Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath

Même s'il est tout à fait possible d'utiliser Microsoft Office Word pour créer un document qui a toutes les apparences d'un formulaire, il est plus conseillé comme outil de traitement de texte.Inversement, Microsoft Office InfoPath est conçu spécifiquement pour créer et remplir des formulaires électroniques. Si vous désirez convertir des documents Word existants en modèles de formulaire InfoPath, vous pouvez utiliser l'Assistant Importation dans InfoPath. Vous pourrez ainsi profiter des fonctionnalités dédiées d'InfoPath pour la création, la publication et le remplissage de formulaires. Dans un rapport des ventes par exemple, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle (mise en forme conditionnelle : procédé consistant à modifier l’aspect d’un contrôle, notamment sa visibilité et son état de lecture/écriture, selon les valeurs entrées dans le formulaire.) pour appliquer automatiquement un fond rouge lorsque les chiffres descendent en dessous des prévisions de vente. Dans le même modèle de formulaire, vous pouvez utiliser une règle (règle : condition ou action, ou ensemble de conditions ou d’actions, qui effectue automatiquement des tâches d’après les événements et les valeurs du formulaire.) pour activer des formulaires basés sur ce modèle, à soumettre comme pièce jointe dans un message électronique suite à un clic sur un bouton d'envoi. En outre, vous pouvez mettre votre formulaire à la disposition d'un public plus large en créant un modèle de formulaire compatible Web (modèle de formulaire activé pour le navigateur : modèle de formulaire compatible avec le navigateur qui a été publié sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services et qui a été activé pour le navigateur de sorte que les utilisateurs puissent afficher et remplir le formulaire dans un navigateur Web.).

Lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath, le modèle résultant suit de très près la présentation du document Word. En outre, les éléments du document Word qui remplissent certaines conditions sont automatiquement convertis en contrôles d'entrée de données. Par exemple, si le document Word contient plusieurs espaces entourés de crochets, InfoPath suppose que vous avez utilisé cette zone entre crochets comme champ d'entrée de données et la convertit donc en contrôle de zone de texte dans le modèle de formulaire résultant. Les champs de formulaire sont tous convertis en contrôles équivalents dans InfoPath.

Les paramètres de la boîte de dialogue Options d'importation vous permettent de modifier les options de conversion d'un document Word en modèle de formulaire InfoPath.

Cet article explique les concepts et procédures de base de la conversion d'un document Word en modèle de formulaire InfoPath, notamment les fonctionnalités et les paramètres non pris en charge pendant le processus de conversion.

Contenu de cet article


À propos de la conversion d'un document Word en modèle de formulaire InfoPath

Lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath, le document est utilisé comme structure de base pour créer le nouveau modèle. Cette structure du document est copiée autant que possible dans le modèle. Dans un document Word, un « champ de formulaire » est un emplacement de stockage d'un type particulier de données, comme un nom ou une adresse. Si vous décidez d'inclure des champs de formulaire Word lorsque vous convertissez le document, les contrôles de zone de texte, de case à cocher et de zone de liste déroulante sont ajoutés au modèle de formulaire InfoPath aux mêmes emplacements que les champs du document Word. En outre, InfoPath détecte automatiquement les éléments du document Word qui peuvent être avantageusement convertis en tableaux extensibles et en zones de texte enrichi ; il les convertit alors en contrôles adaptés. Par exemple, si un document de note de frais comprend une zone vide soulignée pour entrer des commentaires sur une dépense donnée, InfoPath la convertit en zone de texte enrichi. Les utilisateurs peuvent alors taper plusieurs lignes dans cette zone et mettre en forme le texte comme ils le souhaitent.

Pour mieux comprendre la relation entre un document Word que vous convertissez grâce à l'Assistant Importation d'InfoPath et le modèle de formulaire InfoPath résultant, imaginez que ces dernières années votre société a utilisé un document Word nommé NoteFrais.doc pour collecter les données des notes de frais auprès des employés. Votre service informatique a décidé de convertir ce document en modèle de formulaire InfoPath pour que les données du formulaire soient envoyées à un système de compatibilité au format XML (Extensible Markup Language) (XML (Extensible Markup Language) : langage standard de l’industrie permettant de décrire, d’organiser et d’échanger des données. Dans InfoPath, les modèles de formulaire reposent sur des technologies XML et les données de formulaire sont enregistrées ou envoyées au format XML.).

Si vous utilisez l'Assistant Importation pour convertir le fichier NoteFrais.doc en modèle de formulaire, InfoPath crée ce modèle sous le nom NoteFrais.xsn. Dans l'exemple suivant, le tableau Détails des frais (Expense Details) du document Word a été converti en tableau extensible dans le modèle de formulaire InfoPath résultant. Ce tableau extensible permet d'insérer et de supprimer les dépenses en cliquant sur les commandes d'un menu contextuel.

