Scénarios d'utilisation d'InfoPath et d'InfoPath Forms Services

Cet article traite des scénarios dans lesquels les organisations peuvent utiliser Microsoft Office InfoPath et InfoPath Forms Services pour améliorer les processus d'entreprise, tels que les rapports de déclaration de sinistre.

Les scénarios et les sociétés qui apparaissent dans cet article sont fictifs et sont fournis à des fins d'exemple uniquement. Pour savoir comment InfoPath et InfoPath Forms Services ont été utilisés dans des environnements d'entreprise réels, reportez-vous à des études de cas réels. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur les études de cas dans la section Voir aussi.

Dans cet article


Scénario 1 : notes de frais

Composant du formulaire un de note de frais A. Datum Corporation, fournisseur national d'équipement et de services informatiques, vend des ordinateurs, du matériel de réseau et des contrats de service informatique.

De nombreux groupes au sein d'A. Datum Corporation, parmi lesquels le marketing, les ventes et les agents du support technique, engendrent et génèrent des notes de frais dans le cadre de leur activité.

Les informaticiens d'A. Datum Corporation souhaitent utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services pour simplifier le processus de note de frais au sein de la société. En particulier, ils veulent éviter non seulement les erreurs de saisie de données mais aussi que le personnel administratif ait à entrer une nouvelle fois les données issues des notes de frais dans une autre base de données distincte. A. Datum Corporation veut également fournir aux employés un moyen d'afficher le statut de leurs notes de frais en ligne.

Avant InfoPath

Bien qu'A. Datum Corporation disposait d'un classeur Microsoft Office Excel pour générer les notes de frais, les employés utilisaient un processus manuel pour les envoyer. Par exemple, un employé entrait ses dépenses dans un classeur Excel, puis imprimait ce dernier. Il attachait un bordereau de routage à la note imprimée, puis envoyait cette note via le courrier interne à son responsable.

Après approbation de la note, le responsable vérifiait le nom sur le bordereau de routage, puis envoyait la note au service de comptabilité par courrier interne. Si le responsable de comptabilité approuvait la note, des chèques de remboursement étaient alors émis. Pour les succursales régionales, des semaines pouvaient s'écouler entre l'envoi initial de la note et la réception par l'employé du chèque de remboursement.

Après InfoPath

Lorsque A. Datum Corporation est passé d'un processus sur papier à un processus automatisé faisant appel à InfoPath et InfoPath Forms Services, l'entreprise a vu diminuer le temps et l'argent consacrés au traitement des notes de frais des employés. Les employés peuvent maintenant remplir leurs formulaires en ligne puis les envoyer électroniquement à leurs responsables. Une fois que les responsables approuvent les rapports, ils peuvent les transmettre sous forme électronique au service de comptabilité pour approbation finale et remboursement.

Parmi les avantages du choix d'un système InfoPath, citons :

  • Aspect pratique en ligne    Les employés qui disposent d'un ordinateur où InfoPath est installé peuvent utiliser InfoPath pour remplir et envoyer un formulaire de note de frais. Ceux qui ne disposent pas d'InfoPath sur leur ordinateur peuvent remplir et envoyer leurs notes de frais à l'aide d'un navigateur Web.
  • Prise en charge hors connexion    Si des employés remplissent un formulaire de note de frais dans InfoPath, ils peuvent enregistrer leurs formulaires partiellement remplis sur leur ordinateur, utiliser ces formulaires en mode hors connexion, puis envoyer les formulaires remplis sur le réseau d'entreprise lorsqu'ils sont à nouveau connectés. Ceci est particulièrement utile pour les employés ayant un accès intermittent ou limité au réseau ou à Internet, tels que les employés qui sont souvent en déplacement.
  • Précision accrue    Puisque le modèle de formulaire a été conçu de manière à assurer l'intégrité des données, le nombre d'entrées non valides diminue. Par exemple, les employés utilisent une zone de liste déroulante pour effectuer leur choix dans une liste de catégories de dépense standardisée, au lieu d'avoir à se souvenir d'une catégorie de dépense et de l'entrer manuellement dans le formulaire.
  • Efficacité     Les employés peuvent consulter l'état du processus d'approbation en affichant une page sur le site Microsoft Windows SharePoint Services.

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Scénario 2 : déclarations de sinistre

Composant de formulaire de déclaration de sinistre Humongous Insurance est une importante entreprise multinationale qui vend des produits d'assurance aux propriétaires de bateau, d'automobile et d'habitation. Ces produits sont vendus aux consommateurs et aux sociétés.

Humongous Insurance dispose d'un important personnel mobile qui représente plus de 10 000 personnes et inclut le personnel des ventes, les experts en sinistres, les avocats, le personnel informatique, celui des ressources humaines et le personnel des finances.

