Ajouter ou supprimer une signature numérique dans les fichiers Office

Cet article traite des signatures numériques (également appelées ID numériques), de leur domaine d’application et de leur utilisation dans les programmes Microsoft Office suivants : Word, Excel et PowerPoint.

Contenu de cet article


Créer une ligne de signature dans Word ou Excel

  1. Dans le document ou la feuille de calcul, positionnez le pointeur à l’emplacement où vous voulez ajouter une ligne de signature.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur la liste Ligne de signature, puis cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office.
  3. Dans la boîte de dialogue Configuration de signature, tapez les informations qui s’afficheront sous la ligne de signature :
    Boîte de dialogue Détails de la signature
  • Signataire suggéré     Nom complet du signataire.
  • Fonction du signataire suggéré     Fonction du signataire, le cas échéant.
  • Adresse de messagerie du signataire suggéré     Adresse de messagerie du signataire, le cas échéant.
  • Instructions destinées au signataire     Ajoutez des instructions destinées au signataire.
  1. Activez l’une ou les deux cases à cocher suivantes :
  • Permettre au signataire d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer     Permettre au signataire de taper un objet de signature.
  • Afficher la date dans la ligne de signature     La date de signature s’affichera avec la signature.

 Conseil   Pour ajouter des lignes de signature supplémentaires, répétez ces étapes.

 Remarque   Si le document reste non signé, la barre des messages Signatures apparaît. Cliquez sur le bouton Afficher les signatures pour terminer le processus de signature.

Barre des messages Signatures, document non signé

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Signer la ligne de signature dans Word ou Excel

Lorsque vous signez une ligne de signature, vous ajoutez une représentation visible de votre signature et une signature numérique.

Ligne de signature non signée

  1. Dans le fichier, cliquez avec le bouton droit sur la ligne de signature.

 Remarque   Si le fichier s’ouvre en mode protégé, cliquez sur Modifier quand même si le fichier provient d’une source fiable.

  1. Sélectionnez Signer dans le menu.
    • Pour ajouter une version imprimée de votre signature, tapez votre nom dans la zone située en regard de X.

Ligne de signature

  • Pour sélectionner une image de votre signature manuscrite, cliquez sur Sélectionner une image. Dans la boîte de dialogue Sélectionner l’image de la signature, localisez votre fichier d’image de signature, puis cliquez sur Sélectionner.


 Remarques 

Pour les clients qui utilisent des versions en chinois (traditionnel ou simplifié), en coréen ou en japonais, l’option Apposer un cachet sur la ligne de signature s’affiche.

En outre, vous pouvez signer une ligne de signature en double-cliquant sur celle-ci. Tapez votre nom en regard de la X. Vous pouvez également cliquer sur la flèche en regard de la signature dans la section Signatures requises du volet Signature. Dans le menu, sélectionnez Signer.

  • Pour ajouter une signature manuscrite (utilisateurs de Tablet PC uniquement), signez votre nom dans la zone située en regard de X à l’aide de la fonction de saisie manuscrite.
  • Cliquez sur Signer.
  • Le bouton rouge Signatures apparaît en bas du document ou de la feuille de calcul.

L’image ci-après illustre le bouton Signatures.

Le bouton rouge Signatures

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Supprimer des signatures numériques de Word ou Excel

  1. Ouvrez le document ou la feuille de calcul contenant la signature visible à supprimer.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne de signature.
  3. Cliquez sur Supprimer la signature.
  4. Cliquez sur Oui.

 Remarque   Vous pouvez en outre supprimer une signature en cliquant sur la flèche située en regard de celle-ci dans le volet Signature. Cliquez sur Supprimer la signature.

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Ajouter des signatures numériques invisibles dans Word, Excel ou PowerPoint

Pour protéger l’authenticité du contenu d’un document, vous pouvez ajouter une signature numérique invisible. Le bouton Signatures apparaît en bas des documents signés.

Bouton Protéger le document avec des options

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Infos.
  3. Sous Autorisations, cliquez sur Protéger le document, Protéger le classeur ou Protéger la présentation.
  4. Cliquez sur Ajouter une signature numérique.
  5. Lisez le message Word, Excel ou PowerPoint, puis cliquez sur OK.
  6. Dans la boîte de dialogue Signer, dans la zone Objectif de la signature de ce document, indiquez la raison.
  7. Cliquez sur Signer.

Une fois le fichier signé numériquement, le bouton Signatures apparaît et le fichier devient en lecture seule pour empêcher toute modification.

