Création et impression d'étiquettes à l'aide du Publipostage électronique

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Word

Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d'une feuille Excel , Word d'un document Office ou d'un carnet d'adresses en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d'une source de données pour le publipostage d'Excel , puis, à l'aide du Gestionnaire de publipostage de Word , l'impression d'étiquettes de publipostage.

AfficherÉtape 1 : création d'une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d'informations, ou champs de données, par exemple le nom, l'adresse, la ville et le code postal. La première ligne, appelée enregistrement d'en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l'adresse d'une personne.

 Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste (liste: Série de lignes d'une feuille contenant des données liées, telle qu'une base de données de factures ou un ensemble de noms et numéros de téléphone de clients. Une liste peut être utilisée comme base de données, dans laquelle les lignes correspondent à des enregistrements et les colonnes à des champs. La première ligne de la liste contient les étiquettes des colonnes.). Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Ouvrez Excel.
  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d'en-tête pour vos adresses.

Par exemple, dans la première ligne, tapez Nom ; dans la deuxième colonne, tapez Adresse ; dans la troisième colonne, tapez Ville ; dans la quatrième colonne, tapez État ; et dans la cinquième colonne, tapez Code postal, de sorte que votre feuille Excel ressemble à celle suivante :

Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

 Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l'emplacement des données.

  1. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l'adresse d'un destinataire.

Ajoutez autant de lignes d'adresses que vous le souhaitez. Votre feuille Excel devrait resembler à la suivante :

Feuille Excel contenant des adresses postales

  1. Cliquez sur Enregistrer Bouton Enregistrer.
  2. Tapez un nom pour le classeur, par exemple adresses.

Souvenez-vous de l'emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  1. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

Si vous fermez le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l'ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

AfficherÉtape 2 : création d'un document Word pour vos étiquettes

  1. Dans Word, vérifiez qu'un document vierge est ouvert.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de fusion de courrier.
  3. Sous 1. Sélection du type de document, cliquez sur Nouveau, puis sur Étiquettes.
  4. Sous Imprimante, cliquez sur le type d'imprimante que vous utilisez.
  5. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

 Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  1. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d'étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

 Conseil   Pour plus d'informations sur les marges et autres caractéristiques d'une étiquette, cliquez sur Détails.

AfficherÉtape 3 : localisation de la liste des destinataires et modification des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.
  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l'étape 1, puis double-cliquez dessus.

 Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l'aide d'un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  1. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur , puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l'étape 1.
  2. Vérifiez que Feuille de calcul entière s'affiche dans le champ Plage de cellules , puis cliquez sur OK.
  3. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion , cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, Étatet Code postal.
  4. Sous Exemple d'étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

Par exemple, appuyez sur RETOUR après le champ Nom , après le champ Adresse et après le champ État , puis insérez une espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal .

  1. Cliquez sur OK.
  2. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italiques.

 Conseil   

  • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l'identique, modifiez la première, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.
  • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l'image sur la première étiquette, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

AfficherÉtape 4 : filtrage et tri des destinataires (facultatif)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer d'étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l'État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n'afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Filtrer les enregistrements .
  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité, par exemple, État.
  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Est égal à.
  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée, par exemple, WA.
  6. Cliquez sur l'onglet Trier les enregistrements .

Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Code postal, puis sur Par ordre croissant.

  1. Cliquez sur OK.

AfficherÉtape 5 : prévisualisation des résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l'apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l'aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Aperçu, cliquez sur Mode publipostage Bouton Afficher les données fusionnées.

AfficherÉtape 6 : achèvement de la fusion et impression des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

 Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d'étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  1. Procédez de l'une des manières suivantes :
À Procédez comme suit
Imprimer vos étiquettes Cliquez sur Fusionner vers imprimante Bouton Fusionner vers l'imprimante.
Pour enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

Création d'enveloppes à l'aide du publipostage

Création d'étiquettes à l'aide du publipostage

Excel

Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d'une feuille Excel , Word d'un document Office ou d'un carnet d'adresses en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d'une source de données pour le publipostage d'Excel , puis, à l'aide du Gestionnaire de publipostage de Word , l'impression d'étiquettes de publipostage.

