Tâches de base dans Outlook 2013

Microsoft Outlook 2013 organise vos courriers électroniques, calendriers, contacts, tâches et listes de tâches ; tout cela, à partir d’un seul endroit. Tout commence avec votre compte de messagerie. À partir de là, vous pouvez commencer à utiliser des courriers électroniques, à les convertir en tâches ou en rendez-vous et à enregistrer dans vos contacts les personnes avec lesquelles vous interagissez, de sorte que vous n’ayez jamais à vous souvenir d’une adresse de messagerie ou d’un numéro de téléphone. Parcourons brièvement ces étapes de base.

Configurer un compte de messagerie

La première étape consiste à configurer votre compte. Après ça, vous serez en mesure de commencer à recevoir et envoyer des courriers électroniques, à utiliser le calendrier, à créer des contacts et à utiliser des tâches.  

La configuration est automatiquement prise en charge si vous utilisez une version antérieure d’Outlook sur le même ordinateur. Si ce n’est pas le cas, la configuration de compte automatique s’exécutera au premier démarrage d’Outlook et vous guidera tout au long de la procédure.

Vous serez invité à fournir votre nom, votre adresse de messagerie et un mot de passe. C’est généralement suffisant, mais si la configuration automatique échoue, Outlook demandera quelques informations supplémentaires, comme le nom de votre serveur de messagerie.

Si vous ne disposez pas de ces informations, votre fournisseur de messagerie pourra vous les fournir.

Bouton Nouveau compte en mode Backstage

 Remarque    Si vous voulez ajouter un autre compte de messager ultérieurement, cliquez sur Fichier > Paramètres du compte pour lancer la configuration de compte automatique.

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Créer un message électronique

Dans Courrier, cliquez sur Nouveau message.

Nouveau message

Raccourci clavier    Pour créer un message, appuyez sur Ctrl+Maj+M.

Quand vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

Pour plus d’informations, voir Créer un message électronique.

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Répondre à un message ou le transférer

Dans le volet de lecture (volet de lecture : fenêtre Outlook dans laquelle vous pouvez prévisualiser un élément avant de l’ouvrir. Pour afficher l’élément dans le volet de lecture, cliquez dessus.) ou dans le ruban, cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

Répondre

Pour supprimer un nom des lignes À et Cc, cliquez sur le nom et appuyez sur la touche Suppr. Pour ajouter un destinataire, cliquez dans la zone À, Cc ou Cci et entrez le destinataire.

Pour plus d’informations, voir Répondre à un message ou le transférer.

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Ajouter une pièce jointe à un message électronique

Pour partager un fichier, vous pouvez le joindre à votre message. Vous pouvez également joindre d’autres éléments Outlook, tels que des messages, des contacts ou des tâches.

  1. Créez un message, ou dans le cas d’un message existant, cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.
  2. Dans la fenêtre du message, cliquez sur Message > Joindre un fichier.

Joindre un fichier

Pour plus d’informations, voir Joindre un fichier, un message, un contact ou une tâche à un message électronique.

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Ouvrir ou enregistrer une pièce jointe de message électronique

Vous pouvez ouvrir une pièce jointe à partir du volet de lecture (volet de lecture : fenêtre Outlook dans laquelle vous pouvez prévisualiser un élément avant de l’ouvrir. Pour afficher l’élément dans le volet de lecture, cliquez dessus.) ou d’un message ouvert. Après avoir ouvert et affiché une pièce jointe, vous pouvez l’enregistrer. Si un message contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez les enregistrer en tant que groupe ou individuellement.

Ouvrir une pièce jointe

Double-cliquez sur la pièce jointe.

Pour plus d’informations, voir Ouvrir des pièces jointes.

Enregistrer une pièce jointe

  1. Cliquez sur la pièce jointe dans le volet de lecture ou le message ouvert.
  2. Sous l’onglet Pièces jointes, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer sous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis cliquer sur Enregistrer sous.

Enregistrer sous forme de pièces jointes

Pour plus d’informations, voir Enregistrer des pièces jointes.

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Ajouter une signature électronique aux messages

Créez des signatures personnalisées figurant en bas de vos messages. Les signatures peuvent inclure du texte, des images, votre carte de visite électronique (carte de visite électronique : affichage d’informations spécifiques sur un contact, dans un format similaire à une carte de visite professionnelle sur papier, qui peut être insérée dans les messages.), un logo ou même une image de votre signature manuscrite.

