Nouveautés de Microsoft Office Access 2007

Commencer rapidement à suivre et partager des informations

Microsoft Office Access 2007 fournit un ensemble d'outils performants qui vous permettent rapidement d'effectuer le suivi, de créer des états et de partager des informations. Vous pouvez créer des applications de suivi conviviales et fonctionnelles en personnalisant l'un des modèles prédéfinis, en convertissant une base de données existante ou en créant une base de données de toutes pièces et tout cela sans connaissance approfondie des bases de données. Avec Office Access 2007 il est facile d'adapter des applications de base de données et des états en fonction des besoins de l'entreprise en constante évolution. La prise en charge améliorée de Windows SharePoint Services 3.0 dans Office Access 2007 vous aide à partager, gérer, faire un audit et sauvegarder vos informations.

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Dans cet article


Mise en route plus rapide

Office Access 2007 fournit des modèles grâce auxquels vous créez facilement des bases de données, des tables et des champs. De plus, il existe de nouveaux modes d'affichage et outils de création qui vous permettent de créer de nouveaux objets de base de données et de travailler avec les données.

Modèles de base de données pour créer des applications complètes

Office Access 2007 inclut un ensemble de modèles de base de données professionnels qui vous permettent d'effectuer le suivi de nombreux types de données, entre autre, des contacts, des tâches, des événements, des étudiants et des biens. Vous pouvez les utiliser tel quel ou les améliorer et les personnaliser pour effectuer le suivi des informations selon vos besoins. Utilisez la page Prise en main de Microsoft Office Access, qui s'affiche chaque fois que vous lancez Office Access 2007 et créez rapidement votre première base de données en ouvrant l'un des modèles.

Volet de fichier modèle Biens avec nom de fichier suggéré

Chaque modèle est une application de suivi complète, comportant des tables, des formulaires, des états, des requêtes, des macros et des relations prédéfinis. Les modèles sont conçus pour être utilisables immédiatement afin d'être opérationnel très rapidement. Si le modèle correspond à vos besoins, vous êtes prêt ! Sinon, vous pouvez l'utiliser comme point de départ pour créer la base de données dont vous avez besoin.

Formulaire Détails du bien

En plus des modèles inclus avec Office Access 2007, vous pouvez vous connecter à Office Online et télécharger des modèles supplémentaires.

Modèles de champ et de table

Passez-vous beaucoup de temps à créer des champs ? Utilisez les nouveaux modèles de champs, qui sont des champs prédéfinis, avec un nom, un type de données, une longueur et des propriétés prédéfinies. Vous pouvez faire glisser les champs dont vous avez besoin directement du volet Modèles de champ dans une feuille de données. Les modèles de champ reposent sur des fichiers .xsd (XML Schema Definition) afin que vous puissiez configurer vos propres définitions standard à partager dans votre service ou groupe de travail.

Volet Modèles de champ

De plus, Office Access 2007 comprend des modèles de table pour les tables utilisées fréquemment dans les bases de données. Par exemple, vous pouvez utiliser le modèle de table Contacts pour ajouter une table Contacts à votre base de données. La table comprend déjà les champs fréquemment utilisés, tels que Nom, Prénom et Adresse. Les propriétés de champ sont déjà définies afin que vous puissiez commencer à utiliser la table immédiatement. D'autres modèles de table sont disponibles — Tâches, Problèmes, Événements et Biens — qui comprennent des champs conçus pour le type de données que vous souhaitez stocker et suivre.

Mode Feuille de données amélioré

La création des tables est désormais très facile : cliquez simplement sur Table sous l'onglet Insérer et commencez à entrer des données. Office Access 2007 détermine automatiquement le meilleur type de données pour chaque champ, de sorte que vous êtes prêt en un rien de temps. La colonne Ajouter un nouveau champ vous montre où ajouter un champ ; et si vous souhaitez changer le type de données ou afficher le format d'un champ existant ou d'un nouveau champ, c'est très simple à l'aide des commandes du ruban, qui fait partie de l'interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Vous pouvez également coller des données provenant de tableaux Microsoft Office Excel dans une nouvelle feuille de données et Office Access 2007 crée tous les champs et reconnaît automatiquement les types de données.

