Word-asiakirjan tallentaminen mallina

Microsoft Word 2010:ssä voit luoda mallin tallentamalla asiakirjan .dotx-tiedostona, .dot-tiedostona tai .dotm-tiedostona (.dotm-tiedostotyypillä voit ottaa käyttöön makroja tiedostossa).

Sisältö


Lisätietoja malleista

Malli on asiakirja, joka luo itsestään kopion, kun se avataan.

Esimerkiksi liiketoimintasuunnitelma on yleinen Wordissa kirjoitettava asiakirja. Alusta alkaen kokonaan itse luodun liiketoimintasuunnitelman laatimisen asemesta voit laatia suunnitelman käyttämällä mallia, joka sisältää valmiin sivuasettelun, fontit, reunukset ja tyylit. Mallin avaamisen jälkeen voit lisätä asiakirjaan tekstin ja tarvitut tiedot. Kun tallennat malliin perustuvan asiakirjan .docx- tai .docm-tiedostona, itse malli ei muutu, vaan asiakirja tallentuu erillisenä tiedostona.

Voit lisätä malleihin suositeltavia osia tai pakollisia tekstikohtia muita käyttäjiä varten sekä valmiiden avattavien luetteloiden tai erikoislogojen kaltaisia sisältöohjausobjekteja. Voit suojata mallin osan tai ottaa käyttöön mallin salasanasuojauksen, kun haluat suojata mallin sisällön muutoksilta.

Office.com-sivustossa on saatavana Word-malleja useimpia asiakirjalajeja varten. Jos käytössäsi on Internet-yhteys, valitse Tiedosto-välilehti, valitse ensin Uusi ja valitse sitten haluamasi malliluokka. Voit myös luoda omia malleja.

 Huomautus   Tarkasti jaotellut ja monimutkaiset mallit, kuten verotukseen liittyvät valmistelulomakkeet, kannattaa luoda lomakkeiden luontiohjelmalla. Esimerkiksi Microsoft InfoPath 2010 soveltuu tähän tarkoitukseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mallin luominen (Tallenna mallina)

Voit avata tyhjän asiakirjan ja tallentaa sen mallina tai voit luoda aiemmin luotuun asiakirjaan tai malliin perustuvan mallin.

Aloittaminen tyhjästä mallista

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi.
  2. Valitse Tyhjä asiakirja ja valitse sitten Luo.
  3. Muuta reunuksia, sivun kokoa, sivun suuntaa, tyylejä ja muita muotoiluasetuksia haluamallasi tavalla.

Voit lisätä asiakirjaan myös ohjetekstiä, päivämäärävalitsimen kaltaisia sisältöohjausobjekteja ja kuvia, joiden haluat näkyvän kaikissa malliin pohjautuvissa uusissa asiakirjoissa.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tallenna nimellä.
  2. Toimi Tallenna nimellä -valintaikkunassa seuraavasti:
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows 7, vieritä kansioluettelon yläosaan ja valitse Microsoft Word -kohdassa Mallit.
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows Vista, valitse Suosikkilinkit-kohdassa Mallit.
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows XP, valitse Kohde-kohdassa Luotetut mallit.
  3. Anna uudelle mallille tiedostonimi, valitse Tallennusmuoto-luettelosta Word-malli ja valitse sitten Tallenna.

 Huomautus   Voit tallentaa mallin myös Makroja käyttävä Word-malli -muodossa (.dotm-tiedostona) tai Word 97 - 2003 -malli -muodossa (.dot-tiedostona).

  1. Sulje malli.

Aiemmin luotuun malliin tai asiakirjaan perustuvan uuden mallin luominen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi.
  2. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdassa Uusi aiemmin luodusta.
  3. Valitse malli tai asiakirja, joka muistuttaa luotavaa mallia, ja valitse sitten Luo uusi.
  4. Muuta haluamasi reunusasetukset, sivun koko- ja suuntamääritykset, tyylit ja muut muotoilut.

