajoutez ou supprimez du texte, modifiez les options de mise en page, imprimez le modèle dans différentes orientations de page et ajoutez, remplacez ou repositionnez les images et les formes qui se trouvent près du tableau.

Utiliser des blocs de construction (composants QuickPart) dans un modèle

Les blocs de construction, également appelés composants QuickPart, sont utilisés comme un contenu pré-formaté que vous ajoutez à la galerie de composants QuickPart sous l’onglet Insertion. Ainsi, au lieu d’ajouter manuellement des informations dans un modèle, les clients peuvent cliquer sur un composant QuickPart et insérer rapidement dans un modèle des éléments de modèle, du contenu ou du contenu d’espace réservé, en particulier du contenu qu’ils voudront peut-être utiliser plusieurs fois.

Les blocs de construction peuvent être utiles, par exemple, pour aider les clients à ajouter des instances supplémentaires de formation ou d’expérience professionnelle dans un CV, pour ajouter différents types de questions à choix multiples dans un test ou pour ajouter des reçus dans un modèle de reçu.

Créer et enregistrer des blocs de construction dans un modèle peut aussi vous faire gagner du temps et vous aider à garantir la cohérence de vos modèles, lorsque vous devez :

  • réutiliser un élément de modèle, tel qu’un texte d’exemple ou d’espace réservé avec une mise en forme spécifique, une bordure, une couleur ou une image d’arrière-plan pour une partie du modèle ou un espace réservé à une image, pour ne citer que quelques exemples ;
  • utiliser du texte, des images ou des formes dans une série de modèles qui partagent une conception ou des éléments de modèle, par exemple le même pied de page, le même logo d’entreprise et le même slogan, dans un ensemble de modèles professionnels qui comprend des lettres, factures, prospectus, cartes de visite et bulletins d’informations.

Si vous créez des blocs de construction, nous vous recommandons de les ajouter à la galerie de composants QuickPart. Ainsi, vos blocs de construction apparaîtront dans le menu QuickPart et les clients pourront plus facilement les trouver et les insérer. Si vous créez des blocs de construction pour des galeries fréquemment utilisées dans Word 2007, comme les en-têtes ou les pieds de page, veillez à ajouter également vos blocs de construction personnalisés dans la galerie par défaut appropriée. Les clients pourront alors retrouver plus facilement votre contenu à l’aide de l’organisateur de blocs de construction.

 Important    Pour que vos blocs de construction soient disponibles dans la version publiée de votre modèle, vous devez les enregistrer dans le fichier de modèle. Pour découvrir comment réaliser cette opération, lisez les étapes qui se trouvent immédiatement après les instructions ci-dessous. N’enregistrez pas les blocs de construction dans votre modèle de blocs de construction par défaut dans Word 2007 (Blocs de construction.DOTX). En effet, ils ne seront pas disponibles avec votre modèle lorsque vous l’enverrez pour qu’il soit publié en ligne.

Instructions pour la création et l’enregistrement des blocs de construction :

  • En règle générale, créez des blocs de construction pour des éléments de modèle ou des espaces réservés de contenu que vous ou vos clients êtes susceptibles d’utiliser plusieurs fois dans un modèle.
  • Assurez-vous que vos blocs de construction sont associés à un thème, comme le reste du contenu de votre modèle Word 2007. Pour plus d’informations sur la manière de concevoir vos modèles associés à un thème, voir Utiliser les thèmes, les styles et la mise en forme plus haut dans ce document.
  • Si vous enregistrez des blocs de construction dans la galerie de composants QuickPart, regroupez les éléments associés pour éviter les problèmes de superposition. Cela permet aussi aux clients d’identifier facilement le contenu et de le sélectionner sans devoir faire défiler un grand nombre d’options lorsqu’ils utilisent le menu QuickPart.
  • Si vous regroupez des éléments, mettez le groupe en forme juste avant de l’enregistrer dans la galerie de composants QuickPart (ou toute autre galerie). La mise en forme que vous aviez appliquée aux éléments est automatiquement supprimée lorsque vous les regroupez.
  • Pour le contenu des blocs de construction, veillez à bien suivre toutes les instructions de ce document relatives à la mise en forme des images, du texte, des tableaux, des formes et des autres objets. Par exemple, vérifiez que vous avez mis en forme les groupes d’éléments de modèle par rapport à la page. Déterminez pour chaque groupe s’il doit apparaître devant ou derrière le texte. Vous éviterez ainsi les problèmes d’alignement et de superposition lorsque les clients insèrent vos blocs de construction dans un document.
  • Si vous enregistrez un bloc de construction dans la galerie de composants QuickPart, il apparaîtra dans le menu QuickPart et dans l’organisateur de blocs de construction. Toutefois, selon son contenu et sa position sur la page, il se peut qu’aucun aperçu du bloc de construction ne s’affiche dans le menu QuickPart. Pour permettre aux clients de sélectionner plus facilement ces blocs de construction, vérifiez que les noms des blocs identifient clairement leur contenu et leur fonction, en particulier par rapport aux autres blocs de construction que vous mettez à disposition dans le modèle.
  • Si vos blocs de construction ne font pas partie de l’une des galeries de blocs de construction par défaut de Word 2007 (telles que les en-têtes, pieds de page ou numéros de pages) et que vous avez créé plusieurs types de blocs de construction, créez de nouvelles catégories et organisez vos blocs de construction de manière appropriée dans ces dernières.
  • Assurez-vous que les noms de catégories indiquent clairement le type de blocs de construction qu’elles contiennent, par exemple « Bordures de page ». Vérifiez aussi que vous avez regroupé les blocs de construction associés, tels que tous les types de bordures de page, dans la catégorie appropriée. Créez de nouvelles catégories pour d’autres groupes de blocs de construction, par exemple « Images d’arrière-plan ».

Comment enregistrer des blocs de construction dans la galerie de composants QuickPart

 Important   N’enregistrez pas de blocs de construction dans votre modèle de blocs de construction par défaut de Word 2007 (Blocs de construction.DOTX). Pour que vos blocs de construction soient disponibles dans la version publiée d’un modèle, vous devez les enregistrer dans le fichier de modèle. Veillez à enregistrer votre modèle et ne modifiez pas le nom de fichier après avoir ajouté les blocs de construction dans la galerie QuickPart.

  1. Créez et enregistrez un fichier DOTX sous un nom de fichier approprié. Si vous modifiez ce nom ultérieurement, il vous faudra peut-être ouvrir le fichier de modèle d’origine et enregistrer chaque bloc de construction dans le nouveau fichier (en modifiant les propriétés du bloc de construction dans l’organisateur de blocs de construction). Cependant, si vous ouvrez le fichier de modèle, puis l’enregistrez comme nouveau fichier de modèle, les blocs de construction devraient apparaître automatiquement dans le nouveau modèle.
  2. Créez (ou copiez) le contenu que vous voulez enregistrer comme bloc de construction dans le modèle.
  3. Sélectionnez le contenu du bloc de construction et, sous l’onglet Insertion, cliquez sur QuickPart, puis sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.
  4. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, entrez le nom du bloc de construction et sélectionnez la galerie appropriée. Veillez à suivre les instructions données ci-dessus pour nommer un bloc de construction.
  5. Pour afficher le bloc de construction dans le menu QuickPart, sélectionnez QuickPart dans la liste Galerie. Une fois de plus, si vous avez l’intention d’ajouter plusieurs blocs de construction, assurez-vous que le nom est clairement représentatif du contenu ou de la fonction du bloc de construction (par exemple, en utilisant des nuances de couleurs ou de conception).
  6. Dans la liste Catégorie, sélectionnez Général uniquement si vous créez un ou plusieurs blocs de construction du même type. Si vous envisagez de créer différents types de blocs de construction, sélectionnez Créer une catégorie, puis entrez un nom de catégorie correspondant à l’utilisation du bloc de construction dans le modèle (par exemple, Questions à choix multiples, Signatures ou Cadre photo). Les descriptions de catégorie sont facultatives. Il est inutile d’entrer des informations dans le champ de description chaque fois que vous créez un bloc de construction. Ce champ est réservé à la catégorie sélectionnée, et non à chaque bloc de construction.
  7. Dans la liste Enregistrer dans, sélectionnez le nom du fichier de modèle. Vous devez le sélectionner pour chaque bloc de construction que vous ajoutez au modèle ; dans le cas contraire, le bloc de construction sera ajouté à votre modèle de bloc de construction local par défaut (Blocs de construction.DOTX) uniquement et il n’apparaîtra pas dans le modèle publié.
  8. Dans la liste Options, sélectionnez l’option d’insertion appropriée, en fonction du type de bloc de construction que vous créez.

Les blocs de construction sont partagés par tous les documents Word 2007 ouverts. Vous ne pouvez donc pas tester les blocs de construction en visualisant simplement le menu QuickPart ou l’organisateur de blocs de construction dans un autre document ouvert alors que vous créez le modèle. Pour vérifier qu’un bloc de construction a bien été ajouté à un modèle :

  1. Fermez Word 2007 et tous les documents ouverts. Ouvrez à nouveau le fichier de modèle en cliquant avec le bouton droit sur le nom du fichier, puis en cliquant sur Ouvrir. De cette manière, vous ouvrirez le modèle (fichier DOTX) au lieu du document (fichier DOCX) basé sur le modèle.
  2. Vérifiez dans le menu QuickPart et dans l’organisateur de blocs de construction que votre bloc de construction s’affiche à l’emplacement voulu.
  3. Si les blocs de construction semblent être correctement enregistrés dans le modèle, fermez le fichier de modèle et ouvrez un document (fichier DOCX) basé sur le modèle.
  4. Insérez chaque bloc de construction dans le document test pour voir s’il fonctionne correctement. Testez également les blocs de construction en modifiant le texte ou les images qu’ils contiennent si vous souhaitez que les clients puissent les modifier. Vérifiez enfin que le document s’imprime correctement une fois que vous avez ajouté les blocs de construction, notamment toutes les combinaisons de blocs de construction que les clients pourraient utiliser.
  5. Si vous devez apporter des modifications à un bloc de construction, fermez le document test puis rouvrez le fichier de modèle. Répétez ces étapes de test fonctionnel chaque fois que vous modifiez des blocs de construction dans un modèle.