Feuille de données avec colonne Ajouter un nouveau champ

Légende 1 La colonne Ajouter un nouveau champ

Vous avez besoin d'ajouter un champ existant contenu dans une autre table à votre table Commandes ? Faites simplement glisser le champ à partir du volet Liste de champs vers la feuille de données et Access crée automatiquement les relations nécessaires ou vous invite à répondre à une série de questions tout au long de la procédure.

Nouveau mode Page : concevoir des formulaires et des états plus rapidement

Utilisez le mode Page pour apporter des modifications de conception tout en affichant les données dans un formulaire ou un état.

Formulaire en mode Page affichant des données

Par exemple, vous pouvez ajouter un champ à la grille de création à partir du volet Liste de champs ou bien vous pouvez modifier les propriétés en utilisant la feuille de propriétés. Le mode Page prend en charge les nouveaux formats empilés et tabulaires ; il s'agit de groupes de contrôles que vous pouvez déplacer et redimensionner globalement, ce qui vous permet de réorganiser facilement des champs, des colonnes, des lignes ou toute la disposition. Vous pouvez également supprimer un champ ou ajouter une mise en forme facilement en mode Page. Le mode Création est toujours disponible pour un travail plus précis et il a été amélioré pour prendre en charge les dispositions empilées et tabulaires.

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Interface utilisateur axée sur les résultats

L'interface utilisateur axée sur les résultats ; l'Interface utilisateur Microsoft Office Fluent , facilite votre travail dans Office Access 2007. Les commandes et les fonctionnalités qui se trouvaient jusqu'à présent dans les menus et les barres d'outils, sont désormais faciles à repérer sous des onglets basés sur les tâches qui contiennent des groupes de commandes et fonctionnalités logiques. De nombreuses boîtes de dialogue ont été remplacées par des galeries qui affichent les options disponibles et des info-bulles descriptives ou des aperçus d'exemple vous permettent de choisir l'option qu'il vous faut. Quelle que soit l'activité que vous effectuiez dans la nouvelle interface utilisateur : création d'un état ou saisie de données, Access présente les outils les plus utiles pour réaliser cette tâche.

Interface utilisateur Microsoft Office Fluent    La nouvelle Interface utilisateur Office Fluent comprend une zone standard appelée le ruban qui contient les groupes de commandes organisés par fonctionnalité. Le ruban remplace les menus et les barres d'outils des versions précédentes d'Access.

Ruban d'Access

Utilisez le ruban Office Fluent pour localiser plus rapidement les groupes de commandes similaires. Par exemple, si vous avez besoin de créer un formulaire ou un état, utilisez l'une des commandes sous l'onglet Créer. La nouvelle interface vous aide à trouver plus facilement les commandes dont vous avez besoin, et même à découvrir des fonctionnalités que vous n'auriez pas remarquées. Les commandes sont accessibles directement, ce qui signifie que vous n'avez plus à les débusquer ni à vous rappeler ensuite de leur emplacement.

Les fonctionnalités clés de l'Interface utilisateur Office Fluent comprennent :

  • Onglets de commandes : onglets qui regroupent les commandes souvent utilisées conjointement, ce qui vous permet de les trouver lorsque vous en avez besoin.
  • Onglet de commandes contextuel : onglet de commandes qui s'affiche en fonction du contexte (l'objet sur lequel vous travaillez ou la tâche que vous êtes en train d'effectuer).  Un onglet de commandes contextuel contient les commandes qui s'appliquent à ce que vous êtes en train de faire.
  • Galeries : nouveaux contrôles qui proposent un aperçu d'un style ou d'une option ; ainsi, vous pouvez voir les résultats avant de valider votre choix. Les galeries sont présentes dans toute l'interface Microsoft Office System 2007.
  • Barre d'outils Accès rapide : barre d'outils unique et standard proposée dans le ruban ; elle permet d'accéder instantanément aux commandes les plus utiles, comme Enregistrer et Annuler.

