Tallentaminen PDF-muodossa

Jos haluat varmistaa, että tiedostojen muoto säilyy, kun jaat niitä muiden kanssa tai käytät tulostuspalveluita, voit tallentaa Microsoft Office -ohjelmien tiedostot PDF-muotoon ilman lisäohjelmia tai laajennuksia. PDF-muotoa kannattaa käyttää, kun haluat, että tiedosto

• näyttää samalta useimmissa tietokoneissa
• vie vähän levytilaa
• noudattaa toimialan muotovaatimuksia.

Esimerkkejä tällaisista tiedostoista ovat ansioluettelot, juridiset asiakirjat, uutiskirjeet, vain luettavaksi ja tulostettavaksi tarkoitetut tiedostot sekä ammattimaista painamista varten tarkoitetut tiedostot.

Saat saman lopputuloksen myös käyttämällä XPS-tiedostomuotoa. Lisätietoja on artikkelissa Tallentaminen XPS-muodossa.

 Tärkeää   Kun olet tallentanut tiedoston PDF- tai XPS-muotoon, et voi muuntaa sitä takaisin Microsoft Office -tiedostoksi ilman lisäohjelmistoa tai muun valmistajan apuohjelmaa. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Muutosten tekeminen PDF-tiedostoon.

• Mikä on PDF-tiedosto?
• Tiedoston tallennus PDF-muotoon
• Muutosten tekeminen PDF-tiedostoon

Sivun alkuun

Mikä on PDF-tiedosto?

• PDF (Portable Document Format)     PDF säilyttää asiakirjan muotoilut ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. Kun PDF-muotoista tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alun perin määritetyt muotoilut. PDF-muodosta on hyötyä myös asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu kaupalliseen painamiseen. PDF on hyväksytty kelvolliseksi muodoksi useissa virastoissa ja organisaatioissa, ja sille on katseluohjelmia useammille ympäristöille kuin XPS-muodolle.

 Tärkeää   PDF-tiedostojen katselemista varten tietokoneeseen on asennettava PDF-tiedostojen lukuohjelma, kuten Adobe Systemsin Acrobat Reader.

Sivun alkuun

Tiedoston tallennus PDF-muotoon

• Access
• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Project
• Publisher
• Visio
• Word

Access (taulukot ja raportit)

1. Avaa PDF-tiedostona julkaistava taulukko tai raportti.
2. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän PDF tai XPS -painiketta.

3. Kirjoita tai valitse tiedostolle nimi Tiedostonimi-luettelossa.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
• Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
• Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Valitse OK.
6. Valitse Julkaise.

Sivun alkuun

Excel

Nämä tiedot koskevat myös Microsoft Excel Starter 2010:tä.

 Huomautus    Power View -laskentataulukoita ei voi tallentaa PDF-tiedostoiksi.

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin Excel 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
• Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
• Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
• Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK.
6. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

OneNote

OneNote 2013

1. Valitse Tiedosto-välilehti.
2. Valitse Vie.
3. Valitse Tallenna nykyinen -kohdassa, minkä osan muistikirjasta haluat tallentaa PDF-tiedostoksi.
4. Valitse Valitse muoto -kohdassa PDF (*.pdf) ja valitse sitten Export.
5. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedostonimi-kenttään muistikirjan nimi.
6. Valitse Tallenna.

OneNote 2010

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse ensin Tallenna nimellä ja sitten vaihtoehto, joka vastaa PDF- tai XPS-muodossa tallennettavaa muistikirjan osaa.
3. Valitse Tallenna osa nimellä -kohdassa ensin PDF (*.pdf) ja sitten Tallenna nimellä.
4. Kirjoita Tiedoston nimi -kenttään muistikirjalle nimi.
5. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

PowerPoint

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin PowerPoint 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
• Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
• Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
• Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK.
6. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Project

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin Project 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta ensin PDF (*.pdf) ja sitten Tallenna.
5. Valitse Tiedoston vientiasetukset -valintaikkunassa Julkaisualue, Sisällytä tulostumattomat tiedot (tarvittaessa) ja ISO 19500-1 yhteensopivuus (vain PDF).

Sivun alkuun

Publisher

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin Publisher 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
5. Jos haluat muuttaa tiedoston optimointitapaa, valitse Muuta.
• Jos haluat tehdä muutoksia kuvan tarkkuuteen ja tulostumattomiin tietoihin, valitse Lisäasetukset.
• Valitse Tulostusasetukset, jos haluat tehdä muutoksia tiedoston tulostusasetuksiin.
• Kun olet valmis, valitse OK.
6. Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
7. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Visio

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin Visio 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
• Jos haluat tiedoston avautuvan tallennuksen jälkeen valitussa muodossa, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
• Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
• Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Valitse OK.
6. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Word

Nämä tiedot koskevat myös Microsoft Word Starter 2010:tä.

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse Tallenna nimellä.
   Tallenna nimellä -valintaruutu tulee näkyviin Word 2013 -ohjelmassa, kun valitset sijainnin ja kansion.
3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.
4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).
• Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
• Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
• Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK.
6. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Muutosten tekeminen PDF-tiedostoon

Koska yksi PDF-muodon tarkoituksista on estää tiedostojen muokkaaminen, PDF-tiedoston muuntaminen tai tallentaminen toiseen tiedostomuotoon ei ole helppoa ilman lähdetiedostoa.

Voit tehdä muutoksia PDF-tiedostoon seuraavasti:

• Avaa alkuperäinen Office-tiedosto Office-ohjelmassa, tee muutokset ja tallenna tiedosto sitten uudelleen PDF-muodossa.
• Käytä jotakin muun valmistajan sovellusta, kuten Adobe Acrobat for PDF:ää, tai etsi muita muuntamiseen tarkoitettuja sovelluksia Office Marketplace -sivuston tiedostonmuuntimista. Kun olet ostanut muun valmistajan ratkaisun, noudata valmistajan asennus- ja käyttöohjeita.

 Huomautus   Tässä artikkelissa käsiteltävät kolmansien osapuolten tuotteet ovat Microsoftista riippumattomien, itsenäisten toimittajien valmistamia. Microsoft ei anna mitään oletettuja tai muita takuita siitä, että nämä tuotteet toimivat tai että ne ovat luotettavia.

Sivun alkuun