AfficherÉtape 1 : création d'une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d'informations, ou champs de données, par exemple le nom, l'adresse, la ville et le code postal. La première ligne, appelée enregistrement d'en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l'adresse d'une personne.

 Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste (liste: Série de lignes d'une feuille contenant des données liées, telle qu'une base de données de factures ou un ensemble de noms et numéros de téléphone de clients. Une liste peut être utilisée comme base de données, dans laquelle les lignes correspondent à des enregistrements et les colonnes à des champs. La première ligne de la liste contient les étiquettes des colonnes.). Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Assurez-vous d'avoir une feuille Excel vide ouverte.
  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d'en-tête pour vos adresses.

Par exemple, dans la première ligne, tapez Nom ; dans la deuxième colonne, tapez Adresse ; dans la troisième colonne, tapez Ville ; dans la quatrième colonne, tapez État ; et dans la cinquième colonne, tapez Code postal, de sorte que votre feuille Excel ressemble à celle suivante :

Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

 Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l'emplacement des données.

  1. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l'adresse d'un destinataire.

Ajoutez autant de lignes d'adresses que vous le souhaitez. Votre feuille Excel devrait resembler à la suivante :

Feuille Excel contenant des adresses postales

  1. Cliquez sur Enregistrer Bouton Enregistrer.
  2. Tapez un nom pour le classeur, par exemple adresses.

Souvenez-vous de l'emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  1. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

Si vous fermez le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l'ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

AfficherÉtape 2 : création d'un document Word pour vos étiquettes

  1. Ouvrez Word.
  2. Vérifiez qu'un document vierge est ouvert.
  3. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de fusion de courrier.
  4. Sous 1. Sélection du type de document, cliquez sur Nouveau, puis sur Étiquettes.
  5. Sous Imprimante, cliquez sur le type d'imprimante que vous utilisez.
  6. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

 Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  1. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d'étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

 Conseil   Pour plus d'informations sur les marges et autres caractéristiques d'une étiquette, cliquez sur Détails.

AfficherÉtape 3 : localisation de la liste des destinataires et modification des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.
  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l'étape 1, puis double-cliquez dessus.

 Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l'aide d'un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  1. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur , puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l'étape 1.
  2. Vérifiez que Feuille de calcul entière s'affiche dans le champ Plage de cellules , puis cliquez sur OK.
  3. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion , cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, Étatet Code postal.
  4. Sous Exemple d'étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

Par exemple, appuyez sur RETOUR après le champ Nom , après le champ Adresse et après le champ État , puis insérez une espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal .

  1. Cliquez sur OK.
  2. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italiques.

 Conseil   

  • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l'identique, modifiez la première, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.
  • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l'image sur la première étiquette, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

AfficherÉtape 4 : filtrage et tri des destinataires (facultatif)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer d'étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l'État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n'afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Filtrer les enregistrements .
  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité, par exemple, État.
  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Est égal à.
  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée, par exemple, WA.
  6. Cliquez sur l'onglet Trier les enregistrements .

Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Code postal, puis sur Par ordre croissant.

  1. Cliquez sur OK.

AfficherÉtape 5 : prévisualisation des résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l'apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l'aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Aperçu, cliquez sur Mode publipostage Bouton Afficher les données fusionnées.

AfficherÉtape 6 : achèvement de la fusion et impression des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

 Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d'étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  1. Procédez de l'une des manières suivantes :
À Procédez comme suit
Imprimer vos étiquettes Cliquez sur Fusionner vers imprimante Bouton Fusionner vers l'imprimante.
Pour enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

Insertion ou suppression de cellules, lignes, colonnes ou feuilles

Outlook

Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d'une feuille Excel , Word d'un document Office ou d'un carnet d'adresses en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d'une source de données pour le publipostage d'Excel , puis, à l'aide du Gestionnaire de publipostage de Word , l'impression d'étiquettes de publipostage.

