Partager des sites ou documents avec des personnes extérieures à votre organisation

 Remarque    Si ces informations ne correspondent pas au contenu affiché, il se peut que vous utilisiez la pré-mise à niveau d’Office 365. Consultez Partager un site avec des utilisateurs externes pour trouver des informations applicables à votre situation.
Est-ce que j’utilise Office 365 après la mise à niveau du service ?

Si vous exercez une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec des fournisseurs ou des clients, il peut s’avérer souhaitable d’utiliser vos sites pour partager du contenu avec ces personnes extérieures à votre organisation qui ne possèdent pas de licences pour votre abonnement Microsoft Office 365.

Il existe trois manières de procéder :

  • Vous pouvez partager l’ensemble d’un site en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID utilisateur Microsoft Office 365.
  • Vous pouvez partager des documents spécifiques en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID utilisateur Microsoft Office 365.
  • Vous pouvez publier ou envoyer aux utilisateurs un lien invité qu’ils peuvent utiliser pour afficher des documents spécifiques sur votre site de manière anonyme.

Cette rubrique explique comment partager un site ou un document avec des personnes extérieures à votre organisation.

À savoir avant de commencer

Avant de sauter le pas et de partager le contenu avec l’extérieur, il est préférable de consulter la section relative aux meilleures pratiques de partage afin d’éviter le partage à outrance. Si vous vous demandez quels types d’utilisateur sont des utilisateurs externes et les droits dont ils disposent, voir Qu’est-ce qu’un utilisateur externe ? Pour plus d’informations sur l’activation et la désactivation de la fonctionnalité de partage externe, voir la section Gérer le partage externe.

Contenu de cet article


Partager un site

Lorsque vous partagez un site avec des utilisateurs externes, vous leur envoyez une invitation qu’ils peuvent utiliser pour se connecter à votre site. Vous pouvez envoyer cette invitation à n’importe quelle adresse de messagerie. Lorsque le destinataire accepte l’invitation, il peut se connecter soit avec un compte Microsoft, soit avec un ID d’utilisateur Office 365. Lorsque vous partagez un site, vous pouvez sélectionner le type d’autorisation que vous voulez octroyer à cette personne sur le site.

Faites preuve de prudence lorsque vous partagez votre site d’équipe ou tout autre site que votre organisation utilise principalement pour ses activités et documents internes, car vous allez permettre à des utilisateurs externes d’accéder à ce site et à tous les sous-sites qui partagent ses autorisations. Vous risquez alors de leur donner accès à du contenu confidentiel. Si vous avez constamment besoin de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation, créez un site que vous utiliserez spécifiquement pour le partage externe, puis configurez-le avec des autorisations d’accès spécifiques différentes du reste de vos sites. Pour plus d’informations sur l’héritage des autorisations, voir Qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?

Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un site avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée pour votre abonnement Office 365 (en fonction de votre offre, votre administrateur Office 365 ou SharePoint Online peut s’en charger).

  1. Accédez au site que vous voulez partager avec des utilisateurs externes.
  2. Cliquez sur Partager.
    Image de la commande Partager dans l’angle supérieur droit de l’écran.
  3. Dans la boîte de dialogue Partager, tapez les noms des utilisateurs externes que vous voulez inviter. Par exemple : xyz@outlook.com ou xyz@contoso.com.

    Rappel : vous pouvez également utiliser la commande Partager pour octroyer l’accès à un site aux utilisateurs internes possédant une licence. Pour cela, il suffit de taper les noms des personnes à inviter.
  4. Tapez un message à inclure dans l’invitation.
  5. Pour affecter l’utilisateur externe à un groupe d’autorisations spécifique, cliquez sur Afficher les options, puis sélectionnez le groupe souhaité.

    Il est préférable d’octroyer le niveau minimal d’autorisation pouvant être requis pour effectuer la tâche souhaitée. Par exemple, si les personnes que vous invitez ont seulement besoin de lire le contenu, affectez-les au groupe Visiteurs, qui possède des autorisations de lecture par défaut. Si les utilisateurs externes ont besoin de modifier ou mettre à jour le contenu, ajoutez-les au groupe Membres, qui possède des autorisations de modification par défaut. Soyez extrêmement prudent lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à un groupe qui possède des autorisations de contrôle total.


