Création d'une base de données

S'applique à
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002
Image de la couverture d'un livre Cet article est adapté du chapitre 2 de Microsoft Office Access 2003 Step by Step de Online Training Solutions, Inc. Visitez le site Microsoft Press pour acheter cet ouvrage. (en anglais)

La création de la structure d'une base de données est simple. Mais une base de données vide n'est pas plus utile qu'un document Microsoft Office Word ou une feuille de calcul Microsoft Office Excel vides. Ce n'est que lorsque vous remplissez une base de données avec des données dans des tables qu'elle commence à être utile. À mesure que vous ajoutez des requêtes, des formulaires et des états, elle devient plus facile à utiliser. Si vous la personnalisez avec un Menu Général et vos outils, elle passe dans le domaine des applications de base de données.

Il n'est pas nécessaire d'affiner chaque base de données au point d'en faire une application. Celles que seuls vous-même ou quelques utilisateurs de bases de données expérimentés utiliserez peuvent rester à l'état brut. Mais si un assistant administratif doit entrer des données ou si les responsables de votre société doivent générer leurs propres états, vous gagnerez certainement beaucoup de temps par la suite si vous créez une application de base de données solide. Dans le cas contraire, vous risquez de devoir sans cesse réparer des fichiers endommagés ou guider les utilisateurs dans des tâches ne présentant pas de difficulté.

Access facilite le travail de création et de personnalisation d'une base de données en fournissant des Assistants que vous pouvez utiliser pour créer des bases de données entières ou des tables, des formulaires, des requêtes et d'autres objets individuels. Il est généralement plus simple d'utiliser un Assistant pour obtenir un résultat proche de celui recherché, puis de le modifier selon vos besoins, que de créer la même chose manuellement.

Vous allez d'abord créer entièrement quelques bases de données, en commençant par utiliser un Assistant pour obtenir rapidement la structure d'une base de données de gestion des contacts sophistiquée, avec des tables, des requêtes, des formulaires et des états. À la fin de cet article, vous aurez une base de données contenant trois tables.

Créer la structure d'une base de données simplement

Il y a quelques années, la création entière de la structure d'une base de données impliquait d'abord l'analyse de vos besoins, puis la mise en forme de la structure de la base de données sur papier. Vous deviez décider quelles informations vous deviez analyser et comment les stocker dans la base de données. La création de la structure d'une base de données pouvait représenter une masse de travail conséquente et après l'avoir créée et y avoir entré des données, la moindre modification pouvait s'avérer difficile. Les Assistants ont révolutionné ce processus. Votre implication dans l'élaboration de la structure d'une base de données particulière n'est plus une tâche aussi lourde que par le passé. À l'aide de l'Assistant Création d'applications, vous pouvez créer une dizaine d'applications de base de données en moins de temps qu'il ne fallait par le passé pour établir la structure de l'une d'elle sur papier. Les Assistants d'Access ne créent pas toujours exactement l'application de base de données que vous souhaitez, mais ils vous permettent d'obtenir rapidement un résultat très proche.

Cet exercice utilise l'Assistant Création d'applications pour créer une nouvelle structure de base de données. Dans le cas présent, la nouvelle structure sera destinée à une base de données de gestion de contacts.

 Conseil   L'Assistant Création d'applications utilise des modèles prédéfinis pour créer des applications de base de données assez sophistiquées. En plus des modèles fournis avec Access, vous trouverez des modèles supplémentaires et d'autres ressources en cliquant sur le lien Modèles sur Office Online accessible dans le volet Office Nouveau fichier.

  1. Démarrez Access et, dans le volet Office, cliquez sur Créer un nouveau fichier.
  2. Dans la zone Modèles du volet Office, cliquez sur Sur mon ordinateur, puis cliquez sur l'onglet Bases de données pour afficher les modèles disponibles.

Onglet Bases de données de la boîte de dialogue Modèles

  1. Double-cliquez sur Contacts.

La boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données s'affiche pour que vous puissiez fournir un nom à votre nouvelle base de données et indiquer où la stocker.

Boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données

 Conseil   Le dossier par défaut de stockage des fichiers de base de données Access est Mes documents. Vous pouvez remplacer ce paramètre par défaut par n'importe quel dossier en cliquant sur Options dans le menu Outils lorsqu'une base de données est ouverte, en entrant un nouveau chemin d'accès dans la zone Dossier de la base de données par défaut sous l'onglet Général et en cliquant sur OK.

  1. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre base de données, puis cliquez sur Créer.

La fenêtre Base de données s'affiche, puis la première page de l'Assistant Création d'applications, qui vous indique le type d'informations qui seront stockées dans cette base de données.

  1. Cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième page de l'Assistant Création d'applications.

Assistant Création d'applications

Cette page liste les trois tables qui seront incluses dans la base de données Contacts. La zone à droite liste les champs que vous pouvez inclure dans la table sélectionnée dans la zone de gauche. Les cases à cocher des champs obligatoires sont activées. Les champs facultatifs sont en italique. Vous pouvez activer la case à cocher d'un champ facultatif pour l'inclure dans la table sélectionnée.

  1. Cliquez sur le nom de chaque table et parcourez la liste des champs, juste pour voir ce qu'elle contient.
  2. Indiquez que vous souhaitez inclure tous les champs sélectionnés dans les trois tables en cliquant sur Suivant pour passer à la page suivante de l'Assistant.

