Tiedoston jakaminen SharePointissa tai OneDrivessa

Kuulostaako ikävän tutulta? Lähetät työtovereillesi tiedoston. He lisäävät siihen palautteensa, jonka jälkeen sinun pitää yhdistää kolmen tai neljän alkuperäisen asiakirjan kopion kommentit ja muutokset.

Tähän on kuitenkin vaihtoehtoinen menetelmä. Jos sinulla on SharePoint- tai Microsoft OneDrive -tili, voit tallentaa Word-tiedostot jompaankumpaan niistä ja jakaa sitten kyseiset tiedostot muiden luettaviksi ja muokattaviksi Jaa-komennolla. Ei enää kasaantuvia tiedostoversioita, vaan saat kaikkien palautteen yhdessä tiedostossa. (Se, mitä muut voivat tiedostolle tehdä, riippuu antamistasi käyttöoikeuksista).

Seuraavassa käydään läpi koko prosessi alusta loppuun. Siirry suoraan haluamaasi osaan.

Aloita lisäämällä SharePoint tai OneDrive Wordin sijaintiluetteloon.

  1. Valitse Wordissa Tiedosto > Tallenna nimellä > Lisää paikka.

Lisää paikka -komento Word 2013:ssa

  1. Valitse Lisää sijainti -kohdassa palvelu, jota haluat käyttää, esimerkiksi Office 365 SharePoint tai OneDrive.
  2. Täytä palvelun kirjautumisnäyttö. Sinun pitää ehkä kysyä käyttäjänimeä ja salasanaa IT-osastosta.

Kun olet valmis, uusi sijainti näkyy Wordin Tallenna nimellä -ruudun Sijainnit-kohdassa.

Uuteen paikkaan tallentaminen ja jakaminen

Lisättyäsi pilvipalvelun sijainnin paikkaluetteloon voit jakaa asiakirjan. Kukin tiedosto täytyy jakaa vain kerran.

  1. Avaa jaettava asiakirja.
  2. Valitse Tiedosto > Jaa > Tallenna pilveen.

Backstage-näkymän Tallenna pilvipalveluun -painike

  1. Kaksoisnapsauta Tallenna nimellä -sivulla haluamaasi tallennuspaikkaa: SharePointin tiedostokirjastoa, tietokoneessa olevaa sijaintia, omaa sivustoasi tai OneDrivea.
  2. Anna tiedostolle nimi ja valitse Tallenna. Tällöin siirryt takaisin Tiedot-välilehteen, joten valitse uudelleen Jaa.
  3. Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, kohdassa Kutsu henkilöitä.

Asiakirjan jakaminen henkilön kanssa

  1. Valitse halutessasi Saa muokata tai Saa tarkastella. Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa. Toinen vaihtoehto suojaa tiedostoa paremmin.
  2. Kirjoita halutessasi viesti osoiterivin alla olevaan ruutuun ja valitse sitten Jaa.

Aiemmin tallennetun asiakirjan jakaminen

Jos olet tallentanut tiedoston SharePointiin tai OneDriveen jo aiemmin, toimi seuraavasti.

  1. Avaa jaettava asiakirja.
  2. Valitse Tiedosto > Jaa > Kutsu henkilöitä.
  3. Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, kohdassa Kutsu henkilöitä.
  4. Jos haluat, valitse Saa muokata tai Käyttäjän on kirjauduttava sisään ennen tiedoston käyttämistä. Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa. Toinen vaihtoehto suojaa tiedostoasi paremmin.
  5. Kirjoita halutessasi viesti osoiterivin alla olevaan ruutuun ja valitse sitten Jaa.

Jakamisen lopettaminen

Voit lopettaa asiakirjan jakamisen seuraavasti.

  1. Avaa asiakirja, jota et halua jakaa.
  2. Valitse Tiedosto > Jaa.
  3. Napsauta Kutsu henkilöitä -kohdassa hiiren kakkospainikkeella henkilöä, jonka haluat poistaa, ja valitse Poista käyttäjä.

Lisätietoja OneDrivesta ja Office 365:stä

  • Jos haluat avata OneDrive-tilin, katso lisätietoja artikkelista Microsoft-tilin rekisteröiminen.
  • Jos haluat tilata Office 365 SharePoint -tilin, siirry Microsoft Office 365:n kotisivulle.
  • Jos yritykselläsi on SharePoint ja sinulla on kysyttävää siitä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
 
 
Käyttö:
Word 2013