Publier une base de données sur un site SharePoint

Lorsque vous publiez une base de données Microsoft Office Access 2007 sur un site Windows SharePoint Services 3.0, les autres membres de votre organisation peuvent travailler sur cette base de données.

Contenu de cet article


Présentation

Lorsque vous publiez une base de données sur un site SharePoint, vous pouvez partager les données avec les autres personnes qui utilisent le site SharePoint, tout en continuant à utiliser Access comme application frontale pour les formulaires, les états et les requêtes de la base de données.

Vous pouvez travailler sur une base de données publiée de deux manières différentes. Si vous êtes concepteur de base de données, vous pouvez créer des requêtes, des formulaires et des états reposant sur les données issues du site SharePoint. Si vous êtes utilisateur de base de données, vous pouvez entrer, afficher et analyser les données issues du site SharePoint à l'aide d'Access.

Vous pouvez publier une base de données déjà créée ou créer une base de données à partir d'une ou plusieurs tables liées à des listes ou bibliothèques SharePoint. Lorsque les données d'une liste ou bibliothèque SharePoint sont liées à une table Access, vous pouvez créer une vue pour cette liste ou bibliothèque reposant sur des formulaires, états et requêtes dans Access. Vous pouvez ainsi créer une application Access permettant de suivre les données du site SharePoint.

Par exemple, si le site SharePoint contient des listes permettant de suivre les problèmes liés au service clientèle et de stocker les informations sur les employés, vous pouvez créer une base de données dans Access comme application frontale de ces listes. Vous pouvez créer des requêtes Access afin d'analyser ces problèmes et des états Access afin de mettre en forme et de publier des rapports écrits dans le cadre d'une réunion d'avancement de l'équipe. Si un utilisateur dispose d'Access sur son ordinateur, les requêtes et états Access sont disponibles dans le menu AffichageMenu Affichage de la liste SharePoint. Lorsqu'un utilisateur consulte la liste sur le site SharePoint, il peut localiser et ouvrir les requêtes, états et autres objets Access en cliquant sur le menu Affichage.

Lors de la publication initiale d'une base de données sur un site SharePoint, Access propose une liste de serveurs Web afin de simplifier la recherche de l'emplacement de publication (bibliothèque de documents, par exemple). Une fois la base de données publiée, Access mémorise l'emplacement sélectionné. Ainsi, lors de la publication de modifications, il n'est plus nécessaire de rechercher le serveur.

La publication d'une base de données sur un site SharePoint n'est possible que pour les fichiers de base de données enregistrés au format Office Access 2007.

Manipulation des données sur un site SharePoint

Si vous souhaitez créer une base de données reposant sur une liste SharePoint, vous pouvez commencer par la liste SharePoint. Dans le menu ActionsMenu Actions correspondant à la liste SharePoint, cliquez sur Ouvrir dans Microsoft Access, puis effectuez une liaison aux données situées sur le site SharePoint. Vous pouvez ensuite créer des formulaires, des états et des requêtes pour les données, ainsi que des listes à ajouter à la base de données.

Lors de la publication de la base de données dans une bibliothèque du site SharePoint, les objets créés dans Access sont disponibles dans le menu Affichage de la liste SharePoint. Lorsqu'un utilisateur ouvre les vues, les objets Access sont disponibles en lecture seule. Pour actualiser les vues, vous pouvez mettre à jour les objets correspondants en modifiant la base de données publiée.

Lorsqu'un utilisateur travaille sur une base de données publiée, il est invité à enregistrer une copie locale. Les modifications apportées sont stockées sur l'ordinateur local jusqu'à leur publication. En règle générale, ce principe améliore les performances et simplifie la récupération des données en cas d'erreur réseau. Lorsque vous modifiez les données ou les objets, vous devez republier la base de données pour répercuter les modifications pour les autres utilisateurs.

Access intègre plusieurs boutons permettant de manipuler les données en toute simplicité à partir des listes SharePoint (par exemple, pour créer des alertes et modifier les colonnes des listes). Lorsque vous utilisez Access pour modifier les tables liées à des listes SharePoint dans une base de données publiée, les boutons sont disponibles dans le groupe Liste SharePoint de l'onglet Feuille de données.

Lorsque vous publiez une base de données sur un site SharePoint, elle est disponible aux personnes autorisées à utiliser le site. Pour pouvoir mettre à jour une base de données, un utilisateur doit être autorisé à modifier les listes à l'emplacement de publication de la base de données. Si un utilisateur est autorisé à contribuer aux listes sur le site SharePoint, il peut ajouter des données à la base de données. Si un utilisateur est autorisé à afficher les listes, il peut consulter les données de la base de données.

Republication de la base de données

Lorsque vous publiez une base de données sur un site SharePoint, puis que vous modifiez les données, vous devez republier la base de données afin d'enregistrer les dernières modifications apportées. Après la republication, la base de données est répertoriée en tant que base de données disponible lors de la prochaine ouverture d'Access.

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Publier la base de données sur un site SharePoint

Lorsque vous publiez une base de données, vous pouvez commencer par une base de données existante ou créer une base de données en utilisant les listes du site SharePoint.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Publier, puis cliquez sur Serveur de gestion des documents.
  2. Tapez l'adresse URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez publier la base de données.

Si vous avez utilisé le même emplacement lors de la dernière ouverture d'Access, la base de données s'affiche dans la boîte de dialogue Publier sur le serveur Web.

 Remarque   Cette option n'est disponible que si la base de données est enregistrée au format Office Access 2007.

  1. Sélectionnez la bibliothèque (bibliothèque de documents, par exemple) dans laquelle vous souhaitez publier la base de données, puis cliquez sur Ouvrir.
  2. Dans la zone Nom, tapez le nom de fichier de la base de données.
  3. Cliquez sur Publier.

 Remarque   Lorsque vous ouvrez la base de données à partir du site SharePoint, vous êtes invité à enregistrer une copie locale.

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Republier une base de données sur un site SharePoint

Après avoir modifié les données ou la conception d'une base de données, vous devez la republier sur le site SharePoint. Lors de la republication d'une base de données, Access mémorise l'emplacement sélectionné. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'y accéder.

Lorsque vous ouvrez une base de données publiée sur une bibliothèque SharePoint à des fins de modification, une barre de messages s'affiche dans la partie supérieure de la base de données avec un bouton Publier sur un site SharePoint. Si la barre de messages n'est pas disponible (par exemple, si vous l'avez fermée lors de votre travail), utilisez les commandes de publication disponibles dans le bouton Microsoft Office.

  1. Dans la barre de messages, cliquez sur le bouton Publier sur un site SharePoint.

 Remarque   Si la barre de messages et le bouton Publier sur un site SharePoint ne sont pas visibles, cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Publier, puis cliquez sur Serveur de gestion des documents.

  1. Dans la boîte de dialogue Publier sur le serveur Web, assurez-vous que la bibliothèque affichée correspond à l'emplacement dans lequel vous souhaitez republier la base de données.
  2. Cliquez sur Publier.
  3. Lorsque vous êtes invité à remplacer la copie de la base de données sur le site, cliquez sur Oui.

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S'applique à :
Access 2007