Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Une règle est une action que Microsoft Outlook effectue automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction des conditions spécifiées. Vous pouvez créer une règle à partir d’un modèle ou d’un message, ou en indiquant vos propres conditions.

Utiliser Outlook Web App à la place Voir les règles de boîte de réception pour en savoir plus sur la création et la gestion de vos règles qui fonctionneront également avec le programme de bureau Outlook.

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Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Une règle est une action automatiquement effectuée par Microsoft Outlook sur un message reçu ou envoyé qui remplit les conditions spécifiées dans la règle. Vous pouvez choisir diverses conditions et actions à l’aide de l’Assistant Gestion des messages.

Les règles sont classées en deux catégories  : organisation et notification. Les règles fonctionnent uniquement sur les messages non lus, et non sur ceux qui ont déjà été lus.

Modèles de règles dans l’Assistant Règles

L’Assistant Règles contient des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées, notamment :

  • Rester organisé     Ces règles vous permettent de classer et de suivre des messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les messages d’un expéditeur spécifique, Bobby Moore par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié comme Vente et déplacé vers un dossier appelé « Vente Bobby Moore ».
  • Rester à jour     Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement une alerte sur votre appareil mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.
  • Démarrer à partir d’une règle vide     Il s’agit de règles que vous créez sans l’aide d’un modèle de règle et que vous pouvez personnaliser complètement.

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Créer une règle

Outlook inclut des modèles de règles pour les scénarios courants. Utilisez ces modèles de règles ou créez vos propres règles personnalisées.

Utiliser des modèles de règles d’Outlook

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.
  4. Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez le modèle souhaité dans la collection de modèles Rester organisé ou Rester à jour.
  5. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée. Par exemple, si vous cliquez sur le lien personne ou liste de distribution, le Carnet d’adresses s’affiche.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions que les messages doivent respecter pour que la règle soit appliquée.
  8. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
  11. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.
  14. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  15. Cliquez sur Suivant.
  16. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom.
  17. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.
    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».
    • Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à cocher Activer cette règle.
    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.
  18. Cliquez sur Terminer.

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Créer une règle personnalisée

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.
  4. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l’envoi.
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions que les messages doivent respecter pour que la règle soit appliquée.
  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  11. Cliquez sur Suivant.
  12. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.
  13. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.
  14. Cliquez sur Suivant.
  15. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom.
  16. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.
    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».
    • Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à cocher Activer cette règle.
    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.
  17. Cliquez sur Terminer.

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Créer une règle basée sur les expéditeurs ou les destinataires d’un message

Une règle peut être créée rapidement à partir de n’importe quel message. L’avantage de cette méthode est que les règles sont suggérées en fonction de l’expéditeur ou des destinataires du message. Par exemple, lorsque vous commencez un message, une règle suggérée déplace tous les messages provenant de cet expéditeur vers un dossier de votre choix.

  1. Cliquez sur le message pour lequel vous voulez créer une règle, puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles.

Les règles suggérées apparaissent sur base de l’expéditeur et des destinataires du message.

  1. Effectuez une des actions suivantes :
  • Cliquez sur l’une des règles suggérées, cliquez sur un dossier de destination, puis cliquez sur OK.
  • Pour accéder à davantage d’options de règles basées sur l’expéditeur, les destinataires ou l’objet du message, cliquez sur Créer une règle.

Si vous choisissez Créer une règle à l’étape 2, la boîte de dialogue Créer une règle apparaît. Continuez en suivant les étapes ci-après.

  1. Sous Lorsque je reçois un courrier électronique réunissant toutes les conditions sélectionnées, activez les cases à cocher correspondant aux conditions souhaitées.
  2. Sous Effectuer les opérations suivantes, activez les cases à cocher qui correspondent à l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
  3. Cochez la case Déplacer l’élément vers le dossier.
  4. Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.

Pour ajouter davantage de conditions, d’actions ou d’exceptions à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Gestion des messages. C’est le même Assistant que celui qui apparaît lorsque vous cliquez sur Gérer les règles et les alertes dans le mode Backstage (en cliquant sur l’onglet Fichier). Consultez la rubrique Créer une règle personnalisée pour plus d’informations.

  1. Cliquez ensuite sur OK.

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Importer ou exporter des règles

Voir Importer ou exporter un ensemble de règles pour savoir comment importer ou exporter des règles afin que d’autres personnes puissent les utiliser.

Exécuter des règles manuellement

Pour exécuter une ou plusieurs règles manuellement, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  3. Cliquez sur Exécuter les règles.
  4. Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher située en regard de chaque règle souhaitée.
  5. Dans la zone Exécuter dans le dossier, si vous voulez sélectionner un autre dossier, cliquez sur Parcourir, cliquez sur le dossier, puis cliquez sur OK.

Activez la case à cocher Inclure les sous-dossiers pour inclure tous les dossiers sous le dossier qui a été spécifié à l’étape 5.

  1. Dans la liste Appliquer les règles à, la valeur par défaut correspond à tous les messages. Vous pouvez modifier cette valeur pour l’appliquer aux messages lus ou non lus.
  2. Cliquez sur Exécuter.

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Règles serveur et règles client seulement

Il existe deux types de règles dans Outlook  : les règles basées sur le serveur et celles basées sur le client uniquement.

  • Règles serveur     Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, certaines règles créées sont basées sur le serveur. Elles s’exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie Exchange, même lorsqu’Outlook n’est pas en cours d’exécution. Les règles serveur doivent s’appliquer aux messages lorsqu’ils sont remis pour la première fois dans votre boîte de réception. Elles doivent pouvoir s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu’un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu’elle n’a pas fini de s’exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook et devient alors une règle client uniquement.
  • Règles client uniquement     Les règles client seulement sont des règles qui s’exécutent uniquement sur l’ordinateur. Il s’agit de règles qui ne peuvent pas être appliquées tant qu’elles n’ont pas fini de s’exécuter sur le serveur, par exemple spécifier certains messages à imprimer. Les règles client seulement ne peuvent s’exécuter que si Outlook est en cours d’exécution.

Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client uniquement.

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Appliquer des règles à d’autres éléments Outlook

Accusés de réception, réponses à un vote et réponses automatiques

Lorsque des règles sont appliquées, les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traités comme des messages. Par exemple, si une règle déplace vers un dossier spécifique les éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.) comportant le mot « réunion » dans l’objet, alors elle déplacera également l’ensemble des accusés de réception, des réponses à un vote et des réponses automatiques comportant le mot « réunion » dans l’objet.

 Remarque    Lorsqu’une règle déplace les réponses à un vote de la boîte de réception vers un autre dossier, le suivi du vote est affecté. Lorsqu’un message envoyé qui comporte un bouton de vote est ouvert, les informations de suivi n’incluront pas un décompte des réponses déplacées par une règle. Le fait de déplacer ou de supprimer manuellement une réponse n’affecte pas le suivi.

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Demandes de réunions, demandes de tâches et documents

Lors de l’application de règles, les demandes de réunion, les demandes de tâche et les documents sont considérés comme étant des messages. Par exemple, une règle qui déplace les éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.) dont la zone Objet comporte le mot « réunion » vers un dossier spécifique déplace également toute demande de tâche ou de réunion répondant à cette condition. Tenez néanmoins compte des restrictions suivantes lors de la création de règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Un élément déplacé vers un autre dossier qu’un dossier de courrier électronique risque de ne pas fonctionner comme vous l’espériez après son déplacement. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.
  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.
  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.
  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

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Groupes de contacts

Une règle comportant un groupe de contacts peut se comporter différemment en fonction de la manière dont vous la créez.

  • Déplacer les messages envoyés vers le dossier d’un groupe de contacts      Cette règle est disponible seulement si vous utilisez un compte Exchange Server. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

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Transfert de messages hors de votre société

Par défaut, les comptes Microsoft Exchange Server 2010 ne peuvent pas utiliser de règles pour transférer des messages à des adresses de messagerie situées à l’extérieur de votre société. Ce paramètre, destiné à empêcher la divulgation d’informations d’entreprise confidentielles et privées, ne peut être modifié que par un administrateur Exchange.

Pour plus d’informations, voir Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte.

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S'applique à :
Outlook 2010