Humongous Insurance veut utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services pour permettre aux clients, agents d'assurance et autres sociétés impliquées d'utiliser des formulaires en ligne pour traiter leurs déclarations de sinistre.

Avant InfoPath

Avant d'utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, les employés d'Humongous Insurance utilisaient un processus de déclaration de sinistre manuel au format papier. Après avoir interrogé un client, un agent remplissait un formulaire de déclaration à la main, puis envoyait ce formulaire par télécopie à un expert. Une fois que l'expert avait analysé ces informations, il devait souvent appeler l'agent pour obtenir des précisions, en fonction de la qualité d'impression de la télécopie.

Après InfoPath

Lorsque Humongous Insurance est passé d'un processus de déclaration sur papier à InfoPath et InfoPath Forms Services, l'entreprise a pu connecter les clients, les agents et les experts en ligne.

Il est dorénavant possible pour un client Humongous Insurance, par exemple, de remplir une déclaration via Internet en remplissant un formulaire compatible avec le navigateur (modèle de formulaire activé pour le navigateur : modèle de formulaire compatible avec le navigateur qui a été publié sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services et qui a été activé pour le navigateur de sorte que les utilisateurs puissent afficher et remplir le formulaire dans un navigateur Web.). Le client peut accéder au site Web Humongous Insurance pour créer son compte, ouvrir une session et remplir une déclaration. Une fois qu'il a envoyé le formulaire, celui-ci parvient à l'expert sous forme de message électronique et une copie de ce message est envoyée à l'agent. L'expert renvoie le formulaire à l'agent si des informations supplémentaires sont requises. Ce système automatisé a réduit les coûts de traitement, le temps nécessaire au traitement des déclarations et il a augmenté le taux de satisfaction global des clients.

Parmi les avantages du choix d'un système InfoPath, citons :

  • Aspect pratique    En plus de pouvoir effectuer des déclarations par téléphone, les clients peuvent envoyer des déclarations en remplissant un formulaire sur le Web. Cela leur permet d'envoyer des formulaires lorsqu'ils le souhaitent, pas seulement durant les heures ouvrées.
  • Précision accrue    Puisque le modèle de formulaire a été conçu de manière à assurer l'intégrité des données, le nombre d'entrées non valides diminue. Par exemple, les clients ou agents utilisent une zone de liste déroulante pour effectuer leur choix dans une liste de types de déclaration standardisée, au lieu d'avoir à rechercher un type de déclaration et de l'entrer manuellement dans le formulaire.
  • Efficacité    En outre, l'utilisation d'un flux de travail d'approbation intégré permet à l'agent ou à l'expert d'afficher rapidement l'état des autres parties qui travaillent sur la déclaration. Bien que l'équipe d'Humongous Insurance utilisait précédemment un flux de travail clairement défini, leurs processus étaient basés sur du papier. par conséquent, les agents et les experts ne pouvaient pas déterminer rapidement l'état de la déclaration sans passer d'appel téléphonique. Dorénavant, un agent, par exemple, peut consulter la page d'état de flux de travail sur le site SharePoint, où le formulaire est stocké pour savoir si l'expert a terminé le processus d'approbation.

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Scénario 3 : applications d'autorisation

Composant d'un formulaire d'application d'autorisation Le Département d'inspection des constructions est une agence composée de 100 personnes appartenant à la mairie de la ville de Springfield.

Cette agence doit analyser les demandes de permis envoyées par des entreprises d'électricité, puis accepter ou refuser ces demandes.

Ce Département d'inspection des constructions veut que les entrepreneurs puissent remplir des demandes de permis dans un navigateur Web, afin que le processus soit plus simple et plus pratique.

Avant InfoPath

Avant d'utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, le Département d'inspection des constructions utilisait un processus de demande basé sur le papier et manuel qui entraînait des entrées de données redondantes. Les entrepreneurs remplissaient des formulaires sur papier au sein du bureau de l'administration. Les commis envoyaient ensuite les formulaires manuscrits à un réceptionniste qui entrait les données dans un système de base de données. Une fois les données saisies, les entrées obtenues étaient comparées par rapport au formulaire sur papier afin de garantir la précision. Si des données non valides ou inintelligibles étaient rencontrées, le formulaire était renvoyé à l'entrepreneur par courrier, accompagné d'un second formulaire contenant des instructions pour corriger les entrées non valides.

Une fois que l'entrepreneur a envoyé un formulaire modifié, les mises à jour ont été ensuite entrées dans la base de données et la précision des nouvelles entrées a été vérifiée par rapport au formulaire d'origine et au deuxième. Une fois que les données ont été jugées valides, le processus d'approbation a commencé. Pendant la phase d'approbation, un inspecteur a soit approuvé, soit refusé la demande d'autorisation en fonction de différents critères. Une fois le flux de travail d'approbation terminé, l'entrepreneur a été averti de la décision par courrier.

