Word 2010:n uudet ominaisuudet 2003-version päivittäjille

Microsoft Word 2010 on järjestyksessä toinen Wordin versio Word 2003:n jälkeen. Ensimmäinen uusi versio oli Word 2007. Uusimmat versiot ovat tuoneet ohjelmaan monia hyödyllisiä uusia ominaisuuksia sekä käyttöliittymään tärkeitä muutoksia, jotka helpottavat Wordin monipuolisten ominaisuuksien käyttämistä.

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus muutoksista, joita Microsoft Wordiin on tehty 2003-version jälkeen. Voit ladata ohjeen näistä muutoksista kohdasta Siirtyminen Word 2003:sta Word 2010:een.

What do you want to do?

Tehokasta työskentelyä

Word 2010:n uusi Officen sujuva käyttöliittymä poikkeaa ulkonäöltään paljon Word 2003:sta. Valikot ja työkalurivit on korvattu valintanauhalla ja Backstage-näkymällä. Wordin uudet käyttäjät kokevat käyttöliittymän intuitiivisena. Wordin vanhoille käyttäjille uuden käyttöliittymän opetteluun kuluu jonkin verran aikaa. Officen sujuva käyttöliittymä tehostaa Microsoft Office -sovellusten käyttöä, joten saat entistä enemmän aikaan.

Ohjeaiheessa Valintauha ja Backstage-näkymä on vuorovaikutteinen opas, joka perustuu vanhojen valikoiden ja työkalurivien tuntemuksen hyödyntämiseen.

Tarvittavien komentojen löytäminen valintanauhasta

Officen sujuvaan käyttöliittymään kuuluvassa valintanauhassa työkalut on ryhmitelty tehtävittäin ja useimmin tarvittavat komennot ovat nopeasti käytettävissä. Word 2010:ssä voi jopa mukauttaa valintanauhaa niin, että useimmin tarvittavat komennot ovat kaikki samassa paikassa.

Word 2010 -valintanauha

Kuvateksti 1 Välilehdet on suunniteltu tehtäväkohtaisesti.
Kuvateksti 2 Välilehden ryhmät jakavat tehtävän alitehtäviksi.
Kuvateksti 3 Kunkin ryhmän komentopainikkeet toteuttavat komennon tai tuovat näyttöön komentovalikon.

Officen uudessa sujuvassa käyttöliittymässä työkalut on järjestetty selkeästi, jolloin niiden käyttöä on helppoa:

  • Voit käyttää Wordin tehokkaita toimintoja entistä monipuolisemmin ja nopeammin tekemällä valintoja valmiista valikoimista, joissa on esimerkiksi tyylejä, taulukkomuotoja, luettelomuotoja ja graafisia tehosteita.
  • Sujuvan käyttöliittymän ansiosta ei tarvitse arvailla, kun asiakirjassa käytetään muotoilua. Muotoiluvaihtoehtojen esikatselussa voit tarkistaa, miltä valikoiman muotoiluvalinta näyttää, ennen kuin valitset sen.

You can use Office Labs Search Commands to quickly find commands in Word 2010.

Tiedoston hallinta Backstage-näkymässä

Microsoft Office Backstage -näkymässä voi tehdä tiedostolle toimintoja, joita itse tiedostossa ei voi tehdä. Backstage-näkymässä, joka on Microsoft Officen sujuvan käyttöliittymän uusin innovaatio ja valintanauhan rinnakkaisominaisuus, voit hallita tiedostoja eli luoda ja tallentaa asiakirjoja, etsiä piilotettuja metatietoja tai henkilökohtaisia tietoja sekä määrittää asetuksia. Voit nyt esikatsella ja tulostaa tiedostoja Backstage-näkymässä.

Saat lisätietoja ohjeaiheesta Backstage-näkymän esittely.

Siirtyminen pitkissä asiakirjoissa uuden siirtymisruudun ja hakutoiminnon avulla

Word 2010 -ohjelmassa pitkissäkin asiakirjoissa on helppo siirtyä haluamaansa kohtaan. Voit järjestellä asiakirjan sisältöä helposti uudelleen vetämällä ja pudottamalla otsikoita kopioimisen ja liittämisen sijaan. Voit etsiä sisältöä myös asteittaisella haulla, joten sinun ei tarvitse tarkalleen tietää, mitä etsit.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Word 2010:n uudet ominaisuudet.

