Cet article explique comment compter les données renvoyées par une requête. Dans un formulaire ou un état, par exemple, vous pouvez compter le nombre d'éléments dans un ou plusieurs champs de table ou contrôles. Vous pouvez aussi calculer les valeurs moyennes et rechercher les plus petites, les plus grandes, les plus récentes et les dernières valeurs. En outre, Microsoft Office Access 2007 met à votre disposition une nouvelle fonctionnalité appelée la ligne Total. Celle-ci vous permet de compter les données dans une feuille de données sans pour autant modifier la structure de votre requête.
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Comprendre les méthodes de comptage des données
Vous pouvez compter le nombre d'éléments dans un champ (colonne de valeurs) en utilisant la fonction Compte. La fonction Compte fait partie d'un ensemble de fonctions appelées fonctions d'agrégation, qui effectuent un calcul sur une colonne de données et renvoient une seule valeur. Outre la fonction Compte, Access met à votre disposition les fonctions suivantes :
- La fonction Somme additionne une colonne de nombres,
- La fonction Moyenne recherche la moyenne d'une colonne de nombres,
- La fonction Maximum recherche la valeur supérieure dans un champ,
- La fonction Minimum recherche la valeur inférieure dans un champ,
- La fonction Écart-type mesure la dispersion des valeurs en fonction d'une valeur moyenne (une espérance),
- La fonction Variance mesure la variance statistique de toutes les valeurs dans la colonne.
Office Access 2007 vous permet d'ajouter la fonction Compte et les autres fonctions d'agrégation à une requête de deux façons. Vous pouvez :
- Ouvrir votre requête en mode Feuille de données et ajouter une ligne Total. La ligne Total, fonctionnalité inédite dans Office Access 2007, vous permet d'utiliser une fonction d'agrégation dans une ou plusieurs colonnes d'une feuille de réponses dynamique sans modifier la structure de votre requête.
- Créer une requête Totaux. Une requête Totaux calcule les sous-totaux pour les groupes d'enregistrements. Par exemple, si vous souhaitez calculer le sous-total de toutes les ventes par ville ou par trimestre, vous pouvez utiliser une requête Totaux afin de regrouper vos enregistrements par catégorie souhaitée puis faire la somme des résultats de ventes. En revanche, la ligne Total calcule les totaux généraux pour une ou plusieurs colonnes (champs) de données.
Remarque Les sections pratiques de ce document couvrent largement le mode d'utilisation de la fonction Compte, mais n'oubliez pas que vous pouvez utiliser les autres fonctions d'agrégation dans vos lignes Total et requêtes. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autres fonctions d'agrégation, voir la section Référence des fonctions d'agrégation plus loin dans cet article.
Pour plus d'informations sur les modes d'utilisation des autres fonctions d'agrégation, voir l'article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.
Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment ajouter une ligne Total et comment utiliser une requête Totaux pour compter les données. N'oubliez pas que le nombre des types de données mis à contribution par la fonction Compte est supérieur aux autres fonctions d'agrégation. Par exemple, vous pouvez exécuter une fonction Compte sur tout type de champ à l'exception d'un champ contenant des données complexes, scalaires et répétitives, tel qu'un champ de listes à valeurs multiples.
En revanche, nombreuses sont les fonctions d'agrégation à utiliser uniquement des données de champs définis sur un type particulier. Par exemple, la fonction Somme fonctionne uniquement avec des champs définis sur les types Numérique, Décimal ou Monnaie. Pour plus d'informations sur les types de données requis pour chaque fonction, voir Référence des fonctions d'agrégation, plus loin dans cet article.
Pour des informations générales sur les types de données, voir l'article Modifier le type de données défini pour un champ.
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Compter les données en utilisant une ligne Total
Vous ajoutez une ligne Total à une requête en ouvrant votre requête en mode Feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction Compte ou une autre fonction d'agrégation, telle que la fonction Somme, Minimum, Maximum ou Moyenne. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une simple requête Sélection et comment ajouter une ligne Total.
Créer une simple requête Sélection
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.
- Dans la boîte de dialogue Afficher les tables, double-cliquez sur les tables à utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.
La ou les tables sélectionnées s'affichent sous forme de fenêtres dans la partie supérieure du concepteur de requêtes. La figure suivante montre une table classique dans le concepteur de requêtes :
- Double-cliquez sur les champs de table à utiliser dans votre requête.
Vous pouvez inclure les champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et des descriptions, mais vous devez inclure le champ qui contient les valeurs à compter.
Chaque champ apparaît dans une colonne de la grille de création.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats de la requête s'affichent en mode Feuille de données.
- Vous pouvez éventuellement repasser en mode Création et adapter votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document, puis cliquez sur Mode Création. Adaptez la requête à vos besoins en ajoutant ou supprimant des champs de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de création et appuyez sur la touche SUPPR.
- Vous pouvez éventuellement enregistrer votre requête.
Ajouter une ligne Total
- Ouvrez votre requête en mode Feuille de données. Pour utilisez le format Access 2007, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document, puis cliquez sur Mode Feuille de données.