Page Prise en main de Microsoft Office Access    Cette page fournit un accès rapide à une bibliothèque de modèles de base de données professionnels, ainsi qu'aux bases de données récemment ouvertes et, si vous êtes connecté à Internet, à des liens vers des articles sur Office Online.

Page Prise en main de Microsoft Office Access

Volet de navigation    Ce volet répertorie et fournit un accès rapide à tous les objets de la base de données actuellement ouverte. Utilisez le volet de navigation pour organiser vos objets par type, date de création, date de modification, table liée (basée sur les dépendances d'objets) ou en groupes personnalisés que vous créez. Vous avez besoin d'espace supplémentaire pour la création de votre formulaire ? Vous pouvez facilement réduire le volet de navigation afin qu'il prenne moins de place, mais reste disponible. Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données utilisée dans les versions d'Access antérieures à Access 2007.

Objets dans le volet de navigation

Objets à onglets    Vos tables, requêtes, formulaires, états et macros s'affichent sous la forme d'objets à onglets dans la fenêtre Access.

Objet à onglets dans Access 2007

En cliquant sur les onglets des objets, vous basculez rapidement entre les différents objets.

Barre d'état    Barre en bas de la fenêtre qui affiche des informations d'état et contient des boutons permettant de changer de mode d'affichage.

Mini-barre d'outils    Un élément semblable à une barre d'outils qui s'affiche en transparence au-dessus du texte que vous avez sélectionné et qui vous permet d'appliquer rapidement une mise en forme, par exemple gras ou italique ou changement de police.

Fenêtre d'aide    Contrairement aux versions précédentes d'Access, Office Access 2007 permet d'accéder facilement à l'aide Access et au contenu pour les développeurs dans une même fenêtre d'aide. Par exemple, vous pouvez choisir d'effectuer une recherche uniquement dans le contenu pour les développeurs. Quels que soient les paramètres de la fenêtre d'aide, tout le contenu de l'aide Access et des références pour les développeurs sont disponibles sur Office Online.

Fenêtre d'aide

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Outils de création d'objets plus puissants

Office Access 2007 fournit un environnement intuitif pour créer des formulaires et des états, vous permettant de créer rapidement des formulaires et des états qui affichent des informations triées, filtrées et regroupées.

Onglet Créer

Utilisez l'onglet Créer pour créer rapidement des formulaires, états, tables, listes Windows SharePoint Services, requêtes, macros et modules. Si vous sélectionnez une table ou une requête dans le volet de navigation, vous pouvez créer un nouveau formulaire ou état basé sur cet objet d'un clic de souris en utilisant la commande Formulaire ou État. Les nouveaux formulaires et états créés de cette façon ont un aspect plus attrayant et sont utiles immédiatement, car leur conception a été optimisée. Les formulaires et les états produits automatiquement ont une apparence professionnelle grâce à des en-têtes comportant un logo et un titre. De plus, un état généré automatiquement comprend également des informations d'horodatage, des pieds de page et des totaux.

Vue partielle de l'onglet Créer sur le ruban

Vous vous rendrez compte que les objets créés avec le processus de création rapide vous offriront davantage de possibilités, avec moins de travail.

Nouveaux modes d'affichage : mode État et mode Page

Deux nouveaux modes d'affichage vous permettent de travailler de manière interactive sur les formulaires et les états. En mode État, vous bénéficiez d'un affichage précis de votre état sans avoir à l'imprimer ou afficher l'aperçu. Pour travailler sur des enregistrements en particulier, utilisez la fonction de filtrage ou une opération de recherche pour afficher uniquement le texte qui vous intéresse. Vous pouvez utiliser la commande Copier pour copier du texte dans le Presse-papiers ou cliquer sur les liens hypertexte actifs de votre état pour suivre ces liens dans votre navigateur.

