Gérer vos informations

Être en mesure d’accéder à votre contenu et à vos informations quand vous en avez besoin, où que vous vous trouviez, peut avoir un impact essentiel sur votre productivité. Dans cette optique, les liens Flux d’activités, OneDrive Entreprise et Sites situés en haut des pages SharePoint Server 2013 et Office 365 vous permettent de collecter et de stocker du contenu et des informations pour pouvoir y accéder rapidement et à tout moment depuis vos appareils mobiles ou de bureau.

Cet article fournit des instructions générales concernant la gestion du contenu dans OneDrive Entreprise et sur votre page Sites. Mais les informations proviennent également de conversations que vous avez eues avec d’autres personnes. Pour obtenir des instructions sur la gestion des informations provenant d’autres personnes et de conversations sociales, voir Suivre les personnes pour effectuer le suivi de leurs activités et Quels éléments apparaissent dans votre flux d’actualités ?

 Remarque    Les fonctionnalités des pages Flux d’actualités, OneDrive Entreprise et Sites et l’accès à celles-ci peuvent différer de ce qui est décrit dans cet article, et ce en fonction de la façon dont votre organisation a configuré et personnalisé ses sites et profils personnels. En particulier, les utilisateurs d’Office 365 peuvent voir Yammer à la place de l’option Flux d’actualités.

Contenu de cet article


Stocker et partager des documents dans OneDrive Entreprise

OneDrive Entreprise est votre bibliothèque OneDrive d’entreprise : emplacement dans lequel stocker et partager des documents personnels sur le lieu de travail.

OneDrive Entreprise est différent de OneDrive, qui est destiné au stockage personnel distinct de votre lieu de travail. OneDrive Entreprise est également différent de votre site d’équipe, qui est destiné à stocker les documents d’équipe ou liés à des projets.

Avec OneDrive Entreprise, vous pouvez organiser votre bibliothèque et vos fichiers selon les besoins. Tous les fichiers sont privés par défaut, mais vous pouvez partager des documents le cas échéant.

SharePoint Online et Office 365 offrent un espace de stockage individuel de 25 Go pour le contenu de site personnel, qui comprend votre bibliothèque OneDrive Entreprise, ainsi que votre flux d’actualités personnel et une Corbeille. Les serveurs locaux peuvent avoir des limites de stockage différentes, selon les exigences de votre organisation. Pour plus d’informations sur l’allocation d’espace en ligne, voir SharePoint Online : limites et frontières logicielles.

Il est logique de vouloir stocker vos fichiers professionnels dans OneDrive Entreprise, car vous disposez ainsi d’un emplacement centralisé pour le stockage du contenu, la recherche de documents et le partage d’éléments sélectionnés sur lesquels vous pouvez collaborer avec d’autres personnes.

 Remarque    OneDrive Entreprise Les fonctionnalités et l’accès à dépendent des personnalisations apportées par votre organisation et peuvent différer de ce qui est décrit dans cet article.

Votre bibliothèque OneDrive Entreprise est l’emplacement idéal pour organiser :

  • les documents et autres fichiers que vous créez ;
  • les documents que vous souhaitez co-créer avec une autre personne ;
  • les éléments multimédias tels que les images, les supports de présentation PowerPoint et les fichiers audio et vidéo.

Pour accéder à votre bibliothèque personnelle :

  1. Connectez-vous à Office 365 ou SharePoint Server.
  2. Sélectionnez OneDrive dans la partie supérieure des sites SharePoint et Office 365 de votre organisation.

Sélectionner votre bibliothèque OneDrive Entreprise

Pour démarrer des activités, comme la création ou le chargement de fichiers, utilisez les options de la barre de commandes rapides.

Barre de commandes rapides dans OneDrive Entreprise

Pour déplacer des fichiers dans la bibliothèque, sélectionnez un élément que vous souhaitez déplacer et utilisez l’option Ouvrir avec l’Explorateur sous l’onglet Bibliothèque, de la manière décrite dans Vidéo : copier ou déplacer des fichiers de bibliothèque à l’aide de la commande Ouvrir avec l’Explorateur.

Pour effectuer d’autres activités de gestion de fichiers, sélectionnez l’option Gérer dans la Barre de commandes rapides.

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Suivre les documents qui vous intéressent

Pour faire le suivi des modifications apportées à des documents et retrouver plus facilement des documents, vous pouvez les suivre. Suivre un document est particulièrement utile pour les documents sur lesquels vous collaborez avec d’autres personnes, les documents que vous partagez avec d’autres personnes ou encore les documents que d’autres personnes ont partagés avec vous.

Les documents que vous suivez apparaissent dans la page de votre flux d’actualités sous Mes suivis et dans votre page OneDrive Entreprise lorsque vous cliquez sur Documents suivis dans la barre de lancement rapide. Pour suivre un document dans OneDrive Entreprise :

  1. Sélectionnez le document.
  2. Sous l’onglet Fichier, dans le groupe Partage et suivi, sélectionnez Suivre.

Ajouter des balises à des documents afin de pouvoir les retrouver facilement

Le balisage vous permet d’associer un document à des centres d’intérêt spécifiques, à condition que votre organisation prenne en charge le balisage. Vous pouvez par exemple ajouter des balises à un document qui décrit la politique de congés de votre société avec la mention #congés. Vous pouvez ajouter des balises à un document spécifique ou y ajouter une note ou un commentaire personnel en cliquant sur l’outil Balises et notes dans le ruban, puis en cliquant un mot clé dans la zone de texte. Ces balises apparaissent sous la forme #mot clé (si votre organisation prend en charge le balisage) et sont associées au document.

