Visio 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on joitakin perustoimintoja, joista on apua Microsoft Visio 2010:n käytön opettelussa.

Artikkelin sisältö


Mikä Visio on?

Visio 2010 on grafiikka- ja piirustussovellus, jonka avulla voit havainnollistaa, analysoida ja jakaa monimutkaisia tietoja. Visiossa voit muuntaa vaikeaselkoisia taulukoita ja tekstikatkelmia Visio-kaavioiksi, joiden tiedot ovat helposti ja nopeasti omaksuttavissa yhdellä silmäyksellä.

Visio sisältää nykyaikaisia muotoja ja malleja, jotka soveltuvat muun muassa tietotekniikan hallintaan, prosessien mallintamiseen, rakentamiseen ja arkkitehtuuriin, käyttöliittymäsuunnitteluun, henkilöstöhallintoon ja projektinhallintaan liittyvien kaavioiden luomiseen.

Tietoyhteyksiä sisältävät Visio-kaaviot

Staattisten kuvien asemesta voit luoda tietoyhteyksiä sisältäviä Visio Professional 2010- ja Visio Premium 2010 -kaavioita, jotka esittävät tiedot tehokkaasti, ovat helposti päivitettävissä sekä parantavat tuottavuuttasi huomattavasti. Visiossa voit käyttää useita eri kaaviomalleja ja -kaavaimia, kun haluat analysoida, käsitellä tai jakaa tietoja organisaation järjestelmistä, resursseista ja prosesseista.

Voit integroida muotoja helposti useista reaaliaikaisista tietolähteistä, kuten Excelistä, Accessista, SQL:stä, SharePoint-luetteloista tai mistä tahansa muusta OLEDB- tai ODBC-tietolähteestä, napsauttamalla hiiren painiketta muutaman kerran.

WWW-piirustukset ja Visio Services

Tavallisten kaavioiden jakamismenetelmien, kuten sähköpostitse lähettämisen ja staattisilla WWW-sivuilla julkaisemisen, lisäksi Visio 2010 mahdollistaa nyt visuaalisia elementtejä, muotoja ja prosesseja sisältävien kaavioiden tarkastelemisen myös selaimella, kun asennettuna ei ole Visiota. Voit julkaista Visio Professional 2010:n ja Visio Premium 2010:n WWW-piirustuksia käyttämällä SharePoint Server 2010:n Visio Services -ominaisuutta, joka hahmontaa vuorovaikutteiset ja tietoyhteyksiä sisältävät kaaviot. Vision WWW-piirustuksilla voit esittää tietoja, jotka ovat peräisin eri tietolähteistä, kuten Excelistä, SQL:stä, SharePoint-luetteloista tai mistä tahansa OLEDB- tai ODBC-tietolähteestä.

 Vaara    WWW-piirustukset eivät tue Access Servicesin käyttämistä tietojen linkittämiseen.

Voit myös yhdistää WWW-kaaviosi päivitettävään lähdetiedostoon, jolloin käyttäjät näkevät muodoissa ajantasaiset ja reaaliajassa muuttuvat tiedot.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Visio 2010 ‑ohjelmassa voit käyttää valmiita tai mukautettuja malleja tai hakea haluamasi mallin Office.com-sivustosta. Office.com sisältää laajan valikoiman suosittuja Excel-malleja, kuten prosessikaavioita, verkkokaavioita ja pohjapiirustuksia.

Voit etsiä malleja ja ottaa niitä käyttöön Visiossa seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi.
  2. Tee Valitse malli -kohdassa jokin seuraavista:
  • Jos haluat käyttää jotakin valmiiksi määritettyä mallia, valitse Malliluokat-kohdasta haluamasi luokka, valitse haluamasi malli ja valitse sitten Luo.
  • Jos haluat käyttää uudelleen jotakin äskettäin käyttämääsi mallia, valitse Viimeksi käytetyt mallit, valitse haluamasi malli ja valitse sitten Luo.
  • Jos haluat käyttää aiemmin luomaasi omaa mallia, valitse Muita aloittamistapoja, valitse Uusi aiemmin luodusta, siirry haluamasi tiedoston kohdalle ja valitse Luo uusi.
  • Jos haluat hakea mallin Office.com-sivustosta, valitse Muita aloittamistapoja -kohdassa, Office.com-sivuston mallit, valitse haluamasi malli ja lataa sitten malli Office.com-sivustosta tietokoneeseen valitsemalla Lataa.