    Image de la boîte de dialogue Partager d’un site renseignée à l’aide de noms d’utilisateur correspondant à des utilisateurs externes.
  6. Cliquez sur Partager.

Par défaut, toutes les invitations que vous envoyez à des utilisateurs externes expirent au bout de 7 jours. Si un invité n’accepte pas une invitation dans ce délai, et que vous souhaitez quand même que cette personne ait accès à votre site, vous devez envoyer une nouvelle invitation.

Lorsque les utilisateurs externes reçoivent leurs invitations, ils cliquent sur un bouton pour accéder à une page dans laquelle ils se connectent à votre site SharePoint Online à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID d’utilisateur Office 365. Si les utilisateurs ne possèdent pas au moins un compte Microsoft, ils peuvent s’inscrire pour en obtenir un gratuitement.

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Partager un document en envoyant ou en publiant un lien invité anonyme

Vous pouvez créer un lien invité anonyme, puis le partager via le support qui vous convient. Par exemple, vous pouvez le publier sur une page de réseau social ou le coller dans un message électronique. Vous pouvez créer un lien invité incluant l’autorisation de modification ou celle d’affichage uniquement.

Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites (offres pour entreprise uniquement).

  1. Cliquez sur les points de suspension (...) en regard du document pour ouvrir sa fenêtre de légende, puis cliquez sur Partager.
    Commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint
  2. Dans la boîte de dialogue Partager, sélectionnez Obtenir un lien.
  3. Sélectionnez Créer un lien pour le type d’autorisation que vous souhaitez accorder.
    Une URL de lien invité est créée.
  4. Sélectionnez l’URL de lien invité et copiez-la.
    Créer un lien invité anonyme et le copier
    Vous pouvez maintenant coller l’URL de lien invité dans le support de votre choix.
  • Si un document se trouve dans une bibliothèque de site d’équipe, les autres membres du site peuvent trouver les liens invités dans la boîte de dialogue Partager et les envoyer à d’autres personnes.
  • Si le fichier que vous essayez de partager se trouve dans une bibliothèque qui utilise la Gestion des droits relatifs à l’information, vous ne pouvez pas le partager avec l’extérieur.
  • Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d’autres personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le document sans se connecter. Évitez d’utiliser des liens invités anonymes pour du contenu confidentiel.
  • Les personnes qui sont invitées à accéder à des documents à l’aide de liens invités anonymes peuvent uniquement afficher ou lire les fichiers dans l’application Office Online correspondante. Elles ne peuvent pas ouvrir ces fichiers dans une version de bureau correspondante du programme Office.
  • Si le partage externe est désactivé globalement dans les paramètres des services Office 365 ou le centre d’administration SharePoint Online, tous les liens partagés cessent de fonctionner. Si la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens sont de nouveau opérationnels. Il est également possible de désactiver des liens individuels qui ont été partagés si vous voulez révoquer l’accès à un document particulier. Voir Désactiver un lien invité anonyme.

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Permettre aux utilisateurs de créer des liens invités avec les documents que vous avez partagés avec eux

Il est possible que le partage de certains documents à grande échelle vous intéresse. Il est même possible que vous souhaitiez encourager les utilisateurs à les diffuser ensuite. Pour de tels documents, vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer des liens invités anonymes avec les documents que vous partagez avec eux.

Pour ce faire, vous devez disposer de l’autorisation de contrôle total.

  1. Accédez à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez autoriser les utilisateurs à créer des liens invités.
  2. Sélectionnez l’icône d’engrenage, puis Paramètres du site.
  3. Dans la page Paramètres du site, sous Utilisateurs et autorisations, sélectionnez Autorisations de site.
  4. Sous l’onglet Autorisations, sélectionnez Paramètres de demande d’accès.
  5. Dans la boîte de dialogue Paramètres de demande d’accès, activez Autoriser les membres à partager le site et les fichiers et dossiers individuels.

Lorsque les utilisateurs sélectionnent les documents que vous avez partagés avec eux et ouvrent la boîte de dialogue Partager, ils peuvent désormais créer un lien invité. Ils ne peuvent toutefois créer des liens invités qui permettent aux invités de modifier le document que si vous leur avez donné l’autorisation de modification lorsque vous avez partagé le document la première fois. S’ils ne disposent que de l’autorisation d’affichage, ils peuvent uniquement créer des liens invités incluant l’autorisation d’affichage.