Le mode État vous permet de naviguer, mais le mode Page vous permet de modifier la conception pendant que vous consultez vos données. Ainsi, vous pouvez utiliser ce mode d'affichage pour effectuer les modifications les plus courantes pendant que vous visualisez vos données dans un formulaire ou un état. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ en faisant glisser un nom de champ du volet Liste de champs, ou bien modifier des propriétés à l'aide de la feuille de propriétés. Le mode Page prend en charge les nouveaux formats empilé et tabulaire ; il s'agit de groupes de contrôles que vous pouvez manipuler globalement, ce qui vous permet de réorganiser facilement des champs, des colonnes, des lignes ou toute la disposition. Vous pouvez aussi supprimer un champ ou ajouter une mise en forme en mode Page. Le mode Création reste disponible pour un travail plus précis et il a été amélioré pour prendre en charge les dispositions.

État en mode Page

Création rationalisée pour grouper et trier des états

Dans cette nouvelle version, Office Access 2007 offre un moyen plus simple et plus performant de regrouper et trier les données dans les états et d'y ajouter des totaux. Vous trouverez la nouvelle interface utilisateur plus facile à utiliser et à comprendre, et grâce au nouveau mode Page, vous verrez tout de suite le résultat de vos modifications.

Volet Regrouper, trier et total

Vous avez besoin de voir les totaux des ventes par région dans un état ? Utilisez le mode Page et le nouveau volet Regrouper, trier et total pour ajouter un niveau de groupe et demander un total ; vous voyez immédiatement les résultats dans votre état ! La nouvelle ligne Totaux facilite l'ajout d'une somme, d'une moyenne, d'un décompte, d'une valeur maximale ou minimale dans l'en-tête ou le pied de page de l'état. Les totaux simples ne requièrent plus la création manuelle d'un champ calculé. Il suffit maintenant de pointer et cliquer.

Création d'un total dans un état

Nouvelles dispositions de contrôles pour créer des formulaires et des états soignés

Les formulaires et les états contiennent souvent des données tabulaires, par exemple une colonne comportant des noms de clients ou une ligne comportant tous les champs associés à un client. Vous pouvez utiliser Office Access 2007 pour regrouper ces contrôles dans une disposition qui peut être manipulée facilement en un tout, y compris l'étiquette.

Commandes dans le groupe Mise en forme de contrôle sous l'onglet Réorganiser

Comme vous pouvez sélectionner des contrôles dans différentes sections, par exemple l'étiquette dans la section de l'en-tête ou du pied de page, vous disposez d'une grande liberté de manœuvre. Vous pouvez facilement :

  • Déplacer ou redimensionner une disposition. Par exemple, déplacer une colonne vers la gauche ou vers la droite.
  • Définir la mise en forme d'une disposition. Par exemple, afficher la colonne des noms des clients en gras pour la mettre en évidence.
  • Ajouter une colonne (champ) à une disposition.
  • Supprimer une colonne (champ) d'une disposition.

Déplacement d'une colonne en mode Page

Les dispositions sont enregistrées avec votre travail, de sorte qu'elles restent disponibles.

Nouveaux formulaires double affichage pour naviguer dans les données

Utilisez le nouveau formulaire double affichage pour créer un formulaire qui combine un affichage Feuille de données et un affichage Formulaire. Vous pouvez définir une propriété pour indiquer à Access de placer la feuille de données en haut, en bas, à gauche ou à droite.

Formulaire double affichage

Macros incorporées dans les formulaires et les états

Utilisez les nouvelles macros incorporées et fiables, ce qui vous évitera d'écrire du code. Une macro incorporée est stockée dans une propriété et elle fait partie de l'objet auquel elle appartient. Vous pouvez modifier la structure d'une macro incorporée sans vous préoccuper des autres contrôles susceptibles de l'utiliser : chaque macro incorporée est indépendante. Les macros incorporées sont fiables car elles sont automatiquement conçues pour ne pas effectuer certaines opérations potentiellement risquées.

Affectation d'une macro incorporée à l'événement Sur double clic

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Nouveaux types de données et contrôles

Office Access 2007 comprend de nouveaux types de données et contrôles améliorés qui vous permettent de stocker davantage de types de données et de les saisir plus facilement.

