Ajouter un ou plusieurs fichiers à une bibliothèque

Vous pouvez créer et gérer des documents, des feuilles de calcul, des présentations, et d'autres types de fichiers dans une bibliothèque (bibliothèque : emplacement sur un site SharePoint où un ensemble de fichiers est géré. La bibliothèque peut afficher des informations, notamment les propriétés définies par l’utilisateur, sur chaque fichier.). Cependant, certains types de fichiers sont bloqués pour des raisons de sécurité.

Vous pouvez ajouter des fichiers aux bibliothèques de plusieurs façons. Cela dépend de votre mode de création d'un fichier dans la bibliothèque, vous pouvez l'avoir fait soit en y ajoutant un fichier existant, soit en y ajoutant plusieurs fichiers à la fois. Si votre administrateur a configuré la bibliothèque pour recevoir du courrier électronique, vous pouvez même ajouter un fichier à la bibliothèque en l'envoyant comme pièce jointe à un message électronique.



Créer un fichier dans une bibliothèque

Vous pouvez créer un fichier dans une bibliothèque, si vous comptez utiliser un programme qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, tel que Microsoft Office Word 2007.

Si le programme souhaité est incompatible, vous pouvez tout de même stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque. Bien que vous ne puissiez pas utiliser la commande Nouveau pour créer le fichier, vous pouvez le créer dans le programme puis l'ajouter à la bibliothèque.

Pour une bibliothèque d'images, vous devez créer le fichier dans un autre programme puis l'ajouter à la bibliothèque. Vous pouvez créer un dossier dans une bibliothèque d'images ou tout autre type de bibliothèque, à moins que celle-ci vous y interdise.

Le type de fichier que vous pouvez créer dépend des modèles que votre propriétaire ou administrateur de site associe à la bibliothèque. Si vous souhaitez créer un autre type de fichier dans la bibliothèque, contactez votre administrateur ou propriétaire de site.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Nouveau, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur le type de fichier Nouveau, tel que Nouveau document .

Si d'autres modèles sont associés à la bibliothèque, d'autres options s'affichent, telles que Nouvelle feuille de calcul ou Nouveau contrat.

 Conseil   Pour créer un fichier qui dépend du modèle par défaut pour la bibliothèque, il vous suffit de cliquer sur Nouveau.

  1. Ajoutez le texte et les autres éléments souhaités à votre fichier.
  2. Enregistrez le fichier comme d'habitude en cliquant sur le bouton Enregistrer ou sur la commande Enregistrer dans le menu Fichier, puis en lui donnant un nom.

Lorsque vous enregistrez le fichier, il est ajouté à la bibliothèque et s'affiche dans la liste de fichiers.

  1. Si vous ne voyez pas vos fichiers dans la bibliothèque, actualisez le navigateur.

 Remarques 

  • En fonction de la configuration de votre bibliothèque, le système peut demander des informations supplémentaires sur le fichier lors de son enregistrement. Par exemple, il peut vous demander de choisir son type de contenu ou d'entrer plus de détails à son compte.
  • Si vous enregistrez un fichier dans une bibliothèque qui exige l'extraction de fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous devez archiver le fichier avant que d'autres utilisateurs puissent le modifier.
  • Si une approbation de contenu est requise pour la bibliothèque, votre fichier doit probablement être approuvé avant que les utilisateurs disposant du droit de consultation puissent le voir dans la bibliothèque.

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Ajouter un fichier à une bibliothèque

Vous pouvez ajouter un nouveau fichier à une bibliothèque ou remplacer un fichier existant par une version révisée de fichier. Si la bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi de versions de fichiers, vous pouvez ajouter le fichier révisé à une nouvelle version ; celle-ci fait alors partie de l'historique de version du fichier.

Si vous souhaitez télécharger un fichier qui porte le même nom qu'un fichier existant de la bibliothèque et si vous ne souhaitez pas remplacer ou ajouter une nouvelle version du fichier existant, vous devez renommer l'un des fichiers dupliqués.

Lorsque vous ajoutez un fichier à une bibliothèque, vous devrez probablement remplir ses propriétés. Les propriétés de fichier peuvent inclure des informations fondamentales, telles que la description du fichier ou des mots clés pour aider les utilisateurs à rechercher le fichier. Elles peuvent également inclure des informations propres à votre organisation, telles qu'un nom du service ou un numéro de projet.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Télécharger, cliquez sur Télécharger un document.
  2. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à ajouter, pour le sélectionner, puis cliquez sur Ouvrir.
  3. Si vous téléchargez une version révisée d'un fichier existant, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si votre bibliothèque n'est pas configurée pour effectuer le suivi de versions de fichiers, vous pouvez remplacer le fichier existant par le fichier révisé. Dans la section Télécharger un document, activez la case à cocher Remplacer le ou les fichiers existants.
    • Si la configuration de votre bibliothèque permet d'effectuer le suivi de versions de fichiers, vous pouvez remplacer le fichier existant par la nouvelle version et insérer celle-ci dans l'historique du document. Dans la section Télécharger un document, activez la case à cocher Ajouter en tant que nouvelle version aux fichiers existants.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Si un formulaire apparaît et qu'il demande des informations supplémentaires sur le fichier, entrez-les dans les zones, telles que le titre. Un astérisque rouge s'affiche en regard du nom de chaque zone exigeant ces informations. Des zones différentes s'affichent en fonction du mode de configuration de votre bibliothèque et si des propriétés personnalisées sont exigées par le groupe.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Si vous ne voyez pas vos fichiers dans la bibliothèque, actualisez le navigateur.

