Lorsque vous créez une bibliothèque de documents ou de formulaires, vous pouvez lui définir un modèle de fichier par défaut. Lorsque quelqu’un crée un fichier dans la bibliothèque, le modèle par défaut s’ouvre dans le programme adéquat. Dans une bibliothèque de documents par exemple, vous pouvez définir un modèle Microsoft Office Word 2010. Lorsque quelqu’un crée un fichier dans cette bibliothèque de documents, le modèle s’ouvre dans Word.
Si vous souhaitez spécifier d’autres paramètres ou fournir un contenu par défaut qui apparaît dans chaque nouveau fichier, tel qu’une disposition favorite pour une proposition de campagne marketing ou une clause d’exclusion de responsabilité officielle dans un pied de page, vous pouvez également ajouter ces informations au modèle.
Remarque La configuration d’un modèle pour une bibliothèque de documents ou de formulaires nécessite une autorisation Contrôle total.
Que voulez-vous faire ?
En savoir plus sur les modèles de fichier d’une bibliothèque de documents ou de formulaires
Lorsque vous créez une bibliothèque de documents ou de formulaires, vous pouvez lui définir un modèle de fichier par défaut. Lorsque quelqu’un crée un fichier dans la bibliothèque, le modèle par défaut s’ouvre dans le programme adéquat. Dans une bibliothèque de documents par exemple, vous pouvez définir un modèle Microsoft Office Word 2010. Lorsque quelqu’un crée un fichier dans cette bibliothèque de documents, le modèle s’ouvre dans Word.
Si vous souhaitez spécifier d’autres paramètres ou fournir un contenu par défaut qui apparaît dans chaque nouveau fichier, tel qu’une disposition favorite pour une proposition de campagne marketing ou une clause d’exclusion de responsabilité officielle dans un pied de page, vous pouvez également ajouter ces informations au modèle.
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Types de fichiers pouvant être ou non stockés dans une bibliothèque SharePoint
En fonction du fichier qui se trouve dans une bibliothèque, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :
Fichiers compatibles avec les technologies SharePoint Pour qu’un utilisateur crée un fichier à l’aide de la commande Nouveau dans une bibliothèque de documents, le modèle de fichier doit être créé à partir d’un programme compatible avec SharePoint 2010, tel que Microsoft Office Word 2010. Lorsque vous créez un fichier dans une bibliothèque de formulaires, le programme par défaut peut être un programme de conception de formulaires XML compatible avec SharePoint 2010, tel que Microsoft InfoPath 2010.
Autres fichiers programmes Pour la plupart des autres programmes, vous pouvez toujours stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque, mais au lieu de créer directement le fichier à partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez créer le fichier dans votre programme et l’ajouter à la bibliothèque ultérieurement.
Fichiers programmes bloqués Pour des raisons de sécurité, certains types de fichiers programmes, tels que les .exe, ne peuvent pas être stockés dans une bibliothèque car ils sont bloqués.
Pour plus d’informations sur les types de fichiers bloqués, voir la section Voir aussi.
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Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles de fichier
Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles sont les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaires.
Bibliothèques de documents Une bibliothèque de documents sert à stocker et à gérer plusieurs types de fichiers différents, notamment les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers texte et d’autres types de fichiers. Une bibliothèque de documents est souvent l’emplacement le plus courant sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer les fichiers avec des membres d’une équipe et partager avec d’autres collègues à travers votre entreprise. Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents comme référentiel de fichiers à usage général. Vous pouvez également utiliser une bibliothèque de documents pour un usage spécifique, par exemple une équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.
Bibliothèques de formulaires Une bibliothèque de formulaires vous offre un moyen simple de partager et d’assurer le suivi de formulaires XML utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les rapports de notes de frais de votre service. Le modèle de formulaire de rapport de notes de frais est stocké comme modèle de fichier par défaut dans la bibliothèque de formulaires. Chaque fois que quelqu’un crée un rapport de notes de frais, il ouvre le modèle en tant que formulaire vierge contenant la disposition, les champs et les calculs du rapport de notes de frais. Lorsque quelqu’un remplit le formulaire, les données du rapport de notes de frais (et seulement les données) sont enregistrées sous forme de fichier XML dans la bibliothèque de formulaires. En séparant les données du formulaire, il est bien plus facile de traiter chaque rapport de notes de frais séparément par d’autres systèmes, de fusionner les données ou de les exporter pour un traitement et une analyse approfondis.