Tableau Word converti en tableau extensible InfoPath

Lorsqu'un document Word est converti en modèle de formulaire InfoPath, la mise en page et certains autres éléments sont préservés. Par défaut, le nombre de lignes vides du tableau extensible InfoPath correspond au nombre de lignes dans le tableau Word. Vous pouvez toutefois économiser de l'espace sur votre modèle de formulaire en n'affichant qu'une ou deux lignes par défaut.

Ce nouveau modèle de formulaire contient des éléments similaires à ceux trouvés dans le document Word, par exemple le tableau de collecte des informations afférentes aux dépenses. Toutefois, selon les paramètres que vous choisissez dans l'Assistant Importation, vous risquez de ne pas retrouver certaines fonctionnalités dans le modèle de formulaire obtenu :

  • Si vous utilisez l'Assistant Importation pour importer le document Word en préservant uniquement la présentation    Le modèle de formulaire résultant contient un tableau extensible pour entrer des lignes dans la note de frais. Toutefois, les champs de formulaire du document d'origine, comme la zone de texte Nom, la liste déroulante Service et les cases à cocher Division ne sont pas intégrés dans le modèle de formulaire résultant.
  • Si vous utilisez l'Assistant Importation pour importer le document Word à la fois en préservant la présentation et en convertissant les champs de formulaire Word en contrôles (action par défaut)    Le modèle de formulaire résultant contient un tableau extensible pour entrer des lignes dans la note de frais. Les champs de formulaire du document d'origine, comme la zone de texte Nom, la liste déroulante Service et les cases à cocher Division sont convertis en contrôles InfoPath correspondants.
  • Si vous utilisez l'Assistant Importation pour importer le document Word à la fois en préservant la présentation et en convertissant les champs de formulaire Word en contrôles (personnalisation)    Vous pouvez choisir les champs à convertir lors de l'importation de la note de frais. Par exemple, vous pouvez désactiver l'option de conversion des cellules de tableau vides du document en zones de texte dans le modèle de formulaire résultant.

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Fonctionnalités et paramètres de Word partiellement pris en charge par la conversion

Certains paramètres et mise en forme des documents Word ne sont pas pris en charge par les modèles de formulaire InfoPath. Lorsque vous convertissez un document Word qui contient ce type de paramètres, le modèle de formulaire résultant ne les contiendra pas. Par exemple, si votre document Word possède des marques de révisions, elles ne seront pas converties dans le document InfoPath car celui-ci ne prend pas en charge cette fonctionnalité.

Le volet Office Vérificateur de mise en page en mode Création (mode Création : environnement de création InfoPath dans lequel vous pouvez créer ou modifier un modèle de formulaire.) permet de découvrir les problèmes éventuels provoqués par la conversion. Vous pouvez ensuite corriger les problèmes.

Dans certains cas, la mise en forme est ignorée mais le texte sous-jacent est conservé. Par exemple, si vous avez des colonnes de type Bulletin, InfoPath les ignorera, mais importera le texte inclus dans ces colonnes. La liste suivante répertorie les fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas préservés lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath.

  • Signets
  • Texte animé
  • Thèmes
  • Filigranes
  • Numérotation des lignes
  • Bordures de page
  • Notes de bas de page et de fin de document
  • Disposition des colonnes de type Bulletin
  • Fichiers joints
  • Objets liés ou incorporés, comme les feuilles de calcul Microsoft Office Excel ou les dessins Microsoft Office
  • Objets graphiques (notamment les formes automatiques, les courbes, les lignes et WordArt)
  • Espacement des caractères (notamment l'échelle, l'espacement étendu ou condensé, la position sur la ligne et le crénage)
  • Contrôles ActiveX
  • Commentaires et suivi des révisions (notamment les insertions, les suppressions et les modifications de mise en forme)
  • Certains paramètres d'impression (notamment la mise en forme mixte de caractères dans les en-têtes et pieds de page, des en-têtes et pieds de page pairs et impairs différents, un en-tête différent pour la première page, les paramètres de reliure, des valeurs négatives pour les marges du haut et du bas, des orientations de page différentes et des paramètres de section personnalisés)

La liste suivante explique les fonctionnalités et paramètres partiellement pris en charge lors de la conversion d'un document Word en modèle de formulaire InfoPath :

Texte vertical    InfoPath conserve la mise en forme du texte vertical d'un document Word si ce texte se trouve dans une cellule de tableau. Dans le cas contraire, il ignore le texte vertical.

