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Créer des états pour une nouvelle base de données

Parties d’un état


Votre patronne apprécie votre travail sur la base de données de suivi des biens mais elle a besoin de présenter certaines informations lors d’une réunion, et elle en a besoin rapidement. Le moment est venu de créer des états.

Les états représentent l’équivalent du produit fini de votre base de données. Ils combinent les faits bruts de votre base de données à des informations en quantité suffisante pour donner du sens à ces faits ; par ailleurs, ils présentent les résultats visuellement. Par exemple, si vous avez besoin d’utiliser des tableaux ou des graphiques, vous pouvez recourir à un état. Les états représentent aussi le meilleur moyen de mettre en forme et d’imprimer des données ; en outre, ils constituent un outil idéal pour synthétiser les données. Par exemple, vous pouvez regrouper vos biens par fournisseur et calculer un sous-total pour chaque groupe, ainsi qu’un total général pour tous les groupes.

Dans Access, un état est constitué de sections.

Légende 1 Les sections d’en-tête peuvent apparaître en haut d’un état, ou dans le cas des sections d’en-tête de page, en haut de chaque page de l’état. Les en-têtes d’état contiennent généralement des titres et des images, par exemple les logos de l’entreprise. Les en-têtes de page contiennent généralement des en-têtes de colonnes.
Légende 2 Si vous voulez regrouper les données d’un état, vous disposez de l’en-tête de groupe. La section liste les champs de regroupement de vos données. Par exemple, pour voir le réparateur d’un ordinateur spécifique, vous pouvez regrouper vos données en fonction des réparateurs.
Légende 3 La section Détail représente le corps de l’état, c’est-à-dire les données qui doivent être vues par vos utilisateurs. Tous les états doivent avoir une section Détail.
Légende 4 Les sections de pied de page peuvent apparaître à plusieurs endroits. Par exemple, vous pouvez créer des pieds de groupe qui affichent des sommes, des décomptes ou des moyennes pour un groupe de données. Vous pouvez également créer des pieds de page qui apparaissent au bas de chaque page d’un état et qui affichent des éléments tels que les numéros de page.

Les sections d’en-tête et de pied de page sont facultatives. Par exemple, si vous ne voulez pas regrouper vos données, vous n’avez pas besoin d’en-têtes de groupe ni de pieds de groupe. Toutefois, assurez-vous que vos états contiennent suffisamment d’informations pour être pertinents et faciles à comprendre.

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