Méthodes pour partager une base de données Access

Il existe plusieurs manières de partager une base de données Access. Celle que vous devez choisir dépend de vos besoins et de vos ressources. Cet article fournit des informations qui vous aideront à déterminer la méthode de partage la mieux adaptée à votre cas. Il propose également des liens vers des informations plus détaillées concernant chaque méthode.

Cet article suppose que toutes les personnes qui partagent la base de données aient Access installé sur leur ordinateur. Le tableau suivant contient des liens vers des articles qui décrivent des méthodes de partage ne présentant pas cette exigence.

Autres moyens de partage Nécessite Pour plus d’informations, voir...
Déploiements Access Runtime Access Runtime Déployer une application Access 2007
États Messagerie électronique ; peut nécessiter d’autres programmes, selon le format de l’état Distribuer un état par voie électronique
Application Web

Navigateur Web, infrastructure Access Services (peut être hébergée)

 Remarque   Cet article décrit comment utiliser Access Services sur un site SharePoint pour partager une base de données avec d’autres utilisateurs qui ont Access installé sur leur ordinateur. L’article lié dans la cellule de droite décrit comment partager une base de données avec des utilisateurs qui ne possèdent pas Access.

Créer une base de données à partager sur le Web
Dans cet article


Vue d’ensemble

Une base de données Access est composée d’objets, tels que des tables, des requêtes et des formulaires. Les tables contiennent des données. Tous les autres types d’objets de base de données vous aident à utiliser les données stockées dans les tables. Lorsque vous souhaitez partager une base de données, vous souhaitez en général partager les tables, car elles contiennent vos données. Lorsque vous partagez des tables, il est important de vous assurer que tout le monde utilise les mêmes tables, c’est-à-dire les mêmes données.

Les autres objets de base de données (requêtes, formulaires, états, et ainsi de suite) ne contiennent pas de données ; il est donc moins important que tout le monde utilise les mêmes objets. En fait, cela peut présenter certains avantages d’utiliser différentes copies de ces objets. Selon vos besoins et vos ressources, différentes options s’offrent à vous pour le partage de votre base de données.

Méthodes de partage

  • Base de données fractionnée     Ce choix peut être judicieux si vous n’avez pas de site SharePoint ou de produit de serveur de base de données. Les tables vont dans un fichier Access et tout le reste va dans un autre fichier Access appelé base de données frontale. Celle-ci contient des liens vers les tables dans l’autre fichier. Chaque utilisateur obtient sa propre copie de la base de données frontale ; seules les tables sont partagées.
  • Dossier réseau    Il s’agit de l’option la plus simple et la moins exigeante, mais également celle qui offre le moins de fonctionnalités. Le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé et les personnes utilisent le fichier de base de données simultanément. La fiabilité et la disponibilité peuvent devenir problématiques si plusieurs utilisateurs modifient des données simultanément. Tous les objets de base de données sont partagés.
  • Site SharePoint    Plusieurs options appréciables s’offrent à vous si vous avez un serveur SharePoint, en particulier un serveur exécutant Access Services (un nouveau composant de SharePoint Server). Plusieurs points d’intégration avec SharePoint facilitent l’accès aux bases de données.

Il existe trois modes de partage SharePoint :

  • Publication d’une base de données à l’aide d’Access Services    Lorsque vous publiez une base de données, vous la déplacez sur le Web. Vous pouvez créer des états et des formulaires Web qui s’exécutent dans une fenêtre de navigateur et également créer des objets Access standard (parfois appelés objets « clients » afin de les distinguer des objets Web). Access doit être installé pour permettre l’utilisation d’objets Access standard mais, le fichier de base de données étant stocké sur le site SharePoint, tous les objets de base de données sont partagés.

 Remarque   Lorsqu’on partage une base de données sur le Web qui contient des objets clients, on utilise le terme de « base de données hybride ». Seuls les utilisateurs disposant d’Access sur leur ordinateur peuvent utiliser tous les objets de base de données ; les utilisateurs ne disposant pas d’Access ne peuvent utiliser que les objets de base de données Web.