Tekstin hienosäätäminen OpenType-ominaisuuksilla

Word 2010:n tekstinmuotoiluominaisuuksiin kuuluu kaksoiskirjainasetuksia sekä valinnaisia tyylijoukkoja ja lukumuotoiluja. Voit käyttää uusissa ominaisuuksissa mitä tahansa OpenType-fontteja, joten saat lisävaihtoehtoja kirjoitusasun viimeistelyyn.

Kaksoiskirjaimia sisältävä teksti

Kuvateksti 1 Tavallinen teksti
Kuvateksti 2 Teksti, jossa on käytetty kaksoiskirjaimia

Lisätietoja on ohjeaiheessa Fontti-valintaikkunan OpenType-asetukset.

Lisätietoja muista uusista sisältöominaisuuksista on aiheessa Word 2010:n uudet ominaisuudet.

Esimuotoiltujen elementtien lisääminen muutamalla hiiren napsautuksella

Rakenneosilla voi lisätä esimuotoiltua sisältöä Word 2010 -asiakirjoihin. Rakenneosat säästävät myös aikaa, sillä usein tarvittavaa sisältöä voi kierrättää eri paikoissa.

  • Kun käsittelet asiakirjaa, joka perustuu tietyntyyppiseen malliin, kuten raporttimalliin, voit viimeistellä asiakirjaasi valitsemalla haluamasi vaihtoehdon esimuotoiltujen kansilehtien, erotettujen lainausten sekä ylä- ja alatunnisteiden valikoimista.
  • Jos haluat mukauttaa esimuotoiltua sisältöä tai jos organisaatiosi käyttää usein samaa sisältöä, kuten vastuuvapausilmoitusta tai yhteystietoja, voit luoda omia rakenneosia, jotka voi sitten valita valikoimasta hiiren painiketta napsauttamalla.

Graafisten tehosteiden käyttäminen sanoman välittämisessä

Uusiin kaavio-ominaisuuksiin kuuluu kolmiulotteisia muotoja, läpinäkyvyys, varjoja ja muita tehosteita.

Taiteellisten tehosteiden lisääminen kuviin

Word 2010:ssä voi nyt lisätä kuvaan taiteellisia tehosteita, joilla saat kuvan näyttämään luonnokselta, piirrokselta tai maalaukselta. Näin voit helposti parannella kuvia tarvitsematta käyttää erillisiä kuvankäsittelyohjelmia.

Muut graafiset toiminnot:

  • Kuvakorjauksilla voi hienosäätää kuvia.
  • Kuvasta voi poistaa automaattisesti haluttuja osia, kuten taustan.
  • Voit nopeasti siepata näyttökuvia visuaalisen aineiston lisäämiseksi asiakirjaan.

Lisätietoja kuvien käsittelemisestä Word 2010:ssä on aiheessa Word 2010:n uudet ominaisuudet.

Uuden ulkoasun lisääminen hetkessä asiakirjaan

Tyyleillä voi nopeasti muotoilla asiakirjan keskeisiä elementtejä, kuten otsikoita ja alaotsikoita. Tyyli koostuu joukosta muotoiluominaisuuksia, joita ovat esimerkiksi fontin nimi, koko ja väri, kappaletasaus ja välistys. Kun muotoilu tehdään tyyleillä, pitkien asiakirjojen muotoilun muuttaminen on helppoa. Riittää esimerkiksi, että muutat yksittäisen otsikkotyylin sen sijaan, että muuttaisit kaikkien asiakirjan otsikoiden muotoilun.

Tyylimääritykset yhdessä tyylijoukkojen ja teema-asetusten kanssa tuottavat erilaisia yhtenäisiä ja tyylikkäitä ratkaisuja. Tyylijoukoilla ja teema-asetuksilla voi nopeasti muuttaa tekstin, taulukoiden ja grafiikan ulkoasua halutun tyylin tai värimallin mukaisesti koko asiakirjassa.

Matemaattisten kaavojen lisääminen

Matemaattisten symbolien ja kaavojen lisääminen on hyvin helppoa Word 2010:ssä. Voit valita haluamasi vaihtoehdon valmiiden yhtälöiden valikoimasta valitsemalla Lisää-välilehdestä Kaava. Kaavaa voi muokata tilannekohtaisessa Kaavatyökalut-välilehdessä.