Champs à plusieurs valeurs pour les données complexes

Vous pouvez créer un champ qui contient plusieurs valeurs, appelées données complexes. Supposons que ayez besoin d'affecter une tâche à l'un de vos employés ou fournisseurs mais que vous souhaitiez l'affecter à plusieurs personnes. Dans la plupart des systèmes de gestion de base de données et dans les versions précédentes d'Access, vous deviez créer une relation plusieurs-à-plusieurs. Dans Office Access 2007, il suffit de sélectionner un champ défini pour accepter plusieurs valeurs. Les champs à plusieurs valeurs conviennent tout particulièrement lorsque vous utilisez Office Access 2007 pour manipuler une liste SharePoint contenant l'un des types de champs à plusieurs valeurs de Windows SharePoint Services. Office Access 2007 est compatible avec ces types de données.

Champ à plusieurs valeurs

Champ Pièce jointe pour les fichiers

Le nouveau type de données Pièce jointe vous permet de stocker facilement tous les types de documents et de fichiers binaires dans votre base de données, sans en faire grossir la taille. Office Access 2007 compresse automatiquement les pièces jointes, lorsque cela est possible, afin de réduire l'utilisation de l'espace. Vous avez besoin de joindre un document Microsoft Office Word 2007 à un enregistrement ou d'enregistrer une série de photographies numériques dans votre base de données ? Les pièces jointes vous facilitent la tâche. Vous pouvez même en attacher plusieurs à un même enregistrement.

Boîte de dialogue Pièces jointes

Stockage de texte enrichi et prise en charge de l'historique des révisions dans les champs Mémo

Dans la mesure où Office Access 2007 prend désormais en charge le texte enrichi, vous n'êtes plus limité au texte brut dans vos enregistrements. Vous pouvez mettre en forme le texte (options de mise en forme gras, italique, différentes polices et couleurs, etc.) et vous pouvez stocker ce texte dans votre base de données. Le texte enrichi est stocké dans un champ Mémo au format HTML compatible avec le type de données texte enrichi de Windows SharePoint Services. Vous définissez la nouvelle propriété FormatTexte a la valeur RichText ou PlainText, et les informations sont ainsi mises en forme correctement dans les contrôles de zone de texte et dans le mode Feuille de données.

Les champs Mémo permettent de stocker de grandes quantités d'informations. Avec Office Access 2007, vous pouvez définir une propriété Ajouter uniquement afin de conserver un historique de toutes les modifications effectuées sur un champ Mémo. Cela vous permettra de prendre connaissance des modifications à tout moment. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonction de suivi de Windows SharePoint Services, de sorte que vous pouvez aussi utiliser Access pour consulter votre historique de contenu des listes SharePoint.

Calendrier pour sélectionner des dates

Les champs et les contrôles qui utilisent le type de données Date/Heure bénéficient automatiquement d'une nouvelle fonctionnalité : la prise en charge d'un calendrier interactif intégré pour choisir une date. Le bouton du calendrier s'affiche automatiquement à droite de la date. Vous voulez connaître la date de vendredi prochain ? Cliquez sur le bouton ; un calendrier s'affiche automatiquement et vous n'avez plus qu'à choisir une date. Au besoin, vous pouvez désactiver le calendrier pour un champ ou un contrôle en utilisant une propriété.

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Outils d'analyse et de conception améliorés

De nouveaux outils dans Office Access 2007 vous aident à créer des objets de base de données plus rapidement et à analyser vos données plus facilement.

Volet Liste de champs amélioré

Le nouveau volet Liste de champs représente plus que le simple sélecteur de champs des versions précédentes d'Access, car il inclut les champs des autres tables. Vous pouvez faire glisser des champs à partir de la table de votre source d'enregistrements, à partir de tables liées ou non liées de la base de données. Office Access 2007 sait créer l'infrastructure requise, de sorte que si une relation est nécessaire entre des tables, il la crée automatiquement ou vous invite à répondre à une série de questions tout au long de la procédure.