La page suivante de l'Assistant s'affiche. Elle contient une liste de styles prédéfinis qui déterminent l'apparence des éléments de la base de données.

 Conseil   Lorsque le bouton Précédent est actif (pas grisé) en bas de la page d'un Assistant, vous pouvez cliquer dessus pour revenir aux pages précédentes et modifier vos sélections. Si le bouton Terminer est actif, vous pouvez cliquer dessus à tout moment pour demander à un Assistant d'accomplir sa tâche sans entrée supplémentaire de votre part. La plupart des options définies par un Assistant peuvent être modifiées par la suite ; par conséquent, le fait de cliquer sur Terminer ne signifie pas que ce que crée l'Assistant est définitif.

  1. Cliquez sur chaque style pour voir à quoi il ressemble.
  2. Cliquez sur Mélanges, puis sur Suivant.
  3. Cliquez sur chaque style d'un état pour voir à quoi il ressemble.
  4. Cliquez sur Gras, puis sur Suivant.
  5. Remplacez le nom de la base de données proposé par Contacts, laissez la case à cocher Oui, je voudrais inclure une image désactivée, puis cliquez sur Suivant.

Le bouton Suivant n'est pas disponible sur cette page, ce qui indique qu'il s'agit de la dernière page de l'Assistant. Par défaut, la case à cocher Oui, ouvrir la base de données est activée et la case à cocher Afficher l'Aide sur l'emploi des bases de données est désactivée.

  1. Ne modifiez pas les paramètres par défaut, puis cliquez sur Terminer.

Le processus de création d'une base de données peut durer entre quelques secondes et plusieurs minutes. Pendant que l'Assistant crée la base de données, un message d'alerte vous indique ce qui se passe et le pourcentage de réalisation du processus. Lorsque l'Assistant a fini son travail, il ouvre la base de données Contacts qui vient d'être créée, avec le Menu Général affiché.

Menu général

Le Menu Général s'ouvre et la fenêtre Base de données est réduite. (Vous pouvez voir sa barre de titre dans le coin inférieur gauche de la fenêtre d'Access.)

  1. Dans le Menu Général, cliquez sur le bouton Fermer Image du bouton.

Vérifier le travail d'un Assistant

L'utilisation d'un Assistant pour créer une base de données est rapide et simple, mais qu'obtenez-vous au juste ? L'Assistant Création d'applications crée une application de base de données, complétée d'un Menu Général, de plusieurs tables et d'autres objets. Dans de nombreux cas, tout ce que vous avez à faire pour que cette application fonctionne est d'ajouter les données. Si le travail de l'Assistant ne répond pas parfaitement à vos besoins, vous pouvez modifier les objets de la base de données ou utiliser un autre type d'Assistant pour ajouter plus d'objets.

Par exemple, si vous demandez à l'Assistant Création d'applications de créer une base de données de gestion de contacts, il crée trois tables. Il ne crée aucune requête pour ce type de base de données, mais il le fait pour certains autres types de base de données. L'Assistant crée des formulaires que vous pouvez utiliser pour entrer ou afficher des données et deux états que vous pouvez utiliser pour lister des contacts ou synthétiser les appels émis ou reçus pendant la semaine. Pour finir, il crée un Menu Général afin que les utilisateurs puissent rapidement accéder aux éléments de la base de données nécessaires pour accomplir des tâches spécifiques.

Dans cet exercice, vous allez utiliser le Menu Général pour faire un tour rapide de la base de données Contacts créée par l'Assistant Création d'applications. Vous ne pouvez pas vérifier certains objets si la base de données ne contient pas de données. Vous devrez donc entrer des informations dans plusieurs tables.

  1. Si le Menu Général de la base de données Contacts n'est pas affiché, dans la fenêtre Base de données, sous Formulaires, double-cliquez sur Menu Général.
  2. Dans le Menu Général, cliquez sur le bouton Ajouter ou afficher d'autres informations pour afficher la fenêtre Menu Général formulaires.

Le Menu Général formulaires comporte deux boutons : le premier ouvre un formulaire que vous pouvez utiliser pour entrer ou afficher des types de contacts et le deuxième vous ramène dans la fenêtre Menu Général.

  1. Cliquez sur Ajouter ou afficher des types de contacts pour afficher le formulaire Types de contacts.

Formulaire Types de contacts

Si la table sous-jacente Types de contacts contient des enregistrements, vous pouvez utiliser ce formulaire pour les voir. La seule action que nous pouvons entreprendre maintenant est d'ajouter un enregistrement.

  1. Dans la zone Type de contact, tapez Fournisseur et appuyez sur ENTRÉE.

Access fournit l'entrée du champ Réf type de contact. Access enregistre ce numéro et entre le numéro disponible suivant dans ce champ lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement.

  1. Répétez l'étape précédente pour entrer des enregistrements pour Client et Expéditeur.
  2. Utilisez les boutons de déplacement situé dans le bas du formulaire pour faire défiler les enregistrements dans la table Types de contacts. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer Image du bouton pour fermer le formulaire.