Si vous souhaitez envoyer un modèle de bloc de construction au lieu d’inclure les blocs de construction dans un modèle Word 2007, consultez les conditions d’envoi requises à la rubrique Créer et envoyer des modèles de blocs de construction, plus loin dans ce document.

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Insérer des images, des formes et des graphiques SmartArt

Cette section fait référence aux illustrations, photos, ClipArt et graphiques SmartArt sous le terme générique d’images, sauf lorsque des instructions particulières s’appliquent à l’une de ces catégories. Vous trouverez ces fonctionnalités sous l’onglet Insertion du ruban de Word 2007.

Responsabilités

Avant de choisir les images à inclure dans un modèle, vérifiez qu’elles ne sont pas protégées par copyright ou marque déposée et qu’elles peuvent être distribuées publiquement.

Format de fichier image

Vous pouvez insérer des fichiers vecteurs ou bitmap mais, pour obtenir une qualité d’image et une taille de fichier optimales, il est vivement recommandé d’utiliser l’un des formats image suivants :

  • Format d’échange de fichiers JPEG (fichiers JPEG, JPG, JFIF ou JPE)
  • Fichiers PNG (Portable Network Graphics)
  • Fichiers EMF (Métafichier Windows amélioré)

Résolution d’image

Les valeurs de résolution dépendent de la manière dont un modèle sera utilisé :

  • Si le modèle doit être affiché en ligne uniquement, utilisez une résolution de 72 PPP.
  • Si le modèle doit être imprimé ou imprimé et affiché en ligne, utilisez une résolution de 150 ou 200 PPP.
  • Pour tester la résolution d’image, imprimez le modèle sur une imprimante personnelle. Alors que les imprimantes commerciales utilisent une résolution de 300 PPP, celle des imprimantes personnelles est comprise entre 150 et 200 PPP seulement.

Redimensionnement et mise en forme d’images

Vous pouvez ajouter des images à un modèle en les insérant directement sur une page, dans une zone de texte ou dans une cellule de tableau. Vous pouvez aussi insérer des images en utilisant un contrôle du contenu d’image, que vous pouvez mettre en forme comme tout autre objet, tout en mettant en forme l’image elle-même.

Un contrôle d’image permet de modifier l’image sans les opérations copier ou coller. Les clients peuvent cliquer sur le nom du contrôle d’image au-dessus de l’image. Word ouvre automatiquement une boîte de dialogue que les clients peuvent utiliser pour accéder à l’image à exploiter et à insérer.

Si vous ne savez pas quelle option utiliser, ces informations vous aideront peut-être :

  • L’utilisation d’une cellule de tableau permet d’éviter que les clients déplacent ou redimensionnent une image par inadvertance. Selon la manière dont vous mettez en forme le tableau ou la cellule de tableau, cela pourrait introduire une disproportion par rapport aux autres éléments du modèle.
  • Les zones de texte permettent également d’éviter qu’une image soit repositionnée ou redimensionnée par inadvertance. Elles peuvent être déplacées plus facilement que les tableaux.
  • Comme tout autre texte ou objet, les contrôles d’image peuvent être facilement mis en forme. Ils vous permettent de mettre en forme la taille de l’image et l’habillage du texte. Vous pouvez aussi ajouter des légendes et permettre aux clients de modifier l’image en quelques clics au lieu de la copier et de la coller.
  • Si les clients ne sont pas censés remplacer une image, par exemple les illustrations de certaines cartes ou papiers à lettres, pensez à placer l’image « derrière le texte » pour empêcher son repositionnement ou redimensionnement.

Instructions pour l’insertion et la mise en forme des images :

  • Ajoutez des images en les copiant dans une cellule de tableau ou une zone de texte, en remplissant une zone de texte à l’aide des options de mise en forme ou en insérant un contrôle d’image via l’onglet Développeur. N’ajoutez pas d’images en les insérant dans une zone de dessin.
  • Mettez toutes les images en forme par rapport à la page, quelle que soit la manière dont vous les avez insérées. Cela vous permettra de conserver votre conception d’origine dans son intégrité si les clients modifient l’orientation de la page, les marges ou le format du papier qui devaient être utilisés avec ce modèle.
  • Regroupez les images uniquement si elles forment un ensemble cohérent et agissent comme un seul et même élément de modèle. Ne regroupez pas plusieurs images réparties à divers emplacements sur la page.
  • Utilisez un programme de modification des graphismes pour redimensionner les photos, puis enregistrez-les en respectant le paramètre de résolution recommandé pour l’impression ou l’utilisation en ligne. Pour plus d’informations, voir Résolution d’image plus haut dans ce document.
  • Pour redimensionner des images autres que des photos, appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée pendant que vous faites glisser les bords de l’image pour conserver les proportions.
  • Pour recadrer une image, vous pouvez utiliser l’outil de recadrage dans Word. Une fois l’image recadrée, nous vous recommandons de la compresser à l’aide des paramètres de compression par défaut. Les zones recadrées des images sont alors supprimées du fichier ce qui en réduit la taille.
  • Associez toutes les formes à un style. Pour plus d’informations, voir Utiliser les thèmes, les styles et la mise en forme plus haut dans ce document.

