Utiliser des données de feuille de calcul dans OneDrive

Vous avez peut-être déjà entendu l’expression « travailler dans le cloud » et vous vous demandez ce que cela signifie, et comment cela affecte votre manière de travailler avec Excel. Il s’agit en fait de fournir un accès facile à vos données via un navigateur, à tout utilisateur, en tout lieu et à tout moment. Il n’est pas nécessaire que les autres utilisateurs aient installé Excel pour afficher, modifier ou collaborer sur ces données.

Vous utiliserez pour cela Excel Online, une extension d’Excel basée sur le navigateur. Elle vous permet également de créer un classeur sur un ordinateur sur lequel Excel n’est pas installé.

Deux méthodes sont possibles pour afficher et modifier des classeurs dans un navigateur :

  • télécharger et créer des classeurs dans OneDrive, un service gratuit de stockage et de partage de fichiers basé sur le web ;
  • enregistrer des classeurs sur un site SharePoint sur lequel Office Online est installé.

Cet article présente la première méthode. Pour en savoir plus sur la méthode SharePoint, voir Publier un classeur sur un site SharePoint.

Qu’est-ce qu’Excel Online ?

Excel Online est une application basée sur le navigateur qui vous permet d’afficher et de modifier des workbooks (classeur : fichier programme de tableur créé dans Excel. Un classeur contient des feuilles de calcul de lignes et de colonnes dans lesquelles vous pouvez entrer et calculer des données.) Excel dans votre navigateur. Les classeurs et les worksheets (feuille de calcul : document principal utilisé dans Microsoft Excel pour traiter et stocker des données ; également appelé tableur. Une feuille de calcul est composée de cellules organisées dans des lignes et des colonnes et fait toujours partie d’un classeur.) s’affichent dans Excel Online de la même manière que dans Excel, et Excel Online présente la même apparence familière qu’Excel. De nombreuses fonctionnalités d’Excel sont disponibles dans Excel Online, mais elles ne sont pas toutes prises en charge ou ne fonctionnent pas exactement de la même manière. Pour effectuer des modifications plus importantes que ce que le navigateur permet, Excel Online offre la possibilité d’ouvrir le classeur dans Excel, puis de l’enregistrer de nouveau sur le serveur.

Avec Excel Online, vous pouvez facilement :

  • Étendre Excel au web     Utilisez les fonctionnalités d’Excel que vous connaissez, dans un environnement web.
  • Travailler en tout lieu     Il vous suffit de disposer d’un navigateur pour accéder à vos classeurs.
  • Collaborer     Vos collègues peuvent collaborer avec vous sur des projets, quelle que soit la version d’Excel qu’ils utilisent.

Utiliser OneDrive pour accéder à Excel Online

Pour utiliser Excel Online sur OneDrive, vous avez besoin d’un compte Microsoft. Utilisez cet identifiant pour vous connecter, puis accédez à OneDrive pour ouvrir Excel Online. Pour travailler sur des classeurs Excel existants dans Excel Online, vous pouvez les télécharger dans OneDrive.

Créer un identifiant OneDrive

  1. Accédez à http://OneDrive.live.com.
  2. Cliquez sur S’inscrire.

Télécharger un classeur existant

Pour télécharger un ou plusieurs classeurs à utiliser dans Excel Online, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à OneDrive.
  2. Sous Fichiers, cliquez sur le dossier dans lequel télécharger les classeurs.

Les dossiers accompagnés d’une icône de cadenas sont des dossiers privés. Les dossiers peuvent également être partagés ou publics (Internet).

Conseil     Cliquez sur Créer puis Dossier pour créer un dossier dans lequel télécharger vos classeurs.

  1. Cliquez sur Télécharger pour ajouter les classeurs à ouvrir dans Excel Online.

Créer un nouveau classeur dans Excel Online

Au lieu de télécharger un classeur de votre ordinateur, vous pouvez ajouter un classeur vierge à un dossier OneDrive directement dans le navigateur.

  1. Connectez-vous à OneDrive.
  2. Cliquez sur le dossier dans lequel ajouter le nouveau classeur.
  3. Cliquez sur Créer, puis sur Classeur Excel.

Excel Online s’ouvre en mode Édition.

Conseil     Vous n’avez pas besoin d’enregistrer vos modifications. Excel Online enregistre votre classeur automatiquement pendant que vous travaillez. Si vous ne souhaitez pas conserver les modifications que vous avez apportées, utilisez la commande Annuler (ou appuyez sur Ctrl+Z).

Afficher des données de feuille de calcul dans Excel Online

Lorsque vous ouvrez un classeur en mode d’affichage dans Excel Online, vous pouvez afficher et interagir avec les données de la feuille de calcul afin de pouvoir les interpréter. Par exemple, vous pouvez trier et filtrer les données des colonnes ou développer des tableaux croisés dynamiques pour afficher des informations supplémentaires et des tendances de données. Pour apporter des modifications aux données, vous devez ouvrir le classeur en mode Édition.

  1. Connectez-vous à OneDrive.
  2. Cliquez sur le dossier qui contient le classeur à ouvrir.
  3. Ouvrez le classeur à explorer.

Modifier des données de feuille de calcul dans Excel Online

Lorsque vous travaillez sur un classeur Excel Online en mode Édition, vous pouvez modifier les données, entrer ou modifier des formules, et appliquer une mise en forme de base pour faire ressortir les données.

  1. Connectez-vous à OneDrive.
  2. Cliquez sur le dossier qui contient le classeur à modifier.
  3. Cliquez sur le classeur à modifier.

Excel Online s’ouvre en mode Édition.

Pour effectuer des modifications avancées dans la feuille de calcul au-delà des capacités d’Excel Online, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ouvrir dans Excel.
  2. Dans Excel, effectuez les modifications voulues.
  3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

Le classeur est automatiquement enregistré dans le dossier OneDrive.

Collaborer sur des données de feuille de calcul avec d’autres personnes grâce à Excel Online

Pour collaborer avec d’autres personnes sur le même classeur simultanément, vous pouvez partager un classeur. Cette fonctionnalité s’avère utile lorsque des données doivent être entrées dans une feuille de calcul, comme dans le cas d’un projet de groupe ou d’une feuille d’adhésion. Il est désormais inutile d’envoyer un classeur plusieurs fois par message électronique, ou encore d’attendre qu’une autre personne le renvoie sur le serveur.

  1. Connectez-vous à OneDrive.
  2. Cliquez sur le dossier qui contient le classeur à partager.

Remarque     Les autres utilisateurs pourront accéder à tous les éléments du dossier sélectionné, car vous ne pouvez pas définir des autorisations sur les classeurs de manière individuelle. Pour préserver la confidentialité des classeurs, utilisez un ou plusieurs dossiers pour les classeurs privés, et créez un dossier distinct pour les classeurs à partager.

  1. Cliquez sur Partager.
  2. Invitez les personnes avec qui vous voulez partager le fichier.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Dans le dossier, cliquez sur le classeur.

Une fois que les utilisateurs cliquent sur le lien fourni et commencent à travailler sur la feuille de calcul en mode Édition, vous pouvez voir les modifications qu’ils effectuent.

Remarque     Si plusieurs personnes (y compris vous) effectuent des modifications dans la même cellule, c’est la dernière modification qui est affichée.

 
 
S'applique à :
Excel 2010