  • Enregistrement d’une base de données dans une bibliothèque de documents    Cette méthode s’apparente à l’enregistrement d’une base de données dans un dossier réseau. Vous pouvez également envisager d’utiliser des listes SharePoint au lieu de tables Access afin d’améliorer encore davantage la disponibilité des données.
  • Liens vers des listes    Lorsque vous établissez des liens vers des listes SharePoint, les données sont partagées mais les objets de base de données ne le sont pas. Chaque utilisateur utilise sa propre copie de la base de données.
  • Serveur de base de données    Cette méthode s’apparente au fractionnement d’une base de données, dans le sens où les tables sont stockées sur le réseau et chaque utilisateur possède une copie locale d’un fichier de base de données Access qui contient des liens vers les tables, ainsi que des requêtes, formulaires, états et autres objets de base de données. Choisissez cette option si vous disposez d’un serveur de base de données et que tous vos utilisateurs possèdent d’Access. Les serveurs de base de données sont optimisés pour le partage de données entre de nombreux utilisateurs. Les avantages varient en fonction du logiciel de serveur de base de données utilisé, mais ils incluent généralement des comptes d’utilisateurs, un accès sélectif aux données, une excellente disponibilité des données et de bons outils de gestion de données intégrés. En outre, la plupart des logiciels de serveur de base de données fonctionnent bien avec les versions antérieures d’Access ; il n’est donc pas obligatoire que tout le monde utilise la même version. Seules les tables sont partagées.

Facteurs à prendre en compte

Base de données fractionnée Dossier réseau Site SharePoint Serveur de base de données
Requiert un logiciel de serveur de base de données ? Non Non Non Oui
Requiert SharePoint Foundation (anciennement nommé Windows SharePoint Services) ? Non Non Oui Non
Requiert l’exécution d’Access Services sur un serveur SharePoint ? Non Non

Dépend du scénario

Les liens vers des listes et l’enregistrement dans une bibliothèque de documents ne nécessitent pas Access Services

La publication comme base de données Web ne nécessite pas Access Services

Non
Disponibilité des données Bonne Correcte pour les petits groupes avec peu de modifications des données Optimale. Autorise les scénarios hors connexion. Optimale
Sécurité Dépend des mesures supplémentaires Méthode la moins sûre Optimale Optimale
Flexibilité Flexible. Permet de développer facilement de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Chaque utilisateur peut modifier la structure des objets dans sa propre copie. Moins flexible. Le développement peut s’effectuer avec une copie hors connexion de la base de données, qui est ensuite remplacée. Ne permet pas aux utilisateurs de modifier individuellement la structure de la base de données. Flexible. Tire parti des autorisations SharePoint pour le contrôle d’accès et les modifications structurelles. Permet d’utiliser certains objets de base de données, tels que les formulaires, par le biais d’un navigateur. Flexible. Facilité à développer de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Chaque utilisateur peut modifier la structure des objets dans sa propre copie.

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Fractionner une base de données

Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : une base de données principale contenant les tables de données et une base de données frontale contenant tous les autres objets de base de données tels que les requêtes, formulaires et états. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Pour fractionner une base de données, utilisez l’Assistant Fractionnement de base de données. Après avoir fractionné la base de données, vous distribuez la base de données frontale à vos utilisateurs.