 Huomautus    Voit myös hakea malleja Office.comista suoraan Visiossa. Voit hakea malleja Office.com-sivustosta valitsemalla Muita aloittamistapoja -kohdassa Office.com-sivuston mallit. Kirjoita Hae malleja Office.comista ‑ruutuun haluamasi hakusanat ja aloita sitten haku napsauttamalla nuolipainiketta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden kaavion luominen

  1. Avaa Backstage-näkymä valitsemalla Tiedosto-välilehti.

 Huomautus    Näkyvissä on Backstage-näkymä, kun avaat Vision ensimmäistä kertaa. Jos olet juuri avannut Vision, siirry seuraavaan vaiheeseen.

  1. Valitse Uusi.
  2. Valitse Valitse malli -kohdan Muita aloittamistapoja -kohdasta Tyhjä piirustus.
  3. Valitse Luo.

Kun kaaviomalli tulee näkyviin, suurin osa tilasta varataan tyhjälle kaaviosivulle. Sivun vieressä on Muodot-ikkuna, joka sisältää useita kaavaimia, joissa on muotoja.

Osasto-kaavain Muodot-ikkunassa

Kaavaimilla on Muodot-ikkunan yläreunassa oma otsikkorivinsä. Joudut ehkä vierittämään otsikkoriviruutua nähdäksesi kaikki otsikkorivit. Kun napsautat kaavaimen otsikkoriviä, muodot tulevat näkyviin alempaan ruutuun.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kaavion avaaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse Avaa.
  2. Valitse Avaa-valintaikkunan vasemmanpuoleisesta ruudusta se asema tai kansio, joka sisältää piirustuksen.
  3. Avaa Avaa-valintaikkunan oikeanpuoleisessa ruudussa kansio, joka sisältää haluamasi piirustuksen.
  4. Napsauta piirustusta ja valitse sitten Avaa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kaavion tallentaminen

Voit tallentaa kaaviosi vakiomuotoisena Visio-tiedostona, jonka voit jakaa muiden Vision käyttäjien kesken. Tallenna nimellä -valintaikkunassa voit tallentaa kaavion myös moneen muuhun muotoon.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Tallenna nimellä ja valitse sitten muoto Tallennusmuoto-luettelosta.

Eri tiedostomuodoista on hyötyä kaavion eri käyttötavoissa tai jakamisessa.

  • Vakiomuotoinen kuvatiedosto    , kuten JPG, PNG ja BMP.
  • WWW-sivu    HTM-muodossa. Kuvatiedostot ja muut resurssitiedostot tallennetaan HTM-tiedoston tallennuspaikan alakansioon.
  • PDF- tai XPS-tiedosto   
  • AutoCAD-piirustus     DWG- tai DXF-muodossa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muodon lisääminen

  1. Osoita haluamaasi muotoa Muodot-ikkunassa.
  2. Vedä muoto kaaviosivulle.

Lisätietoja muotojen lisäämisestä on kohdissa Muodot-ikkunan käyttö muotojen järjestämiseen ja etsintään ja Uusien muotojen ja kaavainten noutaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yhdistimen lisääminen kahden muodon väliin

Voit lisätä piirustukseen muodon, johon lisätään yhdistin automaattisesti, toimimalla seuraavasti:

  1. Vedä ensimmäinen muoto piirustussivulle.
  2. Pidä osoitinta sivulla jo olevan muodon yllä. Muodon kullekin neljälle sivulle tulee näkyviin pieni sininen nuoli. Nämä nuolet ovat automaattinen yhdistäminen -toiminnon nuolia, joilla muotoja voi yhdistää.

Muoto ja automaattisen yhdistämisen nuolet

Muoto nimeltä Palvelupyyntö sisältää automaattisen yhdistämisen nuolet.

  1. Vie osoitin jonkin nuolen päälle.

Näkyviin tulee pikavalikoima, jossa on neljä muotoa. Sivulla saattaa myös näkyä esikatselu muodosta. Kun siirrät osoitinta pikavalikoiman muodosta toiseen, muodoista tulee näkyviin esikatselukuva. Pikavalikoiman muodot ovat samat kuin Pikamuodot-alueen neljä ylintä muotoa.

  1. Voit lisätä muodon sivulle napsauttamalla sitä pikavalikoimassa.

Voit määrittää, että kaksi muotoa yhdistetään automaattisesti, kun vedät toisen muodon sivulle, toimimalla seuraavasti:

  1. Vedä muoto piirustussivulle.
  2. Vedä toinen muoto piirustussivulle ja pidä sitä kohdassa, jossa se peittää sivulle ensimmäisenä vedetyn muodon, mutta älä pudota muotoa sivulle vielä. Huomaa, miten automaattisen yhdistämisen nuoli tulee näkyviin.