Voit lisätä asiakirjaan myös ohjetekstiä, päivämäärävalitsimen kaltaisia sisältöohjausobjekteja ja kuvia, joiden haluat näkyvän kaikissa malliin pohjautuvissa uusissa asiakirjoissa.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tallenna nimellä.
  2. Toimi Tallenna nimellä -valintaikkunassa seuraavasti:
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows 7, vieritä kansioluettelon yläosaan ja valitse Microsoft Word -kohdassa Mallit.
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows Vista, valitse Suosikkilinkit-kohdassa Mallit.
    • Jos tietokoneen käyttöjärjestelmä on Windows XP, valitse Kohde-kohdassa Luotetut mallit.
  3. Anna uudelle mallille tiedostonimi, valitse Tallennusmuoto-luettelosta Word-malli ja valitse sitten Tallenna.

 Huomautus   Voit tallentaa mallin myös Makroja käyttävä Word-malli -muodossa (.dotm-tiedostona) tai Word 97 - 2003 -malli -muodossa (.dot-tiedostona).

  1. Sulje malli.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Rakenneosien lisääminen malliin

Rakenneosat ovat uudelleen käytettäviä sisällön osia tai asiakirjan muita osia, jotka on tallennettu valikoimiin niiden jatkuvan käytettävyyden varmistamiseksi. Voit lisäksi tallentaa ja jaella rakenneosia mallien avulla.

Voit esimerkiksi luoda raporttimallin, joka sisältää kaksi kansilehteä, joista mallin käyttäjät voivat valita haluamansa luodessaan oman raporttinsa mallin pohjalta.

  1. Tallenna ja sulje malli, jonka olet suunnitellut halutunlaiseksi ja johon haluat lisätä rakenneosia, joista mallin käyttäjät voivat valita haluamansa.
  2. Avaa malli.

Jätä avoimeksi malli, johon haluat lisätä rakenneosia, joista mallin käyttäjät voivat valita haluamansa.

  1. Luo rakenneosat, jotka haluat lisätä malliin sen käyttäjiä varten.

Kun täytät tietoja Uuden rakenneosan luominen -valintaikkunassa, valitse Kohde-ruudussa mallin nimi.

Lisätietoja rakenneosien luomisesta ja niiden lisäämisestä valikoimaan on kohdassa Rakenneosan lisääminen valikoimaan.

 Huomautus    Jos haluat ottaa rakenneosat käyttöön rakenneosavalikoiman sisältöohjausobjektissa, liitä rakenneosat yksilöivään luokkaan Luo uusi rakenneosa -valintaikkunassa.

  1. Jakele malli.

Kun lähetät tai jakelet muulla tavoin mallin muille, mallin mukana tallentamasi rakenneosat ovat käytettävissä määrittämissäsi valikoimissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sisältöohjausobjektien lisääminen malliin

Voit parantaa mallin joustavuutta sen käyttäjiä varten lisäämällä ja määrittämällä sisältöohjausobjekteja, kuten Rich text -ohjaimia, kuvia, avattavia luetteloita tai päivämäärävalitsimia.

Voit esimerkiksi antaa työtoverillesi mallin, joka sisältää avattavan luettelon. Työtoverisi voi kuitenkin haluta käyttää avattavan luettelon erilaisia asetuksia malliisi perustuvassa asiakirjassa, jonka hän jakaa eteenpäin. Koska avattavasta luettelosta tulee muokattava, kun ohjausobjekti lisätään malliin, työtoverisi voi nopeasti ja helposti muuttaa mallia tarpeidensa mukaan.

 Huomautus   Jos sisältöohjausobjekteja ei ole käytettävissä, olet ehkä avannut Wordin aiemmassa versiossa luodun asiakirjan tai mallin. Kun haluat käyttää sisältöohjausobjekteja, muunna asiakirja Word 2010 -tiedostomuotoon napsauttamalla Tiedosto-välilehteä ja valitsemalla sitten Tiedot, Muunna ja OK. Tallenna muunnettu asiakirja tai malli.

Jos haluat lisätä sisältöohjausobjekteja, sinun on näytettävä Kehitystyökalut- välilehti.

Kehitystyökalut-välilehden näyttäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Asetukset.
  3. Valitse Muokkaa valintanauhaa.
  4. Valitse Valintanauhan mukauttaminen -kohdassa Päävälilehdet.
  5. Valitse luettelosta Kehittäjä-valintaruutu ja valitse sitten OK.

Kehittäjä-valintaruutu

Sisältöohjausobjektin lisääminen

Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Suunnittelutila, ja lisää sitten haluamasi ohjausobjektit.