Voici quelques-uns des avantages d’une base de données fractionnée :

  • Performances accrues    Les performances de la base de données s’améliorent généralement de manière significative, car seules les données sont envoyées sur le réseau. Dans une base de données qui n’est pas fractionnée mais partagée au moyen d’un dossier réseau, les objets de base de données proprement dit (tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules), et non simplement les données, sont envoyés sur le réseau.
  • Plus grande disponibilité    Du fait que seules les données sont envoyées sur le réseau, les transactions de base de données telles que les modifications d’enregistrements sont effectuées plus rapidement, ce qui laisse davantage de disponibilité pour modifier les données.
  • Sécurité renforcée    Si vous stockez la base de données principale sur un ordinateur utilisant le système de fichiers NTFS, vous pouvez vous servir des fonctionnalités de sécurité NTFS pour protéger vos données. Les utilisateurs accédant à la base de données principale à l’aide de tables liées, il est peu probable que des intrus puissent obtenir un accès non autorisé aux données en s’appropriant la base de données frontale ou en se faisant passer pour un utilisateur autorisé. Par défaut, Windows XP, Windows Vista et Windows 7 utilisent le système de fichiers NTFS.
  • Fiabilité améliorée    Si un utilisateur rencontre un problème et que la base de données se ferme de manière inattendue, toute corruption du fichier de base de données se limite généralement à la copie de la base de données frontale qu’il a ouverte. Du fait que l’utilisateur accède uniquement aux données de la base de données principale à l’aide de tables liées, le fichier de base de données principale présente moins de risque d’être endommagé.
  • Environnement de développement flexible    Chaque utilisateur travaillant sur une copie locale de la base de données frontale, il peut développer des requêtes, des formulaires, des états et d’autres objets de base de données de manière indépendante, sans affecter les autres utilisateurs. De la même manière, vous pouvez développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans perturber l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

Pour obtenir des instructions pas-à-pas et plus d’informations sur le fractionnement d’une base de données, voir l’article intitulé Fractionner une base de données.

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Partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

Le moyen le plus simple de partager une base de données consiste à la placer dans un dossier réseau partagé. Bien qu’il s’agisse de la méthode la plus simple et la moins exigeante du point de vue de la configuration système, elle est également la moins robuste. Toutes les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Il ne doit pas y avoir plus de quelques utilisateurs travaillant sur la base de données en même temps.
  • Aucun champ Mémo ne doit être présent dans la base de données. S’il y en a, ils ne doivent pas être mis à jour simultanément par différents utilisateurs.
  • Les utilisateurs ne doivent pas avoir besoin de personnaliser la structure de la base de données.

 Remarque   Cette méthode est moins sûre que d’autres méthodes de partage de base de données car chaque utilisateur possède une copie complète du fichier de base de données, ce qui accroît le risque d’accès non autorisé.

Pour partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

  1. Si aucun dossier réseau partagé n’est déjà disponible, configurez-en un.

Pour obtenir de l’aide pour cette étape, consultez le système d’aide du système d’exploitation de l’ordinateur que vous souhaitez utiliser pour partager votre base de données. Si le dossier partagé se trouve sur un serveur réseau, vous devrez peut-être obtenir une assistance de la part de l’administrateur réseau.

  1. Assurez-vous qu’Access est configuré de façon à s’ouvrir en mode partagé sur les ordinateurs de tous les utilisateurs. Il s’agit du paramètre par défaut, mais vérifiez tout de même afin de vous en assurer ; si un utilisateur ouvre la base de données en mode exclusif, cela interférera avec la disponibilité des données. Effectuez la procédure suivante sur chaque ordinateur :
    1. Démarrez Access.
    2. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Options.
    3. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Paramètres du client.
    4. Dans le volet droit de la boîte de dialogue Options Access, dans la section Avancé, sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez Mode partagé.
    5. Cliquez sur OK, puis quittez Access.
  2. Copiez le fichier de base de données dans le dossier partagé. Après cela, assurez-vous que les attributs du fichier sont définis de façon à autoriser l’accès en lecture/écriture au fichier de base de données. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès en lecture/écriture pour pouvoir utiliser la base de données.
  3. Sur l’ordinateur de chaque utilisateur, créez un raccourci vers le fichier de base de données.

Lorsque vous entrez le chemin d’accès au fichier de base de données dans la propriété Cible du raccourci, utilisez une adresse UNC plutôt qu’une lettre de lecteur mappé. Par exemple, au lieu de F:\sample.accdb, spécifiez \\nom_ordinateur\shared.accdb.