Volet Liste de champs

Outils de filtrage et de tri optimisés

Vous souhaitez trouver rapidement une correspondance ou trier une colonne de données. La nouvelle fonctionnalité Filtre automatique d'Office Access 2007 optimise les fonctionnalités de filtrage afin que vous puissiez vous concentrer sur les données dont vous avez besoin. Vous pouvez facilement faire une sélection parmi les valeurs uniques d'une colonne, ce qui est pratique lorsque vous ne vous souvenez pas du nom dont vous avez besoin, ou bien vous pouvez trier les valeurs en utilisant les options du menu contextuel en langage clair, telles que Trier du plus ancien au plus récent ou Trier du plus petit au plus grand.

Filtre automatique

Les options de filtrage les plus courantes sont directement accessibles dans les commandes de menu, mais vous pouvez aussi utiliser les filtres rapides pour restreindre les informations en fonction des données que vous spécifiez. Les options de filtre rapide changent automatiquement selon le type des données, de sorte que vous verrez des choix différents pour un texte, une date ou des données numériques.

Menu Filtres de dates

Ces nouvelles fonctionnalités de filtrage et de tri sont conçues pour vous procurer les mêmes modes de fonctionnement, que vous utilisiez Office Access 2007 ou Microsoft Office Excel 2007.

Totaux et différentes couleurs d'arrière-plan dans les feuilles de données

Désormais, en mode Feuille de données figure une ligne Total dans laquelle vous pouvez ajouter une somme, un nombre, une moyenne, une valeur maximale ou minimale, un écart-type ou une variance. Après avoir ajouté la ligne Total, vous pouvez pointer sur la flèche dans la cellule de la colonne et sélectionner le mode de calcul souhaité.

Ligne Total dans une feuille de données

Les feuilles de données, les états et les formulaires continus prennent désormais en charge une couleur d'arrière-plan secondaire pour les lignes, que vous pouvez définir indépendamment de la couleur d'arrière-plan par défaut. Il est facile de définir la trame de fond d'une ligne sur deux et vous pouvez choisir n'importe quelle couleur.

Feuille de données utilisant des couleurs de ligne différentes

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Renforcement de la sécurité

Le renforcement des fonctions de sécurité dans Office Access 2007 et une parfaite intégration avec Windows SharePoint Services vous permettent de gérer plus efficacement vos applications de suivi des informations, et de mieux les protéger. En stockant leurs données dans des listes sur Windows SharePoint Services, vous pouvez effectuer l'audit de l'historique des révisions, récupérer des informations supprimées et définir des droits d'accès aux données.

Pour vous aider à renforcer la sécurité dans Office Access 2007 et pour garantir la cohésion avec d'autres produits Office version 2007, Office Access 2007 propose de nouvelles fonctionnalités de sécurité et optimise celles qui existent déjà. Les décisions confidentielles unifiées sont intégrées avec le Centre de gestion de la confidentialité de Microsoft Office. Les emplacements approuvés facilitent l'approbation de toutes les bases de données dans des dossiers sécurisés. Vous pouvez charger une application Office Access 2007 avec le code ou les macros désactivés pour procurer une utilisation plus sûre en mode « sandbox » (les commandes non sécurisées ne peuvent pas être exécutées). Les macros approuvées s'exécutent en mode Sandbox.

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Nouvelles méthodes de partage de données et de collaboration

À l'aide des nouvelles fonctionnalités de collaboration d'Office Access 2007, vous pouvez désormais collecter efficacement des informations et les partager dans un environnement plus sécurisé sur le Web.

Intégration avec Windows SharePoint Services

Office Access 2007 est intégré avec Windows SharePoint Services de plusieurs façons, ce qui vous permet de tirer parti de nombreuses fonctionnalités de collaboration de Windows SharePoint Services.

Suivi des révisions    Vous pouvez afficher l'historique des révisions au niveau de l'enregistrement à l'aide de Windows SharePoint Services. Vous avez besoin de savoir qui a modifié une ligne ou quand a eu lieu cette modification ? Vous le saurez grâce à l'historique des révisions.

