Livrer bataille aux Boîtes de réception engorgées

Certaines personnes ne reçoivent que quelques courriers électroniques par jour dans leur Boîte de réception Microsoft Outlook. D’autres, tels que les membres des groupes de contacts, en reçoivent tellement que leur gestion est un vrai challenge. Admettons que vous apparteniez un groupe de photographie, de jeux ou d’anciens étudiants comptant plusieurs milliers de membres. Vous pouvez alors recevoir des dizaines de messages par jour. Si vous n’avez pas le temps d'y répondre tout de suite, à la longue votre Boîte de réception va déborder. Trier tous les messages peut alors sembler mission impossible mais si vous connaissez quelques trucs et astuces, vous pourrez sans peine organiser, gérer vos messages et en réduire le nombre afin d’éviter la saturation.

Organiser vos messages

Créer des règles et des dossiers pour des groupes, des personnes ou des thèmes

Si vous recevez régulièrement du courrier électronique provenant de groupes ou de personnes spécifiques ou portant sur des thèmes particuliers, vous pouvez créer un dossier pour chaque groupe, personne ou thème, ainsi qu’une règle permettant de déplacer automatiquement tous les messages associés dans ces dossiers dès leur arrivée. Si, par exemple, vous souhaitez connaître rapidement les dernières nouvelles au sujet de votre groupe Club de photographie, vous ne lirez que les messages concernant ce groupe.

Outlook 2010 vous permet de créer facilement des règles de courrier électronique et des dossiers. La création d’une règle se fait en quelques clics ! Le processus est similaire avec une version antérieure d’Outlook.

Ruban Outlook 2010 avec les commandes Règles et Toujours déplacer les messages vers : sélectionnées

Découvrez la procédure de création de règles dans Outlook 2003, Outlook 2007 ou Outlook 2010. Ou bien, reportez-vous au billet de blog Outlook sur la rubrique.

Réduire le nombre de messages

Utiliser la commande Nettoyer

Dans Outlook 2010, la commande Nettoyer permet de supprimer rapidement et aisément un grand nombre de messages électroniques. Supposons que votre dossier Association des anciens étudiants contienne plusieurs milliers de messages électroniques non lus. La commande Nettoyer permet d’en réduire le nombre de 35 % en quatre secondes environ. Voici comment elle fonctionne. Lorsque vous cliquez sur Nettoyer sous l’onglet Accueil, Outlook 2010 évalue le contenu de chaque message d’une conversation ou de l’ensemble des conversations dans un dossier. Si un message précédent dans une conversation est entièrement contenu dans l’une des réponses, ce message est supprimé. Dans une conversation longue, la commande Nettoyer permet de supprimer un nombre important de messages redondants.

Onglet Accueil du ruban Outlook 2010 avec la commande Nettoyer sélectionnée

Regardez une vidéo sur l’utilisation de la commande Nettoyer. Pour en savoir plus sur cette commande et sur les nouvelles commandes d’Outlook 2010, consultez ce billet de blog sur Outlook.

Rechercher et supprimer

Vos conversations ou dossiers contiennent parfois des messages que vous savez à l’avance vouloir supprimer. La fonction de recherche instantanée d’Outlook 2010 vous permet de les retrouver. Supposons que de nombreux messages dans vos conversations du Club de photographie impliquent des personnes qui achètent et vendent des articles. Les lignes Objet de ces messages contiennent probablement des phrases telles que « à vendre » ou « recherche ». Si vous n’êtes pas intéressé, vous pouvez rechercher les messages dont la ligne Objet contient ces phrases et tous les supprimer. Si vous êtes intéressé par une marque de matériel photo en particulier, vous pouvez rechercher les marques qui ne vous intéressent pas dans les conversations non lues et toutes les supprimer.

Ruban Outlook 2010 avec la fonction de recherche instantanée activée et la zone de texte Rechercher dans la Boîte de réception sélectionnée

Apprenez à activer la fonction Recherche instantanée dans Outlook 2010. Pour en savoir plus sur la façon d’utiliser la recherche instantanée, d’affiner les recherches à l’aide du ruban Recherche et de créer des dossiers pour les recherches répétées, consultez ce billet de blog.

Afficher des groupes de messages en tant que conversations

Si vous souhaitez passer rapidement en revue un grand nombre de messages afin de déterminer ceux qu’il convient de supprimer, utilisez l’affichage Conversations. Cet affichage regroupe tous les messages d’une conversation de sorte que vous pouvez vous concentrer sur une rubrique spécifique dans votre Boîte de réception. En règle générale, le message le plus récent d’une conversation contient les messages et les réponses précédents. Par exemple, pour accéder aux dernières informations sur un concours organisé par votre Club de photographie, vous n’avez pas besoin de parcourir tous les messages ; utilisez simplement l’affichage Conversations. Autre exemple, supposons que l’éclairage de studio vous intéresse pas. Si, dans l’affichage Conversations, vous constatez que la conversation portant sur ce thème contient sept messages non lus, vous pouvez supprimer l’intégralité de la conversation sans lire les messages.

Afficher comme conversation dans Outlook 2010

Ignorer des conversations

Nous recevons tous des messages sur des sujets qui ne nous intéressent pas. Si vous êtes spécialisé dans la photographie d’extérieur, les portraits en studio ne retiendront sans doute pas votre attention. La commande Ignorer dans l’affichage Conversations peut vous aider à ignorer ces types de messages. L’intérêt de cette commande réside dans le fait qu’elle déplace automatiquement tous les messages existants et futurs d’une conversation dans le dossier Éléments supprimés. De cette façon, votre Boîte de réception ne sera pas engorgée par les conversations dont vous n’avez que faire.

Onglet Accueil du ruban Outlook 2010 avec la commande Ignorer sélectionnée

Gérer vos messages

Si vous souhaitez empêcher une nouvelle saturation de votre Boîte de réception et vous éviter ainsi un laborieux travail de nettoyage, voici quelques astuces qui devraient vous aider à gérer vos messages et gagner un temps précieux.

  1. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en surbrillance les messages qui ne sont destinés qu’à vous (pas à plusieurs destinataires) et leur donner la priorité. Dans cette étape, vous allez apprendre à hiérarchiser les messages que vous devez regarder en premier.
  2. Créez plusieurs règles afin de déplacer automatiquement les messages de groupe (comme des forums) vers des dossiers. Vous consulterez alors ces messages moins souvent.
  3. Essayez de ne pas avoir plus de 30 messages non lus dans votre Boîte de réception.
  4. Identifiez les tâches que vous répétez le plus souvent, puis créez des étapes rapides pour elles.

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