Texte et texte de remplacement

Suivez ces instructions pour utiliser du texte en relation avec des images :

  • Pour des raisons d’accessibilité, ajoutez un texte de remplacement à toutes les images. Pour obtenir des instructions sur le texte de remplacement, voir la section Texte de remplacement dans Instructions de facilité d’utilisation (accessibilité) pour créer des modèles.
  • N’utilisez pas d’images ou de photos contenant du texte, car l’image ne pourra pas être localisée dans d’autres langues.
  • Si vous utilisez du texte dans une forme ou un graphique SmartArt, veillez à bien respecter les Instructions des espaces réservés et du texte d’exemple plus loin dans ce document.
  • Pour ajouter un espace réservé ou un texte d’exemple à côté d’une image que vous avez insérée dans une cellule de tableau, placez le texte dans une cellule de tableau séparée. Il sera ainsi plus facile de modifier à la fois le texte et l’image.

Utiliser des images en arrière-plan

D’une manière générale, évitez d’utiliser des photos comme images d’arrière-plans car elles augmentent beaucoup la taille du fichier de modèle. Si vous choisissez d’utiliser une photo en arrière-plan, veillez à utiliser un des formats de fichiers image cités plus haut dans ce document. En outre, essayez d’utiliser la résolution la plus basse possible tout en offrant une qualité d’image acceptable. En effet, les images haute résolution peuvent augmenter la taille du fichier et le temps de téléchargement.

Dans Word 2007, vous pouvez utiliser une image en arrière-plan transparent si vous créez une zone de texte : remplissez-la avec une image (n’insérez pas ou n’incorporez pas l’image), puis sélectionnez les paramètres de transparence pour la zone de texte.

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Options de mise en page

Cette section présente les options couramment utilisées de l’onglet Mise en page du ruban de Word 2007.

Marges

Pour éviter qu’une partie d’un modèle soit coupée lors de l’impression, utilisez des marges d’au moins 1 cm sur tous les côtés. Le texte, les objets ou les bordures de page ne doivent pas dépasser la limite de marge de 1 cm.

Si votre modèle requiert des objets qui dépassent les limites de la page, tenez compte du fait que seuls les clients possédant des imprimantes capables de traiter ces dépassements pourront imprimer correctement le modèle.

Format du papier

Définissez des modèles à imprimer à des formats de papier standard. Les formats de documents comme les lettres, les tabloïds et les documents juridiques sont les formats les plus couramment utilisés. Certaines tailles d’enveloppe les plus couramment utilisées figurent également dans la liste des options de mise en page de Word 2007.

Colonnes

Utilisez des colonnes uniquement lorsque vous voulez transférer un texte d’une colonne vers une autre, sur une ou plusieurs pages. Dans la plupart des cas, l’utilisation de zones de texte, de texte incorporé ou de tableaux offre des options de mise en page plus flexibles pour une conception de modèle.

Sauts de page

Pour utiliser des sauts de page, nous recommandons de créer un style incluant un saut de page dans la mise en forme du paragraphe, avant de l’appliquer au texte ou à l’objet devant lequel vous souhaitez placer le saut de page. Vérifiez que le nom du style indique qu’il comprend un saut de page. Toutefois, les clients considèrent parfois les sauts de page comme des paramètres par défaut pour les opérations de recherche, de suppression ou d’application. Il est donc recommandé de les utiliser uniquement s’ils sont absolument nécessaires pour la mise en page du modèle.

Pour insérer un saut de page qui ne dépende pas du texte ou des objets, créez un style que vous nommerez « Saut de page » afin que les clients puissent l’appliquer lorsqu’ils en ont besoin.

 Remarque   N’insérez pas de sauts de page manuellement. Selon la manière dont un client modifie le modèle, un saut de page manuel pourrait porter atteinte à son contenu, ce qui serait difficile à corriger pour un utilisateur non familiarisé avec les options de mise en forme de paragraphe.

Couleur de page

Appliquez une couleur de page aux modèles destinés à être affichés en ligne uniquement. N’appliquez pas de couleur de page aux modèles destinés à l’impression.

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Insérer des liens hypertexte

Word insère automatiquement un lien hypertexte si vous tapez une adresse de messagerie ou l’adresse d’un site Web.

Si vous êtes un partenaire Microsoft et que vous envisagez de placer des liens dans un modèle, nous vous recommandons d’ajouter une info-bulle. Cette dernière précise l’URL cible du lien, ainsi que les termes pour rechercher les sites Web ou fichiers multimédia en ligne que vous avez associés. Ainsi, si la cible du lien que vous avez fournie est, par la suite, supprimée ou modifiée, les autres personnes pourront visualiser la cible prévue et la rechercher. Procédure :

  1. Sélectionnez le texte à convertir en lien hypertexte et, dans le menu Insertion, cliquez sur Lien hypertexte (ou cliquez avec le bouton droit sur un lien hypertexte existant, puis sur Modifier le lien hypertexte).
  2. Sous Lier à, cliquez sur le type de lien que vous souhaitez insérer.
  3. Dans la zone Texte à afficher, corrigez ou modifiez le texte du lien.
  4. Dans la zone Adresse, copiez-collez ou tapez la cible du lien, par exemple l’adresse électronique ou l’adresse du site Web.