Muotojen yhdistämien pudottamalla muoto toisen muodon automaattisen yhdistämisen nuolen päälle

Muoto Analysoi vedetään muodon Palvelupyyntö alimpana olevan automaattisen yhdistämisen nuolen päälle.

  1. Siirrä toinen muoto haluamaasi suuntaan osoittavan automaattisen yhdistämisen nuolen päälle ja pudota muoto nuolen päälle.

Kaksi yhdistettyä muotoa

Analysoi-muoto tulee vakiomatkan päähän Palvelupyyntö-muodosta, ja muotojen välille muodostuu yhteys automaattisesti.

Voit yhdistää sivulla jo olevat kaksi muotoa seuraavasti:

  1. Pidä osoitinta toisen yhdistettävän muodon päällä.
  2. Kun näkyviin tulee automaattisen yhdistämisen nuoli, siirrä osoitin yhdistettävään muotoon päin osoittavan nuolen päälle.
  3. Napsauta automaattisen yhdistämisen nuolta ja pidä hiiren painike alhaalla ja vedä yhdistin nuolesta toisen muodon keskiosaan.

Kun nuoli on toisen muodon keskiosan päällä, muodon ympärille tulee punainen reunus. Kun pudotat yhdistimen, se kiinnittyy muotoon.

Lisätietoja muotojen yhdistämisestä on kohdassa Muotojen yhdistäminen automaattisesti tai yhdistämistyökalulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tekstin lisääminen muotoihin tai sivulle

Tekstin lisääminen muotoon

  1. Valitse muoto, johon haluat lisätä tekstin.
  2. Kirjoita haluamasi teksti.

Kun alat kirjoittaa, Visio muuttaa valitun muodon tilan muokkaustilaksi. Voit lisätä uuden tekstivirin painamalla ENTER.

  1. Lopeta napsauttamalla tyhjää kohtaa sivulla tai painamalla ESC.
  2. Valitse muoto uudelleen. Pieni keltainen ohjauskahva tulee näkyviin tekstialueessa. Vetämällä keltaisesta ohjauskahvasta voit siirtää tekstiä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tekstin lisääminen sivulle

  1. Valitse Aloitus-välilehden Työkalut-ryhmästä Tekstityökalu.
  2. Napsauta tyhjää kohtaa sivulla. Näkyviin tulee tekstiruutu.
  3. Kirjoita haluamasi teksti.
  4. Lopeta Tekstityökalun käyttö valitsemalla Aloitus-välilehden Työkalut-ryhmän Osoitintyökalu.

Tekstiruudulla on nyt samat ominaisuudet kuin muilla muodoilla. Voit valita tekstiruudun ja kirjoittaa siihen uutta tekstiä. Voit vetää tekstiruudun toiseen paikkaan ja muotoilla tekstiä Aloitus-välilehden Fontti- ja Kappale-ryhmien komennoilla. Kun pidät osoitinta tekstin päällä, automaattisen yhdistämisen nuolet tulevat näkyviin, ja voit liittää tekstin muihin muotoihin.

Lisätietoja tekstialueista on kohdassa Tekstin ja tekstialueiden lisääminen, muokkaaminen, siirtäminen ja kiertäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lisääminen muotoon

Voit lisätä tietoja muodon ominaisuuteen tai kenttään seuraavasti:

  1. Valitse muoto piirustussivulta.
  2. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muodon tiedot.
  3. Kirjoita haluamallesi Muodon tiedot -ikkunan ominaisuusriville haluamasi tiedot.

Voit määrittää uuden ominaisuuden tai kentän seuraavasti:

  1. Valitse muoto piirustussivulta.
  2. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Määritä muodon tiedot.
  3. Valitse Määritä muodon tiedot -valintaikkunassa Uusi
  4. Poista oletusteksti Otsikko-ruudusta ja kirjoita ominaisuuden nimi.
  5. Valitse Tyyppi-luettelosta ominaisuuden tietotyyppi.

 Vihje    Jos haluat, että ominaisuuteen voi kirjoittaa tekstiä (kuten henkilön nimen), valitse Merkkijono.

  1. Kirjoita Arvo-ruutuun haluamasi tietoarvo.
  2. Valitse OK.
  3. Napsauta muotoa uudelleen hiiren kakkospainikkeella, osoita Tiedot-vaihtoehtoa ja valitse Muodon tiedot.

