Tämän artikkelin sisältö
Omat muutokset ovat näkyvissä
Saat työtoveriltasi asiakirjan sähköpostin liitetiedostona. Asiakirja on mielestäsi hyvä lähtökohta työstämäsi aiheen käsittelyä varten, joten tallennat sen uudella nimellä ja muokkaat sen omien tarpeidesi mukaiseksi. Et kuitenkaan huomaa, että työtoverisi on jättänyt kommentteja alkuperäiseen asiakirjaan, koska ne eivät näy omassa kopiossasi.
Olet nyt valmiina lähettämään asiakirjan asiakkaillesi, mutta haluat lähettää heille oman asiakirjasi, et asiakirjan sellaista versiota, jossa näkyvät sekä omat mukautuksesi että työtoverisi tekemät kommentit.
Tai ehkä olet käyttänyt Microsoft Office Word 2007
-ohjelman Jäljitä muutokset -ominaisuutta, jotta voisit seurata ansioluetteloon tekemiäsi muutoksia. Nyt haluat lähettää ansioluettelon mahdolliselle uudelle työnantajallesi, mutta haluat tämän näkevän ainoastaan muokkaustesi tuloksen, et sitä edeltävää ajatusprosessiasi.
Kummassakin tapauksessa hämmästyt, kun asiakirjasi vastaanottaja ilmoittaa sen olleen vaikeaselkoinen ja sisältäneen yliviivauksia, alleviivauksia ja merkintöjen selitteitä sivujen reunuksissa. Nyt huomaat, että ansioluettelosi kohdassa, jossa ilmaiset tavoitteesi, näkyykin kolme erilaista tavoitetta yliviivattuina ja tähän ansioluetteloon haluamasi tavoite alleviivattuna. Hyvin todennäköistä on, ettet tällä kertaa saa hakemaasi työpaikkaa.
Näitä merkintöjä ei ollut asiakirjassa, kun lähetit sen. Kuinka on mahdollista, että Word on löytänyt ne ja ne ovat nyt näkyvissä? Miten saat ylimääräiset merkinnät pois?
Sivun alkuun
Jäljitä muutokset -toiminto
Olet ehkä huomaamattasi käsitellyt asiakirjaa niin, että Wordin Jäljitä muutokset- tai Kommentit-toiminto on ollut käytössä. Tavallisesti Word näyttää muokkausmerkinnät siten, että poistot näkyvät merkintöinä reunuksissa ja lisäykset näkyvät alleviivattuna tekstinä. Poistot, samoin kuin kommentit, voidaan näyttää myös tekstin sisällä.
Muokkausmerkinnät ja kommentit voidaan piilottaa usealla tavalla, mutta kaikki Jäljitä muutokset -toiminnon käytössä olon aikana tehdyt muokkaukset ja lisätyt kommentit säilyvät asiakirjassa, kunnes ne hyväksytään tai hylätään (tai kommenttien osalta poistetaan).
Huomautus Muokkausmerkintöjen piilottaminen ei poista muokkausmerkintöjä ja kommentteja asiakirjasta. Sen sijaan se mahdollistaa asiakirjan lukemisen ilman häiritseviä yli- ja alleviivauksia sekä merkintöjä.
Sivun alkuun
Asiakirjan muokkausmerkintöjen ja kommenttien tarkistaminen
Office Word 2007 sisältää Asiakirjan tarkistaminen -toiminnon, jonka avulla voit tarkistaa, onko asiakirjassa muokkausmerkintöjä, kommentteja, piilotekstiä tai muita henkilökohtaisia tietoja. Voit tarkistaa asiakirjan seuraavasti:
- Avaa asiakirja, jonka muokkausmerkinnät ja kommentit haluat tarkistaa.
- Napsauta Microsoft Office -painiketta
, valitse Valmistele ja valitse Tarkasta asiakirja.
- Valitse Asiakirjan tarkistaminen -valintaikkunassa Tarkasta.
- Tarkista toiminnon tulokset. Jos asiakirjaa tarkistettaessa löytyy kommentteja tai muokkausmerkintöjä, voit napsauttaa kohdan Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset vieressä Poista kaikki.
- Valitse Tarkasta uudelleen tai Sulje.
Sivun alkuun
Muokkausmerkintöjen ja kommenttien poistaminen pysyvästi
Voit poistaa muokkausmerkinnät ja kommentit vain hyväksymällä tai hylkäämällä muokkausmerkinnät ja poistamalla kommentit. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Napsauta Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmässä sijaitsevan Näytä merkintä -vaihtoehdon nuolta.
- Varmista, että seuraavien kohteiden vieressä on valintamerkki:
- Kommentit
- Käsin kirjoitetut huomautukset
- Lisäykset ja poistot
- Muotoilu
- Tarkistajat (Valitse Tarkistajat ja varmista, että Kaikki tarkistajat -vaihtoehto on valittu.)