 Remarque   Si vous tapez une adresse cible, testez-la pour vérifier qu’elle ne contient ni fautes de frappe ni erreurs. Dans le cas des adresses de site Web, il est recommandé de copier-coller l’adresse à partir de votre navigateur.

  1. Cliquez sur Info-bulle puis, dans la zone Texte de l’info-bulle, copiez-collez ou tapez la cible du lien. Pour un site Web, ajoutez des mots de recherche qui aideront les utilisateurs à trouver le site si le lien venait à être modifié, par exemple : ouvrir www.office.microsoft.com/fr-fr/templates ou rechercher « Modèles Office Online ».
  2. Cliquez sur OK.

Utiliser des contrôles de contenu et des macros

Vous trouverez les contrôles du contenu et les macros sous l’onglet Développeur du ruban de Word 2007.

 Remarque   Lorsque vous installez Word 2007, l’onglet Développeur est désactivé par défaut. Si ce n’est pas déjà fait, activez-le à l’aide de l’option fournie sous l’onglet Standard de la boîte de dialogue Options Word.

Contrôles de contenu

Les contrôles du contenu sont disponibles sous l’onglet Développeur, dans la section Contrôles. Utilisez-les pour insérer un texte d’espace réservé et des fonctions, telles que des contrôles de texte brut, de texte enrichi ou d’images, des listes déroulantes et des sélecteurs de dates. Cependant, pour gérer les propriétés du contrôle de contenu, veillez à activer le Mode développeur lorsque vous travaillez sur le contenu d’un contrôle.

Par défaut, les informations d’un contrôle de contenu de texte sont mises en forme à l’aide du style Texte de l’espace réservé. Vous pouvez modifier ce style en utilisant le volet Styles (voir Utiliser les thèmes, les styles et la mise en forme ci-dessus) ou appliquer le style que vous voulez au contenu d’un contrôle.

Vous pouvez insérer des contrôles de contenu sur une page et les aligner à un texte, un tableau ou une zone de texte. Il est recommandé d’utiliser les contrôles de contenu pour afficher :

  • les espaces réservés et le texte d’exemple, notamment les instructions relatives aux modèles, tels que « Tapez l’adresse ici » ou « [12, rue du chêne] » ;
  • les propriétés du document telles que le titre et l’auteur. Ces contrôles sont automatiquement renseignés lorsqu’un client ouvre un document basé sur le modèle. De plus, ils se mettent automatiquement à jour dans tout le document si le client modifie les propriétés du document ;
  • les informations d’espace réservé relatives à la date et à l’heure ; utilisez le contrôle du sélecteur de dates pour insérer et mettre en forme un style de date spécifique ;
  • les images, les photos, les logos de l’espace réservé et les illustrations avec légendes, à l’aide du contrôle d’image ;
  • les listes déroulantes, mais uniquement lorsque vous souhaitez créer une liste prédéfinie d’éléments parmi lesquels les clients pourront choisir. En effet, ils ne pourront pas modifier le contenu de la liste déroulante.

Utilisez le mode de création pour travailler avec les contrôles du contenu et réalisez les instructions suivantes :

  • Vérifiez que le texte des contrôles du contenu respecte les instructions des espaces réservés et texte d’exemple que vous trouverez plus loin dans ce document.
  • Appliquez les styles à l’ensemble du texte dans les contrôles du contenu en modifiant les propriétés du contrôle de contenu et en lui appliquant un style.
  • Nommez les contrôles du contenu liés qui apparaissent plusieurs fois dans le modèle. Ne nommez pas les contrôles du contenu qui ne sont utilisés qu’une seule fois dans un modèle.
  • Mettez en forme les contrôles du contenu de manière à les supprimer lorsque leur contenu est modifié, sauf pour les contrôles liés qui sont utilisés plusieurs fois dans un modèle. Les contrôles liés doivent toujours être nommés et affichés.
  • Si vous testez les contrôles du contenu en les conservant alors que vous modifiez leur contenu, restaurez les paramètres corrects pour chaque contrôle avant d’envoyer le modèle.

Macros

Les macros permettent à d’autres utilisateurs de personnaliser vos modèles et de tirer le meilleur parti de vos conceptions. Si votre modèle contient des macros, vérifiez que vous l’avez enregistré au format de fichier DOTM et que les macros fonctionnent correctement, avec une gestion des erreurs appropriée. Réalisez ce test sur un ordinateur présentant la configuration requise avant d’envoyer le modèle pour publication.

 Important   Si vous êtes partenaire du site Web Microsoft Office Online, rubrique Modèles, contactez votre agent Microsoft avant d’envoyer des modèles contenant des macros. Par mesure de sécurité, les modèles contenant des macros doivent être revus et signés numériquement par Microsoft avant d’être publiés en ligne ; les modèles signés numériquement par des tiers ne peuvent pas être publiés et doivent être envoyés sans signature numérique.