Pour obtenir une présentation des paramètres de demande d’accès, voir Vidéo : partager un site sans demande d’accès.

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Partager un document nécessitant la connexion à votre site

Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites (offres pour entreprise uniquement).

  1. Cliquez sur les points de suspension (...) en regard du document pour ouvrir sa fenêtre de légende, puis cliquez sur Partager.
    Commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint
  2. Tapez les adresses de messagerie des utilisateurs que vous invitez à partager le document. Par exemple : xyz@outlook.com, xyz@gmail.com ou xyz@contoso.com.
  3. Dans la liste déroulante, sélectionnez le niveau d’autorisation que vous voulez octroyer à ces utilisateurs.
  4. Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans le message électronique. Le message peut inclure des informations ou des instructions sur le document que vous avez partagé.
  5. Activez la case à cocher Exiger une connexion.

 Attention    Si vous n’activez pas la case à cocher Exiger une connexion, le message électronique contiendra un lien invité anonyme vers le document. Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d’autres personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le document sans se connecter.

  1. Cliquez sur Partager.

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Comment partager en évitant le partage à outrance

Meilleures pratiques pour le partage de sites

Si vous avez partagé un site entier avec un utilisateur, celui-ci peut se connecter à ce site et agir comme un membre à part entière du site. Il est en mesure de parcourir, rechercher et modifier son contenu (selon le groupe d’autorisations auquel vous l’avez affecté). Il peut voir les noms des autres utilisateurs du site dans le sélecteur de personnes ou afficher les métadonnées d’un document. Les utilisateurs externes apparaissent également dans le sélecteur de personnes en tant qu’utilisateurs du site. Cela signifie que les autres personnes qui utilisent votre site peuvent octroyer à ces utilisateurs des autorisations différentes de celles que vous leur avez octroyées à l’origine lorsque vous avez partagé le site avec eux. Assurez-vous de connaître l’identité des utilisateurs externes avant de les inviter à accéder à votre site.

Si vous invitez des utilisateurs externes à rejoindre votre site d’équipe, ils sont en mesure d’afficher le contenu du site d’équipe et de tous ses sous-sites. Si vous voulez éviter de permettre à des utilisateurs externes d’accéder à du contenu important ou confidentiel de votre site d’équipe, vous devez créer un sous-site de votre site d’équipe doté d’autorisations uniques, puis partager uniquement ce sous-site avec ces utilisateurs externes. Pour en savoir plus sur l’héritage des autorisations, voir Qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?

De même, si vous voulez partager un sous-site que vous avez créé sur votre espace OneDrive Entreprise, il est conseillé de vérifier qu’il possède des autorisations uniques afin de ne pas octroyer par mégarde aux utilisateurs des autorisations d’accès à d’autres sites ou contenus de votre site Mon site.

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Meilleures pratiques pour le partage de documents

Si vous partagez des documents à l’aide de liens invités anonymes, les destinataires de ces invitations peuvent partager ces liens invités avec d’autres personnes, qui pourraient les utiliser pour consulter du contenu. N’utilisez pas de liens invités pour partager des documents confidentiels. Pour réduire le risque lié au partage d’un lien anonyme par un utilisateur, partagez plutôt les documents en exigeant une connexion.

Décider du mode de partage

Quand vous déterminez si ou comment vous voulez partager du contenu de manière externe, posez-vous les questions suivantes :

  • À quelles personnes souhaitez-vous octroyer l’accès au contenu de votre site d’équipe et de tous ses sous-sites, et que voulez-vous qu’elles puissent faire ?
  • À quelles personnes de votre organisation voulez-vous octroyer l’autorisation de partager du contenu avec l’extérieur ?
  • Existe-t-il du contenu que vous voulez être sûr de ne jamais mettre à la disposition des personnes extérieures à votre organisation ?

Les réponses à ces questions vous aideront à planifier votre stratégie de partage de contenu.

Essayez ceci : Si votre besoin est le suivant :

Partager un site

Si vous voulez partager un site, mais également restreindre l’accès des utilisateurs externes à certains contenus internes de votre organisation, créez un sous-site doté d’autorisations uniques que vous utiliserez exclusivement à des fins de partage externe.