Kirjoitusvirheiden välttäminen

Kun kirjoitat muille tarkoitettua asiakirjaa, et varmastikaan halua, että kirjoitusvirheet vievät huomion pois sanomastasi tai antavat aiheen epäillä ammattitaitoasi. Oikeinkirjoituksen tarkistuksen uusien ominaisuuksien ansiosta voit suhtautua entistä luottavaisemmin tuottamasi tekstin laatuun.

Office 2007:ssä on yhtenäistetty oikeinkirjoituksen tarkistusta Microsoft Officen eri ohjelmissa. Esimerkkejä muutoksista:

Oikeinkirjoituksen tarkistus voi löytää ja merkitä joitakin asiayhteyden huomioivia kirjoitusvirheitä. Oletko koskaan tehnyt seuraavanlaista virhettä englanninkielisessä tekstissä? I will see you their. Word 2010:ssä voit ottaa käyttöön Käytä asiayhteyden huomioivaa oikeinkirjoitusta -asetuksen, joka auttaa tällaisten virheiden löytämisessä ja korjaamisessa. Tämä asetus on käytettävissä tarkistettaessa englannin-, saksan- tai espanjankielistä asiakirjaa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen asetusten valitseminen.

Voit poistaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen käytöstä jonkin tietyn asiakirjan tai kaikkien luomiesi asiakirjojen kohdalla.

Wordin käyttäminen paikasta riippumatta

Word 2010:n myötä Wordin tehokkaat ja tutut ominaisuudet ovat käytettävissä missä vain. Voit tarkastella ja muokata Word-asiakirjoja sekä siirtyä niissä paikasta toiseen selaimessa ja matkapuhelimessa tinkimättä asiakirjojen monimuotoisuudesta.

Kun Wordia ei ole käytettävissä, voit tallentaa asiakirjasi WWW-palvelimeen ja avata sen selaimessa Word Web App -sovelluksella. Voit lukea asiakirjaa ja tehdä siihen jopa muutoksia.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Word Web Appin esittely.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Turvallinen yhteiskäyttö

Word 2010 auttaa työskentelemään työtoverien kanssa entistä tehokkaammin ja turvallisemmin. Useat henkilöt voivat käsitellä asiakirjaa samanaikaisesti Wordissa. Kopioita ei enää tarvitse lähettää sähköpostiliitteinä. Jos kuitenkin lähetät luonnoksen asiakirjasta, Word 2010 auttaa keräämään ja hallitsemaan versioita ja kommentteja. Kun olet valmis julkaisemaan asiakirjan, Word 2010 auttaa varmistamaan, että julkaistuun asiakirjaan ei jää tarkistamattomia korjauksia ja kommentteja.

Asiakirjan yhteiskäyttö

Word 2010:ssä voit käsitellä samaa asiakirjaa Wordin sisällä. Sähköpostiliitteitä ei tarvitse lähettää eikä luonnoksia tallentaa esimerkiksi nimellä TSP_lopullinen_2_LOPULLINEN.docx. Sinun tarvitsee vain avata asiakirja ja aloittaa sen käsitteleminen. Näet ketkä muut käsittelevät asiakirjaa kanssasi ja missä kohdassa he ovat sitä muokkaamassa.

Kun käyttäjä avaa jaetun asiakirjan, Word tallentaa sen välimuistiin automaattisesti. Käyttäjä voi tällöin muuttaa asiakirjaa offline-tilassa, ja Word synkronoi muutokset automaattisesti, kun asiakirja on taas online-tilassa. Etätöissä ei enää tarvitse huolehtia paikallisten kopioiden tallentamisesta eikä muutosten manuaalisesta yhdistämisestä palvelimessa olevaan asiakirjaan työpaikalle palaamisen jälkeen.

Useat henkilöt voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti ja olla varmoja siitä, että kunkin tekemät muutokset tulee synkronoitua oikein. Asiakirjan käsittelijät voivat estää pääsyn niihin osiin, joita he parhaillaan käsittelevät.

