Présentation de l’archivage automatique Outlook

Votre boîte aux lettres Microsoft Outlook grossit à mesure que vous créez et recevez des éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.). Pour que votre boîte aux lettres reste gérable, vous avez besoin d’un autre emplacement pour stocker (archiver) les anciens éléments qui sont importants mais peu utilisés. Vous avez également besoin de déplacer automatiquement ces anciens éléments vers l’emplacement d’archivage et de supprimer les éléments dont le contenu est arrivé à terme ou n’est plus valide. L’archivage automatique met en œuvre ces processus pour vous.  

L’archivage automatique est activé par défaut et s’exécute automatiquement à intervalles réguliers, effaçant des dossiers les anciens éléments et ceux ayant expiré (éléments arrivés au terme de leur durée maximale). Les anciens éléments sont ceux qui ont atteint la durée maximale d’archivage que vous avez spécifié et peuvent inclure les messages originaux d’un projet auquel vous étiez affecté. Les éléments arrivés à terme sont les éléments de messagerie et de réunion dont le contenu n’est plus valide après une date donnée, tels qu’une réunion à laquelle vous avez participé il y a quatre mois et qui apparaît encore dans votre calendrier. Même si vous n’êtes pas obligé de définir une date d’expiration, vous pouvez le faire au moment où vous créez l’élément ou ultérieurement. Lorsque l’élément arrive à terme, il est barré et n’est plus disponible.

L’archivage offre également un bon moyen de sauvegarder et d’enregistrer les éléments Outlook à un autre emplacement. Vous pouvez soit utiliser l’archivage automatique, soit archiver manuellement vos éléments.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’archivage automatique, l’archivage manuel des éléments ou la recherche et la restauration des éléments archivés, voir la liste de liens présentés à la fin de cet article.

En savoir plus


Ce que deviennent les éléments archivés automatiquement

L’archivage automatique déplace les éléments depuis leur emplacement d’origine dans Outlook vers un dossier de fichiers d’archivage lorsqu’ils expirent, c’est-à-dire lorsque leur durée maximale est dépassée. Vous pouvez également définir des options permettant de supprimer les éléments ayant expiré. Le fichier d’archive est un type spécial de fichier de données.

 Important   Informations complémentaires sur le stockage et la suppression des éléments

  • Les éléments sont stockés dans leurs emplacements d’origine sauf si vous modifiez un ou plusieurs des paramètres d’archivage automatique, de telle sorte que les éléments soient supprimés lorsqu’ils expirent. Les éléments ne sont pas supprimés de leurs emplacements d’origine ; ils peuvent être automatiquement supprimés uniquement avant qu’ils ne soient déplacés vers leur emplacement d’archivage. Une fois archivés, ils peuvent uniquement être supprimés manuellement.
  • Le fait de choisir une option permettant de supprimer les éléments définitivement entraîne leur suppression automatique lorsqu’ils expirent. Ils ne sont pas archivés. Par exemple, si vous cliquez sur Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement), cette option supprime tous les messages dans vos dossiers de courrier, tels que Boîte de réception, Envoyé ou Brouillons, lorsqu’ils expirent. Les messages ne sont pas archivés.

Lors de la première exécution de l’archivage automatique, Outlook crée automatiquement le fichier d’archive à l’emplacement suivant :

  • Windows Vista    

C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Windows XP    

C:\Documents and Settings\nom_utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst 

Si les dossiers Local Settings ou Local ne sont pas visibles, il se peut qu’ils soient cachés.

AfficherComment afficher les dossiers cachés ?

  • Windows Vista    
    1. Dans le menu Démarrer de Windows, cliquez sur Panneau de configuration.
    2. Cliquez sur Apparence et personnalisation.

 Remarque   Si vous utilisez le mode d’affichage classique du Panneau de configuration, double-cliquez sur Options des dossiers, puis passez à l’étape 4.

  1. Cliquez sur Options des dossiers.
  2. Sous l’onglet Affichage, sous les paramètres Avancés, sous Fichiers et dossiers, sous Fichiers et dossiers cachés, sélectionnez Afficher les fichiers et dossiers cachés.
  • Microsoft Windows XP    
  1. Cliquez sur le bouton Démarrer, puis sur Panneau de configuration.
  2. Cliquez sur Options des dossiers.

Options de dossiers

  1. Cliquez sur l’onglet Afficher, puis sur l’option Afficher les fichiers et les dossiers cachés.

Après leur premier archivage dans Outlook, vous pouvez accéder aux éléments du fichier directement à partir du dossier Dossiers d’archivage de votre Liste des dossiers (liste des dossiers : affiche les dossiers disponibles dans votre boîte aux lettres. Pour afficher les sous-dossiers, cliquez sur le signe plus (+) en regard du dossier en question. Si la Liste des dossiers n’est pas visible, dans le menu Aller à, cliquez sur Liste des dossiers.) Outlook située dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.). Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des fichiers d’archive séparés pour les dossiers individuels.

Dans le dossier Dossiers d’archivage, Microsoft Outlook conserve votre structure de dossiers existante. Si le dossier à archiver se trouve dans un dossier parent, ce dernier est créé dans le fichier d’archive, mais ses éléments ne sont pas archivés. De cette façon, le fichier d’archive et la boîte aux lettres ont la même structure de dossiers. Après archivage, les dossiers restent en place, même s’ils sont vides. Vous gérez les éléments de la même façon que dans votre boîte aux lettres principale. Si vous décidez de replacer les éléments archivés dans votre boîte aux lettres principale, vous pouvez importer tous les éléments du fichier d’archive vers leurs dossiers d’origine ou vers d’autres dossiers que vous spécifiez, ou vous pouvez déplacer ou copier manuellement des éléments individuels.