Jos jonkin vaihtoehdon vieressä ei näy valintamerkkiä, valitse vaihtoehto napsauttamalla sitä.
- Valitse Tarkista-välilehden Muutokset-ryhmästä Seuraava tai Edellinen.
- Tee jompikumpi seuraavista:
- Valitse Muutokset-ryhmästä Hyväksy.
- Valitse Muutokset-ryhmästä Hylkää.
- Valitse Kommentit-ryhmästä Poista.
- Toista vaiheita 3 ja 4, kunnes kaikki asiakirjan muokkausmerkinnät on hyväksytty tai hylätty ja kaikki kommentit on poistettu.
Huomautuksia
- Jos tiedät, että haluat hyväksyä kaikki muutokset, valitse Hyväksy ja sitten Hyväksy kaikki asiakirjan muutokset.
- Jos tiedät, että haluat hylätä kaikki muutokset, valitse Hylkää ja sitten Hylkää kaikki asiakirjan muutokset.
- Voit myös poistaa asiakirjasta kaikki kommentit. Napsauta Kommentit-ryhmässä Poista-kentän vieressä olevaa nuolta ja valitse Poista kaikki asiakirjan kommentit.
Sivun alkuun
Kuinka muokkausmerkinnät ja kommentit päätyivät asiakirjaan?
Luulit ehkä, että olit poistanut muutokset ja kommentit, tai olet ehkä saanut asiakirjan joltakulta toiselta etkä huomannut, että se sisälsi muokkausmerkintöjä ja kommentteja. Kuinka Word voi tallentaa nämä merkinnät ilman, että lainkaan huomaat niitä?
Joko sinä itse tai asiakirjan lähettänyt henkilö on piilottanut muokkausmerkinnät tai kommentit, jotta asiakirjan lukeminen olisi helpompaa. Muokkausmerkintöjen piilottaminen ei kuitenkaan poista niitä asiakirjasta. Ne jäävät asiakirjaan, kunnes ne poistetaan. Käyttämäsi Wordin version ja määrittämiesi asetusten mukaan määräytyy, tulevatko muokkausmerkinnät ja kommentit näkyviin, kun seuraava henkilö avaa asiakirjan.
Jos et halua muiden näkevän muokkausmerkintöjä ja kommentteja, hyväksy tai hylkää muokkausmerkinnät ja poista kommentit, ennen kuin jaat asiakirjan muiden kanssa.
Sivun alkuun
Piilotettujen muutosten ja kommenttien etsiminen
Muokkausmerkinnät ja kommentit voi piilottaa usealla eri tavalla, joten on helppo luulla, että niitä ei ole asiakirjassa lainkaan. Esimerkiksi:
- Näytä tarkistusta varten -ruutu Tarkistus-välilehden Seuranta-ryhmässä Näytä tarkistusta varten -ruudusta näet, mikä näyttötila on käytössä. Se sisältää myös asiakirjan näyttämistä koskevia lisävalintoja. Jos valitset Lopullinen tai Alkuperäinen, Word piilottaa muokkausmerkinnät ja kommentit. Saat ne näkyviin valitsemalla Lopullinen, jossa näkyvät merkinnät tai Alkuperäinen, jossa näkyvät merkinnät.
- Näytä merkintä Tarkistus-välilehden Seuranta-ryhmässä voit Näytä merkintä -luettelon valinnoilla piilottaa kommentit ja muokkausmerkinnät. Näytä merkintä -kohdassa valintamerkillä merkityt kohteet ovat näkyvissä, ja kohteet, joiden kohdalla ei näy valintamerkkiä, on piilotettu. Saat piilotetun kohteen, esimerkiksi Lisäykset ja poistot, näkyviin valitsemalla sen Näytä merkintä -valikosta.
Miksi Microsoft Office Wordin oletusarvona on muokkausmerkintöjen ja kommenttien näyttäminen?
Jotta et jakelisi muokkausmerkintöjä ja kommentteja sisältäviä asiakirjoja vahingossa, Word näyttää muokkausmerkinnät ja kommentit oletusarvon mukaan. Näytä tarkistusta varten -ruudun oletusvalinta on Lopullinen, jossa näkyvät merkinnät.
Sivun alkuun
Onko mahdollista sekä säilyttää että poistaa merkinnät?
Jos haluat säilyttää muokkausmerkinnät ja kommentit asiakirjassa, mutta haluat myös jakaa asiakirjan muille niin, että he eivät näe merkintöjä, paras tapa on tallentaa asiakirjasta kaksi erillistä versiota. Luo julkinen kopio muille jakamista varten ja säilytä yksityinen kopio itseäsi varten. Hyväksy tai hylkää muille jaettavan version muokkausmerkinnät ja kommentit tässä artikkelissa aiemmin kuvatulla tavalla. Voit jättää ne omaan versioosi.
Sivun alkuun