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Supprimer des signatures numériques invisibles de Word, Excel ou PowerPoint

  1. Ouvrez le document, la feuille de calcul ou la présentation contenant la signature invisible à supprimer.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  3. Cliquez sur Infos.
  4. Cliquez sur Afficher les signatures.
  5. L’affichage des documents, feuilles de calcul ou présentations réapparaît, ainsi que le volet Signatures.
  6. Cliquez sur la flèche située en regard du nom de la signature.
  7. Cliquez sur Supprimer la signature.
  8. Cliquez sur Oui.

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Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Une signature numérique est un tampon d’authentification électronique chiffré sur des informations numériques comme des messages électroniques, des macros ou des documents électroniques. La signature confirme que les informations proviennent du signataire et n’ont pas été modifiées.

Certificat de signature et autorité de certification

Certificat de signature     Pour créer une signature numérique, vous devez avoir un certificat de signature qui prouve votre identité. Lorsque vous envoyez une macro ou un document signé numériquement, vous envoyez votre certificat et une clé publique. Les certificats sont émis par une autorité de certification et peuvent être révoqués, comme une carte d’identité. En règle générale, un certificat est valide pour un an. Au terme de cette période, le signataire doit renouveler le certificat de signature ou en obtenir un nouveau pour établir son identité.

 Remarque   Vous pouvez en savoir plus sur les clés privées et publiques dans cet article.

Autorité de certification     Une autorité de certification est une entité similaire à un office notarial. Elle émet des certificats numériques, les signe pour vérifier leur validité et effectue le suivi des certificats ayant été révoqués ou étant arrivés à expiration. Microsoft Office dispose de plusieurs solutions pour obtenir des certificats via Office Store.

Garanties des signatures numériques

  • Authenticité     Le signataire est confirmé en tant que tel.
  • Intégrité     Le contenu d’un document n’a pas été modifié ou falsifié depuis sa signature numérique.
  • Non-répudiation     Prouve à toutes les parties l’origine du contenu signé. Le terme répudiation fait référence à l’acte d’un signataire rejetant tout lien avec le contenu signé.
  • Notarisation     Dans certains cas, les signatures dans les fichiers Word, Excel ou PowerPoint, qui sont horodatées par un serveur d’horodatage sécurisé, ont la validité d’une notarisation.

Pour offrir ces garanties, le créateur du contenu doit le signer numériquement à l’aide d’une signature répondant aux critères suivants :

  • La signature numérique est valide.
  • Le certificat associé à la signature numérique est effectif (non expiré).
  • La personne ou l’entreprise signataire, également appelée « éditeur », est approuvée.

 Important   Les documents signés, dont l’horodatage est valide, sont considérés comme ayant des signatures valides, indépendamment de l’ancienneté ou de l’état de révocation du certificat de signature.

  • Le certificat associé à la signature numérique est délivré à l’éditeur signataire par une autorité de certification reconnue.

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Lignes de signature dans Word et Excel

Une ligne de signature ressemble à un espace réservé à une signature pouvant se trouver sur un document imprimé. Elle fonctionne toutefois différemment. Lorsqu’une ligne de signature est insérée dans un fichier Office, l’auteur peut spécifier des informations et des instructions à l’attention du signataire. Lorsqu’une copie électronique du fichier est envoyée au signataire visé, celui-ci voit la ligne de signature et une notification lui signifiant que sa signature est requise. Le signataire peut effectuer les opérations suivantes :

  • taper une signature ;
  • sélectionner une image numérique de signature ;
  • tracer une signature à l’aide de la fonctionnalité d’entrée manuscrite du Tablet PC.

Lorsque le signataire ajoute une représentation visible d’une signature au document, une signature numérique est ajoutée en même temps pour authentifier son identité.

Barre des messages Marqué comme final

 Important   Un document signé numériquement passe en lecture seule pour empêcher toute modification.

Limiter les risques grâce aux signatures numériques

L’utilisation de lignes de signature dans les fichiers Office permet aux entreprises de limiter les risques lors de l’utilisation de transactions électroniques et de simplifier les procédures papier pour les contrats ou autres documents contractuels. Les signatures numériques fournissent un enregistrement de ce qui a été exactement signé et sont vérifiables ultérieurement.

Lorsque le signataire ajoute une signature visible au document, une signature numérique est ajoutée en même temps pour authentifier l’identité. Une fois le document signé numériquement, il passe en lecture seule pour empêcher toute modification.

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Signatures numériques invisibles dans Word, Excel ou PowerPoint

Une signature numérique invisible, telle qu’une ligne de signature invisible, garantit l’authenticité, l’intégrité et l’origine du document. Vous pouvez ajouter des signatures numériques invisibles aux documents Word, aux feuilles de calcul Excel et aux présentations PowerPoint.

Le bouton Signatures apparaît en bas des documents signés. En outre, pour ces documents, les informations de signature apparaissent dans la section Infos qui s’affiche après un clic sur l’onglet Fichier.

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S'applique à :
Excel 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010