Asiakirjan tallentaminen Wordissa

Voit tallentaa työsi käyttämällä Tallenna- tai Tallenna nimellä -komentoa. Voit myös muuttaa Microsoft Office Wordin asetuksia, jotka määräävät asiakirjojen tallennustavan.

Asiakirjan tallennustapa ja -muoto valitaan sen mukaan, miten asiakirjaa tullaan käyttämään. Jos asiakirja on esimerkiksi omaa käyttöä varten eikä sitä ole tarpeen avata Microsoft Office Wordin aiemmissa versioissa, yksinkertaisinta on valita Tallenna ja käyttää kaikkia oletusasetuksia.

Jos taas olet tallentamassa muiden käyttöön tulevaa asiakirjaa ja muiden käyttäjien käytössä on muu kuin Microsoft Office Word 2007 tai tai jos asiakirja on tarkoitus avata toisessa tietokoneessa, asiakirjan tallennustapa ja -sijainti kannattaa harkita tarkkaan.

Jos tallennat asiakirjat yleensä tiettyyn sijaintiin tai tietyssä muodossa, voit mukauttaa Wordin asetuksia näiden valintojen mukaan.

 Tärkeää   Jos aiot jakaa asiakirjan muiden käyttäjien kanssa, napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Valmistele ennen asiakirjan tallentamista. Valmistele-valikon komennoilla voit parantaa asiakirjan tietoturvaa, suojausta ja todennusta.

Ohjeita


Asiakirjan tallentaminen ensimmäistä kertaa

  1. Napsauta Tallenna-painiketta Painikkeen kuva pikatyökalurivillä tai paina CTRL+S.
  2. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Word tallentaa asiakirjan oletussijaintiin. Jos haluat tallentaa asiakirjan johonkin toiseen sijaintiin, valitse jokin toinen kansio Suosikkilinkit-kohdasta (jos tietokoneessasi on Windows Vista) tai Kohde-luettelosta (jos tietokoneessasi on Microsoft Windows XP). Jos haluat muuttaa sijaintia, johon Word tallentaa asiakirjat oletusarvoisesti, muuta asiakirjojen tallennusasetuksia.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Olemassa olevan asiakirjan tallentaminen uutena asiakirjana

Jos et halua korvata alkuperäistä asiakirjaa, valitse Tallenna nimellä. Näin voit luoda uuden tiedoston heti, kun olet avannut alkuperäisen tiedoston.

  1. Avaa asiakirja, jonka pohjalta haluat luoda uuden asiakirjan.
  2. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Word tallentaa asiakirjan oletussijaintiin.

Jos haluat tallentaa asiakirjan muuhun sijaintiin, valitse toinen kansio Tallenna nimellä -valintaikkunan Kohde-luettelosta. Jos haluat muuttaa sijaintia, johon Word tallentaa asiakirjat oletusarvoisesti, muuta asiakirjojen tallennusasetuksia.

  1. Muokkaa asiakirjaa haluamallasi tavalla.

 Vihje   Jos haluat, että muut käyttäjät voivat käyttää asiakirjaa omien asiakirjojensa pohjana, tallenna se paikkaan, johon mallit tallennetaan. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunasta Mallit (jos tietokoneessasi on Windows Vista) tai Luotetut mallit (jos tietokoneessasi on Windows XP), ja valitse sitten Tallennus. Kun haluat luoda uuden asiakirjan, kaksoisnapsauta Uusi asiakirja -valintaikkunassa Uusi aiemmin luodusta -vaihtoehtoa.

 Huomautus   Voit myös tallentaa muiden asiakirjojen pohjana käytettävän asiakirjan mallina.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallentaminen CD-levylle

  1. Tallenna asiakirja Omat tiedostot -kansioon tai muuhun helposti löytyvään kansioon valitsemalla Tallenna tai Tallenna nimellä.
  2. Aseta tyhjä, tallennuskelpoinen CD-levy CD-tallentimeen. Käytä jompaakumpaa seuraavista:
    • tallennettava CD-levy (CD-R)
    • uudelleenkirjoitettava CD-levy (CD-RW).

Jos käytät uudelleenkirjoitettavia CD-levyjä, voit kopioida tietoja CD-levyille ja poistaa tietoja useita kertoja.