- ou -
Pour une base de données créée dans une ancienne version d'Access, cliquez sur la flèche sous Affichage puis sur Mode Feuille de données, dans le groupe Vues de l'onglet Accueil.
- ou -
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cette opération déclenche l'exécution de la requête et le chargement des résultats dans une feuille de données.
- Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
Une nouvelle ligne Total apparaît sous la dernière ligne des données dans votre feuille de données.
- Dans la ligne Total, cliquez sur le champ dont vous souhaitez calculer la somme, puis sélectionnez Compte dans la liste.
Masquer une ligne Total
- Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une ligne Total, voir l'article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.
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Compter les données en utilisant une requête Totaux
Vous comptez des données en utilisant une requête Totaux à la place d'une ligne Total lorsque vous devez compter certains, voire tous les enregistrements renvoyés par une requête. Par exemple, vous pouvez compter le nombre de transactions commerciales dans une seule ville.
En règle générale, vous utilisez une requête Totaux à la place d'une ligne Total lorsque vous devez utiliser la valeur résultante d'une autre section de votre base de données, telle qu'un état.
Compter tous les enregistrements dans une requête
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.
- Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la table à utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.
La table s'affiche dans une fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.
- Double-cliquez sur les champs à utiliser dans la requête et n'oubliez pas d'inclure le champ à compter. Vous pouvez compter les champs de la plupart des types de données, à l'exception du champ contenant des données complexes, scalaires et répétitives, tel qu'un champ de listes à valeurs multiples.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Total apparaît dans la grille de création et Regroupement apparaît dans la ligne pour chaque champ de la requête.
- Dans la ligne Total, cliquez sur le champ à compter, puis sélectionnez Compte dans la liste qui s'affiche.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats de la requête s'affichent en mode Feuille de données.
- Vous pouvez éventuellement enregistrer votre requête.
Compter les enregistrements dans un groupe ou une catégorie
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.
- Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les tables à utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.
Les tables s'affichent dans une fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.
- Double-cliquez sur le champ qui contient vos données de catégorie, ainsi que sur le champ qui contient les valeurs à compter. Votre requête ne peut pas contenir d'autres champs descriptifs.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Total apparaît dans la grille de création et Regroupement apparaît dans la ligne pour chaque champ de la requête.
- Dans la ligne Total, cliquez sur le champ à compter, puis sélectionnez Compte dans la liste qui s'affiche.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats de la requête s'affichent en mode Feuille de données.
- Vous pouvez éventuellement enregistrer votre requête.
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Référence de fonction d'agrégation
Le tableau suivant répertorie et décrit les fonctions d'agrégation fournies dans Access, qui sont destinées à la ligne Total et aux requêtes. N'oubliez pas qu'Access fournit plus de fonctions d'agrégation pour les requêtes que pour la ligne Total. En outre, si vous utilisez un projet Access (une base de données frontale Access connectée à une base de données Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser la gamme élargie des fonctions d'agrégation fournies dans SQL Server. Pour plus d'informations sur cette gamme de fonctions, voir la documentation en ligne Microsoft SQL Server.
| Fonction |
Description |
Utilisation avec le(s) type(s) de données |
| Somme |
Ajoute les éléments dans une colonne. Utilise uniquement des données numériques et monétaires. |
Numérique, Décimal, Monnaie |
| Moyenne |
Calcule la valeur moyenne d'une colonne. La colonne doit contenir des valeurs numériques, monétaires ou de type Date/Heure. La fonction ignore les valeurs NULL. |
Numérique, Décimal, Monnaie, Date/Heure |
| Compte |
Compte le nombre d'éléments dans une colonne. |
Tous types de données à l'exception de ceux contenant des données complexes, scalaires et répétitives, telles qu'une colonne de listes à valeurs multiples.
Pour plus d'informations sur les listes à valeurs multiples, voir les articles Guide à propos des champs à valeurs multiples et Ajouter ou modifier un champ Liste de choix permettant le stockage de valeurs multiples.
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| Valeur maximale |
Renvoie l'élément de valeur supérieure. Pour des données de texte, la valeur supérieure est la dernière valeur alphabétique et Access ne tient pas compte de la casse. La fonction ignore les valeurs NULL. |
Numérique, Décimal, Monnaie, Date/Heure |
| Valeur minimale |
Renvoie l'élément de valeur inférieure. Pour des données de texte, la valeur inférieure est la première valeur alphabétique et Access ne tient pas compte de la casse. La fonction ignore les valeurs NULL. |
Numérique, Décimal, Monnaie, Date/Heure |
| Écart-type |
Mesure la dispersion des valeurs en fonction d'une valeur moyenne (une espérance).
Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette fonction, voir l'article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.
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Numérique, Décimal, Monnaie |
| Variance |
Mesure la variance statistique de toutes les valeurs dans la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction qu'avec des données numériques et monétaires. Si la table ne contient pas plus de deux lignes, Access renvoie une valeur NULL.
Pour plus d'informations sur les fonctions de variance, voir l'article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.
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Numérique, Décimal, Monnaie |
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