Organisaatiokaavion luominen automaattisesti työntekijätiedoista

Organisaatiokaavio ilmaisee työntekijöiden, tehtävänimikkeiden ja ryhmien väliset suhteet.

Jos työntekijätiedot ovat jo esimerkiksi Excel-laskentataulukossa tai Exchange Server -hakemistossa, Visio voi luoda kaavion, johon se lisää muodot ja yhdistimet automaattisesti. Jos et halua, että kaavio tuotetaan automaattisesti, voit luoda kaavion ulkoista tietolähdettä käyttämättä.

Aloita etsimällä sopiva malli siirtymällä kohtaan Tiedosto > Uusi, valitsemalla Organisaatiokaavio-luokka ja valitsemalla sitten Luo.

Organisaatiokaavio

Kaavion luominen automaattisesti aiemmin luodusta tietolähteestä

Kun luot kaavion mallista napsauttamalla, ohjattu organisaatiokaavion luominen käynnistyy. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan ja seuraa sitten ohjatun toiminnon ohjeita.

Käytettävät tietolähteet

  • Microsoft Excel -laskentataulukko
  • Tekstitiedosto
  • Microsoft Exchange Server -hakemisto
  • ODBC-yhteensopiva tietolähde

Tietolähteen pakolliset sarakkeet

Tietolähteessä on oltava omat sarakkeensa seuraaville tiedoille: työntekijän nimi, yksilöivä tunniste sekä henkilö, jolle työntekijä raportoi. Tietolähteessä olevilla sarakkeiden nimillä ei ole merkitystä, koska ohjatun toiminnon aikana määrität itse, mistä sarakkeista (tai kentistä) kyseiset tiedot poimitaan.

  • Työntekijän nimi     Työntekijän nimi näkyy organisaatiokaaviomuodossa samalla tavalla kuin tässä kentässä.
  • Yksilöllinen tunnus     Tämä sarake voi olla sama kuin Työntekijän nimi -sarake, jos kaikki nimet ovat yksilöiviä. Muussa tapauksessa on lisättävä sarake, jonka arvon avulla jokainen työntekijä voidaan yksilöidä.
  • Kenelle työntekijä raportoi     Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)

Esimerkki tietolähteenä olevasta tekstitiedostosta

Esimerkin tekstitiedostossa on viisi saraketta ja neljä riviä (ensimmäinen rivi otsikkorivinä). Arvot on erotettu toisistaan luetteloerottimella. Visio luo esimerkkitiedostosta automaattisesti kaavion, kun toimit seuraavasti: Käynnistä Ohjattu organisaatiokaavion luominen, valitse Ohjatun toiminnon avulla lisättävät tiedot ja valitse sitten Seuraava. Valitse seuraavalla sivulla Eroteltu teksti, kirjoita tiedostonimi ja valitse Seuraava. Visio avaa tekstieditorin, jossa esimerkkitiedosto näkyy mallitekstinä.

Nimi,Esimies,Nimike,Osasto,Puhelin

Esko Mallijohtaja, ,Toimitusjohtaja,Johto,x5555
Heidi Mallipäällikkö,Esko Mallijohtaja,Kehityspäällikkö,Tuotekehitys,x6666
Teemu Malliasema,Heidi Mallipäällikkö,Ohjelmistokehittäjä,Tuotekehitys,x6667

Organisaatiokaavion luominen uudesta datatiedostosta

Jos tietoja ei ole vielä valmiiksi jossakin muussa ohjelmassa, mutta haluaisit koota tiedot, voit avata Visiolla Excel-taulukon tai tekstieditorin, jolloin saat näkyviin oikeassa muodossa olevat esimerkkitiedot. Korvaa esimerkkitiedot omilla tiedoilla ja luo organisaatiokaavio ohjatun toiminnon ohjeiden avulla.

