Remarque Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server dans Microsoft Outlook 2010, utilisez la fonctionnalité Réponses automatiques. Voir Répondre automatiquement aux messages (ex Gestionnaire d’absence du bureau). Cet article est destiné à tous les autres types de compte de messagerie, tels que Windows Live Hotmail, POP3, and IMAP.
Comment puis-je savoir si j’utilise un compte Microsoft Exchange Server ?
Cliquez sur l’onglet Fichier. Cliquez sur Paramètres du compte, puis de nouveau sur Paramètres du compte. Sous l’onglet Messagerie, la liste des comptes indique le type de chaque compte. Si Microsoft Exchange n’apparaît pas, vous n’utilisez pas de compte Exchange Server.
Vous pouvez configurer Outlook 2010 de manière à envoyer une réponse automatique à toute ou partie des personnes qui vous envoient des messages électroniques.
Vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec les règles Outlook afin de reproduire la fonctionnalité de Réponses automatiques disponible uniquement pour les comptes Exchange Server.
Important Cette fonctionnalité est disponible dans Outlook 2010 à partir du Service Pack 1 Microsoft Office 2010.
Étape 1 : créer un modèle de message
Conseil Téléchargez un modèle de message d’absence du bureau formel ou informel à partir de Microsoft Office.com.
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message électronique.
- Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.
- Dans la fenêtre du message, cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).
- Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.
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Étape 2 : créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages
Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes.
- Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
- Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis sur Suivant.
- Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, sélectionnez les critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant. Généralement, vous n’avez pas besoin de sélectionner d’éléments.
- Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.
- Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente ou un modèle que vous avez créé ou téléchargé, puis cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Suivant.
- Activez les cases à cocher pour toute exception à la règle de réponse automatique. Il est courant ne pas ajouter d’exceptions.
- Cliquez sur Suivant.
- Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.
Important Pour que l’Assistant Gestion des messages envoie automatiquement une réponse, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.
La règle de l’Assistant Gestion des messages Répondre en utilisant un modèle spécifique permet d’envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Une session correspond à la période qui s’écoule entre le moment où vous démarrez Outlook et celui où vous quittez l’application. Cette règle permet d’éviter qu’Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, une nouvelle session débute et la liste des expéditeurs ayant reçu une réponse automatique est réinitialisée.
Conseil Pensez à créer une tâche Outlook ou un rappel de tâche afin de ne pas oublier de désactiver cette règle lorsque vous souhaitez arrêter d’envoyer des réponses automatiques.
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Désactiver les réponses automatiques
Pour désactiver une règle qui envoie des réponses automatiques, procédez comme suit :
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes.
Sous l’onglet Règles du courrier électronique, sous Règle, désactivez la case à cocher de la règle à désactiver.
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