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Emplacement de stockage des modèles de fichier dans la bibliothèque
Lorsqu’une bibliothèque de documents ou de formulaires possède un modèle de fichier par défaut, il est stocké dans le dossier Formulaires de la bibliothèque.
Ouvrez la bibliothèque dans l’Explorateur Windows pour consulter le dossier Formulaires qui contient le modèle de fichier pour la bibliothèque.
Par défaut, une bibliothèque de documents contient un modèle de fichier, appelé template.dotx, que vous pouvez modifier au besoin. Pour spécifier un autre modèle, vous devez d’abord le créer dans un programme compatible avec SharePoint 2010, tel qu’Office Word 2010, puis l’enregistrer dans le dossier Formulaires d’une bibliothèque. Puis, dans la bibliothèque, spécifiez l’adresse du modèle personnalisé.
Par défaut, une bibliothèque de formulaires contient un emplacement de fichier réservé, appelé template.xml, que vous devez remplacer par le modèle de formulaire que vous créez.
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Création d’un modèle de fichier pour une bibliothèque de formulaires
Pour créer ou personnaliser un modèle dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez utiliser un programme de conception de formulaires XML compatible avec SharePoint 2010, tel que Microsoft Office InfoPath 2010. L’utilisation d’un programme de conception de formulaires peut présenter d’autres avantages. Lorsque vous utilisez Office InfoPath 2010 par exemple, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- Créer la bibliothèque de formulaires et le modèle directement à partir d’InfoPath.
- Modifier et republier facilement le modèle de formulaire sur la bibliothèque de formulaires.
- Fusionner les fichiers de données XML individuels créés à partir de certains modèles de formulaires pour un traitement approfondi.
- Promouvoir les champs de données XML sur les colonnes de bibliothèque dans la bibliothèque de formulaires.
Lorsqu’un utilisateur crée un formulaire, il s’ouvre par défaut dans le programme de modification de formulaire compatible avec SharePoint 2010 sur l’ordinateur client de l’utilisateur. Si aucun programme compatible n’est installé, le formulaire peut s’ouvrir dans le navigateur s’il est conçu pour. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu’un programme conçu pour s’ouvrir dans un navigateur s’ouvre toujours dans le navigateur. Vous pouvez modifier le comportement par défaut dans le paramètre Ouverture des documents dans le navigateur des paramètres avancés de la bibliothèque.
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Utilisation de types de contenu pour configurer les modèles de bibliothèque de documents ou de formulaires
Si plusieurs types de contenu sont activés et que des modèles sont spécifiés pour ces types de contenu, la bibliothèque utilise les modèles spécifiés par les types de contenu, et non pas le modèle de fichier par défaut. Dans ce cas, si vous voulez personnaliser les modèles pour la bibliothèque, vous devez changer les types de contenu.
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Configurer un modèle de fichier par défaut lors de la création d’une bibliothèque de documents ou de formulaires
- Allez sur le site sur lequel vous souhaitez créer la bibliothèque.
- Cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Créer.
Remarque Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.
- Sous Bibliothèques, cliquez sur Bibliothèque de documents ou Bibliothèque de formulaires.
- Dans la zone Nom, tapez un nom de bibliothèque. Le nom de la bibliothèque est obligatoire.
Le nom s’affiche en haut de la page de bibliothèque, s’intègre dans l’adresse de la page de bibliothèque, puis apparaît dans les éléments de navigation qui aident les utilisateurs à trouver et à ouvrir la bibliothèque.
- Dans la zone Description, indiquez la finalité de la bibliothèque. La description est facultative.
La description apparaît en haut de la page de la bibliothèque, sous le nom de la bibliothèque. Si vous comptez configurer la bibliothèque pour une réception du contenu par courrier électronique, vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la bibliothèque à sa description afin que sa recherche soit facilitée pour les utilisateurs.
- Pour ajouter un lien vers cette bibliothèque dans la barre Lancement rapide, vérifiez que l’option Oui est sélectionnée dans la section Navigation.
- Dans la section Document - Historique des versions, cliquez sur Oui si vous voulez qu’une version, ou une copie de sauvegarde du fichier, soit créée chaque fois que ce fichier est archivé dans la bibliothèque.
- Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :
Bibliothèque de documents Spécifiez le type de fichier à utiliser comme modèle pour les nouveaux fichiers de la bibliothèque de documents. Les types de fichiers suivants sont disponibles par défaut :
- Aucun
- Document Microsoft Word 97-2003
- Feuille de calcul Microsoft Excel 97-2003
- Présentation Microsoft PowerPoint 97-2003
- Document Microsoft Word
- Feuille de calcul Microsoft Excel
- Présentation Microsoft PowerPoint
- Bloc-notes Microsoft OneNote 2010
- Page Web Microsoft SharePoint Designer
- Page de base
- Page de composants WebPart
Bibliothèque de formulaires Sélectionnez le modèle de formulaire que vous souhaitez spécifier comme type de formulaire pour tous les formulaires de la bibliothèque.
- Cliquez sur Créer.
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Changer le modèle de fichier par défaut pour une bibliothèque de documents ou de formulaires
Il existe deux manières de changer le modèle par défaut :
- Si votre bibliothèque de documents ou de formulaires contient un modèle de fichier par défaut pour un programme compatible avec SharePoint 2010, alors vous pouvez modifier le modèle par défaut.
- Pour les autres programmes, vous ne pouvez pas modifier directement le modèle par défaut, mais vous pouvez copier un nouveau fichier modèle sur le dossier Formulaires de la bibliothèque pour spécifier un modèle personnalisé.
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Modifier le modèle de fichier par défaut
- Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez modifier le modèle par défaut.
- Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre Lancement rapide, ou cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis dans la section de bibliothèque appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.
Remarque Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.
- Dans le Ruban, sous la section Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.
- Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section Modèle de document, sous la zone URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle. L’une des opérations suivantes se produit :
Bibliothèque de documents Le modèle s’ouvre dans une application compatible avec SharePoint 2010 et associée au type de fichier du modèle actif. Par exemple, Office Word 2010 s’ouvre si le modèle par défaut est un modèle Word, ou Office Excel 2010 s’ouvre si le modèle par défaut est une feuille de calcul Excel.
Bibliothèque de formulaires Le modèle s’ouvre dans un programme compatible avec SharePoint 2010, ou un programme de conception de formulaire XML, tel que Microsoft Office InfoPath 2010 ou un éditeur XML.
Remarque Si des visiteurs sur votre site ont déjà rempli des formulaires qui étaient basés sur le modèle d’origine, réfléchissez à l’impact qu’auraient d’éventuelles modifications du modèle sur ces formulaires. Par exemple, l’ajout d’un champ obligatoire risque de provoquer l’apparition d’erreurs dans les formulaires d’origine déjà remplis avant l’ajout du champ.
- Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le modèle. Fermez le programme si vous n’en avez plus besoin, ou basculez vers votre site.
- Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site à partir de votre programme.
- Dans votre site, dans le bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents ou de formulaires, cliquez sur OK.
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Spécifier un modèle de fichier personnalisé
- Créez et enregistrez votre modèle personnalisé dans un programme compatible avec SharePoint 2010. Notez son emplacement et basculez ensuite sur SharePoint 2010.
- Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez spécifier un modèle personnalisé.
- Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre Lancement rapide, ou cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis dans la section de bibliothèque appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.
Remarque Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis dans le groupe Se connecter et exporter, cliquez sur Ouvrir avec l’Explorateur.
- Dans l’Explorateur Windows, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.
- Cliquez sur le bouton Précédent jusqu’à ce que vous retourniez à la bibliothèque, puis cliquez sur le dossier Formulaires pour l’ouvrir.
- Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.
- Fermez l’Explorateur Windows et revenez à l’affichage d’origine de la bibliothèque sur le site.
- Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.
- Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :
Bibliothèque de documents Tapez l’adresse de votre modèle personnalisé dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse Web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Filigrane.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Documents partagés, votre saisie sera semblable à ceci :
Documents partagés/Formulaires/Filigrane.dotx
Bibliothèque de formulaires Tapez l’adresse du modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse Web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Commandes.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Achats, votre saisie sera semblable à ceci :
Achats/Formulaires/Commandes.xsn
Remarque Si les paramètres de la zone Modèle de document ne sont pas disponibles, un administrateur a peut-être installé plusieurs types de contenu. Pour vérifier si plusieurs types de contenu sont activés, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ? dans la section Types de contenus immédiatement au dessus de la section Modèles de documents. Si c’est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu.
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