  1. Valitse Tiedosto > Uusi ja napsauta Organisaatiokaavio-luokan kuvaa ja valitse sitten Luo. Tämä käynnistää ohjatun organisaatiokaavion luomisen.
  2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Ohjatun toiminnon avulla lisättävät tiedot ja valitse sitten Seuraava.
  3. Valitse Excel tai Eroteltu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.
    Jos valitset vaihtoehdon Excel, esimerkkitekstin sisältävä Microsoft Excel -laskentataulukko avautuu. Jos valitse kohdan Eroteltu teksti, esimerkkitekstin sisältävä Muistio-sivu avautuu.
  4. Kun joko Excel tai Muistio avautuu, kirjoita tietosi valmiin tekstin päälle esimerkkitekstin mallin perusteella. Työntekijän nimi- ja Esimies-sarakkeet ovat pakollisia. Muita sarakkeita voi lisätä tai poistaa.
  5. Lopeta Excel tai Muistio ja suorita sitten ohjattu toiminto loppuun.

Asettelun ja muotojen muuttaminen sekä kuvien lisääminen

Kun Organisaatiokaavio-malli on käytössä, valintanauhaan tulee näkyviin Organisaatiokaavio-välilehti. Tämän välilehden työkaluilla voit tehdä merkittäviä muutoksia kaavion ulkoasuun.

Muotojen asettelua ja hierarkiaa voi muuttaa Asettelu- ja Järjestä-ryhmien työkaluilla.

Valitse kaaviossa käytettävä muotojen tyyli Muodot-valikoimasta. Kuva-ryhmän työkaluilla voit lisätä kuvan valitsemaasi muotoon, poistaa paikkamerkkikuvan tai vaihtaa muotoon lisätyn kuvan. Jos et lisännyt kuvia kaikkiin muotoihin ohjatun toiminnon aikana, voit lisätä ne tässä vaiheessa. Valitse Organisaatiokaavio-välilehdessä Lisää > Useita kuvia. Kuvien on oltava samassa kansiossa, ja niiden tiedostonimien on oltava muodossa ”Työntekijän nimi.tiedostotyyppi” – esimerkiksi Ari Suominen.jpg. (Nimen on oltava täsmälleen siinä muodossa, missä se esiintyy tietolähteessä.)

Organisaatiotiedot-ryhmässä on työkalut, joilla voit tuoda tietoja ulkoisesta lähteestä ohjatulla toiminnolla, viedä organisaatiotietoja Excel- tai tekstitiedostoon tai verrata kaavion ja ulkoisen tietolähteen tietoja keskenään.

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tiedot uudelleen niin, että ne kuvaavat virtuaalisia työryhmäsuhteita. Siirrä toisiinsa liittyvät muodot lähelle toisiaan ja lisää sitten pisteviivayhdistimet näyttääksesi toissijaiset raportointirakenteet. Voit myös korostaa virtuaalityöryhmän ryhmäkehyksellä. Vedä ryhmäkehysmuoto Muodot-ikkunasta piirustukseen ja lisää henkilöitä virtuaalityöryhmään käyttämällä reunojen koonmuuttokahvoja.

Ryhmäkehys

Luotujen organisaatiokaavioiden päivittäminen

Päivitä kaavion tiedot tai päivitä organisaatiokaavion tiedot manuaalisesti, kun organisaatiossa tapahtuu rakennemuutoksia.

  • Valitse Tiedot > Ulkoiset tiedot > Päivitä kaikki.

Jos uudet tiedot eivät vastaa täysin niitä tietoja, joiden mukaan kaavio on luotu, voit joutua siirtämään henkilöitä manuaalisesti.

Jos sinulla on uusi kaavio, vertaa sitä vanhaan kaavioon Vision avulla ja käytä Visiota ilmoittamaan muutoksista.

  1. Avaa organisaatiokaavion uusi tai vanha versio.
  2. Valitse Organisaatiokaavio > Organisaatiotiedot > Vertaa. Etsi versio, johon haluat verrata, Vertaa organisaatiotietoja -ruudussa.
  3. Valitse kohdasta Vertailutyyppi tilanne sen perusteella, minkä version olet avannut.
  4. Valitse haluamasi vaihtoehto kohdasta Raporttityyppi.
  5. Valitse OK.

Jos kaavio ei vieläkään päivity haluamallasi tavalla, voit joutua muodostamaan kaavion uudelleen.

 
 
Käyttö:
Visio 2013, Visio Professional 2013