Dans les versions précédentes de Microsoft Office, vous deviez choisir un niveau de sécurité (par exemple, Moyen) qui était appliqué au programme tout entier. Ainsi, chaque document était ouvert sous les mêmes conditions. Par ailleurs, vous deviez prendre des décisions en rapport avec la sécurité des documents avant même d'en examiner le contenu, ce qui poussait de nombreuses personnes à accepter à toute vitesse les avertissements en matière de sécurité, sans vraiment s'en préoccuper, pour accéder avec impatience à leurs documents.
Dans Office system 2007, les documents s'ouvrent automatiquement avec tous les risques potentiels pour la sécurité désactivés, ce qui vous permet de prendre connaissance du document et de décider si vous souhaitez activer les macros ou toute autre fonctionnalité qu'il contient. L'avantage de cette approche, c'est que vous pouvez avant tout chose parcourir le contenu du fichier. Et surtout, grâce à la Barre des messages, vous pouvez choisir ce que vous voulez faire dans un fichier donné chaque fois que vous l'ouvrez.
