Inviter quelqu’un dans un espace de travail dans SharePoint WorkSpace 2010

Vous invitez des personnes à rejoindre les espaces de travail Groove en tant que nouveaux membres en envoyant des invitations à l’espace de travail.

Contenu de cet article



Créer une invitation à un espace de travail

Pour inviter quelqu’un dans un espace de travail Groove :

  1. Accédez à l’espace de travail.
  2. Dans le volet Membres, entrez le nom ou l’adresse de messagerie du destinataire dans la zone Inviter dans l’espace de travail.

Afficher Détails d’adressage d’invitation

Lorsque vous un tapez un nom, SharePoint Workspace recherche un contact qui correspond aux lettres que vous tapez. Vous pouvez également sélectionner un contact dans le menu déroulant, qui contient tous les contacts reconnus par votre compte : cela inclut les contacts que vous avez ajoutés à votre liste personnelle dans la barre de lancement, ainsi que ceux qui sont membres d’autres espaces de travail.

Si SharePoint Workspace ne trouve aucune correspondance pour le nom que vous avez tapé, vous êtes invité à rechercher le contact.

Cliquez sur Plus pour afficher davantage d’options d’ajout ou de recherche de destinataires dans la boîte de dialogue Ajouter des destinataires.

  1. Cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer l’invitation.
  2. Affectez un rôle à un ou plusieurs destinataires dans la liste déroulante.

Afficher Détails

Si vous invitez plusieurs contacts et que vous souhaitez affecter des rôles différents, vous devez envoyer des invitations distinctes par rôle.

En outre, si vous n’êtes pas un Gestionnaire dans l’espace de travail, vous pouvez uniquement affecter aux invités le rôle qui vous est attribué (les participants affectent le rôle de « Participant » et les invités affectent le rôle d’« Invité »). Voir la rubrique À propos des rôles et des autorisations pour plus d’informations.

  1. Si vous souhaitez confirmer l’acceptation d’invitation, consultez Demander une confirmation d’acceptation.

 Remarque    Cette fonctionnalité est activée automatiquement pour toutes les invitations envoyées par courrier électronique.

  1. Ajoutez du texte au message si vous le souhaitez.
  2. Cliquez sur Inviter pour envoyer l’invitation.

SharePoint Workspace effectue les opérations suivantes, selon le type de destinataire que vous avez sélectionné :

  • Pour les contacts SharePoint Workspace, SharePoint Workspace envoie l’invitation en tant que message SharePoint Workspace.
  • Pour les adresses de messagerie, SharePoint Workspace envoie l’invitation via Microsoft Outlook en tant que message électronique avec une pièce jointe.

Le message contient des instructions pour les personnes ayant déjà SharePoint Workspace et pour celles qui ne l’ont pas. Les personnes qui ont déjà SharePoint Workspace cliquent sur un lien dans le message, qui ouvre l’invitation. Les personnes qui n’ont pas SharePoint Workspace cliquent sur un autre lien menant à la page de téléchargement de SharePoint Workspace. Une fois qu’un destinataire de messagerie installe et démarre SharePoint Workspace, l’invitation d’espace de travail doit s’ouvrir automatiquement. Si l’invitation ne s’ouvre pas automatiquement, le destinataire peut revenir au message électronique et ouvrir la pièce jointe pour répondre à l’invitation.

Toutes les invitations envoyées par courrier électronique requièrent que l’expéditeur confirme l’acceptation avant que l’espace de travail ne soit envoyé à l’ordinateur du destinataire.

 Remarque    Si vous n’avez pas de client de messagerie électronique Microsoft Outlook, un message s’affiche pour vous informer que vous ne pouvez pas envoyer l’invitation à l’aide de cette fonctionnalité. Le message décrit un autre processus d’invitation électronique, tel que copier l’invitation dans le Presse-papiers et le coller dans un autre message électronique ou client de messagerie.

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À propos des alertes d’invitation

Lorsque vous envoyez une invitation, SharePoint Workspace vous tient informé de sa progression en publiant des alertes.

 Remarque    Pour les destinataires de messagerie, vous ne recevez aucune alerte de progression tant qu’ils n’ont pas ouvert la pièce jointe. Dans le tableau ci-dessous, la première alerte qui peut s’afficher est « Invitation de « Invité » : Ouvert, en attente de réponse... »

Le tableau ci-dessous résume les alertes de progression d’invitation :

Notification Signification
Invitation de « Invité » : En attente d’envoi... SharePoint Workspace ne peut pas encore envoyer l’invitation. L’ordinateur de l'expéditeur est peut-être en mode hors connexion ou ne dispose pas actuellement d’une connexion réseau ou de service de relais active.
Invitation de « Invité » : Envoi, % effectué(s)... SharePoint Workspace envoie l’invitation à l’ordinateur de l’invité ou au service de relais (si l’ordinateur de l’invité est en mode hors connexion).
Invitation de « Invité » : Envoyé, en attente de remise... L’invitation a quitté l’ordinateur de l’expéditeur et sera remise si l’invité est en ligne. Si l’invité est en mode hors connexion, l’invitation est routée vers le service de relais.
Invitation de « Invité » : Remise, en attente d’ouverture par l’invité... L’invitation a atteint l’ordinateur de l’invité.
Invitation de « Invité » : Ouvert, en attente de réponse... L’invité a ouvert l’invitation et doit maintenant décider s’il l’accepte ou la refuse.
Invitation de « Invité » : Invitation acceptée. L’invité a accepté l’invitation mais SharePoint Workspace n’envoie pas encore l’espace de travail, car l’émetteur de l’invitation et tous les autres membres de l’espace de travail sont en mode hors connexion. Notez que si la personne invitée accepte l’invitation à un moment où l’émetteur de l’invitation est en mode hors connexion, SharePoint Workspace essaie de télécharger l’espace de travail à partir d’un autre membre qui est actuellement en ligne, privilégiant les membres qui sont en ligne mais inactifs.
Invitation de « Invité » : Invitation acceptée : Envoi de l’espace de travail, %effectué(s)... L’invité a accepté l’invitation et l’espace de travail est en cours d’envoi.
Invitation de « Invité » : Espace de travail envoyé, en attente de remise... L’espace de travail a quitté l’ordinateur de l’émetteur de l’invitation et l’invité est en train de le recevoir.
Invitation de « Invité » : Espace de travail remis ! L’espace de travail a été correctement remis à l’invité.

 Remarque    Si l’invité passe en mode hors connexion avant d’avoir reçu l’ensemble de l’espace de travail, celui-ci est envoyé au service de relais. Lorsque l’invité se connecte de nouveau, l’espace de travail est routé depuis le service de relais vers son ordinateur.

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Confirmer l’acceptation d’une invitation

La demande de confirmation d’acceptation est utile pour des raisons de sécurité. Elle vous permet de vérifier l’identité de chaque destinataire avant d’envoyer l’espace de travail. Si vous activez cette option, lorsque les destinataires du message acceptent votre invitation, SharePoint Workspace affiche une alerte qui vous invite à confirmer l’invitation.

Dans la boîte de dialogue Confirmer l’acceptation, effectuez l’une des opérations suivantes, puis cliquez sur Confirmer :

  • Cliquez sur De pour ouvrir le contact du destinataire afin de vérifier son identité avant d’envoyer l’espace de travail.
  • Incluez un message à envoyer lorsque vous confirmez ou refusez l’acceptation.
 
 
S'applique à :
SharePoint Workspace 2010