 Conseil   Avec la plupart des programmes informatiques, il est important d'enregistrer souvent votre travail pour éviter de le perdre si votre ordinateur tombe en panne ou si l'alimentation est coupée. Avec Access, non seulement il n'est pas important d'enregistrer vos données, mais il n'est pas possible de l'enregistrer manuellement. Lorsque vous déplacez le point d'insertion à l'extérieur d'un enregistrement après avoir entré ou modifié des informations, Access sauvegarde cet enregistrement. Vous n'avez donc aucun souci à vous faire concernant la perte de vos modifications, mais vous devez vous rappeler que toute modification d'une entrée de données est définitive et ne peut être annulée qu'en modifiant de nouveau l'enregistrement.

  1. Cliquez sur Revenir au Menu Général.
  2. Cliquez sur Ajouter ou afficher des contacts.

Formulaire Contacts

Le formulaire Contacts est affiché. Ce formulaire à deux pages vous permet d'entrer des enregistrements dans la table Contacts sous-jacente ou de voir des enregistrements déjà présents dans la table. Les boutons situés dans le bas du formulaire permettent de basculer entre les pages et d'ouvrir d'autres formulaires à partir desquels vous pouvez émettre des appels (Composer) ou dans lesquels vous pouvez enregistrer des informations sur les communications que vous avez établies avec les contacts (Appels).

  1. Entrez des informations dans ce formulaire (votre nom et votre prénom par exemple) et remarquez que lorsque vous entrez votre nom, Access fournit une référence de contact.
  2. Dans le bas du formulaire, cliquez sur le bouton 2 pour passer à la page 2, puis développez la liste des types de contacts.

La liste affiche les trois types que vous venez d'entrer dans la table Types de contacts via le formulaire Types de contacts.

  1. Cliquez sur l'un des types de contacts.
  2. Retournez sur la première page, cliquez dans la zone Tél. Prof. pour y placer le point d'insertion, tapez 0155010001 et appuyez sur ENTRÉE.
  3. Cliquez de nouveau dans la zone Tél. Prof., puis sur Composer.

La boîte de dialogue Numéroteur automatique s'affiche, avec le contenu de la zone actuellement sélectionnée sur le formulaire affichée comme numéro potentiel à composer.

 Conseil   Cette boîte de dialogue n'appartient pas à Access ; il s'agit d'un utilitaire Microsoft Windows. Lorsque vous cliquez sur le bouton Composer, le code VBA (Visual Basic pour Applications) lié au bouton appelle l'utilitaire. Si vous cliquez sur Installation, la boîte de dialogue Information concernant votre emplacement s'affiche. (Si aucun modem n'est installé sur votre ordinateur, la boîte de dialogue Installer un nouveau modem s'affiche à la place.)

  1. Cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Numéroteur automatique, puis cliquez sur le bouton Appels.

Formulaire Appels

Le formulaire Appels s'affiche. Il inclut le sous-formulaire Liste des appels, qui répertorie les éventuels appels précédents que vous avez enregistrés et le sous-formulaire Détail des appels, qui affiche les détails de l'appel sélectionné. Vous pouvez enregistrer des informations sur les communications (appels téléphoniques, échanges de courriers électroniques, etc.) que vous avez eues avec ce contact.

  1. Cliquez dans la cellule Sujet du nouvel enregistrement et tapez Informations sur les commandes comme sujet.

Access ajoute une nouvelle ligne d'enregistrement, dans laquelle les champs Date de l'appel et Heure de l'appel contiennent par défaut la date et l'heure actuelles.

Formulaire Appels

  1. Cliquez dans la zone Notes appel et tapez une courte note.
  2. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer le formulaire Appels, puis fermez le formulaire Contacts.
  3. Cliquez sur Aperçu des états pour afficher la fenêtre Menu Général états.
  4. Affichez un aperçu des deux petits états en cliquant sur le bouton de chacun d'eux, lisez-les, puis fermez-les.

Lorsque vous affichez un aperçu de l'état Statistiques appels hebdo, vous pouvez entrer une plage de dates que vous souhaitez inclure dans l'état. Si vous acceptez la plage par défaut correspondant à la semaine actuelle, les statistiques de l'appel que vous venez d'ajouter sont incluses dans l'état.

  1. Cliquez sur Revenir au Menu Général, puis sur le bouton Fermer pour fermer la fenêtre Menu Général sans fermer la base de données.
  2. Double-cliquez sur la barre de titre de la fenêtre Base de données pour rétablir la fenêtre.

Fenêtre Base de données

  1. Examinez tous les objets de la base de données en cliquant sur chaque type dans la barre Objets, puis en ouvrant les tables, formulaires et états individuels.

Vous ne parviendrez pas à ouvrir le formulaire Période de l'état directement, car il a été conçu pour être ouvert par du code VBA qui fournit les informations dont le formulaire a besoin.

  1. Fermez la base de données.

Créez des tables simplement

Lorsque vous utilisez l'Assistant Création d'applications pour créer une base de données de gestion de contacts, la base de données dispose de tous les composants nécessaires pour stocker des informations de base sur les personnes. Mais supposons que la société The Garden Company doive stocker différents types d'informations pour différents types de contacts. Par exemple, elle peut avoir besoin de conserver différents types d'informations sur les employés, les clients et les fournisseurs. En plus des informations standard (telles que les noms, les adresses et les numéros de téléphones), la société peut souhaiter enregistrer les informations suivantes :

  • Le numéro de sécurité social des employés, leur date d'embauche, leur situation familiale, leurs retenues et leur niveau de salaire
  • L'état du compte et des commandes des clients
  • Les coordonnées, le statut des commandes en cours et les remises des fournisseurs

Lors de la création de la base de données, vous pouvez ajouter un grand nombre de champs supplémentaires à la table Contacts, puis remplir uniquement ceux nécessaires pour chaque type de contact, mais si vous entrez toutes ces informations dans une seule table, celle-ci sera rapidement désordonnée. Il est préférable de créer une base de données avec une table pour chaque type de contact : employé, client et fournisseur.