Après InfoPath

En passant d'un processus d'autorisation sur papier à un processus automatisé qui utilise InfoPath et InfoPath Forms Services, le Département d'inspection des constructions est en mesure de relier les entrepreneurs, les commis et les inspecteurs en ligne.

Par exemple, lorsqu'un entrepreneur transmet une demande de permis vers le site Web du Département d'inspection des constructions, les données de formulaire sont envoyées vers une base de données qui se trouve sur le réseau du Département. Une fois l'application envoyée, une nouvelle demande de permis apparaît automatiquement dans un site SharePoint, dans lequel l'agent de réception vérifie les informations par souci d'exhaustivité et signe numériquement le formulaire de demande pour confirmer la réception.

Parmi les avantages du choix d'un système InfoPath, citons :

  • Aspect pratique en ligne    Les entrepreneurs n'ont plus besoin de se déplacer jusqu'au bureau administratif pour demander un permis. Ils peuvent dorénavant envoyer leur demande de permis via le Web, en remplissant un formulaire compatible avec le navigateur depuis un navigateur tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer.
  • Précision accrue    Puisque le modèle de formulaire de permis a été conçu de manière à assurer l'intégrité des données, le nombre d'entrées non valides diminue. Par exemple, les entrepreneurs utilisent une zone de liste déroulante pour effectuer leur choix dans une liste standardisée de types de catégories lorsqu'ils sélectionnent le type de permis souhaité, au lieu d'avoir à rechercher un type de permis et de l'entrer manuellement dans le formulaire.
  • Meilleure expérience utilisateur    Une fois les données envoyées, une nouvelle demande de permis apparaît automatiquement sur le site intranet du Département d'inspection des constructions. Lorsqu'un commis ouvre un formulaire, il aperçoit les données de la société de l'entrepreneur et celles de la demande de permis dans le formulaire.

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Scénario 4 : gestion d'inventaire

Composant d'un formulaire d'inventaire Wide World Importers est une entreprise internationale basée à Baltimore, Maryland aux États-Unis. Cette entreprise importe des produits textiles, des produits artisanaux et des produits consommables, principalement en provenance d'Afrique du nord.

Wide World Importers effectue ses achats auprès de plus de 70 fournisseurs qui se trouvent dans 12 pays/régions. Étant donné que le stock détenu par ces fournisseurs est très dynamique et saisonnier, Wide World Importers souhaite créer des modèles de formulaire InfoPath qui permettent d'interroger facilement et efficacement leurs fournisseurs concernant l'inventaire.

Avant InfoPath

Avant d'utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, Wide World Importers utilisait un processus d'enquête basé sur le papier et manuel, qui entraînait des entrées de données redondantes. Les acheteurs envoyaient des enquêtes par courrier postal international en recommandé aux fournisseurs étrangers. Les fournisseurs renvoyaient des formulaires d'enquête par courrier ou télécopie. Parfois, ils appelaient Wide World Importers pour donner leurs réponses. Dans de rares cas, le personnel des ventes collectait les résultats de l'enquête auprès des fournisseurs eux-mêmes. En règle générale, des mois pouvaient s'écouler avant que Wide World Importers reçoive les résultats finaux de l'enquête.

Presque chaque enquête a entraîné une entrée de données redondantes. Les enquêtes sur papier ont été entrées dans une base de données par un secrétaire de Wide World Importers. Les enregistrements de base de données obtenus ont été comparés au formulaire papier pour garantir la précision. En cas d'informations non valides ou inintelligibles, un entretien de suivi était effectué avec le fournisseur par téléphone. Si cela n'était pas possible, une demande de clarification était envoyée par courrier ou par télécopie. Une fois que Wide World Importers recevait les informations corrigées, les données étaient finalisées.

Après InfoPath

Au lieu de soumettre les enquêtes à Wide World Importers par courrier postal, les fournisseurs peuvent maintenant le faire en remplissant des formulaires compatibles avec le navigateur sur le Web. Les données que les fournisseurs saisissent remplissent immédiatement une base de données d'inventaire. En passant à InfoPath et InfoPath Forms Services, Wide World Importers dispose maintenant des avantages suivants :