Asiakirjoissa olevien piilotettujen metatietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen sekä poistaminen

Ennen kuin asetat asiakirjan jakeluun, voit asiakirjan tarkastamistoiminnolla tarkistaa, onko tiedostossa piilotettuja metatietoja, henkilökohtaisia tietoja tai muuta tallennettua sisältöä. Asiakirjan tarkastamistoiminto voi etsiä ja poistaa esimerkiksi kommentteja, versioita, jäljitettyjä muutoksia, käsin kirjoitettuja huomautuksia, tiedoston ominaisuuksia, asiakirjanhallintapalvelimen tietoja, piilotettua tekstiä, mukautettuja XML-tietoja sekä ylä- ja alatunnisteiden tietoja. Asiakirjan tarkastamistoiminnolla voit varmistaa, että yhteiskäyttöön asettamissasi asiakirjoissa ei ole piilotettuja henkilökohtaisia tietoja tai muuta luottamuksellista sisältöä. Organisaatiosi voi myös lisätä asiakirjan tarkastamistoimintoon tarkistuksia, jotka etsivät muuntyyppistä piilotettua sisältöä.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjojen tarkastaminen piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistamiseksi.

Digitaalisen allekirjoituksen tai allekirjoitusrivin lisääminen asiakirjoihin

Voit vakuuttaa toisen osapuolen asiakirjan aitoudesta, eheydestä ja alkuperästä lisäämällä siihen digitaalisen allekirjoituksen. Word 2010:ssä asiakirjaan voi lisätä näkymättömän digitaalisen allekirjoituksen tai Microsoft Office -allekirjoitusrivin, joka lisää näkyvän allekirjoituksen yhdessä digitaalisen allekirjoituksen kanssa.

Office-asiakirjojen digitaalinen allekirjoitus käyttämällä allekirjoitusriviä mahdollistaa paperittoman allekirjoitusprosessin käytön esimerkiksi sopimuksissa ja muissa vastaavissa asiakirjoissa. Digitaalinen allekirjoitus poikkeaa paperille kirjoitetusta allekirjoituksesta siinä, että digitaalinen allekirjoitus pitää sisällään tiedon siitä, mitä on allekirjoitettu, ja että allekirjoituksen voi myöhemmin varmistaa.

Word-asiakirjojen muuntaminen PDF- tai XPS-muotoon

Word 2010 tukee tiedoston viemistä seuraaviin tiedostomuotoihin:

  • PDF (Portable Document Format) on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun PDF-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa eikä tietoja voi helposti muuttaa. PDF-muotoa hyödynnetään usein myös painoon vietävissä asiakirjoissa.
  • XPS (XML Paper Specification) on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun XPS-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa eikä tietoja voi helposti muuttaa.

Lisätietoja on artikkelissa Tallentaminen PDF- tai XPS-muodossa.

Mahdollisesti haitallisten asiakirjojen tunnistaminen ja hallinta

Jos Office 2010 epäilee, että tiedosto on peräisin paikasta, johon ei luoteta, kuten Internetistä, se avaa tiedoston Suojatussa näkymässä. Suojattu näkymä näyttää samalta kuin mikä tahansa muukin vain luku -tyyppinen näkymä. Suojatussa näkymässä voit tarkastella tiedoston sisältöä ja sen perusteella päättää, haluatko luottaa tiedostoon vai et.

Asiakirjan lopulliseen versioon tehtävien muutosten estäminen

Ennen kuin asetat asiakirjan lopullisen version jakeluun, voit tehdä asiakirjasta vain luku -tyyppisen Merkitse lopulliseksi -komennolla. Kun asiakirja on merkitty lopulliseksi, siinä ei voi kirjoittaa tekstiä, käyttää muokkauskomentoja eikä lisätä korjausmerkintöjä eivätkä asiakirjan lukijat voi vahingossa muuttaa sitä. Merkitse lopulliseksi -komento ei ole kuitenkaan suojausominaisuus. Kuka tahansa voi muokata lopulliseksi merkittyä asiakirjaa poistamalla Merkitse lopulliseksi -ominaisuuden käytöstä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjojen hyödyntäminen laaja-alaisesti

Nykypäivän maailmassa, jossa tietokoneet ja tiedostot on linkitetty toisiinsa, asiakirjat kannattaa tallentaa tiedostoihin, jotka ovat pienikokoisia, luotettavia ja eri käyttöympäristöjä tukevia. Tämän vuoksi Office 2010:ssä on kehitetty XML-tukea entistä korkeammalle tasolle. Uuden XML-pohjaisen tiedostomuodon ansiosta Word 2010 -tiedostot ovat pieniä, luotettavia ja integroituja tietojärjestelmiin ja ulkoisiin tietolähteisiin.