Fournir à une personne extérieure à votre organisation un accès continu aux informations et au contenu d’un site. Elle a besoin de pouvoir agir en tant qu’utilisateur à part entière du site, ainsi que de créer, modifier et afficher du contenu.
Partager un document et exiger une connexion. Fournir aux personnes extérieures à votre organisation un accès sécurisé à un document spécifique à des fins de révision ou de collaboration, mais ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu aux autres contenus de votre site interne.
Partager un document en utilisant un lien invité anonyme. Partager un lien vers un document qui n’est pas sensible ni confidentiel avec des personnes extérieures à votre organisation afin qu’elles puissent soit l’afficher, soit le mettre à jour en y ajoutant leurs commentaires. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu au contenu de votre site interne.

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Voir qui a accès à un site ou document spécifique

Vous pouvez utiliser la commande Partager pour voir rapidement la liste des personnes avec lesquelles un document a été partagé.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour voir qui a accès à un site, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la page, puis cliquez sur le lien après Partagé avec dans la boîte de dialogue Partager pour afficher la liste des personnes qui ont accès au site.
  • Pour voir qui a accès à un document, dossier ou ensemble de documents, sélectionnez l’élément dans la bibliothèque de documents, puis cliquez sur Partagé avec sous le lien Fichiers.

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Annuler des invitations

Pour annuler une invitation que vous avez envoyée à un utilisateur externe, vous pouvez la révoquer avant qu’elle ne soit acceptée.

Accédez au site sur lequel vous voulez annuler une invitation.

  1. Accédez à ParamètresBouton Paramètres > Paramètres du site.
  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Demandes d’accès et invitations.
  3. Sous Invitations d’utilisateurs externes, recherchez la personne que vous ne voulez plus inviter à accéder au site, puis cliquez sur Menu Ouvrir.
  4. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur Retirer.

Si l’utilisateur externe a déjà accepté une invitation alors que vous voulez le supprimer de votre site, vous pouvez le faire en le supprimant d’abord du groupe d’autorisations SharePoint auquel vous l’avez affecté. La personne de votre organisation qui possède des autorisations d’administrateur Office 365 ou SharePoint Online peut également le retirer de la liste des utilisateurs de votre environnement. Pour plus d’informations, voir les articles répertoriés dans la section Gérer le partage externe.

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Désactiver un lien invité anonyme

Lorsqu’un document a été partagé via un lien invité, cette information apparaît dans la légende du document.

Boîte de dialogue Propriétés indiquant qu’un document a été partagé à l’aide d’un lien invité.

Vous pouvez révoquer l’accès à un document qui a été partagé via un lien invité en désactivant le lien.

  1. Accédez à la bibliothèque qui contient le document pour lequel vous voulez supprimer un lien invité.
  2. Pointez sur le document, puis cliquez sur Menu Ouvrir.
  3. Cliquez sur une liaison invité dans la phrase Ouvert à toute personne disposant d’une liaison invité.
  4. En regard de l’URL du lien invité, cliquez sur le bouton Désactiver.
  5. Lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez que le lien soit désactivé, cliquez sur Désactiver le lien.
    Boîte de dialogue vous demandant si vous voulez désactiver un lien invité pour un document qui a été partagé afin qu’il ne fonctionne plus.

Lorsque des personnes extérieures à votre organisation essaient d’accéder au contenu à l’aide du lien invité, un message leur indique qu’elles ne peuvent pas y accéder.

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Gérer le partage externe

Les paramètres d’administration du partage externe diffèrent selon le plan Office 365 à laquelle votre organisation s’est abonnée. Pour plus d’informations sur l’activation ou la désactivation de la fonctionnalité de partage externe, ou encore sur sa configuration, voir les rubriques suivantes :

Si votre organisation utilise Office 365 Petite Entreprise, voir Gérer le partage avec des utilisateurs externes.

Si votre organisation utilise l’un des plans Office 365 Entreprise, voir Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online.

Pour plus d’informations sur la configuration et la gestion des demandes d’accès aux sites, voir Configurer et gérer les demandes d’accès.

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S'applique à :
Centre d’administration SharePoint, SharePoint Online Entreprise (E1 et E2), SharePoint Online Entreprise (E3 et E4), SharePoint Online Moyenne Entreprise, SharePoint Online Petite Entreprise