 Remarque   Cette étape peut également être effectuée par les utilisateurs eux-mêmes.

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Partager une base de données à l’aide d’un site SharePoint

En choisissant SharePoint, vous pouvez tirer parti de données centralisées et utiliser les fonctionnalités SharePoint pour aider à gérer les autorisations utilisateur et rendre les données accessibles par le biais d’un navigateur Web.

Modes de partage d’une base de données à l’aide de SharePoint


Publier une base de données Web à l’aide d’Access Services

Access Services fournit une plateforme qui vous permet de créer des bases de données utilisables sur le Web. Vous concevez et publiez une base de données Web à l’aide d’Access 2010 et de SharePoint, et d’autres personnes utilisent cette base de données dans un navigateur Web.

Fonctionnement

Lorsque vous publiez une base de données Web, Access Services crée un site SharePoint qui contient la base de données. Tous les objets et données de la base de données sont déplacés vers des listes SharePoint sur ce site.

 Remarque   Pour créer une base de données Web, vous devez disposer d’autorisations de Concepteur sur le site SharePoint où vous souhaitez la publier. Pour plus d’informations sur les autorisations SharePoint, voir la section Voir aussi.

Les formulaires et états s’exécutent dans le navigateur

Les formulaires, états et macros d’interface utilisateur s’exécutent dans le navigateur. Cela permet à Access d’actualiser les données à l’écran sans avoir à regénérer l’ensemble de la page.

Vous pouvez créer un formulaire pour aider les utilisateurs à parcourir votre application. Un nouveau contrôle, le contrôle Navigation, facilite pour cela l’ajout de boutons de navigation standard de style Web à un formulaire.

 Remarque   Le volet de navigation (la fonctionnalité que vous utilisez dans Access pour parcourir les objets dans une base de données) n’est pas disponible dans un navigateur Web.

Les données sont stockées dans des listes SharePoint

Toutes vos tables deviennent des listes SharePoint et les enregistrements deviennent des éléments de listes. Cela vous permet d’utiliser les autorisations SharePoint pour contrôler l’accès à votre base de données Web.

Les requêtes et les macros de données s’exécutent sur le serveur

Tout le traitement SQL s’effectue sur le serveur. Cela aide à améliorer les performances réseau en limitant le trafic aux jeux de résultats.

Partage sur Internet

Vous pouvez utiliser SharePoint Online pour publier vos bases de données Web sur Internet. SharePoint Online est un déploiement de SharePoint tourné vers Internet et hébergé par Microsoft. Pour plus d’informations, voir la section Voir aussi.

Lorsque vous publiez une base de données sur Access Services pour la première fois, vous spécifiez l’URL du serveur SharePoint où vous souhaitez effectuer la publication. Une fois la base de données publiée, Access se souvient de l’emplacement ; vous n’avez donc pas à rechercher le serveur lors de la publication de modifications.

Utilisation d’objets clients dans une base de données hybride

Vous pouvez créer et enregistrer des objets clients dans une base de données que vous publiez à l’aide d’Access Services, mais ces objets clients ne peuvent pas être utilisés dans un navigateur Web. Toutefois, les utilisateurs disposent d’Access peuvent ouvrir la base de données hybride à l’aide d’Access, puis utiliser les objets clients que vous publiez.

Par exemple, vous pourriez avoir une application Web de service clientèle. Vos clients peuvent utiliser certaines parties de l’application dans un navigateur Web. D’autres parties de l’application (par exemple une table et un formulaire qui affichent les offres promotionnelles qu’un représentant du service clientèle peut proposer) sont disponibles uniquement si la base de données est ouverte à l’aide d’Access.

Pour plus d’informations sur le partage d’une base de données à l’aide d’Access Services, voir l’article intitulé Créer une base de données à partager sur le Web.