Zones de texte    Dans les documents Word, les zones de texte sont des réceptacles à texte, pouvant être déplacés et agrandis ou réduits. Si le document Word contient une zone de texte, elle sera convertie en cellule de tableau dans le modèle de formulaire résultant. Si du texte est présent dans la zone de texte, il sera copié dans la cellule du tableau du modèle.

Texte souligné    Le soulignement n'est pas pris en charge par les modèles de formulaire InfoPath. Toutefois, le double soulignement et le soulignement décoratif du document Word sont convertis en soulignement simple dans le modèle obtenu.

Liens hypertexte faisant référence à des protocoles non pris en charge    Tous les liens hypertexte sont convertis, mais si le lien utilise un protocole autre que HTTP, HTTPS, FILE, FTP ou MAILTO, il ne fonctionnera pas dans le modèle de formulaire.

Styles de caractère et effets de texte    Les mises en forme en exposant, indice et barré sont préservées pendant la conversion. D'autres mises en forme et effets, comme le contour de texte, le texte masqué et l'ombrage sont ignorés. Le texte en relief et en empreinte est converti en texte gris dans le modèle de formulaire résultant.

Paramètres de section    Dans Word, les sections servent à modifier la mise en page d'un document sur une ou plusieurs pages. InfoPath ne prend pas en charge les sections, elles sont donc ignorées pendant la conversion. Les paramètres de la première section du document Word sont appliqués à tout le modèle de formulaire résultant.

Mise en forme des en-têtes et pieds de page    Le texte de l'en-tête et du pied de page du document Word sera converti en tant que tel dans le modèle de formulaire InfoPath. Certaines mises en forme de caractères risquent cependant d'être perdues à la conversion. Par exemple, si vous avez appliqué le gras et l'italique dans un en-tête Word, InfoPath utilisera la première mise en forme rencontrée dans le modèle obtenu et ignorera toute autre mise en forme. De même, les paramètres appliqués à la première section d'en-tête ou de pied de page du document Word sont appliqués au texte correspondant dans le modèle InfoPath.

Conversion des polices    Même si InfoPath importe les polices du document Word lors de la création d'un modèle de formulaire, des polices de remplacement seront automatiquement appliquées au modèle si les polices importées ne sont pas présentes sur l'ordinateur concerné par l'opération d'importation.

Marges de page négatives    Les marges négatives du haut et du bas seront importées avec la valeur 0.

Marge négatives, paramètres des marges intérieures et des retraits    Ces marges seront importées avec la valeur 0.

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Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath

  1. Si le document Word à importer est ouvert, fermez-le.
  2. En mode Création, dans le menu Fichier, cliquez sur Importer le formulaire.
  3. Dans l'Assistant Importation, cliquez sur Importateur InfoPath pour documents Word, puis cliquez sur Suivant.
  4. Cliquez sur Parcourir.
  5. Localisez le document Word à convertir, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir.

 Remarque   Si le document Word est protégé, vous devez bénéficier d'un contrôle d'accès total. Si vous ne disposez que d'un accès en lecture ou modification, un message d'erreur s'affichera lorsque vous tenterez de l'importer.

  1. Pour modifier les options d'importation par défaut, cliquez sur Options et sélectionnez les options désirées.
  2. Cliquez sur Terminer.

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Convertir un tableau de disposition en tableau extensible

Si votre document Word contient un tableau, InfoPath peut le convertir en tableau de disposition (tableau de disposition : ensemble de cellules qui permet d’organiser le contenu d’un formulaire, tel que du texte ou des contrôles.) ou en tableau extensible dans le modèle de formulaire résultant. Le type de tableau choisi dépend des décisions de conception appliquées au document Word. La procédure suivante explique comment changer rapidement un tableau de disposition en tableau extensible.

Vous pouvez utiliser des tableaux extensibles pour offrir davantage de flexibilité aux utilisateurs lorsqu'ils remplissent les formulaires. Lorsque vous utilisez des tableaux extensibles, votre modèle de formulaire n'affiche pas de nombreuses lignes vides lorsque l'utilisateur l'ouvre. Une seule ligne s'affiche et les utilisateurs en ajoutent si et quand ils en ont besoin. Cela fait gagner de la place sur le formulaire et permet aux utilisateurs davantage de personnalisation.