 Remarques 

  • Si vous téléchargez un fichier vers une bibliothèque qui exige certaines propriétés de fichier et que celles-ci font défaut, le fichier reste extrait. Une fois les propriétés requises remplies, vous pouvez archiver le fichier.
  • Si vous téléchargez un fichier vers une bibliothèque qui exige l'extraction de fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous devez archiver le fichier avant que d'autres utilisateurs puissent le modifier.
  • Si une approbation de contenu est requise pour la bibliothèque, votre fichier doit probablement être approuvé avant que les utilisateurs disposant du droit de consultation puissent le voir dans la bibliothèque.
  • Dans une bibliothèque de pages wiki, vous pouvez créer des pages wiki. En revanche, vous ne pouvez pas télécharger les fichiers existants.

 Conseil   Si vous téléchargez une nouvelle version d'un fichier, pensez à entrer des commentaires sur les modifications dans cette version, afin que vous puissiez plus facilement suivre l'historique du fichier.

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Ajouter plusieurs fichiers à une bibliothèque

Si votre programme installé est compatible avec Windows SharePoint Services, une option peut s'afficher vous permettant de télécharger plusieurs fichiers lorsque vous cliquez sur la flèche dans le menu Télécharger. Par exemple, si Microsoft Office System 2007 est installé, l'option Télécharger plusieurs documents apparaît. Si vous ne voyez pas l'option Télécharger plusieurs documents, effectuez l'une des opérations suivantes :

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Actions Menu Actions, cliquez sur Ouvrir avec l'Explorateur Windows.
  1. Dans la fenêtre Explorateur Windows qui s'affiche, recherchez les fichiers à télécharger, puis sélectionnez-les.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur les fichiers, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.
  3. Cliquez sur le bouton Précédent pour revenir à la bibliothèque.
  4. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.
  1. Fermez l'Explorateur Windows.
  1. Si vous ne voyez pas vos fichiers dans la bibliothèque, actualisez le navigateur.

 Remarque   

 Remarques 

  • Si vous téléchargez plusieurs images vers une bibliothèque d'images, un éditeur d'images compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office Picture Manager, peut s'ouvrir. Suivez les instructions dans cet éditeur pour sélectionner et télécharger plusieurs fichiers. Si vous téléchargez plusieurs images, l'éditeur d'images peut vous demander si un fichier en cours de téléchargement porte le même nom qu'un fichier existant dans la bibliothèque.
  • Si vous téléchargez un fichier vers une bibliothèque qui exige certaines propriétés de fichier et que celles-ci font défaut, le fichier reste extrait. Une fois les propriétés requises remplies, vous pouvez archiver le fichier.
  • Si vous téléchargez un fichier vers une bibliothèque qui exige l'extraction de fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous devez archiver le fichier avant que d'autres utilisateurs puissent le modifier.
  • Si une approbation de contenu est requise pour la bibliothèque, votre fichier doit probablement être approuvé avant que les utilisateurs disposant du droit de consultation puissent le voir dans la bibliothèque.
  • Dans une bibliothèque de pages wiki, vous pouvez créer des pages wiki. En revanche, vous ne pouvez pas télécharger les fichiers existants.

 Conseil   Vous pouvez également faire glisser des fichiers d'une autre fenêtre Explorateur, telle que Explorateur Windows ou Mes documents, vers le site SharePoint affiché dans l'Explorateur Windows.

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Ajouter des fichiers à une bibliothèque en envoyant un courrier électronique

Vous devez savoir si la bibliothèque est configurée pour recevoir des courriers électroniques et pour obtenir l'adresse, avant de pouvoir lui envoyer du courrier électronique.

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes pour obtenir l'adresse de messagerie pour la bibliothèque :
    • Vérifiez le carnet d'adresses de votre programme de messagerie. Si l'adresse de messagerie n'est pas visible, vous devez vous la procurer auprès de la personne qui a configuré la bibliothèque. Vous pouvez ensuite l'ajouter à la liste de contacts de votre programme de messagerie, ainsi vous pourrez la retrouver facilement ultérieurement.
    • Affichez la description de la bibliothèque qui s'affiche sous le titre de la bibliothèque. Le propriétaire de site peut avoir ajouté l'adresse de messagerie de la bibliothèque à sa description.
    • Affichez les paramètres de messagerie pour la bibliothèque si l'adresse de messagerie ne figure pas dans la description de la bibliothèque et si vous êtes autorisé à consulter les paramètres de la bibliothèque :
      1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

Dans le menu Paramètres Menu Paramètres, cliquez sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez.

Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  1. Si la bibliothèque est configurée pour recevoir du courrier électronique, son adresse apparaît dans Informations sur la liste en regard de Adresse de messagerie.
  1. Dans votre programme de messagerie, joignez le fichier, tel qu'un document ou une feuille de calcul, à un message électronique.
  2. Dans la zone À ou Cc, entrez l'adresse de la bibliothèque. Si votre groupe SharePoint comprend déjà la bibliothèque, entrez plutôt l'adresse de messagerie du groupe SharePoint.
  3. Envoyer le message. Dans la plupart des applications de messagerie, vous cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.
  1. Si vous ne voyez pas vos fichiers dans la bibliothèque, actualisez le navigateur.

En fonction des paramètres de votre serveur de messagerie, l'affichage de vos fichiers peut prendre quelques instants.

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S'applique à :
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0