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Espaces réservés et texte d’exemple

Les espaces réservés et le texte d’exemple doivent indiquer clairement le type d’informations que les clients doivent entrer lorsqu’ils utilisent un modèle :

  • Utilisez les contrôles du contenu pour afficher tous les espaces réservés et le texte d’exemple.
  • Mettez en forme l’ensemble du texte des contrôles du contenu à l’aide de styles. Ne les mettez pas en forme manuellement. Assurez-vous que les styles sont associés à des polices et des couleurs de thème et qu’ils incluent les retraits et espacements appropriés, notamment les sauts de page.
  • Placez les espaces réservés et le texte d’exemple entre crochets pour indiquer aux clients où remplacer le texte, par exemple : [Tapez votre slogan ici], [Nom de votre société] et [12, grande rue, Nantes].
  • Veillez à utiliser correctement les majuscules et la ponctuation.
  • Pour créer des lignes dans lesquelles il faudra entrer ou écrire du texte, des lignes de signature par exemple, utilisez une cellule de tableau avec une bordure inférieure, une bordure de paragraphe inférieure ou des caractères de suite soulignés. N’utilisez pas de caractères de soulignement car ils ne peuvent pas être remplis en ligne et apparaissent comme des lignes pointillées à l’impression.
  • Veillez à utiliser le texte d’instructions ou d’exemple dans un modèle de manière cohérente. Par exemple, utilisez « Adresse postale, ville » ou « 12, grande rue, Nantes », mais n’utilisez pas les deux formules dans le même modèle. Pour plus d’informations sur les conventions d’appellation légale, voir la rubrique Adresses postales, numéros de téléphone et adresses électroniques plus loin dans ce document.
  • Si vous préférez utiliser un texte d’espace réservé générique plutôt qu’un texte d’exemple, utilisez le texte et la construction fournis à la rubrique Texte d’espace réservé générique plus loin dans ce document.

Adresses postales, numéros de téléphone, sites Web et adresses électroniques

 Important   Pour le respect de la confidentialité, des copyrights et des marques déposées, vérifiez que le texte et la construction de vos modèles sont conformes à ces conventions d’appellation légale, notamment les noms de personnes ou de sociétés, les adresses, les numéros de téléphone, les sites Web et les adresses électroniques.

Adresses postales

  • Utilisez des numéros séquentiels.
  • Utilisez des noms de rues courants.
  • Utilisez un code postal qui ne correspond pas au département mentionné dans l’adresse, par exemple : 45, grande rue, 15003  Lyon.

Numéros de téléphone

  • Utilisez un indicatif téléphonique qui ne correspond pas au département mentionné dans l’adresse.
  • Utilisez l’indicatif téléphonique 01.
  • Utilisez ensuite huit chiffres entre 10.00.00.00 et 19.99.99.99, par exemple : 01.12.34.56.78 où 01 n’est pas l’indicatif du département que vous avez sélectionné.

Adresses électroniques

  • Utilisez xyz@example.com. Microsoft a réservé cette adresse pour pouvoir l’utiliser en guise d’exemple.

Noms du domaine public

Les lieux tels que les parcs ou autres emplacements municipaux publics appartiennent au domaine public. La mention de leurs noms n’est pas soumise aux législations sur les marques. Toutefois, en cas de doute, demandez l’autorisation auprès des personnes appropriées ou contactez votre représentant Microsoft.

Vous pouvez également utiliser des informations distribuées publiquement telles que celles des Restos du Cœur, mais vous devez citer l’organisation. Si vous n’êtes pas sûr que les informations ou les noms de sociétés appartiennent au domaine public, contactez l’organisation pour obtenir son autorisation.

Noms de sociétés et adresses de sites Web

Pour créer un nom de personne ou de société fictif et des adresses de sites Web :

  • Évitez d’utiliser un nom ou une adresse de site Web qui existe réellement, notamment l’un avec l’autre.
  • Utilisez des noms génériques ou descriptifs, tels que Le cabinet dentaire ou Le bureau de l’urbanisme.
  • Utilisez des noms d’arbres, par exemple, pour les établissements scolaires fictifs comme École secondaire des ormes ou Université des érables.
  • Faites une recherche approfondie du nom fictif en ligne, à l’aide des annuaires téléphoniques et d’autres ressources disponibles publiquement.

Texte d’espace réservé générique

Pour assurer la cohérence du texte des espaces réservés dans l’ensemble des modèles du site Web, utilisez le texte et la construction fournis dans le tableau ci-dessous.

Fonction Texte et construction de l’espace réservé
Noms

Pour spécifier des noms de personnes ou de sociétés, utilisez les textes d’espace réservé suivants :

  • Nom du destinataire
  • Nom de la société
  • Votre nom
Slogan Votre slogan
Informations de contact de la société

Pour spécifier les informations de contact de la société, utilisez les textes d’espace réservé suivants :

  • Nom de la société
  • Adresse postale
  • Adresse 2
  • Code postal,  Ville

Par exemple : 45, grande rue, 15003  Lyon

Numéros de téléphone et de télécopie

Pour créer un numéro de téléphone ou de télécopie :

  • Utilisez un indicatif téléphonique qui ne correspond pas au département mentionné dans l’adresse.
  • Utilisez l’indicatif téléphonique 01.
  • Utilisez ensuite huit chiffres entre 10.00.00.00 et 19.99.99.99.

Par exemple, pour l’adresse ci-dessus : 01.12.34.56.78.