  • Dans le modèle de formulaire, cliquez avec le bouton à l'intérieur du tableau que vous souhaitez convertir.
  • Dans le menu contextuel, pointez sur Remplacer par, puis cliquez sur Table extensible.
  • Dans la boîte de dialogue Remplacer par un tableau extensible, procédez comme suit :
    • Pour indiquer les lignes d'en-tête pour le tableau extensible, tapez une valeur dans la zone Nombre de lignes à conserver pour l'en-tête du tableau. Vous utilisez la ligne d'en-tête pour les titres de colonnes.
    • Pour indiquer les lignes de pied de page pour le tableau extensible, tapez une valeur dans la zone Nombre de lignes à conserver pour le pied de page du tableau. De nombreux tableaux n'utilisent pas de lignes de pied de page.
    • Pour spécifier le nombre de lignes de données à utiliser, tapez une valeur dans la zone Nombre de lignes extensibles à inclure lors du remplissage du formulaire. La ligne de données est une ligne qui peut être « répétée » dans le formulaire autant de fois que nécessaire
  • Dans le menu Insertion, cliquez sur Autres contrôles ou appuyez sur Alt+I, C.
  • Insérez les contrôles souhaités dans les cellules du tableau.

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Transformer les cases à cocher en groupe de boutons d'option

Si votre document Word comporte plusieurs cases à cocher, InfoPath les reproduit dans le modèle de formulaire résultant. Si vous préférez utiliser un groupe de boutons d'option, suivez la procédure ci-après pour convertir les cases à cocher en boutons d'option.

Vous pouvez utiliser un groupe de cases d'option sur un modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath lorsque vous souhaitez permettre aux utilisateurs de faire une sélection parmi un nombre limité d'options.

  • Dans le modèle de formulaire, cliquez sur l'une des cases à cocher que vous souhaitez convertir, puis maintenez la touche Ctrl et cliquez sur chaque case à cocher supplémentaire que vous souhaitez convertir.
  • Dans le menu Edition, pointez sur Remplacer par, puis cliquez sur Case d'option.

Un groupe de cases d'option s'affiche désormais à la place des cases à cocher dans votre modèle de formulaire. Chaque case d'option est liée au même champ dans la source de données. Lorsqu'un utilisateur clique sur une case d'option, la valeur qui est associée à cette case d'option est stockée dans le champ.

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Examiner les problèmes de conversion dans le volet Office Vérificateur de mise en page

Il peut arriver que des éléments du document Word d'origine ne s'affichent pas correctement dans le modèle de formulaire résultant ou qu'ils en soient supprimés pendant la conversion. Par exemple, InfoPath ne prend pas en charge la fonctionnalité WordArt (WordArt : objets textuels que vous créez à l’aide d’effets prédéfinis auxquels vous pouvez appliquer des options de mise en forme supplémentaires.) de Word et remplace les objets WordArt par des espaces réservés pour des images.

Si InfoPath détecte des problèmes pendant la conversion, le volet Office Vérificateur de mise en page s'ouvre automatiquement à la fermeture de l'Assistant Importation. Dans ce volet Office, vous pouvez examiner les problèmes et effectuer les actions nécessaires pour les corriger.

  1. Si le volet Office Vérificateur de mise en page n'est pas visible, cliquez sur Vérificateur de mise en page dans le menu Outils.

Si le modèle de formulaire comporte des erreurs, des messages s'afficheront dans le volet Office.

  1. Dans le volet Office Vérificateur de mise en page, cliquez sur le texte du message que vous voulez examiner.

Une boîte de dialogue affiche des informations complémentaires sur le problème.

 Remarque   Si le document Word contient un objet qu'InfoPath ne prend pas en charge, comme un objet de dessin Word, InfoPath ajoute un espace réservé dans le modèle résultant, pour indiquer l'emplacement de l'objet dans le document Word d'origine. Pour en savoir plus sur l'objet, cliquez avec le bouton droit sur l'espace réservé, puis cliquez sur Plus de détails dans le menu contextuel.

  1. Corrigez le cas échéant les problèmes dans le modèle de formulaire. Par exemple, vous pouvez choisir de supprimer les espaces réservés, qui n'ont pas d'utilité dans le modèle de formulaire final.

 Remarque   Remarquez que le volet Office Vérificateur de mise en page contient un bouton Actualiser. Un clic sur le bouton Actualiser ne met pas à jour les messages qui s'affichent suite à l'importation d'un document Word dans InfoPath. Si vous souhaitez supprimer les messages d'importation du volet Office Vérificateur de mise en page, vous devez ouvrir la boîte de dialogue Fichiers de ressources (menu Outils), puis supprimer le fichier nommé ImportErrors.xml. Ce fichier est créé automatiquement lorsque vous importez un document Word dans InfoPath. Une fois le fichier ImportErrors.xml supprimé, cliquez sur Actualiser dans le volet Office Vérificateur de mise en page pour supprimer les messages d'importation définitivement. Le fichier ImportErrors.xml n'est pas nécessaire au bon fonctionnement du modèle de formulaire. En réalité, pour des raisons de sécurité, il est conseillé de supprimer ce fichier avant de publier votre modèle de formulaire.

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S'applique à :
InfoPath 2007