Enregistrer un fichier de base de données dans une bibliothèque de documents SharePoint

Cette méthode est très commode pour gérer l’accès à une base de données. Vous pouvez enregistrer une base de données dans une bibliothèque de documents SharePoint quelconque. Cela vous permet d’intégrer la gestion des fichiers de bases de données Access au reste de vos documents et informations professionnelles.

 Remarque   La publication d’une base de données sur un site SharePoint est disponible uniquement pour les fichiers de bases de données enregistrés au format Office Access 2007.

Par exemple, si le site SharePoint contient des listes permettant de suivre les problèmes liés au service clientèle et de stocker les informations sur les employés, vous pouvez créer une base de données dans Access comme application frontale de ces listes. Vous pouvez créer des requêtes Access afin d’analyser ces problèmes et des états Access afin de mettre en forme et de publier des rapports écrits dans le cadre d’une réunion d’avancement de l’équipe. Si un utilisateur dispose d’Access sur son ordinateur, vous pouvez rendre les requêtes et états Access disponibles dans le menu AffichageMenu Affichage de la liste SharePoint. Lorsqu’un utilisateur consulte la liste sur le site SharePoint, il peut localiser et ouvrir les requêtes, états et autres objets Access en cliquant sur le menu Affichage. Les utilisateurs ne possédant pas Access peuvent tout de même utiliser les données contenues dans les listes en utilisant des affichages SharePoint.

  1. Ouvrez la base de données à partager.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Partager.
  3. Sous Enregistrer la base de données sous, dans la section Avancé, cliquez sur SharePoint.
  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer dans SharePoint, naviguez jusqu’à la bibliothèque de documents à utiliser.
  5. Vérifiez le nom et le type du fichier de base de données, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Déplacer vos données vers des listes SharePoint, puis établir des liens vers ces listes

Avec cette méthode, chaque utilisateur peut modifier sa copie de la base de données, car les données sont partagées via le site SharePoint. Bien que vous ne bénéficiiez pas des mêmes avantages que ceux offerts par la publication de la base de données sur un site SharePoint, vous profitez de la centralisation des données. Cette méthode procure les mêmes avantages que l’utilisation d’une base de données fractionnée. En outre, les données étant stockées dans des listes SharePoint, vous pouvez les rendre disponibles séparément sur le réseau à l’aide des fonctionnalités de SharePoint.

Cette méthode implique trois principales étapes :

  1. Déplacer les données dans des listes SharePoint.
  2. Créer des liens vers ces listes.
  3. Distribuer le fichier de base de données.

Vous pouvez utiliser l’Assistant Déplacer vers le site SharePoint pour accomplir les deux premières étapes et tout moyen à votre disposition pour accomplir la troisième.

Utiliser l’Assistant Exportation de tables dans SharePoint

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez sur SharePoint.

 Remarque   Cette option est disponible uniquement si votre base de données est enregistrée au format de fichier .accdb.

  1. Suivez les étapes fournies par l’Assistant Exportation de tables dans SharePoint, y compris la spécification de l’emplacement de votre site SharePoint.

Pour annuler le processus, cliquez sur Arrêter.

  1. Dans la dernière page de l’Assistant, activez la case à cocher Afficher les détails pour afficher d’autres détails relatifs à la migration.

Cette page de l’Assistant indique les tables liées à des listes et fournit des informations sur l’emplacement de sauvegarde et l’URL de la base de données. Elle affiche également un avertissement si des problèmes de migration se sont produits et indique l’emplacement d’une table journal contenant les détails des problèmes.

  1. Cliquez sur Terminer une fois toutes les opérations de l’Assistant terminées.

Si l’Assistant affiche un avertissement, consultez la table journal et prenez les mesures nécessaires afin de garantir la migration des données. Par exemple, certains champs n’ont pas été déplacés ou ont été convertis dans un autre type de données compatible avec une liste SharePoint.