Adresses électroniques et adresses de sites Web

Pour spécifier des adresses électroniques et des adresses de sites Web, utilisez les textes d’espace réservé suivants :

  • Adresse de messagerie
  • Adresse du site Web
Informations postales du destinataire

Pour spécifier les informations postales du destinataire, utilisez les textes d’espace réservé suivants :

  • Nom du destinataire
  • Adresse postale
  • Adresse 2
  • Code postal,  Ville

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Conditions d’envoi requises

Format de fichier

Enregistrez et envoyez vos modèles Word 2007 destinés à la publication sous forme de fichiers de modèle Word (DOTX). Les fichiers envoyés au format de document (DOCX) ne seront pas publiés, sauf dans les deux cas cités ci-dessous. Ils vous seront renvoyés pour que vous les révisiez et les testiez au format de modèle correct.

Les modèles de blocs de construction et les modèles contenant des macros nécessitent un travail de production supplémentaire avant de pouvoir être publiés sur le site Web Office Online :

  • Envoyez les modèles de blocs de construction sous la forme de fichiers DOCX. Pour plus d’informations, voir la rubrique Créer et envoyer des modèles de blocs de construction plus loin dans ce document.
  • Envoyez les modèles contenant des macros sous la forme de fichiers DOTM. Pour plus d’informations, voir la rubrique Macros plus haut dans ce document.

Nom de fichier

Lorsque vous enregistrez un modèle Word 2007, veillez à ce que le nom du fichier :

  • respecte la convention d’appellation 12.4, c’est-à-dire ne dépasse pas 12 lettres ou caractères avant les quatre lettres de l’extension de type de fichier, par exemple : OrgMariage.DOTX ;
  • ne contienne ni espaces ni caractères spéciaux, apostrophes comprises ; les noms de fichiers peuvent contenir des traits d’union ou des traits de soulignement, si nécessaire ;
  • contienne des numéros séquentiels pour distinguer les variantes d’un modèle contenant un même texte mais des images, couleurs et thèmes différents. Commencez par ajouter le numéro 2 à la fin du nom de fichier, par exemple : OrgMariage.dotx, OrgMariage2.dotx, OrgMariage3.dotx.

Titres de modèle

Pour garantir la cohérence des titres de modèles et permettre ainsi aux utilisateurs de les repérer plus facilement dans les résultats de recherches et les catégories de navigation sur le site Web Office Online, respectez les instructions suivantes :

  • Utilisez des substantifs et évitez les formes verbales. Par exemple : « aménagement du jardin » (mais pas « aménager un jardin »).
  • Utilisez des titres qui indiquent clairement le contenu du modèle : Mémoire de troisième année, Facture à régler à la crèche, Calendrier des anniversaires.
  • Mettez une majuscule uniquement au premier mot d’un titre. Ne mettez pas de majuscule aux mots entre parenthèses à moins qu’ils ne contiennent le nom d’une conception ou d’un thème. Par exemple : « Paysagiste (conception florale) ».
  • Utilisez 32 caractères au maximum, si possible.
  • Si vous insérez le titre du modèle dans le corps du modèle comme texte d’exemple, insérez le même titre dans les propriétés du fichier (champ Titre).

Créer et envoyer des modèles de blocs de construction (partenaires Microsoft uniquement)

Nous recommandons de créer des blocs de construction pour les utiliser comme éléments de modèle dans un modèle Word 2007, puis de les ajouter à la galerie de composants QuickPart. Pour plus d’informations, voir Utiliser des blocs de construction dans un modèle plus haut dans ce document.

Si vous choisissez de créer un modèle de bloc de construction pouvant être téléchargé séparément et appliqué à d’autres documents :

  1. Créez le contenu que vous voulez utiliser comme bloc de construction.
  2. Créez une page vierge en insérant un saut de section avant le contenu du bloc de construction. Cette page sera supprimée lors du processus de publication final. Il n’est donc pas essentiel que la section comporte un en-tête ou un pied de page.
  3. Enregistrez le contenu du bloc de construction en tant que fichier DOCX, et non DOTX.

Les modèles de blocs de construction nécessitent un travail de publication supplémentaire. Le fichier sera donc converti au format de fichier de modèle au cours du processus de publication.

Test fonctionnel

Lorsque vous avez fini de créer un modèle, vérifiez les points suivants :

  • Si le modèle est conçu pour être imprimé, vérifiez que l’aperçu avant impression et l’impression sont corrects.
  • Si le modèle est conçu pour être affiché en ligne uniquement, il doit s’afficher correctement dans Microsoft Internet Explorer avec les paramètres par défaut.
  • Si le modèle nécessite un pliage, une découpe ou un assemblage, vérifiez que le modèle et les instructions fonctionnent comme prévu.
  • Les tableaux, les zones de texte, les contrôles du contenu, les images et les autres objets et éléments de la conception que les clients sont censés modifier doivent fonctionner comme prévu lorsque vous ajoutez ou supprimez du texte, repositionnez et redimensionnez des images ou des objets.
  • Vérifiez que tous les objets et éléments sont positionnés par rapport à la page et sont adaptables ; testez le modèle en modifiant l’orientation de la page ou les marges, puis en visualisant le modèle en ligne ou à l’impression.
  • Vérifiez que le modèle ne contient pas de pages vierges ou de sauts de page manuels, à moins qu’il ne s’agisse d’un modèle de bloc de construction. Pour plus d’informations, voir Créer et envoyer des modèles de blocs de construction et Options de mise en page plus haut dans ce document.
  • Vérifiez que les couleurs de police, les images et les formes ressortent bien sur les couleurs d’arrière-plan, que ce soit en ligne ou à l’impression.
  • Lorsque vous ouvrez la fenêtre Styles, vérifiez que seuls les styles utilisés s’affichent. Tous les styles que vous avez créés ou modifiés mais que vous n’avez pas utilisés doivent être supprimés. Dans la boîte de dialogue Options du volet Style, les styles sont appliqués aux nouveaux documents élaborés à partir du modèle.