L'Assistant Création d'applications n'offre pas exactement cette combinaison de tables, par conséquent, dans cet exercice, vous allez créer une base de données avec une structure vide. Vous ajouterez ensuite plusieurs tables à la base de données à l'aide de l'Assistant Table.

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouvelle base de données.
  2. Dans la zone Créer du volet Office Nouveau fichier, cliquez sur Base de données vide.
  3. Dans la boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre base de données, puis cliquez sur Créer.

Access affiche une fenêtre de base de données ne contenant ni table, ni requête, ni formulaire, ni autre objet de base de données. (Vous pouvez vérifier que la base de données est vide en cliquant sur chacun des types d'objets sur la barre Objets.)

  1. Dans la barre d'outils de la fenêtre Base de données, cliquez sur le bouton Nouveau pour afficher la boîte de dialogue Nouvelle table.

 Conseil   Au lieu de cliquer sur le bouton Nouveau, dans la barre d'outils Base de données, vous pouvez cliquer sur la flèche bas située à droite du bouton Nouvel objet, puis sur Table ; vous pouvez également cliquer sur Tables dans la barre Objets, puis double-cliquer sur Créer une table à l'aide de l'Assistant ; ou vous pouvez cliquer sur Table dans le menu Insertion, puis double-cliquer sur Assistant Table.

  1. Double-cliquez sur Assistant Table.

Assistant Table

La première page de l'Assistant s'ouvre. Vous pouvez afficher une liste de tables professionnelles ou personnelles. Même si ces catégories sont généralement orientées sur une utilisation professionnelle ou personnelle, selon la nature de votre activité ou vos préférences, il se peut que vous trouviez l'exemple de table que vous souhaitez dans une liste comme dans l'autre.

  1. Prenez quelques minutes pour parcourir la liste Affaire, puis sélectionnez l'option Privé pour voir ces exemples de tables.

Chaque catégorie contient une liste d'exemples de tables. Lorsque vous cliquez sur un élément de la liste Exemples de tables, la liste Exemples de champs affiche tous les champs disponibles pour cette table. (Si vous avez besoin de champs supplémentaires, vous pouvez les ajouter après avoir créé la table.) Si vous sélectionnez un élément dans la liste Exemples de champs, puis que vous cliquez sur le bouton >, le champ sélectionné est déplacé vers la liste Champs dans nouvelle table. Si vous cliquez sur le bouton >>, tous les exemples de champs sont déplacés vers la liste Champs dans nouvelle table. Les boutons < et << suppriment un champ ou tous les champs de la liste de votre nouvelle table.

  1. Sélectionnez l'option Affaire, puis dans la liste Exemples de tables, sélectionnez Clientèle.
  2. Cliquez sur le bouton >> pour copier tous les champs vers la liste Champs dans nouvelle table, puis cliquez sur Suivant.

La page suivante de l'Assistant s'affiche. Vous pouvez y indiquer un nom pour votre nouvelle table et spécifier si l'Assistant doit définir une clé primaire pour la table. Une clé primaire est composée d'un ou de plusieurs champs qui différencient un enregistrement d'un autre.

  1. Acceptez Clientèle comme nom de table, cliquez sur Non, je définirai moi-même la clé primaire, puis sur Suivant.

L'Assistant propose RéfClient comme champ qui identifiera de manière unique les enregistrements et demande quel type de données le champ contiendra.

  1. Cliquez sur Numéros et /ou lettres entré(e)s lors de l'ajout de nouveaux enregistrements, puis sur Suivant.

La dernière page de l'Assistant s'affiche. Vous pouvez y sélectionner l'une des trois cases d'option pour déterminer si la table doit s'ouvrir en mode Création ou en mode Feuille de données ou si un formulaire généré par un Assistant doit s'ouvrir afin que vous y entriez des données.

  1. Acceptez la sélection par défaut, Entrer des données immédiatement dans la table, puis cliquez sur Terminer pour créer et ouvrir la table Clientèle.
  2. Faites défiler la table horizontalement pour voir tous les champs créés par l'Assistant en fonction de vos sélections sur sa première page. Fermez ensuite la table.

La table Clientèle s'affiche dans la fenêtre Base de données.

  1. Démarrez de nouveau l'Assistant Table, en double-cliquant cette fois sur Créer une table à l'aide de l'Assistant dans la fenêtre Base de données.
  2. Sélectionnez l'option Affaire, cliquez sur Employés, puis déplacez uniquement les champs suivants vers la liste Champs dans nouvelle table, en sélectionnant chaque champ dans la liste Exemples de champs et en cliquant sur le bouton >.

RéfEmployé
Prénom

NomFamille

Titre

Adresse

Ville

DépartementOuRégion

CodePostal

TélPersonnel

Date de naissance

DateLoué

Photographie

Remarques

  1. Dans la liste Champs dans nouvelle table, sélectionnez DépartementOuRégion, cliquez sur le bouton Renommer le champ, remplacez le nom du champ par Département, puis cliquez sur OK.
  2. Cliquez sur le bouton Suivant deux fois pour avancer de deux pages, en nommant la table Employés et en autorisant Access à créer une clé primaire.

