Création d'une réunion ou d'un rendez-vous

Dans Outlook, une réunion est un événement qui comprend d'autres personnes et qui peut inclure des ressources telles que des salles de conférence. Pour planifier une réunion dans Outlook, vous créez une invitation à la réunion que vous envoyez aux invités. Les réponses à vos invitations pour la réunion apparaissent dans votre Boîte de réception.

Les rendez-vous dans Outlook sont des événements qui n'implique pas l'invitation d'autres personnes, ni de ressources.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

AfficherCréation d'une réunion

  1. Dans la partie inférieure du volet de navigation (volet de navigation: Volet de gauche de la fenêtre principale d'Outlook . En mode Courrier, le volet de navigation affiche la liste des dossiers. Dans les modes Calendrier, Contacts, Tâches et Notes, le volet de navigation permet d'afficher et de masquer des éléments de votre liste de catégories.), cliquez sur Calendrier Bouton Affichage du calendrier.
  2. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Réunion.

Onglet Accueil du calendrier, groupe 1

 Conseil   Vous pouvez également double-cliquer sur une période dans l'affichage journalier, hebdomadaire ou mensuel. La date et l'heure de votre sélection seront automatiquement entrées dans une fenêtre de nouveau rendez-vous. Puis, afin de convertir le rendez-vous en réunion, dans l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Inviter.

  1. Pour envoyer une invitation depuis un compte qui n'est pas le compte par défait, cliquez sur un compte dans le menu contextuel De.
  2. Dans la boîte À, entrez le nom des personnes et ressources à inclure dans la réunion.

Pour rechercher des contacts ou des ressources supplémentaires, à droite de la boîte À, cliquez sur Ouvrir la recherche de contacts.

  1. Entrez les détails relatifs à l'événement, puis effectuez une des opérations suivantes :
À Procédez comme suit
Afficher le menu Fuseau horaire pour l'événement

Dans l'onglet Réunion, cliquez sur Fuseau horaire.

Onglet Réunion, groupe 5

Ajout de pièces jointes à la réunion Dans le menu Réunion, cliquez sur Pièces jointes, puis sur Ajouter.
Faire de la réunion un événement récurrent

Dans l'onglet Réunion, cliquez sur Périodicité, puis sélectionnez la périodicité souhaitée.

Onglet Réunion, groupe 5

Visualisation de la disponibilité de vos invités (comptes Exchange uniquement)

Dans l'onglet Réunion, cliquez sur Planification.

Onglet Réunion, Planification

Le bouton Planification affiche le volet de l'Assistant Planification dans la partie inférieure de l'invitation. Si vous ne visualisez aucune information du type disponible/occupée dans le volet de l'Assistant Planification, assurez-vous que votre compte Exchange est sélectionné dans le menu De dans la partie supérieure de l'invitation.

  1. Lorsque vous avez terminé de préparer l'invitation, dans l'onglet Réunion, cliquez sur Envoyer.

Groupe Envoyer


 Remarques 

  • Par défaut, la fonctionnalité Demander une réponse est activée dans les nouvelles réunions. Si vous possédez un compte Microsoft Exchange , les réponses des invités sont comptées lorsque vous ouvrez la réunion depuis le calendrier et que les informations de l'Assistant Planification s'affichent.
  • Si vous disposez d'un compte Microsoft Exchange, l'état que vous sélectionnez pour un événement affecte la manière dont ce dernier s'affiche à d'autres personnes lorsqu'elles consultent votre calendrier. Si vous ne modifiez pas l'état, Outlook vous montre comme « Occupé » durant l'événement. Pour sélectionner un état tel que « Libre » ou « Absent du bureau », dans l'onglet Réunion, cliquez sur le menu contextuel État.

AfficherCréation d'un rendez-vous

  1. Dans la partie inférieure du volet de navigation (volet de navigation: Volet de gauche de la fenêtre principale d'Outlook . En mode Courrier, le volet de navigation affiche la liste des dossiers. Dans les modes Calendrier, Contacts, Tâches et Notes, le volet de navigation permet d'afficher et de masquer des éléments de votre liste de catégories.), cliquez sur Calendrier Bouton Affichage du calendrier.
  2. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Rendez-vous.

Onglet Accueil du calendrier, groupe 1

 Conseil   Vous pouvez également créer un rendez-vous dans le calendrier en double-cliquant sur une période dans l'affichage du jour, de la semaine ou du mois. La date et l'heure de votre sélection sont automatiquement entrées dans la fenêtre du nouvel événement.

  1. Entrez les détails relatifs à l'événement, puis effectuez une des opérations suivantes :
À Procédez comme suit
Afficher le menu Fuseau horaire pour l'événement

Dans l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Fuseau horaire.

Onglet Rendez-vous, groupe 4

Faire d'un rendez-vous un événement récurrent

Dans l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Périodicité, puis sélectionnez la périodicité souhaitée.

Onglet Rendez-vous, groupe 4

Transformation d'un rendez-vous en une réunion en invitant d'autres personnes

Dans l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Inviter.

Onglet Rendez-vous, Inviter

  1. Dans l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Onglet Rendez-vous, Enregistrer et fermer

Voir aussi

Mise à jour ou annulation d'une réunion

À propos des fuseaux horaires

Marquage d'un contact ou d'un événement comme « privé »

 
 
S'applique à :
Outlook pour Mac 2011