Définition des autorisations    Vous pouvez définir les droits d'accès aux listes SharePoint à l'aide de Windows SharePoint Services. Vous pouvez autoriser ou interdire sélectivement l'accès à certains utilisateurs. Vous pouvez aussi attribuer des autorisations de lecture limitées ou tous les droits de modification.

Récupération des éléments de la Corbeille    Dans Windows SharePoint Services, vous pouvez désormais utiliser la Corbeille pour voir les enregistrements supprimés et récupérer des informations supprimées par erreur.

Ouverture de formulaires et d'états Access à partir de Windows SharePoint Services    Les utilisateurs de Windows SharePoint Services peuvent ouvrir des listes dans des vues Access performantes, directement à partir d'un site SharePoint. Les formulaires, états et feuilles de données Office Access 2007 peuvent figurer dans des listes avec d'autres vues sur un site SharePoint. Lorsque vous choisissez une vue Access, Office Access 2007 démarre et ouvre l'état, le formulaire ou la feuille de données que vous demandez. Il est ainsi plus facile d'exécuter un état Office Access 2007 complet sur un site SharePoint sans avoir à démarrer d'abord Office Access 2007. Vous pouvez aussi ouvrir une liste dans Access, et s'il n'existe pas de base de données, elle est créée automatiquement avec des formulaires et des états créés d'après votre liste.

Déplacement de la base de données vers un site SharePoint    Vous pouvez facilement convertir votre base de données individuelle en une solution partagée Windows SharePoint Services qui stocke les données dans des listes SharePoint liées. L'Assistant Déplacer les données et lier à un site SharePoint procède intelligemment, en migrant automatiquement les clés primaires et les relations d'une manière logique.

Une solution partagée Windows SharePoint Services présente plusieurs avantages immédiats, parmi lesquels un accès partagé dans un navigateur, une sauvegarde centralisée, un déploiement de base de données basé sur un site SharePoint et tous les avantages liés à l'utilisation d'un client Access dans une solution serveur. Cela permet aux services informatiques davantage de prévision et de contrôle en gérant l'accès à la base de données à partir d'un site SharePoint. Les utilisateurs peuvent s'abonner à des alertes par courrier électronique lors de l'ajout, la suppression ou la modification d'enregistrements dans une liste SharePoint.

Intégration avec un flux de travail Windows SharePoint Services    Office Access 2007 prend en charge les flux de travail en utilisant Windows Workflow Services de Windows SharePoint Services. Par exemple, vous pouvez créer des solutions qui utilisent l'acheminement et l'approbation des flux de travail, qui attribuent automatiquement des tâches à d'autres utilisateurs, qui créent des états sur le statut des projets et qui garantissent que les tâches sont terminées à temps.

Optimisation des performances des tables liées à des listes SharePoint    Les optimisations apportées au traitement interne des tables liées à des listes SharePoint offrent une expérience utilisateur plus rapide et plus directe.

Correspondance de tous les types de données Windows SharePoint Services avec les types de données Access    Grâce à la prise en charge des champs à plusieurs valeurs et des pièces jointes, Office Access 2007 accepte tous les types de données de Windows SharePoint Services, ce qui simplifie la conception et l'élaboration des applications partagées Windows SharePoint Services.

Mise hors connexion des listes SharePoint avec Access    Si vous avez besoin de ramener du travail chez vous, vous pouvez mettre vos listes SharePoint hors connexion en un seul clic. Travaillez sur vos données dans Access, puis synchronisez vos modifications ou reconnectez-vous au site SharePoint ultérieurement.

Collecte de données à l'aide de formulaires InfoPath et d'Outlook

À l'aide de la nouvelle fonction de collecte de données, Office Access 2007 peut créer automatiquement un formulaire Microsoft Office InfoPath 2007 ou HTML et l'incorporer dans le corps d'un message électronique. Vous pouvez ensuite envoyer le formulaire à des destinataires sélectionnés dans vos contacts Outlook ou à des noms de destinataires stockés dans un champ de votre base de données Access.

