Tietojen tuominen piirustuksen muotoihin

Tietojen yhdistäminen ulkoisista lähteistä, kuten Excelistä, Accessista, SQL Serveristä tai SharePointista on kaksivaiheinen prosessi: tuo ensin tiedot ja yhdistä ne sitten muotoihin.

Tässä ensimmäisessä vaiheessa tiedot tuodaan Ulkoiset tiedot -ikkunaan ohjatulla tietovalitsimella.

  1. Valitse Tiedot-välilehden Ulkoiset tiedot -ryhmästä Linkitä tiedot muotoihin.
  2. Valitse haluamasi tietolähteen tyypit seuraavista vaihtoehdoista ohjatun tietovalitsimen ensimmäisellä sivulla:
    • Microsoft Excel -työkirja
    • Microsoft Access -tietokanta
    • Microsoft SharePoint Foundation -luettelo
    • Microsoft SQL Server -tietokanta
    • Muu OLEDB- tai ODBC-tietolähde
    • Aiemmin luotu yhteys
  3. Noudata ohjatun tietovalitsimen ohjeita.
  4. Kun olet valinnut ohjatun tietovalitsimen viimeisellä sivulla Valmis, näkyviin tulee Ulkoiset tiedot -ikkuna, jossa tuodut tiedot ovat taulukossa.

Tuodut tiedot

Ulkoiset tiedot -ikkunassa näkyvät tiedot ovat vedos lähdetiedoista sellaisina, kuin ne olivat tuontihetkellä. Voit päivittää tiedot vastaamaan lähdetietojen muutoksia (Valitse Tiedot-välilehdestä Päivitä kaikki), mutta Visio ei lähetä kaavion muutoksia takaisin tietolähteeseen.

Voit piilottaa Ulkoiset tiedot -ikkunan poistamalla Tiedot-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Ulkoiset tiedot -ikkuna -valintaruudun valinnan.

Tietorivien linkittäminen piirustuksen muotoihin

Tietorivejä voi linkittää piirustuksessa oleviin muotoihin kolmella tavalla. Voit linkittää rivit aiemmin luotuihin muotoihin yksi kerrallaan tai linkittää rivit muotoihin automaattisesti tai voit luoda tiedoista muotoja.

Rivien linkittäminen aiemmin luotuihin muotoihin yksi kerrallaan

Tämä menetelmä sopii parhaiten aiemmin luoduille piirustuksille, joissa on suhteellisen vähän muotoja, eikä se vaadi erityistä asennusta etukäteen.

  • Vedä rivi Ulkoiset tiedot -ikkunasta ja pudota se piirustuksen muotoon.
    Tietojen vetäminen muotoon

Tai:

  • Valitse muoto ja napsauta hiiren kakkospainikkeella tietoriviä ja valitse pikavalikosta Linkitä valitut muodot. Käytä tätä menetelmää, kun haluat linkittää tiedot säilömuotoon.

Tiedot näkyvät muodon vieressä, ja linkin kuvake Linkin luominen tulee näkyviin Ulkoiset tiedot -ikkunassa ja näyttää, että rivi on linkitetty muotoon. Voit linkittää yhden rivin moniin muotoihin, mutta kukin muoto voidaan linkittää vain yhteen riviin.

Rivien linkittäminen muotoihin automaattisesti

Tämä menetelmä sopii parhaiten aiemmin luoduille piirustuksille, joissa on monia muotoja, mutta muodot pitää valmistella etukäteen määrittämällä niille erityiset Muodon tiedot -kentät. Muodon tiedot -kentässä olevan arvon on vastattava tietolähteen rivin arvoa niin, että Visio voi linkittää kyseisen rivin muotoon, jossa on vastaava arvo.

Oletetaan, että käytössä on esimerkiksi Excel-työkirja, joka sisältää verkon tietokoneiden tilatiedot, ja haluat käyttää verkkokaaviota tietokoneen tilan visuaaliseen tarkkailuun. Työkirjassa kukin rivi vastaa yhtä tietokonetta. Tässä esimerkissä yksilöllinen tunnus on Tietokoneen nimi -sarake. Jos haluat linkittää oikeat työkirjan rivit automaattisesti oikeisiin kaavion muotoihin, lisää Tietokoneen nimi -kenttä jokaisen muodon Muodon tiedot -kohtaan, lisää kenttään verkon yksilöllisen tietokoneen nimi ja käynnistä ohjattu automaattinen linkittäminen:

  1. Valitse Tiedot-välilehden Ulkoiset tiedot -ryhmästä Linkitä automaattisesti.
  2. Noudata ohjatun automaattisen linkittämisen ohjeita.

Tässä esimerkissä valitset siltä ohjatun toiminnon sivulla, jossa lukee Linkitä rivi muotoon automaattisesti, tietokoneen nimen Tietosarake-luettelosta ja myös Muotokenttä-luettelosta. Kun ohjattu toiminto on valmis, Visio linkittää rivit ja muodot, joiden arvot vastaavat toisiaan.

Muotojen luominen tiedoista

Tämä vaihtoehto on paras, jos piirustuksessa ei vielä ole muotoja, eikä sinun tarvitse käyttää mitään tiettyjä muotoja.

  1. Valitse muoto Muodot-ruudussa.
  2. Vedä rivi tai rivit Ulkoiset tiedot -ikkunasta piirustuksen tyhjään kohtaan.

Jokaista piirustukseen vetämääsi riviä kohden tulee näkyviin yksi valitun muodon esiintymä.

Sivun tietojen muotoileminen

Jos haluat lisätä tietoihin visuaalisen esityksen, käytä muodoissa mukautettuja tietokuvia.

 
 
Käyttö:
Visio Professional 2013