  1. Valitse Aloita ja tee sen jälkeen käyttöjärjestelmäsi mukaan jompikumpi seuraavista:

NäytäWindows Vista

  1. Valitse Tietokone.
  2. Laajenna kansioluettelo valitsemalla Kansiot, ja laajenna sitten levyasemien luettelo napsauttamalla Tietokone-kohdan vieressä olevaa nuolta.
  3. Valitse CD-levylle kopioitavat tiedostot tai kansiot ja vedä ne kansioluettelon CD-tallennuskansioon.

 Huomautus   Voit valita useita tiedostoja pitämällä CTRL-näppäintä painettuna valitsemisen ajan.

  1. Valitse Levyn tallentaminen -valintaikkunassa joko Live File System tai Mastered sen mukaan, miten haluat käyttää CD-levyä. Jos haluat lisätietoja aiheesta, napsauta Mikä CD- tai DVD-muoto pitäisi valita?.
  2. Kirjoita CD-levyn nimi Levyn nimi -ruutuun ja valitse sitten Seuraava.
  3. Noudata näyttöön tulevia ohjeita.

NäytäWindows XP

  1. Valitse Oma tietokone.
  2. Valitse Näytä-valikosta Explorer-palkki ja valitse sitten Kansiot.
  3. Valitse CD-levylle kopioitavat tiedostot tai kansiot ja vedä ne kansioluettelon CD-tallennuskansioon.

 Huomautus   Voit valita useita tiedostoja pitämällä CTRL-näppäintä painettuna valitsemisen ajan.

  1. Kaksoisnapsauta tallentavaa CD-asemaa. Windows XP tuo näyttöön alueen, jolle tiedostot sijoitetaan väliaikaisesti, ennen kuin ne kopioidaan CD-levylle. Varmista, että CD-levylle kopioitavat tiedostot ja kansiot näkyvät kohdassa CD-levylle tallennettavat tiedostot.
  2. Valitse CD-tallennustehtävät-kohdassa Tallenna valitut tiedostot CD-levylle. Ohjattu CD-levylle tallentaminen alkaa. Noudata ohjatun toiminnon ohjeita.

 Huomautuksia 

  • Älä yritä kopioida CD-levylle liikaa tiedostoja. CD-levyjen pakkauksissa on lisätietoja levyjen kapasiteetista. Jos tiedostosi eivät mahdu CD-levylle, voit käyttää tallennettavaa DVD-R- tai DVD+R-levyä tai uudelleenkirjoitettavaa DVD-RW- tai DVD+RW-levyä. Ota kuitenkin huomioon, että Windows XP ei tue DVD-levylle kopioimista. Tällöin käytössäsi on oltava DVD-tallennusohjelmisto.
  • Varmista, että tietokoneen käytössä on riittävästi vapaata levytilaa CD-levyn tallennusprosessin aikana luotavia väliaikaisia tiedostoja varten. Tavallista CD-levyä varten Windows varaa korkeintaan 700 megatavua (Mt) vapaata levytilaa. Suuren kapasiteetin CD-levyjä varten Windows varaa korkeintaan 1 gigatavun (Gt) vapaata levytilaa.
  • Kun olet kopioinut tiedostot tai kansiot CD-levylle, voit varmistaa, että tiedostot tai kansiot on kopioitu levylle oikein.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallentaminen USB-muistivälineeseen

  1. Aseta muistiväline USB-porttiin.
  2. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Tee jokin seuraavista toimista:

NäytäWindows Vista

  1. Valitse Tietokone.
  2. Kaksoisnapsauta Laitteet, joissa on siirrettävä tallennusväline -kohdassa USB-muistivälinettä.

NäytäWindows XP

  1. Valitse Oma tietokone.
  2. Kaksoisnapsauta USB-muistivälinettä.
  1. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun asiakirjan nimi.
  2. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallentaminen etäkäytössä olevaan sijaintiin

Voit tallentaa asiakirjan verkkokansioon tai WWW-palvelimeen.

Asiakirjan tallentaminen verkkokansioon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Etsi verkkokansio.
    • Jos verkkokansio on yhdistetty tietokoneeseen, valitse sijaintien luettelosta Tietokone (jos tietokoneessa on Windows Vista) tai Oma tietokone (jos tietokoneessa on Windows XP), ja napsauta sitten kansion nimeä.

 Huomautus   Voit käyttää verkkokansiota helposti yhdistämällä sen tietokoneeseen. Jos kansiota ei ole yhdistetty tietokoneeseen, valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa Työkalut, valitse Yhdistä verkkoasemaan ja noudata sitten Yhdistä verkkoasemaan -valintaikkunan ohjeita.