Enregistrer des modèles

Lorsque vous avez fini de créer et de tester un modèle et avant d’enregistrer la version finale du fichier à envoyer :

  • Vérifiez que toutes les zones de texte, les tableaux, les formes et les autres objets sont positionnés par rapport à la page.
  • Désactivez le suivi des modifications et les marques de mise en forme, en vérifiant que toutes les révisions existantes ont été acceptées ou refusées et qu’aucune ligne de révision ne reste en marge du modèle. Cela arrive souvent lorsque des espaces ou des entrées de paragraphes ont été modifiés alors que le suivi des modifications était activé.
  • Agrandissez la fenêtre de modèle en mode Page.
  • Restaurez la valeur du zoom par défaut (100 %), puis enregistrez le modèle avec le paramètre de zoom appliqué (appuyez sur Ctrl+S). Si le modèle n’apparaît pas correctement avec la valeur par défaut, réglez le zoom pour afficher correctement le modèle dès la première utilisation, puis enregistrez le modèle avec le nouveau paramètre de zoom appliqué.
  • Si vous avez créé un modèle de lettre, réglez le zoom sur Largeur de la page.
  • Ouvrez la fenêtre Styles et vérifiez qu’elle est configurée pour afficher les styles utilisés uniquement. Vérifiez également que les styles sont appliqués aux nouveaux documents créés à partir du modèle.
  • Vérifiez l’orthographe et la grammaire et corrigez toutes les fautes.
  • Enregistrez le modèle.
  • Vérifiez que le fichier ne contient pas de virus à l’aide du logiciel antivirus de votre choix.

Si vous modifiez un modèle après l’avoir testé et enregistré, répétez ces étapes avant de l’envoyer pour publication.

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Aide-mémoire sur les modèles Word 2007

Relisez ces instructions, ainsi que les conditions requises pour le test fonctionnel et l’enregistrement, pour être sûr que vos modèles sont prêts à être envoyés. Vérifiez également que le contenu et le public de votre modèle répondent aux exigences clés décrites dans les rubriques À lire avant de créer un modèle and Instructions de facilité d’utilisation (accessibilité) pour créer des modèles.

Objet Détails
Texte
  • Les espaces réservés et texte d’exemple sont utilisés de manière cohérente dans le modèle et sont conformes aux instructions d’appellation légale.
  • L’ensemble du texte est mis en forme à l’aide de styles associés à des polices et des couleurs de thème. Il présente les paramètres de retrait et d’espacement appropriés.
  • Le titre du modèle répond aux conditions requises du site Web Office Online.
  • L’orthographe et la grammaire sont correctes.
  • Le suivi des modifications est désactivé.
Images et objets
  • Toutes les images et photos comportent un texte de remplacement.
  • Toutes les formes et formes automatiques sont associées aux couleurs de thème.
  • Tous les blocs de construction utilisés dans le modèle sont ajoutés à la galerie de composants QuickPart ou à la galerie de blocs de construction et sont enregistrés dans le fichier modèle ; dans le cas contraire, les blocs de construction n’apparaîtront pas dans le modèle publié.
  • Dans les tableaux, les lignes de titre sont répétées, si cela s’avère approprié pour la conception et si le texte peut s’étendre sur plusieurs pages.
Disposition
  • Les marges doivent être supérieures à 1 cm et aucun objet ou élément ne les dépasse ou ne les chevauche.
  • Les zones de texte, les tableaux, les images et les formes sont mis en forme conformément à la page et sont définis pour diffuser ou non un contenu, de manière appropriée.
  • Le modèle est enregistré en mode Page dans une fenêtre agrandie.
  • Le zoom est défini sur 100 % (ou tout autre paramètre permettant un affichage optimal du contenu du modèle à modifier) ; pour les lettres, le zoom a la valeur Largeur de la page.
Mise en forme
  • Les marques de mise en forme sont désactivées.
  • La fenêtre Styles est configurée pour afficher uniquement les styles utilisés. Les styles sont appliqués aux nouveaux documents conçus à partir du modèle.
  • Les styles que vous avez créés ou modifiés mais que vous n’avez pas utilisés, ainsi que les espaces manuels, les marques de paragraphe et les sauts de page sont supprimés.
Format de fichier
  • Le nom de fichier ne dépasse pas le nombre de caractères indiqué dans la convention d’appellation 12.4 et ne contient pas de caractères spéciaux.
  • Le fichier est enregistré au format approprié : DOTX, DOTM (pour les modèles contenant des macros) ou DOCX (pour les modèles de blocs de construction uniquement).

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S'applique à :
Word 2007