Muodon tiedot -ikkuna avautuu ja näyttää kaikki muodolle määritetyt tiedot. Jos kaikissa muodoissa on lisätietoja, voit jättää Muodon tiedot -ikkunan auki ja tarkastella haluamiesi muotojen tietoja napsauttamalla muotoja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietolähteiden yhdistäminen muotoihin

Muodon tietojen lisääminen manuaalisesti voi tehdä kaaviosta käyttökelpoisemman, mutta jos tiedot ovat tietokannassa tai Excel-työkirjassa, ne voi noutaa kaavioon automaattisesti ja tietorivit voi yhdistää tiettyihin muotoihin.

Tuo tiedot Ulkoiset tiedot -ikkunaan ohjatulla Tietovalitsin-toiminnolla.

Ulkoiset tiedot -ikkunassa näkyvät tiedot ovat vedos lähdetiedoista sellaisina kuin ne olivat tuontihetkellä. Voit päivittää piirustuksen tiedot vastaamaan lähdetietojen muutoksia valitsemalla Tiedot-välilehdestä Päivitä kaikki.

  1. Valitse Tiedot-välilehden Ulkoiset tiedot -ryhmästä Linkitä tiedot muotoihin.
  2. Valitse ohjatun Tietovalitsin-toiminnon ensimmäisellä sivulla ne tietolähteiden tyypit, joissa käytettävät tiedot ovat:
  • Microsoft Office Excel -työkirja
  • Microsoft Office Access -tietokanta
  • Microsoft Windows SharePoint Services -luettelo
  • Microsoft SQL Server -tietokanta
  • Muu OLEDB- tai ODBC-tietolähde
  1. Suorita ohjattu toiminto loppuun.

Kun olet valinnut ohjatun Tietoyhteys-toiminnon viimeisellä sivulla Valmis, näkyviin tulee Ulkoiset tiedot -ikkuna, jossa tuodut tiedot ovat ruudukossa. Voit lisätä tietorivin tiedot Muodon tietoihin automaattisesti vetämällä tietorivin muodon päälle. Voit myös valitaMuodot-ikkunassa muodon, johon haluat sisällyttää tiedot, ja sen jälkeen vetää ja pudottaa tietorivin sivun tyhjään kohtaan. Valittu muoto lisätään sivulle, ja se on valmiiksi yhteydessä tietoihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kaavion muotoileminen

Voit vaihtaa piirustuksesi taustan toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Rakenne-välilehti.
  2. Valitse Taustat-ryhmästä Taustat.
  3. Napsauta haluamaasi taustaa. Kaavioon tulee uusi taustasivu, jonka näet uutena välilehtenä kaavioalueen alaosan sivuvälilehtien joukossa.

Voit lisätä piirustukseesi reunan tai otsikon toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Rakenne-välilehden Reunat ja otsikot -vaihtoehto.
  2. Valitse haluamasi otsikko.

Otsikko ja reuna lisätään taustasivulle (jonka oletusnimi on Visio-tausta-1). Voit muuttaa otsikkoa ja muuta tekstiä tekemällä muutokset taustasivuun. Et voi muuttaa otsikkoa millään muulla sivulla.

  1. Valitse kaavioalueen alaosan Visio-tausta-1-välilehti.

Sivuvälilehdet, joiden joukossa on Visio-tausta-sivu

  1. Napsauta otsikkotekstiä. Koko reuna muuttuu valituksi, mutta jos alat kirjoittaa, oletusotsikkoteksti korvautuu kirjoittamallasi tekstillä.
  2. Kirjoita haluamasi otsikko.
  3. Jos haluat muokata reunan muuta tekstiä, valitse ensin koko reuna, napsauta haluamaasi tekstiä ja ala kirjoittaa.

Voit ottaa käyttöön yhtenäisen värimallin ja muita muotoilutehosteita toimimalla seuraavasti:

  1. Siirry Rakenne-välilehden Teemat-ryhmään ja pidä osoitinta jonkin valikoimassa olevan teeman päällä. Teeman esikatselu tulee näkyviin sivulle.

Saat näkyviin kaikki käytettävissä olevat teemat valitsemalla Lisää Lisää-painike.

  1. Valitse teema, jota haluat käyttää kaaviossa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kaavion tulostaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse Tulosta.
  2. Tulosta kaavio valitsemalla Tulosta.
  3. Toimi Tulosta-valintaikkunassa seuraavasti:
  • Valitse Nimi-ruudusta haluamasi tulostin (ellei sitä ole vielä valittu).
  • Valitse tulostettavat piirustuksen sivut Sivualue-kohdasta.
  • Kirjoita Kopiot-kenttään tulostettavien kopioiden määrä.
  1. Kun olet valmis tulostamaan, valitse OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Visio 2010