Créer une signature

  1. Dans un nouveau message, cliquez sur Signature >Signatures.

Signature

  1. Sous l’onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau.

Ajouter une signature

Dans un nouveau message, cliquez sur Signature, puis cliquez sur la signature de votre choix.

Signature

Pour plus d’informations, voir Créer et ajouter une signature de message électronique.

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Créer un rendez-vous de calendrier

Dans Outlook, les rendez-vous ne sont pas à confondre avec les réunions. Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous planifiez du temps dans votre calendrier. Ils n’impliquent ni invitation d’autres personnes, ni réservation de ressources, telles qu’une salle de conférence.

Cliquez sur Calendrier

Dans Calendrier, cliquez sur Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans la grille du calendrier et cliquer sur Nouveau rendez-vous.

Nouveau rendez-vous dans le calendrier

Raccourci clavier    Pour créer un rendez-vous, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

Pour plus d’informations, voir Planifier un rendez-vous.

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Planifier une réunion

Dans Outlook, une réunion inclut d’autres personnes et peut inclure des ressources, telles que des salles de conférence. Vous aurez des réponses à vos demandes de réunion dans votre Boîte de réception.

Dans Calendrier, cliquez sur Nouvelle réunion.

Nouvelle réunion dans le calendrier

Raccourci clavier    Pour créer une nouvelle demande de réunion à partir d’un dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

Pour plus d’informations, voir Planifier une réunion avec d’autres personnes.

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Définir un rappel

Les rappels affichent une fenêtre d’alerte pour vous éviter de rater une échéance importante. Vous pouvez ajouter ou supprimer des rappels pour pratiquement tout élément dans Outlook, y compris des courriers électroniques, des rendez-vous et des contacts.

Pour les rendez-vous ou réunions

Ouvrez un Rendez-vous ou une Réunion, puis dans la liste déroulante Rappel, indiquez combien de temps avant le rendez-vous ou la réunion le rappel doit apparaître. Pour désactiver un rappel, sélectionnez Aucun.

Pour les messages électroniques, les contacts et les tâches

Cliquez sur Assurer un suivi > Ajouter un rappel.

Assurer un suivi

 Conseil    Vous pouvez marquer rapidement des messages électroniques en tant qu’éléments de tâche en utilisant les rappels. Le message apparaît alors dans l’aperçu Tâche et dans Tâches, mais un rappel n’est pas automatiquement ajouté. Cliquez avec le bouton droit dans la liste de messages pour ajouter un rappel. Ou, si le message est ouvert, cliquez sur Suivi > Ajouter un rappel.

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Créer un contact

Un contact peut être un simple nom suivi d’une adresse de messagerie, ou il peut comporter des informations détaillées telles que la rue, les divers numéros de téléphone, la photo ou l’anniversaire du contact.

Personnes

Dans Personnes, cliquez sur Nouveau contact.

Nouveau contact

Raccourci clavier    Pour créer un contact à partir d’un dossier quelconque dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

Pour plus d’informations, voir Créer ou ajouter un contact.

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Créer une tâche

De nombreux utilisateurs conservent des listes de tâches, soit sur papier, soit dans une feuille de calcul, soit sur les deux supports, papier et électronique. Dans Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, recevoir des rappels et effectuer le suivi des tâches.

Cliquez sur Tâches

Dans Tâches, cliquez sur Nouvelle tâche.

Nouvelle tâche

Raccourci clavier    Pour créer une nouvelle tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

Pour plus d’informations, voir Créer des tâches et des listes des tâches.

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Imprimer un message électronique, un contact, un élément de calendrier ou une tâche

Sous Fichier > Imprimer, vous pouvez imprimer des éléments individuels (tels que des messages électroniques, des contacts ou des éléments de calendrier) ou des affichages plus grands tels que des calendriers, des carnets d’adresses ou des listes de contenu de dossiers de courrier.

  1. Cliquez sur un élément ou un dossier Outlook que vous souhaitez imprimer.
  2. Cliquez sur Fichier > Imprimer.

Imprimer

Pour plus d’informations, voir Imprimer des éléments dans Outlook.

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S'applique à :
Administrateur Office 365 Moyenne Entreprise, Administrateur Office 365 Petite Entreprise, Administration Office 365 Entreprise, Office 365 Entreprise, Office 365 Moyenne Entreprise, Office 365 Petite Entreprise, Outlook 2013