Étant donné que la base de données contient déjà une table, l'Assistant tente d'établir une relation entre les tables et affiche une nouvelle page.

  1. Cliquez sur Suivant.
  2. Cliquez sur Terminer, puis fermez la table Employés.
  3. Répétez les étapes 13 à 18 pour créer une table appelée Fournisseurs qui inclut tous les champs fournis (n'oubliez pas de renommer DépartementOuRégion). Cliquez sur Terminer pour accepter toutes les suggestions et les options par défauts.
  4. Fermez la table Fournisseurs.

Trois tables sont désormais listées dans le volet Tables de la fenêtre Base de données.

Améliorer la façon dont les données sont affichées

Lorsque vous utilisez l'Assistant Table pour créer des tables et les remplir avec les champs que vous spécifiez, l'Assistant définit une variété de propriétés pour chaque champ. Ces propriétés déterminent les données qui peuvent être entrées dans un champ et leur apparence à l'écran.

Les propriétés de champs définies par Access sont un bon début et la plupart n'ont pas besoin d'être modifiées. Toutefois, supposons que certaines propriétés ne répondent pas à vos besoins. Vous pouvez en modifier certaines sans affecter les données stockées dans la table. Évitez les modifications radicales si vous n'êtes pas un habitué d'Access car certaines propriétés peuvent affecter les données.

  1. Dans la fenêtre Base de données, double-cliquez sur Employés dans le volet Tables pour ouvrir la table en mode Feuille de données.

Table Employés en mode Feuille de données

 Conseil   La taille de votre fenêtre Table peut être différente de celle-ci. Notez qu'un nom de champ composé de deux mots (tel que Code postal) contient un espace entre les mots, tandis que le nom que vous avez spécifié dans l'Assistant n'en contient pas. Pensez-y lorsque vous regarderez la table par la suite, en mode Création.

 Conseil   Comme dans les autres applications Microsoft Office, vous pouvez changer la taille de la fenêtre en plaçant le pointeur sur un coin et, lorsque le pointeur prend la forme d'une flèche à deux pointes, en cliquant et en faisant glisser le pointeur pour agrandir la fenêtre ou réduire sa taille.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton Affichage pour afficher la table en mode Création.

Table Employés en mode Création

En mode Création, la partie supérieure de la fenêtre contient une liste des champs de la table. La colonne Nom du champ contient les noms que vous-même ou l'Assistant avez spécifiés lors de la création de la table. Notez que les noms ne contiennent pas d'espace. La colonne Type de données indique le type de données que le champ peut contenir. La colonne Description peut contenir une description du champ.

 Conseil   Vous pouvez utiliser des noms de champs contenant des espaces, mais cela peut affecter la manière dont les requêtes et les modules doivent être écrits ; il est donc préférable de les éviter.

Remarquez l'icône Clé primaire située à gauche du champ RéfEmployé. La valeur contenue dans le champ de clé primaire est utilisée pour identifier chaque enregistrement de manière unique ; cela signifie que deux enregistrements ne peuvent pas avoir la même valeur dans ce champ. Vous pouvez prendre la responsabilité d'entrer cette valeur ou laisser Access se charger de cette tâche. Lorsque le type de données d'un champ est NuméroAuto, Access remplit ce champ dans chaque nouvel enregistrement avec le numéro disponible suivant.

 Conseil   Si vous ne voulez plus que la table ait une clé primaire, sélectionnez le champ désigné comme clé primaire dans la partie supérieure de la fenêtre et, dans le menu Edition, cliquez sur Clé primaire. Si vous souhaitez désigner un autre champ comme clé primaire, sélectionnez ce champ et cliquez sur Clé primaire dans le menu Edition pour le désactiver.

  1. Cliquez dans la cellule Type de données du champ RéfEmployé (celui contenant NuméroAuto), puis cliquez sur la flèche bas qui s'affiche.

Une liste de tous les types de données possibles apparaît dans la cellule. Chaque cellule de type de données contient cette liste, qui vous permet de définir le type de données approprié pour chaque champ. La définition du type de données limite l'entrée de données à ce type spécifique. Si vous tentez d'entrer des données non compatibles avec ce type, Access les rejette.

  1. Appuyez sur la touche ÉCHAP pour fermer la liste sans changer le type de données.
  2. En bas de la fenêtre de la table, cliquez dans chaque zone de la section Propriétés du champ.

Le nombre de propriétés de la section Propriétés du champ varie avec chaque type de données. Par exemple, le type de données NuméroAuto comporte six propriétés, dont quatre possèdent des listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner des paramètres. En cliquant sur chaque propriété, une description de celle-ci s'affiche dans la zone de droite.

 Conseil   Pour plus d'informations sur une propriété particulière, cliquez dans sa zone et appuyez sur F1 pour voir la rubrique d'aide en ligne correspondante de Microsoft Access.

Onglet Général de la table Employés en mode Création

La propriété Taille du champ détermine la taille et le type de valeur qui peut être entré dans le champ. Par exemple, si la valeur de cette propriété est Entier long, le champ accepte des entrées comprises entre –2 147 483 648 et 2 147 483 647. Si le type de données est NuméroAuto, les entrées de ce champ commencent à 1, si bien qu'il faudrait que votre société dépasse les deux milliards d'employés avant d'atteindre la limite de cette table.