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Modification des paramètres d’archivage

L’archivage automatique comporte deux ensembles de paramètres : les paramètres globaux et les paramètres par dossier. Les paramètres globaux, appelés paramètres par défaut, déterminent si l’archivage automatique s’exécute et ce qu’il fait par défaut des éléments se trouvant dans les dossiers Outlook (à l’exception du dossier Contacts, qui n’est pas affecté par l’archivage automatique). Les paramètres par dossier écrasent les paramètres par défaut. Vous pouvez ainsi archiver automatiquement les dossiers individuels de façon différente. Si vous ne spécifiez pas de paramètres d’archivage automatique pour un dossier spécifique, le dossier n’est pas archivé. Les paramètres par défaut et par dossier s’appliquent uniquement à la boîte aux lettres active. Si vous le souhaitez, vous pouvez également archiver des éléments manuellement.

Paramètres d’application de l’archivage automatique

Légende 1 Archiver automatiquement tous les   Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique. L’archivage de nombreux éléments en même temps ralentit les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est conseillé de choisir une période qui raccourcit le processus d’archivage automatique. Déterminez le nombre d’éléments que vous recevez généralement pendant une durée donnée, puis ajustez l’intervalle de temps en conséquence. Demander avant l’exécution de l’archivage automatique    Choisissez cette option si vous voulez que Microsoft Outlook affiche un message de rappel avant que l’archivage automatique ne traite vos éléments Outlook. Lorsque le message s’affiche, vous pouvez cliquer sur Non pour annuler cette session d’archivage automatique.
Légende 2 Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)   Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés. Cependant, vous pouvez modifier ces durées à l’aide de l’option Effacer les éléments plus anciens que.
Légende 3 Archiver ou supprimer les anciens éléments   Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale. Définissez ensuite les autres paramètres à appliquer à l’archivage et à la suppression.

 Remarque   Dans la boîte de dialogue Archivage automatique, « dossiers » désigne les principales zones de fonctionnalités Outlook, telles que le dossier Calendrier et le dossier Tâche, ainsi que les différents dossiers de courrier. En effet, les éléments de calendrier et de tâche sont stockés dans leurs dossiers Calendrier et Tâche respectifs.

Légende 4 Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers   Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal, vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés. Vous pouvez ainsi vérifier que les éléments archivés l’ont effectivement été, de même que vous pouvez faire glisser des éléments vers un dossier de travail, si nécessaire.
Légende 5 Effacer les éléments plus anciens que    Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer », à moins que vous l’ayez défini dans ce sens pour les dossiers par le biais d’un autre paramètre.
Légende 6 Déplacer les anciens éléments vers    L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Si vous souhaitez définir une autre destination pour les éléments archivés, vous pouvez rechercher et définir un emplacement différent. Les éléments sont alors déplacés vers cet emplacement lorsqu’ils ont atteint leur durée maximale.

 Remarque   Les éléments archivés dans un emplacement personnalisé ne sont pas supprimés, sauf si vous ouvrez les dossiers et les supprimez manuellement.

Légende 7 Supprimer définitivement les anciens éléments   Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
Légende 8 Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant    Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Ces instructions figurent également dans la section suivante intitulée « Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.
Légende 9 Informations sur la stratégie de rétention    Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

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Dates et durées maximales utilisées pour archiver des éléments

 Remarque   En plus des paramètres d’archivage automatique, les éléments de votre boîte aux lettres peuvent également être soumis à des stratégies de rétention mises en place par votre entreprise. Les stratégies de rétention encouragent les utilisateurs à conserver les documents et éléments uniquement pendant une période de temps définie par la stratégie de l’entreprise. Ces stratégies ont la priorité sur les paramètres d’archivage automatique.

Les durées maximales par défaut pour les dossiers sont les suivantes :

  • Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes, Journal, Brouillons : 6 mois
  • Éléments envoyés, Éléments supprimés : 2 mois
  • Boîte d’envoi : 3 mois

 Remarque   Les dossiers que vous créez et qui contiennent le même type d’éléments que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal ont une durée maximale de 6 mois également.

La façon dont Microsoft Outlook détermine l’ancienneté d’un élément dépend du type d’élément.

Message électronique    Date de réception ou date/heure de la dernière modification, suivant celle qui est la plus ancienne.

Élément de calendrier    Date du rendez-vous, de l’événement ou de la réunion ou date/heure de la dernière modification, suivant celle qui est la plus ancienne. L’archivage automatique ne porte pas sur les éléments périodiques.

Tâche    Date de fin, ou date/heure de la dernière modification. L’archivage automatique ne porte pas sur les tâches qui ne sont pas marquées comme achevées. Les tâches attribuées à d’autres utilisateurs ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.

Remarque    Date/heure de la dernière modification.

Entrée de journal    Date de création de l’entrée de journal ou date/heure de la dernière modification.

Contacts    Pas d’archivage automatique.

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Liens vers des articles connexes sur l’archivage d’éléments Outlook

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S'applique à :
Outlook 2007