  • Aspect pratique en ligne    Avec le système basé sur InfoPath, les fournisseurs peuvent remplir des enquêtes à l'aide d'un navigateur. Ils n'ont plus besoin de recourir au courrier postal ni à la télécopie pour les renvoyer à Wide World Importers.
  • Actualité    Avec le système précédent basé sur le papier, il y avait souvent un délai important entre le moment où les fournisseurs remplissaient le formulaire et celui de l'entrée de leurs réponses dans la base de données de Wide World Importer. Par conséquent, les estimations d'inventaire étaient souvent obsolètes. Avec un modèle de formulaire compatible avec un navigateur InfoPath, les données entrées par les fournisseurs sont immédiatement insérées dans la base de données d'inventaire.
  • Précision accrue    Puisque le modèle de formulaire a été conçu de manière à assurer l'intégrité des données, le nombre d'entrées non valides diminue. Par exemple, les fournisseurs utilisent une zone de liste déroulante pour effectuer leur choix dans une liste de types de produits standardisée, au lieu d'avoir à rechercher un type de produit et de l'entrer manuellement dans le formulaire.

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Scénario 5 : étude de marché

Composant d'un formulaire d'étude de marché Proseware, Inc. est une société de création de logiciels basée au Canada qui développe des produits pour l'industrie de la publication d'impression.

Proseware, Inc. est sur le point de démarrer le cycle de développement de la prochaine version de son produit phare. L'équipe de développement décide d'utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services pour aider aux activités d'étude de marché. Pendant les réunions avec les clients, l'équipe de développement prévoit d'utiliser un modèle de formulaire pour collecter et enregistrer leurs commentaires. L'objectif du formulaire est de conserver un enregistrement de toutes les interactions avec les clients, afin de mieux comprendre les besoins des clients et de s'assurer que les données collectées sont facilement détectables et réutilisables.

Le modèle de formulaire est destiné à envoyer directement des données vers une base de données, ce qui permet aux employés d'extraire et d'analyser les données collectées lors des nombreuses réunions. Proseware, Inc. veut stocker les formulaires remplis dans une bibliothèque sur un site SharePoint.

Avant InfoPath

Bien que les membres de l'équipe de développement utilisaient Microsoft Office Word ou Microsoft Office Excel pour prendre des notes une fois les commentaires des clients et partenaires recueillis, l'analyse et la diffusion de ces données entraînaient souvent l'entrée de données redondantes. Les membres de l'équipe écrivaient des notes à la main et les informations connexes avaient tendance à s'éparpiller entre les différents documents. Lorsque les membres de l'équipe voulaient incorporer les informations qu'ils avaient collectées dans des spécifications techniques, ils passaient beaucoup de temps à effectuer des recherches dans des documents non standardisés pour trouver ce qui les intéressait.

Après InfoPath

Le choix d'un processus de collecte de données standardisé qui utilise InfoPath et InfoPath Forms Services permet à l'équipe de développement de Proseware, Inc. de réduire le temps et les dépenses consacrés à la collecte, l'analyse et la diffusion internes des données.

Lors des réunions avec les clients existants et les prospects, les membres de l'équipe de développement utilisent à présent un formulaire InfoPath pour collecter des données sur les besoins et les idées des clients. L'équipe utilise une bibliothèque sur un site SharePoint pour stocker et partager des formulaires. À partir de cette bibliothèque, les membres de l'équipe peuvent remplir des formulaires de données sur les nouveaux clients, analyser des données dans des formulaires existants, exporter des données depuis des formulaires terminés vers Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007 ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un seul formulaire.

Parmi les avantages du choix d'un système InfoPath, citons :

  • Informations cohérentes    Le modèle de formulaire a été conçu de manière à assurer une organisation et une formalisation cohérentes des informations. Les données qui apparaissent dans des listes sur le formulaire proviennent de listes SharePoint et de fichiers .xml standardisés. Par exemple, les entrées de la liste Type d'activité proviennent directement d'un schéma XML prédéfini utilisé au sein de Proseware, Inc. pour standardiser l'échange de données d'entreprise parmi les différents systèmes.
  • Intégration avec les systèmes existants    Lors de l'envoi d'un formulaire, celui-ci est automatiquement stocké dans une bibliothèque sur un site SharePoint. Les données provenant de chaque formulaire apparaissent en-dehors du formulaire, dans des colonnes de la bibliothèque. Cela facilite aux membres de l'équipe la recherche et le tri de données de formulaire dans la bibliothèque, sans qu'ils aient à ouvrir individuellement chaque formulaire.
  • Vues multiples    Le formulaire de données sur le client contient des vues (vue : paramètre d’affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d’une vue à une autre selon la quantité de données qu’ils souhaitent afficher dans le formulaire.) qui répondent à différents besoins, y compris des vues distinctes pour l'enregistrement d'informations sur le client, les recherches d'équipe, la méthodologie de recherche et des ressources supplémentaires. Le formulaire inclut aussi une vue d'impression dédiée qui résume les données d'autres vues dans un format d'impression pratique et convivial.

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S'applique à :
InfoPath 2007