Le paramètre Incrément de la propriété Nouvelles valeurs indique qu'Access doit utiliser le numéro séquentiel disponible suivant. L'autre paramètre possible (que vous pouvez voir en développant la liste de cette cellule) est Aléatoire.

La propriété Format détermine comment les données du champ sont affichées à l'écran et une fois imprimées ; elle ne contrôle pas comment elles sont stockées. Certains types de données ont des formats prédéfinis et vous pouvez également créer des formats personnalisés.

Vous souvenez-vous que lorsque vous avez affiché la table en mode Feuille de données, certains noms de champs contenaient des espaces ? La manière dont les noms des champs s'affichent en mode Feuille de données est contrôlée par la propriété Légende. S'il existe une entrée pour cette propriété, elle est utilisée à la place du véritable nom du champ.

Le paramètre Oui - Sans doublons de la propriété Indexé indique que les informations de ce champ seront indexées pour une recherche plus rapide et que les doublons ne sont pas autorisés. Pour le champ de clé primaire, la valeur de cette propriété est automatiquement Oui - Sans doublons, mais un champ peut également être indexé sans être une clé primaire.

 Remarque   La possibilité d'appliquer une balise active à un champ est une nouvelle fonctionnalité d'Office 2003. Consultez la section Balises actives dans cet article pour plus d'informations.

  1. Avec le champ RéfEmployé toujours sélectionné (comme indiqué par la flèche dans le sélecteur de ligne), cliquez dans la zone Format et tapez 000 (trois zéros).

Le numéro d'identification généré par Access comportera désormais trois chiffres. Si le nombre entré ne comporte pas trois chiffres, des zéros seront ajoutés sur la gauche.

  1. Cliquez sur le champ Photographie et remplacez son type de données Objet OLE par Texte.

L'Assistant Table a inclus le champ Photographie dans cette table et opté pour le type de données Objet OLE pour que vous puissiez stocker un graphique dans le champ. Mais vous y stockerez le nom de fichier d'un graphique, pas le graphique lui-même ; par conséquent, Texte est un type de données plus approprié.

  1. Cliquez sur le champ TélPersonnel pour afficher les propriétés du champ.

Propriété du champ TélPersonnel dans la table Employés

Le type de données du champ TélPersonnel est Texte, même si les données sont une chaîne de nombres. Étant donné que ce type d'entrée peut également contenir des parenthèses, des tirets et des espaces et que le type de nombre n'est pas celui que vous utiliseriez dans un calcul, Texte est le type de données approprié.

En examinant la section Propriétés du champ de ce champ, vous pouvez constater que les champs dotés de ce type de données ont plus de propriétés que les champs dotés du type de données NuméroAuto.

La propriété Taille du champ d'un champ doté du type de données Texte détermine le nombre de caractères qui peuvent être entrés dans le champ. Si vous tentez d'entrer trop de caractères, Access affiche un message d'avertissement et vous ne pouvez pas quitter le champ tant que vous ne réduisez pas le nombre de caractères au nombre maximal ou à un nombre inférieur.

La propriété Légende est définie sur Tél personnel. Ce nom sera utilisé au sommet de la colonne du champ en mode Feuille de données. L'Assistant fournit ces noms descriptifs, mais vous pouvez les modifier.

  1. Cliquez dans le champ DateLoué pour afficher les propriétés du champ.

Propriété du champ DateLoué dans la table Employés

La propriété Format de ce champ est Date, abrégé, qui présente la date comme suit : 21/4/2003. Si une date valide est entrée dans n'importe quel format standard, tel que 21 avril 03, cette propriété affiche la date sous le format 21/4/2003.

 Remarque   Les exercices contenus dans cet article et qui utilisent le format de date abrégé supposent que l'année comporte quatre chiffres (m/j/aaaa). Ce paramètre est défini dans la boîte de dialogue Options régionales et linguistiques dans Microsoft Windows XP. Pour vérifier ou modifier ce paramètre sur votre ordinateur, cliquez sur Démarrer, sur Panneau de configuration, sur Options régionales, date, heure et langue, puis sur l'icône Options régionales et linguistiques. Le processus est semblable à celui des versions antérieures de Windows, mais certains noms de commandes sont légèrement différents.

La propriété Masque de saisie de ce champ est également définie sur 99/99/00;0. Un masque de saisie contrôle l'aspect des données lorsque vous les entrez et le format dans lequel elles sont stockées. Chaque 9 représente un chiffre facultatif et chaque 0 représente un chiffre obligatoire. Lorsque vous passez sur ce champ pour entrer une date en mode Feuille de données, vous voyez un masque tel que celui-ci : __/__/__. Ce masque indique que la date doit être entrée dans le format 21/4/01, mais dès que vous appuyez sur la touche ENTRÉE pour passer au champ suivant, le format de la date est remplacé par celui spécifié dans la propriété Format.

Valide si est une autre propriété intéressante. Aucune des tables générées par l'Assistant n'utilise de règles de validation, car les règles sont trop spécifiques aux données entrées, mais regardons rapidement comment elles fonctionnent.

  1. Cliquez dans la zone Valide si et tapez <Maintenant(). Cliquez ensuite dans la zone Message si erreur et tapez La date entrée doit être celle du jour ou antérieure.

