Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen asiakirjojen tarkastuksen avulla

Jos Microsoft Office Word -asiakirjan sähköinen kopio on tarkoitus jakaa asiakkaille tai työtovereille, asiakirja kannattaa tarkastaa sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla asiakirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa (metatiedoissa (metatiedot: Tiedot, jotka kuvaavat muita tietoja. Esimerkiksi asiakirjan sanat ovat tietoja, mutta sanamäärä on metatietoa.)). Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse asiakirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen asiakirjan jakamista.

Tässä artikkelissa käsitellään sitä, kuinka tiedostojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Wordin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla.

Sisältö


Piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

Asiakirjan tarkastamistoiminnolla voit etsiä ja poistaa piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja Word-asiakirjoista. Word-asiakirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen Word-asiakirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa Word-asiakirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.
  2. Tallenna kopio alkuperäisestä asiakirjastasi valitsemalla Tiedosto-välilehti, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedostonimi-ruutuun.

 Tärkeää   Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen esityksen kopioon, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.

  1. Valitse alkuperäisessä asiakirjassa Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedot.
  2. Valitse Valmistele jaettavaksi -kohdasta Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.
  3. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastavista toiminnoista on kohdassa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot
  4. Valitse Tarkasta.
  5. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa.
  6. Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.

 Tärkeää   

  • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.
  • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Text -muodossa (.odt) tallentamistasi tiedostoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat tiedoston tässä muodossa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

Useita erityyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja voi tallentaa Word-asiakirjaan. Nämä tiedot eivät välttämättä ole heti näkyvissä, kun tarkastelet asiakirjaa Wordissa, mutta muut käyttäjät voivat mahdollisesti tarkastella tai noutaa tietoja.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita Word lisää asiakirjaan, jotta asiakirjan kirjoittaminen ja muokkaaminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Käyttäjä voi myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

Word-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit, jäljitettyjen muutosten muokkausmerkinnät, versiot ja käsin kirjoitetut huomautukset     Jos asiakirjan luomisessa oli mukana muita henkilöitä, asiakirjassa voi olla esimerkiksi jäljitettyjen muutosten muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versioita. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.
  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet (metatiedot (metatiedot: Tiedot, jotka kuvaavat muita tietoja. Esimerkiksi asiakirjan sanat ovat tietoja, mutta sanamäärä on metatietoa.)) sisältävät asiakirjan tietoja, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Office-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten tiedoston viimeksi tallentaneen henkilön nimi a päivämäärä, jolloin tiedosto on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirja voi sisältää myös muita erilaisia henkilökohtaisia tietoja (PII) (henkilötiedot (PII): Tiedot, jotka ovat henkilökohtaisia tai yksilöiviä, esimerkiksi nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, IP-osoite tai muu henkilötietoihin toisessa ohjelmassa määritetty yksilöllinen tunniste.), kuten sähköpostiotsikoita, tarkistettavaksi lähettämisen tietoja, kiertolistoja ja mallien nimiä.
  • Ylä- ja alatunnisteet sekä vesileimat     Word-asiakirjoissa voi olla tietoja ylä-ja alatunnisteissa. Käyttäjä on myös voinut lisätä Word-asiakirjaan vesileiman.
  • Piiloteksti     Word-asiakirjoissa voi olla tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotekstiä, voit etsiä piilotekstiä Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Jos esitys on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Microsoft Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.
  • Mukautetut XML-tiedot     Asiakirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Wordin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit poistaa Word-asiakirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavissa taulukoissa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa asiakirjoista.


 Huomautuksia 

  • Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa tarkastusmoduuleja lisäämällä, voit mahdollisesti tarkastaa asiakirjat myös muunlaisten tietojen varalta.
  • Jos käytät Microsoft Word Starter 2010 -sovellusta, ei kaikkia Wordin toimintoja tueta Word Starterissa. Jos haluat lisätietoja Word Starterissa käytettävissä olevista ominaisuuksista ja toiminnoista, tutustu Word Starter -ominaisuuksien tukeen.
Tarkastavan toiminnon nimi: Etsittävä ja poistettava kohde:

Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset

 Huomautus   Word Starter 2010 -sovelluksessa Asiakirjan tarkastaminen poistaa vain versiot ja huomautukset.

  • Kommentit
  • Muokkausmerkinnät
  • Asiakirjan versiotiedot
  • Käsin kirjoitetut huomautukset
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot
  • Asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot
  • Sähköpostin otsikkotiedot
  • Kiertolistat
  • Tiedot tarkistukseen lähettämisestä
  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet
  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot
  • Sisältötyypin tiedot
  • Tietoihin sidottujen kenttien tietosidontalinkkien tiedot (viimeinen arvo muunnetaan tekstiksi)
  • Käyttäjänimi
  • Mallin nimi
Ylätunnisteet, alatunnisteet ja vesileimat
  • Asiakirjojen ylätunnisteiden tiedot
  • Asiakirjojen alatunnisteiden tiedot
  • Vesileimat
Piiloteksti
  • Teksti, joka on muotoiltu piiloon (fonttitehoste, joka on käytettävissä Fontti-valintaikkunassa).

 Huomautus   Tarkastamistoiminto ei havaitse tekstiä, joka on piilotettu jollakin muulla tavalla (esimerkiksi valkoisella taustalla oleva valkoinen teksti).

Mukautetut XML-tiedot
  • Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna asiakirjassa.
Näkymätön sisältö
  • Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

 Huomautus   Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office Shared 2013, Word 2013, Word 2010