  • Jos tiedät jaetun verkkokansion nimen ja sijainnin, kirjoita ensin kaksi kenoviivaa ja sitten verkkokansion tiedot Tiedoston nimi -ruutuun. Paina sitten ENTER-näppäintä.
  1. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Asiakirjan tallentaminen WWW-palvelimeen

NäytäWindows Vista

Jos tallennat asiakirjan Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston tiedostokirjastoon, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Etsi WWW-palvelin.
  2. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun sivuston URL-osoite ja paina ENTER.
  3. Kaksoisnapsauta tiedostokirjaston nimeä.
  4. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Jos tallennat asiakirjan MSN-sivustoon, toimi seuraavasti:

  1. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun MSN-sivustosi URL-osoite ja paina ENTER.
  2. Kirjaudu sisään sivustoon kirjoittamalla käyttäjänimesi ja salasanasi.

Jos tallennat asiakirjan aiemmin määrittämääsi FTP (File Transfer Protocol) -sijaintiin, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Laajenna Tallenna nimellä -valintaikkunan Kansiot-luettelo ja valitse Tietokone.
  2. Kaksoisnapsauta FTP-sijaintia Verkkosijainti-luettelossa.

 Huomautus   FTP mahdollistaa tiedostojen tallentamisen ja avaamisen WWW-palvelimissa. Jos palvelimen nimi ja käyttöoikeudet ovat käytössäsi, voit lisätä palvelimen omiin verkkosijainteihisi napsauttamalla Tietokone-kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Tallenna nimellä -valintaikkunasta Lisää verkkosijainti.

NäytäWindows XP

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Etsi WWW-palvelin.
    • Jos tallennat asiakirjan Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston tiedostokirjastoon, kirjoita sivuston URL-osoite Tiedoston nimi -ruutuun ja paina ENTER-näppäintä. Kaksoisnapsauta tiedostokirjaston nimeä.
    • Jos tallennat asiakirjan MSN-sivustoon, valitse Verkkoympäristö ja kaksoisnapsauta sitten Omat Web-sivustot MSN:ssä. Kirjoita salasana tarvittaessa ja kaksoisnapsauta sivuston nimeä.
    • Jos tallennat asiakirjan ennalta määritettyyn File Transfer Protocol (FTP) -sijaintiin, valitse Kohde-luettelosta Internet-osoitteet (FTP) ja kaksoisnapsauta FTP-osoitetta.

 Huomautus   FTP mahdollistaa tiedostojen avaamisen ja tallentamisen Web-palvelimissa. Jos palvelimen nimi ja käyttöoikeudet ovat käytössäsi, voit lisätä palvelimen omiin FTP-osoitteisiin valitsemalla Tallenna nimellä -valintaikkunassa Lisää tai muuta FTP-polkuja.

  1. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallentaminen muodossa, jota voidaan käyttää Wordin aiemmissa versiossa

Jos tallennat asiakirjan Office Word 2007 -ohjelman oletustiedostomuodossa, Wordin aiempien versioiden käyttäjien on asennettava Microsoft Office Compatibility Pack -yhteensopivuuspaketti Word-, Excel- ja ja PowerPoint 2007 -tiedostomuodoille, jos haluavat avata asiakirjan. Voit myös tallentaa asiakirjan muodossa, jonka voi avata suoraan Wordin aiemmalla versiolla  — mutta Office Word 2007 -ohjelmalle ominaiset muotoilut ja toiminnot eivät ehkä ole käytettävissä Wordin aiemmissa versioissa.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Valitse Word 97 - 2003 -muoto.
  2. Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse sitten Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallentaminen muissa muodoissa

Jos luot asiakirjan muita käyttäjiä varten, voit määrittää ne ne olemaan luettavissa, mutta ei muokattavissa, tai voit määrittää, että niitä voi sekä lukea että muokata. Jos haluat estää asiakirjan muokkaamisen, tallenna, se PDF- tai XPS-tiedostona tai WWW-sivuna. Jos haluat, että asiakirja on sekä luettavissa että muokattavissa, mutta haluat tallentaa sen jossakin muussa kuin .docx- tai .doc-muodossa, voit tallentaa sen vain teksti -muodossa (.txt), RTF-muodossa (.rtf), OpenDocument-tekstimuodossa (.odt) tai Microsoft Works -muodossa(.wps).

PDF ja XPS    PDF- ja XPS-muotoisia tiedostoja voidaan lukea ohjelmistoissa, jotka saa helposti hankittua. Näissä muodoissa asiakirjan asettelu säilyy.