Utilisation de message électronique pour collecter des données

Vous pouvez choisir de collecter de nouvelles informations ou de mettre à jour des informations existantes. Les destinataires remplissent le formulaire et le renvoient. Office Outlook 2007 reconnaît les formulaires entrants et enregistre automatiquement les données dans votre base de données Office Access 2007  : sans aucune saisie.

Exportation aux formats PDF et XPS

Vous pouvez désormais exporter des données dans un fichier au format PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) pour les imprimer, les publier et les distribuer par courrier électronique. L'exportation d'un formulaire, d'un état ou d'une feuille de données dans un fichier .pdf ou .xps vous permet de capturer des informations sous une forme facile à distribuer, qui préserve toutes les caractéristiques de mise en forme, sans que les destinataires aient à installer Access sur leur ordinateur pour imprimer vos données ou les consulter.

  • Portable Document Format    Le PDF est un format de fichier électronique à format fixe qui préserve la mise en page d'un document et permet le partage des fichiers. Le format PDF garantit que lorsque le fichier est visualisé en ligne ou imprimé, il conserve exactement la mise en page que vous avez prévue, et que les données du fichier ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées. Le format PDF est également pratique pour les documents qui seront reproduits en utilisant des méthodes d'impression du commerce.
  • XML Paper Specification    XPS (spécification de papier électronique) est un format de fichier électronique qui préserve la mise en page d'un document et permet le partage des fichiers. Le format XPS garantit que lorsque le fichier est visualisé en ligne ou imprimé, il conserve exactement la mise en page que vous avez prévue, et que les données du fichier ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées.

Vous pouvez exporter des données dans un fichier au format .pdf ou .xps à partir d'Office Access 2007 uniquement après avoir installé le complément. Pour plus d'informations, consultez Activer la prise en charge d'autres formats de fichier, tels que les formats PDF et XPS.

Utilisation améliorée de données externes

Les nouvelles fonctionnalités d'Office Access 2007 facilitent l'importation et l'exportation des données. Vous pouvez enregistrer une opération d'importation ou d'exportation, puis la réutiliser ultérieurement pour répéter la même tâche. L'Assistant Importation de feuille de calcul vous permet de remplacer le type de données choisi par Access et vous pouvez importer et exporter les nouveaux formats Office Excel 2007 ou établir des liens avec ces formats.

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Résolution plus aisée des problèmes

Microsoft Office Diagnostics propose une série de tests de diagnostics qui vous aident à découvrir l'origine des blocages de votre ordinateur. Les tests de diagnostics permettent de résoudre directement certains problèmes et d'identifier les modes de résolution d'autres problèmes. Microsoft Office Diagnostics remplace les fonctionnalités Microsoft Office 2003 suivantes : Détecter et réparer et Récupération d'une application Microsoft Office.

Pour plus d'informations, consultez Diagnostiquer et réparer les défaillances des programmes Office à l'aide des programmes de diagnostic de Microsoft Office.

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Outils de vérification linguistique améliorés

Les outils suivants sont de nouvelles fonctionnalités de vérification orthographique.

  • Le vérificateur d'orthographe a été harmonisé entre les différents programmes Microsoft Office System 2007. Parmi les modifications apportées, celles-ci :
  • Le vérificateur d'orthographe d'Office version 2007 comprend le dictionnaire postérieur à la réforme de l'orthographe française. Dans Microsoft Office 2003, il s'agit d'un outil complémentaire devant être installé séparément. Pour plus d'informations, consultez Choisir le mode de fonctionnement du vérificateur d'orthographe.
  • Un dictionnaire d'exclusion est automatiquement créé pour une langue lorsque celle-ci est utilisée pour la première fois. Vous pouvez utiliser ces dictionnaires d'exclusion pour forcer le vérificateur d'orthographe à signaler les mots que vous ne souhaitez pas utiliser. Ces dictionnaires sont utiles pour éviter les mots obscènes ou non conformes à votre guide de style. Pour plus d'informations, consultez Utiliser des dictionnaires d'exclusion pour spécifier une orthographe préférée pour un mot.

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S'applique à :
Access 2007