Une règle est créée indiquant que la date entrée doit être antérieure (inférieure à) l'heure actuelle, telle qu'elle est déterminée par l'horloge système de l'ordinateur sur lequel la base de données est stockée. Si vous entrez une date située dans le futur, Access ne l'accepte pas et affiche le message d'erreur dans une boîte de dialogue d'alerte.

 Remarque   Les propriétés Format, Masque de saisie et Règle de validation sont très utiles pour s'assurer que seules des informations valides sont entrées dans vos tables. Mais si vous n'êtes pas attentif, l'entrée des données peut devenir difficile et frustrante. Testez minutieusement vos propriétés avant de diffuser votre base de données pour qu'elle soit utilisée par d'autres personnes.

  1. Cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode Feuille de donnée et cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à enregistrer la table.

 Conseil   Lorsque vous tentez de basculer du mode Création au mode Feuille de données après avoir effectué des modifications (et parfois, même si vous n'en avez pas effectué), un message d'alerte vous indique que vous devez enregistrer la table. Si vous cliquez sur Non, vous restez en mode Création. Si vous cliquez sur Oui, Access enregistre vos modifications et bascule en mode Feuille de données. Si vous souhaitez changer de mode d'affichage sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées par inadvertance, cliquez sur Non, puis sur le bouton Fermer de la table. Lorsque Access affiche un autre message d'alerte, cliquez sur Non pour fermer la table sans enregistrer les modifications.

  1. Entrez une date future dans les champs Date de naissance et Date de l'emploi.

Le champ Date de naissance, qui n'est doté d'aucune règle de validation, accepte n'importe quelle date, mais le champ Date de l'emploi n'accepte pas de date ultérieure à celle définie sur votre ordinateur.

  1. Cliquez sur OK pour fermer le message d'alerte, remplacez la valeur de Date de l'emploi par une date située dans le passé, puis cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la table Employés.
  2. Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur Fournisseurs, puis sur le bouton Modifier pour ouvrir la table en mode Création.
  3. Supprimez les champs Pays/Région, ConditionsPaiement, AdresseCourrierÉlec et Remarques en cliquant dans le sélecteur de ligne et en appuyant sur la touche SUPPR.

 Conseil   Access vous prévient que la suppression du champ AdresseCourrierÉlec exige la suppression du champ et de tous ses index. Cliquez sur Oui. (Vous verrez de nouveau cette alerte à l'étape 17 ; cliquez sur Oui chaque fois pour supprimer les champs.)

  1. Fermez la table Fournisseurs en cliquant sur Oui pour enregistrer vos modifications.
  2. Ouvrez la table Clientèle en mode Création et supprimez les champs suivants : NomSociété, SociétéOuService, TitreContact, Poste, NumTélécopie, AdresseCourrierÉlec et Remarques.
  3. Cliquez dans le champ RéfClient et remplacez la valeur de la propriété Taille du champ 4 par 5.
  4. Modifiez les champs suivants et leur légende (notez l'absence d'espace dans les deux premiers noms de champs et l'espace entre les mots dans les légendes) :
Nom de champ d'origine Nouveau nom de champ Nouvelle légende
PrénomContact Prénom Prénom
NomContact NomFamille Nom de famille
AdresseFacturation Adresse Adresse
DépartementOuRégion Région Région
Pays/Région Pays Pays
  1. Fermez la table Clientèle en cliquant sur Oui pour l'enregistrer.

Manipuler les colonnes et les lignes d'une table

Lorsque vous affinez la structure d'une table en ajoutant des champs et en modifiant les propriétés des champs en mode Création, vous affectez les données stockées dans la table. Mais vous souhaiterez parfois ajuster la table elle-même pour obtenir une meilleure vue des données. Si vous souhaitez rechercher un numéro de téléphone, par exemple, mais que les noms et les numéros de téléphone sont séparés par plusieurs colonnes, vous devez faire défiler la fenêtre de la table pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez réorganiser les colonnes ou masquer certaines d'entre elles pour pouvoir voir les champs qui vous intéressent sans avoir à les faire défiler.

Vous pouvez manipuler les colonnes et les lignes d'une table Access sans affecter d'aucune manière les données sous-jacentes. Vous pouvez redimensionner les lignes et les colonnes, mais également masquer, déplacer et figer des colonnes. Vous pouvez enregistrer la mise en forme de votre table de sorte que celle-ci conserve sa présentation la prochaine fois que vous l'ouvrez ou vous pouvez ignorer les ajustements apportés à votre table en ne les enregistrant pas.

Dans cet exercice, nous allons voir comment manipuler les colonnes et les lignes d'une table. Pour mettre en valeur l'importance de la mise en forme d'une table, les deux illustrations suivantes montrent un grand nombre d'enregistrements dans la table Clientèle. Toutefois, vous pouvez ajouter un seul enregistrement à votre table Clientèle et poursuivre (assurez-vous toutefois de taper une valeur à cinq caractères dans le champ RéfClient, telle que « YOURO » pour Rob Young, comme identificateur unique pour le client).

  1. Ouvrez la table Clientèle en mode Feuille de données.
  2. Faites glisser vers la gauche la barre verticale située sur le côté droit de l'en-tête de colonne Adresse jusqu'à ce que la colonne ait une largeur d'environ un demi-pouce (1,25 cm).

Table Clientèle en mode Feuille de données

La colonne est trop étroite pour afficher l'adresse entière.