WWW-sivut    WWW-sivut tulevat näkyviin WWW-selaimessa. Tämä muoto ei säilytä asiakirjan asettelua. Jos käyttäjä pienentää selainikkunaa, asiakirjan asettelu muuttuu. Voit tallentaa asiakirjan perinteisenä WWW-sivuna (HTML-muodossa) tai yhteen tiedostoon tallennettuna WWW-sivuna (MHTML-muodossa). Jos käytät HTML-muotoa, kuvat ja muut tukitiedostot tallennetaan erilliseen, asiakirjaan liittyvään kansioon. Jos käytät MHTML-muotoa, kaikki tukitiedostot tallennetaan asiakirjan kanssa samaan tiedostoon. Microsoft Internet Explorer 4.0 tukee MHTML-muotoa.

 Huomautus   Voit tallentaa asiakirjan muissa tiedostomuodoissa, jotka voidaan avata useissa tekstinkäsittelyohjelmissa. Tällaisia muotoja ovat vain teksti (txt), RTF (.rtf), OpenDocument-teksti (.odt) ja Microsoft Works (.wps). Jos tallennat Office Word 2007 -asiakirjan tässä muodossa, asiakirjan muotoilujen tai asettelun kaltaisten ominaisuuksien säilymistä ei voida taata. Käytä näitä tiedostomuotoja vain, jos tällaisten ominaisuuksien menettämisestä ei ole haittaa. Voit valita tällaiset tiedostomuodot Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelosta.

Asiakirjan tallentaminen PDF- tai XPS-tiedostona

Voit tallentaa 2007 Microsoft Office system -ohjelmassa luodun PDF- tai XPS-tiedoston vasta, kun olet asentanut tarvittavan apuohjelman. Lisätietoja on kohdassa Muiden tiedostomuotojen, kuten PDF:n ja XPS:n, tuen ottaminen käyttöön.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Valitse PDF tai XPS.
  2. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun tiedoston nimi.
  3. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF tai XPS.
  4. Jos asiakirjaa tarkastellaan vain online-tilassa, voit pakata tiedoston koon valitsemalla Optimointi-kohdan vierestä Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).
  5. Jos haluat tallentaa vain osan tiedostosta tai jos haluat sisällyttää muokkausmerkinnät tai asiakirjan ominaisuudet tai jos haluat luoda asiakirjaan automaattisesti otsikkojen tai kirjanmerkkien hyperlinkit, valitse Asetukset ja määritä haluamasi asetukset.
  6. Valitse Julkaise.

Asiakirjan tallentaminen WWW-sivuna

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Jos tallennat asiakirjan WWW-palvelimeen, etsi palvelimen nimi ja napsauta (älä kaksoisnapsauta) sitä.
  2. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun tiedoston nimi.
  3. Valitse Tallennusmuoto-ruudusta WWW-sivu tai Yksitiedostoinen WWW-sivu.

 Huomautus   Jos tallennat asiakirjan WWW-sivuna (HTML-muodossa) ja haluat myöhemmin siirtää asiakirjan tai lähettää sen sähköpostin liitetiedostona, muista sisällyttää kansio, joka sisältää tukitiedostot. Kansiolla ja asiakirjalla on sama nimi.

  1. Valitse Tallenna.

Asiakirjan tallentaminen OpenDocument-tekstimuodossa

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä.
  1. Kirjoita Tiedoston nimi-ruutuun tiedoston nimi.
  2. Valitse Tallennusmuoto-luetteloruudusta OpenDocument-teksti.

 Huomautus   Jos haluat säilyttää asiakirjasta myös Word-asiakirjamuotoisen version, tallenna tiedosto Word-muodossa (esimerkiksi .docx-tiedostomuodossa) ennen Word 2007 -ohjelman lopettamista.

  1. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tallennusasetusten muuttaminen

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Wordin asetukset.
  1. Valitse Tallenna.
  2. Valitse Tallenna tiedostot tässä muodossa -ruudussa käytettävä tiedostomuoto.
  3. Valitse Tiedoston oletussijainti -ruudun vieressä Selaa ja valitse kansio, johon tiedostot tallennetaan.

 Huomautus   Näillä asetuksilla hallitaan oletussijaintia ja -muotoa, joita Word käyttää Avaa-, Tallenna- ja Tallenna nimellä -komentojen ensimmäisellä käyttökerralla. Aina kun tallennat asiakirjan, voit korvata asetukset määrittämällä eri sijainnin tai muodon Avaa-, Tallenna- tai Tallenna nimellä -valintaikkunassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Word 2007