Pour plus d’informations sur les mots clés, voir Afficher et modifier votre profil.

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Trouver les documents et les sites qui vous intéressent

Lorsque vous voyez un document ou un site qui vous semble utile, vous pouvez suivre le document ou suivre le site pour pouvoir facilement le retrouver.

Pour trouver un document suivi, dans la partie supérieure d’un site SharePoint ou d’une page Office 365, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Cliquez sur Flux d’actualité puis, sous Mes suivis, cliquez sur le numéro entouré au-dessus des documents
  • Cliquez sur OneDrive puis, dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Documents suivis.

Pour trouver un site suivi, dans la partie supérieure d’un site SharePoint ou d’une page Office 365, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Cliquez sur Flux d’actualité puis, sous Mes suivis, cliquez sur le numéro entouré au-dessus des sites
  • Cliquez sur Sites.

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Gérer la confidentialité des documents

Par défaut, les documents de votre bibliothèque OneDrive Entreprise sont privés. Pour modifier ce comportement et permettre à des utilisateurs sélectionnés de partager des documents spécifiques, vous devez partager vos documentsexplicitement . Vous pouvez aussi spécifier les autorisations de lecture et de modification des personnes que vous invitez à accéder à vos documents. Pour configurer un document à des fins de partage, cliquez sur le Menu Ouvrir (…) en regard du document que vous voulez partager, comme le décrit l’article Gérer la confidentialité des documents.

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Suivre les balises des rubriques qui vous intéressent

Pour voir la conversation sur un sujet avec balise sur lequel vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :

Effectuer le suivi des modifications de documents en ajoutant des alertes

L’ajout d’une alerte à un document vous permet de recevoir des notifications lorsque le document a été modifié, mis à jour ou supprimé. Les paramètres d’alerte vous permettent de définir la fréquence et le mode de réception des alertes (par courrier électronique ou message texte). Pour ajouter une alerte à un document, cliquez sur l’onglet Fichiers de votre bibliothèque, puis cliquez sur M’avertir, comme décrit dans Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

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Ajouter des évaluations à des documents et des listes

Les évaluations de documents  peuvent se révéler très utiles lorsque avez une bibliothèque de documents partagés et que vous souhaitez connaître les zones de contenu préférées des visiteurs du site. Les évaluations peuvent également aider les visiteurs à identifier les documents ou les éléments dignes d’intérêt. Les personnes qui vous suivent reçoivent une notification dans leur flux d’actualités lorsque vous avez évalué un élément sur un site SharePoint, c’est-à-dire si les adeptes disposent au moins d’autorisations d’affichage pour le document et si vos paramètres de flux d’actualités autorisent cet accès. Pour permettre aux visiteurs et aux contributeurs du site d’évaluer des éléments de bibliothèque et de site, vous devez ajouter cette fonctionnalité au site.

Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des évaluations à vos documents et vos listes, voir Ajouter une fonctionnalité d’évaluation à votre bibliothèque.

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Partager vos documents

Vous pouvez collaborer sur n’importe quel document de OneDrive Entreprise en le partageant avec certains membres de votre organisation. Sélectionnez () en regard d’un document que vous voulez partager, puis sélectionnez l’option Partager dans la zone de légende du document, comme décrit dans Collaborer sur des documents.

Suivre les sites qui vous intéressent

Vous pouvez suivre des sites SharePoint afin de répertorier leur URL web dans votre page Sites. Lorsque vous suivez un site, les billets dans le flux d’actualités de ce site sont regroupés dans votre flux Mes suivis. Par ailleurs, en fonction de vos paramètres de flux d’actualités, les flux d’actualités de vos adeptes affichent les éléments que vous suivez. Ils constituent donc un bon moyen d’étendre votre influence. Et lorsque des personnes que vous suivez commencent à suivre les mêmes sites, des notifications apparaîtront dans votre flux d’actualités. Ces informations peuvent être intéressantes et utiles pour vous, car ces personnes peuvent être des collaborateurs potentiels.

Les sites que vous suivez apparaissent dans votre page de flux d’actualités sous Mes suivis lorsque vous cliquez sur Sites dans la partie supérieure d’une page SharePoint ou Office 365. Pour plus d’informations sur le suivi de sites, voir Suivre les sites qui vous intéressent.

Ajouter des balises à des sites afin de pouvoir les retrouver facilement

En balisant des sites, vous pouvez organiser les sites auxquels vous accordez de l’importance. Le balisage favorise également la collaboration et le partage d’informations, car les personnes qui vous suivent verront que vous avez ajouté une balise au site et le trouveront aussi peut-être digne d’intérêt.

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S'applique à :
SharePoint Online Entreprise (E1 et E2), SharePoint Online Entreprise (E3 et E4), SharePoint Online Moyenne Entreprise, SharePoint Online Petite Entreprise, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard