Envoyer un message électronique de la part d'une autre personne

S'applique à
Microsoft Office Outlook® 2003

Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange. De nombreux comptes personnels de messagerie utilisent un type de compte différent, tel que POP3 (POP3 : protocole courant utilisé pour récupérer des messages électroniques d’un serveur de messagerie Internet.) ou IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : contrairement aux autres protocoles de messagerie Internet qui fournissent un seul dossier de serveur Boîte de réception, tels que POP3, le protocole IMAP permet de créer plusieurs dossiers de serveur pour enregistrer et organiser des messages accessibles depuis plusieurs ordinateurs.), notamment Windows Live Hotmail ou Google Gmail. Cette fonctionnalité ne prend pas en charge ces comptes.

 Remarque   Cet article est exclusivement rédigé pour l'accès délégué (délégué : personne qui a reçu l’autorisation d’ouvrir les dossiers d’une autre personne, de créer des éléments et de répondre à des demandes pour cette personne. La personne qui accorde cette autorisation détermine les dossiers auxquels le délégué peut accéder et les modifications qu’il peut effectuer.) aux messages électroniques ; il ne traite pas des autres scénarios d'accès délégué, notamment aux calendriers et tâches.

Accès délégué

Tout comme vous avez peut-être un assistant qui vous aide à gérer votre courrier postal, vous pouvez utiliser Outlook avec des comptes de messagerie sur un serveur Exchange pour donner à une autre personne l'accès à votre boîte de réception et à tout autre dossier Outlook. Le processus consistant à accorder à une personne l'autorisation d'ouvrir des dossiers, de lire et de créer des éléments, ainsi que de répondre aux demandes pour une autre personne est appelé Accès délégué.

Vous (c'est-à-dire la personne qui accorde l'autorisation) déterminez le niveau d'accès à accorder au délégué. Vous pouvez accorder à un délégué l'autorisation de lire les éléments se trouvant dans vos dossiers, de lire, créer, modifier et supprimer des éléments ou d'envoyer des messages et d'y répondre de votre part. Le délégué peut aussi organiser des réunions en votre nom et répondre à vos demandes de réunion et demandes de tâche.

 Remarque   Si vous voulez utiliser la fonctionnalité d'accès délégué, la remise de vos messages électroniques doit se faire dans votre boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange où votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à partir de votre boîte aux lettres.) sur le serveur et non dans un fichier de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d’autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu’emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.) situé sur votre disque dur.

Étape 1 : accorder des autorisations d'accès délégué à une personne

AfficherAccorder l'accès délégué à une personne

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Délégués.

AfficherComment faire si l'onglet Délégués est absent ?

Si vous ne voyez pas l'onglet Délégués dans la boîte de dialogue Options, vous devez installer le complément requis pour utiliser la fonctionnalité d'accès délégué.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Autre.
  3. Cliquez sur Options avancées, puis sur Gestionnaire de compléments.
  4. Activez la case à cocher Accès délégué, puis cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas cette case à cocher , effectuez les opérations suivantes :

  1. Cliquez sur Installer, puis cliquez sur le fichier Dlgsetp.ecf.
  2. Fermez et rouvrez la boîte de dialogue Options.
  1. Cliquez sur Ajouter.
  2. Tapez le nom du délégué ou sélectionnez-le dans la liste Nom.
  3. Sous Ajouter des utilisateurs, cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

 Remarque   Pour ajouter plusieurs délégués en même temps, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les noms voulus dans la liste Nom. Les autorisations sélectionnées s'appliquent à l'ensemble des délégués.

La boîte de dialogue Autorisations aux délégués doit s'afficher.

  1. Pour autoriser le délégué à envoyer des messages électroniques de votre part, la liste Boîte de réception doit avoir pour valeur Auteur ou Rédacteur.

Par défaut, le délégué n'est pas autorisé à voir les éléments privés. Pour l'autoriser à y accéder, activez la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

 Remarque   L'accès Auteur ou Rédacteur autorise également le délégué à lire les messages électroniques. Vous pouvez supprimer cette possibilité en désactivant la case à cocher Lecture d'éléments. Toutefois, pour permettre au délégué de répondre aux demandes de réunion, vous devez autoriser l'accès en lecture.

AfficherPartager votre boîte aux lettres Exchange

  1. Dans le menu Atteindre, cliquez sur Courrier.
  2. Sous Tous les dossiers Courrier, cliquez avec le bouton droit sur votre boîte aux lettres Exchange.

Elle apparaît généralement sous la forme Boîte aux lettres - nom d'utilisateur.

  1. Cliquez sur Partage.

Commande Partage du menu contextuel lorsque l'utilisateur clique avec le bouton droit sur Boîte aux lettres dans la liste des dossiers

Légende 1 Cliquez avec le bouton droit sur la boîte aux lettres Exchange.
Légende 2 Cliquez sur Partage.

Voyez-vous déjà le nom du délégué ? Vous avez peut-être sélectionné la Boîte de réception et non Boîte aux lettres - nom d'utilisateur.

  1. Sous l'onglet Autorisations d'accès, cliquez sur Ajouter.
  2. Tapez le nom du délégué ou sélectionnez-le dans la liste Nom. Cliquez sur Ajouter.
  3. Pour ajouter le nom à votre liste d'autorisations d'accès, cliquez sur OK.
  4. Sous Autorisations d'accès, en regard de la zone Niveau d'autorisation, vous devez sélectionner au minimum Auteur secondaire.

Vous pouvez également sélectionner Auteur, Auteur principal, Editeur, Editeur principal ou Propriétaire.

Étape 2 : jouer le rôle de délégué

AfficherOuvrir la boîte aux lettres d'une autre personne

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie.
  2. Cliquez sur Afficher ou modifier les comptes de messagerie existants, puis sur Suivant.
  3. Sélectionnez votre compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Paramètres supplémentaires, puis sur l'onglet Avancé.
  5. Sous Boîtes aux lettres, cliquez sur Ajouter, puis indiquez la boîte aux lettres de la personne à ajouter.

 Remarque   Le nom de la boîte aux lettres correspond généralement au nom complet de la personne.

  1. Cliquez sur OK, sur Suivant, puis sur Terminer.

Vue d'ensemble des étapes à suivre pour ajouter une autre boîte aux lettres à un profil de messagerie électronique et résultat de l'opération

Légende 1 Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie.
Légende 2 Le nom du délégué figure dans le champ Ajouter la boîte aux lettres suivante.

AfficherEnvoyer un message électronique de la part d'une autre personne

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.

 Remarque   Même si vous pouvez cliquer sur De et sélectionner n'importe quel nom dans le carnet d'adresses global, vous n'êtes autorisé à envoyer un message que de la part de la personne qui vous a accordé cette autorisation.

  1. Dans la zone De, tapez le nom de la personne de la part de laquelle vous envoyez le message. Si vous n'indiquez rien, le message est envoyé de votre part.

 Remarque   Si vous ne voyez pas la zone De au-dessus des zones À et Cc, effectuez les opérations suivantes : dans la fenêtre de message, dans la barre d'outils Messagerie électronique, cliquez sur la flèche du bouton Options, puis cliquez sur De. Si vous n'utilisez pas Microsoft Office Word 2003 comme éditeur par défaut, dans la fenêtre de message, dans le menu Affichage, cliquez sur Champ De.

Des parties de cet article sont extraites de Formation sur Microsoft Office Online.

 
 
S'applique à :
Outlook 2003