O14-valintanauha

Sellaisen tekstin ohjausobjektin lisääminen, johon käyttäjät voivat lisätä tekstiä

RTF-sisältöohjausobjekteissa käyttäjät voivat muotoilla tekstiä käyttäen lihavointia ja kursivointia sekä kirjoittaa useita kappaleita. Jos haluat rajoittaa sitä, mitä käyttäjät voivat lisätä, lisää vain teksti -sisältöohjausobjekti.

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä ohjausobjektin.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehdessä Ohjausobjektit-ryhmässä RTF-sisältöohjausobjekti Valintanauhan kuva tai Vain teksti -sisältöohjausobjekti Valintanauhan kuva.

Lisätietoja sisältöobjektin tiettyjen ominaisuuksien määrittämisestä on kohdassa Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Kuvan ohjausobjektin lisääminen

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä ohjausobjektin.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Kuvan ohjausobjekti.

Kuvan sisältöohjausobjekti

Lisätietoja sisältöobjektin tiettyjen ominaisuuksien määrittämisestä on kohdassa Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Yhdistelmäruudun tai avattavan luettelon lisääminen

Yhdistelmäruudussa käyttäjät voivat valita vaihtoehdon antamastasi vaihtoehtojen luettelosta tai kirjoittaa omia tietoja. Avattavassa luettelossa käyttäjät voivat valita vain vaihtoehtojen luettelosta.

  1. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Yhdistelmäruudun sisältöohjausobjekti Painikkeen kuva tai Avattavan luettelon sisältöohjausobjekti Painikkeen kuva.
  2. Valitse sisältöohjausobjekti ja valitse sitten Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Ominaisuudet.

O14-valintanauha

  1. Luo vaihtoehtojen luettelo valitsemalla Yhdistelmäruudun ominaisuudet- tai Avattavan luettelon ominaisuudet -kohdassa Lisää.
  2. Kirjoita Näyttönimi-kenttään vaihtoehto, kuten Kyllä, Ei tai Ehkä.

Toista vaiheen mukaiset toimet, kunnes kaikki vaihtoehdot ovat avattavassa luettelossa.

  1. Lisää myös muut haluamasi ominaisuudet.

 Huomautus    Jos valitset Sisältöä ei voi muokata -valintaruudun, käyttäjät eivät voi valita vaihtoehtoa.

Päivämäärävalitsimen lisääminen

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä päivämäärävalitsimen ohjausobjektin.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Päivämäärän valitsimen sisältöohjausobjekti.

Päivämäärän valitsimen sisältöohjausobjekti

Lisätietoja sisältöobjektin tiettyjen ominaisuuksien määrittämisestä on kohdassa Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Valintaruudun lisääminen

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä valintaruutu-ohjausobjektin.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Valintaruudun sisältöohjausobjekti.

Valintaruudun sisältöohjausobjekti

Lisätietoja sisältöobjektin tiettyjen ominaisuuksien määrittämisestä on kohdassa Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Rakenneosavalikoiman ohjausobjektin lisääminen

Voit käyttää rakenneosan ohjausobjekteja, kun haluat, että käyttäjät voivat valita tietyn tekstialueen.

Rakenneosan objektit ovat hyödyllisiä, jos esimerkiksi määrität sopimusmallia ja haluat lisätä erilaisia mallitekstejä sopimuksen tiettyjen vaatimusten mukaan. Voit luoda RTF-sisältöohjausobjektin mallitekstin kullekin versiolle, ja voit sitten käyttää rakenneosavalikoiman ohjausobjektia RTF-sisältöohjausobjektien säilönä.

Voit käyttää rakenneosan ohjausobjektia myös lomakkeessa.

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä ohjausobjektin.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Rakenneosavalikoiman sisältöohjausobjekti.

Rakenneosan sisältöohjausobjekti

  1. Valitse sisältöohjausobjekti napsauttamalla sitä.
  2. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Ominaisuudet.
  3. Valitse Valikoima ja sitten Luokka rakenneosille, joiden haluat olevan käytettävissä rakenneosan ohjausobjektissa.

