Programmes Office à utiliser pour créer un formulaire en ligne ou imprimé

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Vous pouvez créer un formulaire dans Microsoft Office InfoPath 2003, Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft FrontPage ou Microsoft Outlook. La plupart de ces programmes fournissent des modèles de formulaires que vous pouvez utiliser tel quel ou comme point de départ pour créer des formulaires personnalisés. Word, par exemple, fournit plusieurs formulaires commerciaux courants, tels que des factures, des bons de commande et des feuilles de temps hebdomadaires. Access fournit des modèles de bases de données qui comprennent différents types de formulaires que vous pouvez modifier selon vos besoins. Access dispose également de l'Assistant Formulaire qui génère des questions et utilise ensuite vos réponses pour présenter et mettre en forme automatiquement votre formulaire.

• Utilisez InfoPath pour créer des formulaires XML (langage XML (Extensible Markup Language) : forme condensée du langage SGML (Standard Generalized Markup Language) qui permet aux développeurs de créer des balises personnalisées offrant une certaine flexibilité dans l’organisation et la présentation des informations.) dynamiques, qui peuvent contenir des contrôles communs tels que des zones de texte, cases à cocher, listes déroulantes et sélecteurs de dates, ainsi que de nouveaux contrôles tels que des tableaux extensibles (tableau extensible : contrôle d’un formulaire qui contient d’autres contrôles sous forme de tableau et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs lignes lorsqu’ils remplissent le formulaire.), sections extensibles (section extensible : contrôle d’un formulaire qui contient d’autres contrôles et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs sections lorsqu’ils remplissent le formulaire.) et sections facultatives (section facultative : contrôle d’un formulaire qui contient d’autres contrôles et qui, généralement, n’apparaît pas par défaut. Les utilisateurs peuvent insérer et supprimer des sections facultatives lorsqu’ils remplissent le formulaire.). Vous pouvez non seulement spécifier les types de données autorisés dans les contrôles, mais également définir leur validation des données (validation des données : processus qui consiste à tester la précision des données ; ensemble de règles que vous pouvez appliquer à un contrôle pour spécifier le type et la plage de données que les utilisateurs peuvent entrer.) ainsi que leur mise en forme conditionnelle (mise en forme conditionnelle : procédé consistant à modifier l’aspect d’un contrôle, notamment sa visibilité et son état de lecture/écriture, selon les valeurs entrées dans le formulaire.), ce qui permet aux utilisateurs d'obtenir un retour immédiat sur les données qu'ils ont entrées. En outre, vous pouvez créer différents affichages (vue : paramètre d’affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d’une vue à une autre selon la quantité de données qu’ils souhaitent afficher dans le formulaire.) de formulaire pour la visualisation et l'impression des données, activer plusieurs formulaires à fusionner et concevoir des formulaires pouvant être envoyés directement vers une base de données ou un service Web. Vous pouvez également créer des volets Office, barres d'outils, boîtes de dialogue et menus personnalisés qui s'affichent lorsque les utilisateurs remplissent un formulaire dans l'environnement d'édition en texte enrichi de InfoPath.
• Utilisez Word ou Access lorsque vous voulez modifier un formulaire contenant une mise en forme complexe, des images, des objets liés (objet lié : objet créé dans un fichier source et inséré dans un fichier de destination, tout en maintenant une connexion entre ces deux fichiers. L’objet lié du fichier de destination peut être mis à jour lorsque le fichier source est mis à jour.), des objets incorporés (objet incorporé : informations (objet) contenues dans un fichier source et insérées dans un fichier de destination. Une fois incorporé, l’objet fait partie du fichier de destination. Les modifications que vous apportez à l’objet incorporé sont répercutées dans le fichier de destination.), des cases à cocher, des listes déroulantes ou des zones de texte ayant des types de données, une mise en forme ou un texte par défaut spécifiques. Dans ces programmes, vous pouvez créer des formulaires que vous remplissez sur votre ordinateur et des formulaires que vous imprimez et remplissez sur papier. Vous pouvez également définir des conditions d'ajout de données à un formulaire, dont des macros qui s'exécutent automatiquement, et fournir des messages d'aide pour aider d'autres personnes à remplir les formulaires. De plus, dans Access, vous pouvez inclure du code Visual Basic pour Applications qui s'exécute automatiquement et fournir des info-bulles qui aident également les utilisateurs à remplir les formulaires.
• Utilisez Access lorsque vous devez rassembler et stocker une grande quantité de données, lorsque vous voulez des fonctionnalités complètes de base de données relationnelle (base de données relationnelle : type de base de données qui stocke des informations dans des tables. Utilise les valeurs correspondantes de deux tables pour relier les données de l’une des tables à celles de l’autre table. Dans une base de données relationnelle, vous ne stockez en général qu’une fois un certain type de données.), lorsque vous voulez générer un ensemble de rapports à partir des données ou lorsque vous voulez associer vos formulaires ensembles dans un programme.
• Utilisez Excel lorsque vous voulez créer un formulaire pour rassembler des informations à utiliser dans les calculs, les analyses ou les documents financiers (un tableau d'hypothèques ou des devis clients, par exemple). Pour ajouter à une base de données des informations entrées dans le formulaire, utilisez l'Assistant Modèle avec suivi des données pour créer un modèle de formulaire. Pour chaque nouveau formulaire créé à partir du modèle, un enregistrement correspondant est créé dans la base de données.
• Utilisez FrontPage lorsque vous voulez créer un formulaire sur une page Web pour rassembler des informations des visiteurs du site ou permettre à ces derniers de rechercher des informations sur votre site Web. Les formulaires basés sur le Web peuvent également être utilisés pour créer un livre-d'or virtuel, rassembler des adresses de messagerie pour une liste de distribution ou soumettre des commentaires en ligne comme alternative au courrier électronique.
• Utilisez les formulaires Outlook lorsque vous voulez personnaliser les messages, les rendez-vous électroniques et tout autre élément Outlook comme une méthode simple pour partager et rassembler les informations de façon électronique. En utilisant les formulaires Outlook, vous pouvez grouper et trier les informations que vous avez rassemblées, répondre aux informations et visualiser les informations par conversation afin que les réponses au formulaire soient groupées avec le formulaire d'origine.