AfficherÉtape 1 : création d'une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d'informations, ou champs de données, par exemple le nom, l'adresse, la ville et le code postal. La première ligne, appelée enregistrement d'en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l'adresse d'une personne.

 Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste (liste: Série de lignes d'une feuille contenant des données liées, telle qu'une base de données de factures ou un ensemble de noms et numéros de téléphone de clients. Une liste peut être utilisée comme base de données, dans laquelle les lignes correspondent à des enregistrements et les colonnes à des champs. La première ligne de la liste contient les étiquettes des colonnes.). Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Ouvrez Excel.
  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d'en-tête pour vos adresses.

Par exemple, dans la première ligne, tapez Nom ; dans la deuxième colonne, tapez Adresse ; dans la troisième colonne, tapez Ville ; dans la quatrième colonne, tapez État ; et dans la cinquième colonne, tapez Code postal, de sorte que votre feuille Excel ressemble à celle suivante :

Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

 Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l'emplacement des données.

  1. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l'adresse d'un destinataire.

Ajoutez autant de lignes d'adresses que vous le souhaitez. Votre feuille Excel devrait resembler à la suivante :

Feuille Excel contenant des adresses postales

  1. Cliquez sur Enregistrer Bouton Enregistrer.
  2. Tapez un nom pour le classeur, par exemple adresses.

Souvenez-vous de l'emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  1. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

Si vous fermez le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l'ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

 Remarque   Pour faire de votre Carnet d'adressesOutlook une feuille Excel , exportez les contacts vers un fichier texte délimité par des tabulations, puis ouvrer le fichier texte dans Excel. Pour plus d'informations, consultez Exportation ou archivage manuel d'éléments Outlook.

AfficherÉtape 2 : création d'un document Word pour vos étiquettes

  1. Ouvrez Word.
  2. Vérifiez qu'un document vierge est ouvert.
  3. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de fusion de courrier.
  4. Sous 1. Sélection du type de document, cliquez sur Nouveau, puis sur Étiquettes.
  5. Sous Imprimante, cliquez sur le type d'imprimante que vous utilisez.
  6. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

 Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  1. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d'étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

 Conseil   Pour plus d'informations sur les marges et autres caractéristiques d'une étiquette, cliquez sur Détails.

AfficherÉtape 3 : localisation de la liste des destinataires et modification des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.
  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l'étape 1, puis double-cliquez dessus.

 Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l'aide d'un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  1. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur , puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l'étape 1.
  2. Vérifiez que Feuille de calcul entière s'affiche dans le champ Plage de cellules , puis cliquez sur OK.
  3. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion , cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, Étatet Code postal.
  4. Sous Exemple d'étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

Par exemple, appuyez sur RETOUR après le champ Nom , après le champ Adresse et après le champ État , puis insérez une espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal .

  1. Cliquez sur OK.
  2. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italiques.

 Conseil   

  • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l'identique, modifiez la première, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.
  • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l'image sur la première étiquette, puis, dans Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

AfficherÉtape 4 : filtrage et tri des destinataires (facultatif)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer d'étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l'État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n'afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Filtrer les enregistrements .
  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité, par exemple, État.
  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Est égal à.
  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée, par exemple, WA.
  6. Cliquez sur l'onglet Trier les enregistrements .

Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l'option souhaitée, par exemple, Code postal, puis sur Par ordre croissant.

  1. Cliquez sur OK.

AfficherÉtape 5 : prévisualisation des résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l'apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l'aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Aperçu, cliquez sur Mode publipostage Bouton Afficher les données fusionnées.

AfficherÉtape 6 : achèvement de la fusion et impression des étiquettes

  1. Dans Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

 Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d'étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  1. Procédez de l'une des manières suivantes :
À Procédez comme suit
Imprimer vos étiquettes Cliquez sur Fusionner vers imprimante Bouton Fusionner vers l'imprimante.
Pour enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

 
 
S'applique à :
Excel pour Mac 2011, Word pour Mac 2011