Tiedostokoon pienentäminen ja vahinkojen korjaaminen

Uusi Word XML -muoto on pakattu, segmentoitu tiedostomuoto, joka pienentää merkittävästi tiedostokokoa ja auttaa varmistamaan, että vahingoittunut tiedosto saadaan helposti korjattua.

Lisätietoja XML-muodon eduista on ohjeaiheessa Avoimet XML-muodot ja tiedostotunnisteet.

Asiakirjojen yhdistäminen liiketoimintatietoihin

Asiakirjoja luodaan yrityksissä siksi, että niiden avulla voitaisiin välittää tärkeitä liiketoimintatietoja. Voit säästää aikaa ja vähentää virheitä automatisoimalla prosessia. Voit luoda dynaamisia toimiasiakirjoja, jotka päivittävät itse itsensä käyttämällä uusia asiakirjaohjausobjekteja ja tietojen sitomista taustajärjestelmiin.

Asiakirjan ominaisuuksien hallinta asiakirjan tietoruudussa

Asiakirjan tietoruutu helpottaa asiakirjan ominaisuuksien tarkastelua ja muokkausta Word-asiakirjan käsittelyn aikana. Asiakirjan tietoruutu sijaitsee asiakirjan yläreunassa Wordissa. Asiakirjan tietoruudussa voi myös muokata palvelinasiakirjan ominaisuuksia, jolloin päivitetyt ominaisuudet tallentuvat suoraan palvelimeen.

Oletetaan, että käytössä on palvelin, joka seuraa asiakirjan valmistumista. Kun teet viimeiset muutokset asiakirjaan, voit avata asiakirjan tietoruudun ja muuttaa asiakirjan tilan luonnoksesta valmiiksi. Kun tallennat asiakirjan takaisin palvelimeen, tilamuutos päivittyy palvelimeen.

Jos tallennat tiedostomalleja Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 -palvelimen kirjastoon, ota huomioon, että kirjastossa voi olla mukautettuja ominaisuuksia, joissa on tietoja malleista. Organisaatiosi voi esimerkiksi edellyttää, että asiakirja luokitellaan kirjastossa täyttämällä Luokka-ominaisuus. Asiakirjan tietoruudussa voit muokata tällaisia ominaisuuksia suoraan Wordista.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tehdyn työn palauttaminen ongelmatilanteissa

Microsoft Office 2010 sisältää parannettuja työkaluja, joilla voi palauttaa tehdyn työn, jos Word 2010:ssä ilmenee jokin ongelma tai jos suljet ohjelman vahingossa tekemiäsi muutoksia tallentamatta.

Officen diagnostiikka

Kun asennat Microsoft Office 2010 -tuotetta, voit antaa Microsoft Officelle luvan ladata tiedoston, jonka avulla Microsoft voi diagnosoida järjestelmäongelmia. Voit milloin tahansa ottaa tämän asetuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä minkä tahansa Microsoft Office -ohjelman Valvontakeskuksessa, jolloin muutos koskee kaikkia Office-ohjelmia. Microsoft Officen diagnostiikka korvaa seuraavat Microsoft Office 2003:n ominaisuudet:

  • Jäljitä ja korjaa
  • Microsoft Officen sovellusten palauttaminen.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Officen diagnostiikan asetusten muuttaminen.

Tallentamattomien tietojen palauttaminen

Word-asiakirja on nyt entistä helpompi palauttaa, jos suljet tiedoston tallentamatta tai haluat tarkastella nykyisen tiedoston aikaisempaa versiota tai palata siihen. Jos otat automaattisen palautustoiminnon käyttöön, ohjelma tallentaa käsiteltävästä tiedostosta versioita tietyin väliajoin valitsemasi aikataulun mukaan, kuten Word 2003:ssa.

Voit myös säilyttää tiedoston viimeisimmän automaattisesti tallennetun version siltä varalta, että suljet tiedoston vahingossa tallentamatta. Näin voit palauttaa tiedoston helposti, kun avaat sen seuraavan kerran. Voit avata automaattisesti tallennettujen tiedostojen luettelon Microsoft Office Backstage -näkymästä myös käsitellessäsi tiedostoa.

Lisätietoja automaattisen palautuksen ottamisesta käyttöön on ohjeaiheessa Office-tiedostojen automaattinen tallentaminen ja palauttaminen.

Lisätietoja automaattisesti tallennettujen asiakirjaversioiden palauttamisesta on ohjeaiheessa Tiedoston aiempien versioiden palauttaminen BackStagesta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Word 2010