 Remarque   Pour afficher vos listes du site SharePoint, cliquez sur Listes dans Lancement rapide ou cliquez sur Afficher tout le contenu du site. Il peut s’avérer nécessaire d’actualiser la page dans le navigateur Web. Pour afficher vos listes dans Lancement rapide sur le site SharePoint ou pour modifier d’autres paramètres (activer le suivi des versions, par exemple), vous pouvez modifier les paramètres de liste sur le site SharePoint. Pour plus d’informations, consultez l’aide relative au site SharePoint.

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Utiliser Access avec un serveur de base de données

Vous pouvez utiliser Access avec un produit serveur de base de données, tel que SQL Server, pour partager votre base de données. Cette méthode offre de nombreux avantages, mais nécessite un logiciel supplémentaire, à savoir un produit serveur de base de données.

Avantages offerts par le partage d’une base de données à l’aide d’un serveur de base de données

  • Performances et évolutivité élevées    Dans de nombreuses situations, un serveur de base de données offre de meilleures performances qu’un fichier de base de données Access seul. De nombreux produits serveurs de base de données prennent également en charge les bases de données volumineuses, de l’ordre du téraoctet, soit environ 500 fois la taille limite actuelle d’un fichier de base de données Access (deux gigaoctets). Les produits serveurs de base de données sont en général très performants car ils traitent les requêtes en parallèle (en utilisant plusieurs threads natifs dans un même processus pour gérer les demandes des utilisateurs) et limitent les exigences mémoire supplémentaires lorsque d’autres utilisateurs sont ajoutés.
  • Disponibilité accrue    La plupart des produits serveurs de base de données vous permettent de sauvegarder votre base de données pendant qu’elle est en cours d’utilisation. Ainsi, vous n’êtes pas obligé de forcer les utilisateurs à quitter la base de données pour sauvegarder les données. De plus, ils gèrent en général très efficacement les modifications simultanées et le verrouillage d’enregistrement.
  • Sécurité améliorée    Aucune base de données ne peut être sécurisée à 100 pour cent. Néanmoins, les produits serveurs de base de données offrent une sécurité robuste qui aide à protéger les données contre toute utilisation non autorisée. La plupart d’entre eux proposent une sécurité basée sur les comptes, ce qui vous permet de spécifier qui peut afficher les différentes tables. Même en cas d’accès illégal à la base de données frontale Access, toute utilisation non autorisée des données est prévenue grâce à la sécurité basée sur les comptes.
  • Récupérabilité automatique    En cas de défaillance système (par exemple une panne de courant ou un blocage du système d’exploitation), certains produits serveurs de base de données possèdent un mécanisme de récupération automatique qui permet de récupérer une base de données au dernier état de cohérence en quelques minutes, sans aucune intervention de la part de l’administrateur de base de données.
  • Traitement basé sur serveur    L’utilisation d’Access dans une configuration client-serveur aide à réduire le trafic réseau en traitant les requêtes de base de données sur le serveur avant d’envoyer les résultats au client. Faire en sorte que le serveur effectue tout le traitement est généralement gage d’efficacité, en particulier avec les jeux de données volumineux.

Étapes de base pour utiliser Access avec un serveur de base de données

Les étapes exactes requises pour utiliser Access avec un serveur de base de données varient en fonction du produit serveur de base de données que vous utilisez, mais les étapes de base sont identiques :

  1. Déplacer les données à partir des tables d’une base de données Access vers des tables sur le serveur de base de données.
  2. Établir des liens vers les tables du serveur de base de données à partir du fichier de base de données Access.
  3. Créer des comptes d’utilisateurs appropriés sur le serveur de base de données.
  4. Distribuer le fichier de base de données Access.
  5. Installer les pilotes de bases de données nécessaires sur les ordinateurs des utilisateurs.

Pour obtenir des informations spécifiques sur l’utilisation d’Access avec SQL Server, consultez la rubrique intitulée Déplacer des données Access vers une base de données SQL Server à l’aide de l’Assistant Migration SQL Server.

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S'applique à :
Access 2010