Lisätietoja muiden ominaisuuksien määrittämisestä ohjausobjektiin on kohdassa Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Sisältöohjausobjektien ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen

  1. Valitse sisältöohjausobjekti ja valitse Ohjausobjektit-ryhmässä Ominaisuudet.
  2. Valitse Sisältöohjausobjektin ominaisuudet -valintaikkunassa, voiko mallia käyttävä henkilö poistaa sisältöohjausobjektin tai muokata sitä.
  3. Kun haluat säilyttää useita sisältöohjausobjekteja tai jopa joitakin tekstikappaleita yhdessä, valitse sisältöohjausobjektit tai teksti ja valitse sitten Ohjausobjektit-ryhmässä Ryhmä.

Ilmoituksessa voi esimerkiksi olla kolme kappaletta. Jos ryhmittelet nämä kolme kappaletta käyttämällä Ryhmittele-komentoa, ilmoitusta ei voi muokata ja sen voi poistaa vain ryhmänä.

Ohjetekstin lisääminen malliin

Ohjeteksti voi parantaa luotavan mallin käytettävyyttä. Voit muuttaa ohjausobjektien oletusohjetekstejä.

Kun haluat mukauttaa oletusohjetekstejä mallien käyttäjiä varten, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Suunnittelutila.

O14-valintanauha

  1. Napsauta sisältöohjausobjektia, johon haluat lisätä paikkamerkkiohjetekstin.
  2. Muokkaa paikkamerkin tekstiä ja muotoile se haluamallasi tavalla.
  3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Suunnittelutila, kun haluat poistaa suunnittelutoiminnon käytöstä ja tallentaa ohjetekstin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suojauksen lisääminen malliin

Voit suojata yksittäiset sisältöohjausobjektit mallissa, kun haluat estää käyttäjiä poistamasta tai muokkaamasta tiettyä sisältöohjausobjektia tai ohjausobjektiryhmää. Voit myös auttaa suojaamaan mallin koko sisällön ottamalla salasanasuojauksen käyttöön.

Mallin osien suojaaminen

  1. Avaa malli, jonka haluat suojata.
  2. Valitse sisältöohjausobjektit, joiden muutoksia haluat rajoittaa.

Voit valita useita ohjausobjekteja pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja valitsemalla ohjausobjektit.

  1. Valitse Kehitystyökalut-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Ryhmittele ja valitse sitten Ryhmittele.
  2. Valitse Kehittäjä-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Ominaisuudet.
  1. Tee Sisältöohjausobjektin ominaisuudet -valintaikkunan Lukitseminen-kohdassa jokin seuraavista:
    • Valitse Sisältöohjausobjektia ei voi poistaa -valintaruutu. Sisältöohjausobjektia voidaan nyt muokata, mutta sitä ei voida poistaa mallista tai malliin pohjautuvasta asiakirjasta.
    • Valitse Sisältöä ei voi muokata -valintaruutu. Voit sen jälkeen poistaa ohjausobjektin, mutta et voi muokata ohjausobjektin sisältöä.

Käytä tätä asetusta, kun haluat suojata mahdollisen tekstin. Voit näin varmistaa, että teksti pysyy samana, jos esimerkiksi usein liität asiakirjaan ilmoituksen. Voit poistaa ilmoituksen asiakirjoista, joissa sitä ei tarvita.

Salasanan määrittäminen mallille

Jos haluat määrittää asiakirjalle salasanan, jonka avulla vain salasanan tietävät käyttäjät voivat poistaa suojauksen, toimi seuraavasti:

  1. Avaa malli, jolle haluat määrittää salasanan.
  2. Valitse Tarkista-välilehden Suojaa-ryhmässä Rajoita muokkaamista.
  3. Valitse Aloita käyttäminen -kohdassa Kyllä, aloita suojausten käyttäminen.
  4. Kirjoita salasana Kirjoita uusi salasana (valinnainen) -ruutuun ja vahvista se.

 Tärkeää   Jos et käytä salasanasuojausta, kuka tahansa voi muuttaa muokkausrajoituksia.

Käytä vahvoja salasanoja, joissa on pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Erilaisten merkkien yhdistelmä tekee salasanasta vahvan; heikosta ne puuttuvat. Esimerkiksi Y6dh!et5 on vahva salasana, House27 puolestaan heikko. Salasanassa pitäisi olla vähintään kahdeksan merkkiä. Pidempi, vähintään 14 merkin salasana on vieläkin parempi. Lisätietoja on kohdassa Henkilötietojen suojaaminen vahvoilla salasanoilla.

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Word 2010