  1. Pointez sur la barre verticale située entre les en-têtes de colonne Adresse et Ville et double-cliquez.

La largeur de la colonne située à gauche de la barre verticale est minimale pour afficher tout le texte de ce champ dans tous les enregistrements. Cette technique est particulièrement utile dans une table volumineuse dans laquelle vous ne pouvez pas facilement déterminer la longueur de la plus longue entrée d'un champ.

  1. Sur le côté gauche de la feuille de données, faites glisser vers le bas la barre horizontale située entre deux sélecteurs d'enregistrements pour augmenter la hauteur de toutes les lignes de la table.

Augmentation de la hauteur des lignes dans la table Clientèle en mode Feuille de données

  1. Dans le menu Format, cliquez sur Hauteur de ligne pour afficher la boîte de dialogue Hauteur de ligne.
  2. Activez la case à cocher Hauteur standard, puis cliquez sur OK.

La hauteur par défaut de toutes les lignes est rétablie. (Vous pouvez également définir n'importe quelle autre hauteur de ligne dans cette boîte de dialogue.)

  1. Cliquez dans la colonne Prénom, puis dans le menu Format, sur Masquer les colonnes.

La colonne Prénom disparaît et les colonnes se trouvant à sa droite sont décalées vers la gauche. Si vous sélectionnez plusieurs colonnes avant de cliquer sur Masquer les colonnes, celles-ci disparaissent toutes.

 Conseil   Vous pouvez sélectionner des colonnes adjacentes en cliquant sur l'en-tête de l'une d'elles, puis en maintenant la touche MAJ enfoncée, en cliquant sur l'en-tête d'une autre. Ces deux colonnes et celles qui se trouvent entre elles sont sélectionnées.

  1. Pour rétablir un champ masqué, dans le menu Format, cliquez sur Afficher les colonnes pour afficher la boîte de dialogue Afficher les colonnes.

Affichage des colonnes masquées d'une table en mode Feuille de données

  1. Activez la case à cocher Prénom, puis cliquez sur Fermer.

Access affiche de nouveau la colonne Prénom.

  1. Faites glisser le côté droit de la fenêtre Base de données vers la gauche pour réduire sa taille pour que vous ne puissiez pas voir tous les champs de la table.
  2. Pointez sur l'en-tête de colonne Réf client, maintenez le bouton de la souris enfoncé et glisser le pointeur sur les en-têtes de colonnes Prénom et Nom. Ensuite, les trois colonnes étant sélectionnées, dans le menu Format, cliquez sur Figer les colonnes.

Les trois premières colonnes restent affichées lorsque vous faites défiler la fenêtre horizontalement pour afficher les colonnes non visibles à l'écran, situées à droite.

  1. Dans le menu Format, cliquez sur Libérer toutes les colonnes pour rétablir l'affichage normal des colonnes.

Balises actives

Une balise active apparaît comme un menu contextuel qui affiche des options relatives à un mot, un champ ou un type de contenu particulier. Par exemple, si Word détermine que plusieurs mots que vous avez tapés peuvent constituer le nom d'une personne, il placera une ligne en pointillés violets en dessous. Si vous placez le pointeur de la souris sur les mots soulignés, Word affiche un bouton Actions des balises actives. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Word affiche une liste d'actions possibles, telles que l'envoi d'un message électronique, la planification d'une réunion et l'ajout de contacts.

Les balises actives ont été introduites avec Windows XP et prises en charge dans certains programmes Office XP. Avec Office 2003, elles ont été étendues à Access.

Lorsque vous créez une table dans Access, vous pouvez appliquer une ou plusieurs balises actives à chaque champ. Lorsque des informations de ce champ sont affichées dans une table, un formulaire ou une requête et que le pointeur de la souris est placé sur le texte, le bouton Actions des balises actives s'affiche et certaines actions appropriées au type d'informations peuvent être entreprises.

Pour l'instant, les balises actives disponibles pour Access ne sont pas nombreuses, mais elles sont en cours d'élaboration par des développeurs tiers et mises à disposition sur le Web.

Points clés    

  • Access contient des Assistants qui vous aident à créer rapidement et facilement des bases de données et leurs objets, tels que des tables, des requêtes, des formulaires et des états.
  • En mode Création, vous pouvez modifier n'importe quel objet que vous avez créé avec un Assistant.
  • Plutôt que de stocker toutes les informations dans une seule table, vous pouvez créer plusieurs tables pour chaque type d'informations spécifique, tel que les informations relatives aux employés, aux clients et aux fournisseurs.
  • Les propriétés déterminent les données qui peuvent être entrées dans un champ et leur apparence à l'écran. En mode Création, vous pouvez modifier certaines propriétés sans affecter les données stockées dans la table ; mais la modification d'autres propriétés peut affecter les données ; vous devez donc être très prudent lorsque vous souhaitez modifier des propriétés.
  • Vous pouvez ajuster la structure d'une table (en manipulant ou en masquant des colonnes et des lignes) sans affecter les données stockées dans la table.
  • Lorsque vous créez une table dans Access, vous pouvez appliquer une ou plusieurs balises actives à chaque champ. Lorsque des informations de ce champ sont affichées dans une table, un formulaire ou une requête et que le pointeur de la souris est placé sur le texte, le bouton Actions des balises actives s'affiche et certaines actions appropriées au type d'informations peuvent être entreprises.
 
 
S'applique à :
Access 2003